Qu’est-ce que la facturation médicale externalisée ?
En tant que praticien médical indépendant disposant d’une équipe de facturation interne, vous avez probablement fait face à diverses complications tout au long du processus de facturation. Les paiements faibles et retardés, la complexité administrative et organisationnelle, et la difficulté à trouver des locaux expérimentés à embaucher sont des plaintes courantes que de nombreux praticiens rapportent. Le processus de facturation en tant que lien direct avec vos finances rend la gestion de ces problèmes d’autant plus pressante.
L’externalisation de votre facturation médicale est une façon de faire face à ces complexités. En externalisant, vous laissez un tiers dédié coder et facturer vos procédures. Vous envoyez les informations, leur équipe trouve la meilleure façon de coder et de facturer vos demandes, ils les envoient au payeur et vous êtes payé.
Pas besoin d’employés internes. Du moins, c’est l’idée.
Pros de l’externalisation de votre facturation médicale
PRO #1
Des revenus plus élevés, reçus plus rapidement
L’externalisation se traduit par plus de réclamations payées, un paiement plus rapide et des frais généraux moins élevés.
Pour la plupart des pratiques, l’externalisation se résume aux revenus. En général, l’externalisation de votre facturation se traduira par des revenus plus élevés.
En moyenne, une société de facturation dédiée enverra les demandes de remboursement de manière plus complète, plus fiable et plus rapide qu’une équipe de facturation interne. Cela signifie qu’un pourcentage plus élevé sera payé à un montant plus élevé.
Bien que de nombreuses équipes de facturation en interne soient fonctionnelles, la nature de la facturation médicale garantit que la plupart des équipes perdront progressivement leur précision et leur rapidité au fur et à mesure que les réglementations changeront, tout cela coûtera à votre entreprise, soit en heures payées pour le recyclage, soit en revenus perdus.
Un exemple d’analyse des coûts
La plupart des cabinets disposant d’équipes internes recouvreront environ 60 % de leurs demandes, contre au moins 70 % en cas d’externalisation.
Pour une simple analyse des coûts, considérons le cas où votre cabinet envoie 2 000 000 $ de demandes facturées en un an. Cela se traduit par 1 200 000 $ de recouvrement par votre équipe interne contre 1 400 000 $ de recouvrement que vous obtiendriez en externalisant. La question est donc de savoir si l’externalisation est plus coûteuse que l’argent supplémentaire que vous obtiendrez. Mis à part le pourcentage de recouvrement, les principales différences à prendre en compte lors de l’analyse des coûts sont :
- Le coût du service de facturation lui-même (équipement, salaires)
- Les coûts de traitement des réclamations
- Autres frais généraux divers, comme les logiciels, le matériel et l’espace de bureau
Les services de facturation dédiés facturent généralement un pourcentage de vos recouvrements comme coût de traitement des réclamations, environ 7 % étant la moyenne. Vous pouvez vous attendre à ce qu’une équipe de facturation interne rapportant 1 200 000 $ coûte au moins 100 000 $ par an, bien qu’il existe des frais supplémentaires que nous glissons dans cette simple ventilation. Compte tenu de ces chiffres, nous avons les valeurs suivantes pour notre analyse :
Externalisée : 1 400 000 $ de recouvrement, moins 100 000 $ de frais de traitement et autres frais = 1 300 000 $ de recouvrement net.
En interne : 1 200 000 $ de recouvrement, moins 100 000 $ de coûts du service de facturation = 1 100 000 $ de recouvrement net.
En général, le coût global du recouvrement des paiements, qu’il soit externalisé ou interne, sera assez proche. Il existe d’autres coûts à prendre en compte dans une analyse complète des coûts, mais ils apportent des changements assez faibles aux chiffres globaux.
PRO #2
Facilité de la tenue des dossiers pour les professionnels médicaux occupés
Les départements de facturation sont très complexes et difficiles à organiser ; l’externalisation confie ce fardeau à un tiers dédié.
Un autre avantage significatif et concret de l’externalisation est la facilité de la tenue des dossiers et du classement. De nombreux cabinets éprouvent des difficultés lorsqu’il s’agit d’organiser tous leurs dossiers, qu’il s’agisse de dossiers financiers ou de formulaires de demande. Ajoutez à cela des choses plus complexes comme la numérisation des dossiers, et vous pouvez commencer à avoir des problèmes plus sérieux.
Cela est dû au fait que les équipes de facturation ne sont pas distinctement formées aux systèmes d’organisation des données appropriés et que l’organisation des dossiers est sous-priorisée.
Les audits sont nettement plus faciles, qu’ils soient externes ou internes. Les sociétés de facturation médicale fonctionnent selon des principes d’organisation et des directives beaucoup plus strictes que la plupart des cabinets. Dans la majorité des cas, vous pouvez être assuré qu’elles seront en mesure d’accéder à toutes les informations requises pour un audit.
Vous serez également en mesure d’accéder facilement à toute autre information dont vous pourriez avoir besoin pour compiler des rapports, ou simplement des données que vous pourriez vouloir pour examen.
Le temps de suivi est également réduit et la probabilité que des demandes de remboursement soient incorrectement déposées est moindre. Une autre façon dont cela affecte directement votre pratique est que les cliniciens et le personnel médical peuvent avoir un accès plus fiable aux informations sur les patients lorsqu’ils en ont besoin. De plus, les informations sur les patients qui sont pertinentes pour la facturation peuvent être accessibles plus régulièrement dans l’ensemble du cabinet.
PRO #3
Réduction des coûts de gestion du bureau
Les départements de facturation nécessitent de nombreuses ressources de bureau et compliquent le fonctionnement général du bureau. L’externalisation se débarrasse de ces complications.
Le dernier avantage général que vous pouvez attendre lorsque vous externalisez est que la gestion de votre bureau devient beaucoup plus facile. Avec la facturation médicale externalisée, vous récoltez les avantages suivants :
- Moins de personnes doivent être comptabilisées
- Moins de données de paie doivent être traitées
- Moins d’espace et de technologie doivent être pris en charge
- Moins de personnalités individuelles doivent être comptabilisées lors des procédures interdépartementales
Cela aura tendance à affecter votre pratique à tous les niveaux, de la gestion du bureau aux frais de garde en passant par les ressources humaines. Moins de personnes sous votre responsabilité signifie moins de choses qui peuvent aller mal.
En particulier lorsque les départements de facturation deviennent assez grands, la quantité de complexité et de surveillance devient difficile à gérer. L’externalisation se débarrasse très directement de cette complexité et peut apporter une nouvelle facilité et simplicité dans la vie quotidienne de votre cabinet.
Elle peut améliorer les relations et rationaliser le cabinet à tous les niveaux. Bien que cet effet semble marginal, il ne doit pas être négligé et peut souvent avoir un effet composé sur la productivité de votre cabinet.
Les inconvénients de l’externalisation de votre facturation médicale
Les principaux inconvénients de l’externalisation sont le coût irrécupérable et le manque de contrôle. Bien qu’il y ait quelques autres aspects mineurs à prendre en compte également.
CONTRE #1
Le coût irrécupérable de la formation du personnel rend l’externalisation illogique
Le coût de la formation de votre équipe de facturation est effectivement « irrécupérable » si vous choisissez d’externaliser.
Le coût irrécupérable fait référence au fait que vous avez déjà passé du temps à former et à payer le personnel de facturation pour faire leur travail. Ce coût est en effet « coulé » lorsque vous choisissez d’externaliser, il devient nul et non pertinent pour l’avenir de votre cabinet.
Cela peut être très frustrant et difficile lorsqu’il s’agit de prendre votre décision, mais vous pouvez l’analyser de manière directe en examinant le coût. Il est utile de considérer combien vous avez dépensé pour former et amener votre personnel à son niveau actuel. Ainsi que de noter leur niveau actuel de performance.
Demandez-vous – « Quand le recyclage deviendra-t-il nécessaire ? »
Il se peut que dans votre domaine, vous ne prévoyiez pas de nouvelles technologies ou de changements de facturation de sitôt. La formation de votre personnel a représenté une dépense importante, mais elle a porté ses fruits par des recouvrements supérieurs à la moyenne. Si tel est le cas, il n’est peut-être pas rentable pour vous d’externaliser pour le moment. Cependant, peu de cabinets se trouvent dans une telle position chanceuse.
CON #2
Moins de surveillance sur les opérations quotidiennes signifie que vous avez moins de contrôle quotidien
Les équipes internes permettent une surveillance facile de chaque aspect du processus de facturation ; l’externalisation exige que vous renonciez à une certaine surveillance et à un certain contrôle.
La surveillance peut être un fardeau pour certains cabinets en raison des ressources qu’elle nécessite. Mais pour certains, cela peut être un avantage de pouvoir superviser clairement leurs services de facturation.
Une supervision stricte peut vous permettre d’obtenir un retour rapide sur les questions liées au processus de facturation et de comprendre exactement où vous en êtes à chaque étape du processus. Pour certains, cette surveillance accrue peut être directement liée à une augmentation des revenus. Pour d’autres, il peut simplement s’agir d’une préférence pour un contrôle managérial quotidien.
Si votre bureau est géré très efficacement et que vous rencontrez peu ou pas de frictions lorsqu’il s’agit du fonctionnement quotidien de votre service de facturation, il peut finir par être plus facile pour vous de conserver votre équipe interne. Et, si vous avez simplement un style de gestion qui favorise une surveillance plus approfondie, l’externalisation peut ne pas offrir la tranquillité d’esprit qu’elle offre aux autres.
En fin de compte, votre décision devra s’appuyer sur plus que des chiffres pour déterminer ce qui est bon pour vous.
CON #3
Croissance des revenus temporairement retardée indiquée sur les recouvrements nets
Lorsque vous externalisez, vous commencez à payer immédiatement mais vos revenus augmentent au fil du temps, ce qui signifie que vos recouvrements nets peuvent être inférieurs pendant un certain temps.
Lorsque vous choisissez d’externaliser, vous payez pour les services de facturation externalisés dès le premier jour. Cela signifie que vos revenus sont susceptibles de diminuer même avec vos frais généraux plus faibles.
Vos revenus bruts finiront, dans la grande majorité des cas, par être plus élevés dans l’année qui suit l’externalisation. Mais il se peut que vous ayez certaines préoccupations liées au temps qui nécessitent un revenu stable pendant une période de temps spécifique. Dans ces circonstances, l’externalisation de votre facturation causerait des problèmes dans ce laps de temps, et devrait être retardée jusqu’à ce que vous soyez prêt à prendre cet engagement.
CON #4
Pourrait causer des problèmes potentiels avec la réglementation HIPAA
Les informations changeant de mains plus souvent signifient plus d’opportunités pour les violations HIPAA.
En théorie, si vos informations médicales vont à plus d’endroits, il y a une plus grande probabilité de violations de la réglementation HIPAA.
En pratique, cela affecte un nombre extraordinairement faible de cabinets, car tous les cabinets de facturation médicale devraient être bien équipés pour traiter les informations médicales d’une manière qui respecte la réglementation HIPAA. Néanmoins, cette considération peut être pertinente pour certaines pratiques à prendre en compte.
Quelles pratiques devraient rester à l’écart de l’externalisation ?
L’externalisation aura au moins quelques avantages pour toutes les pratiques. Et il est donc logique pour toute pratique d’envisager l’externalisation à un moment ou à un autre. Cependant, il y a des pratiques qui devraient absolument attendre pour externaliser. Au centre de celles-ci se trouvent :
Pratiques ayant des contraintes de temps pour comparer les options
Peser vos options prend du temps, et tous les services de facturation ne sont pas créés égaux. Si vous n’avez pas le temps, il est préférable d’attendre.
Choisir un service d’externalisation nécessite de passer au crible diverses options, de les contacter et de bien comprendre leurs services, de comparer les prix, etc. Si vous n’avez pas les moyens ou le temps de le faire maintenant, vous ne devriez pas vous précipiter dans l’externalisation de votre facturation médicale sans faire de recherches.
Il est important d’externaliser votre facturation à une entreprise qui comprend parfaitement les caractéristiques uniques de votre pratique. L’externalisation vers une pratique qui est inférieure ou qui ne correspond tout simplement pas à vos besoins peut finir par vous coûter cher à long terme, alors assurez-vous de savoir dans quoi vous vous engagez. Et si vous n’avez pas le temps de le faire, il est préférable d’attendre.
Pratiques qui ont déjà une excellente équipe de facturation bien formée
Si vos revenus sont déjà satisfaisants et à un pourcentage élevé, l’externalisation peut offrir des rendements décroissants.
L’externalisation peut ne pas être pertinente pour vous si votre équipe de facturation est très bien formée, à jour dans son domaine et a fait ses preuves en matière de rendements élevés avec 70 % ou plus des réclamations payées.
Cela est particulièrement vrai si vos rendements sont nettement supérieurs à 70 %. Bien que même dans ce cas, il serait bon d’envisager l’externalisation un jour ou l’autre. Les pratiques dans cette situation peuvent être au point de rendement décroissant.
Pratiques nécessitant une supervision directe de leurs processus de facturation
Que ce soit en raison d’une préférence personnelle ou d’une certaine situation spécifique dans laquelle vous vous trouvez, si vous avez besoin d’une supervision directe, l’externalisation sera un problème.
Que vous soyez impliqué dans la gestion de bureau ou que vous soyez un praticien médical, certaines personnes préfèrent une supervision directe d’autant de processus que possible. Bien que la plupart des gens aient tendance à se soucier davantage des revenus que de petits inconvénients comme ceux-ci, qui sommes-nous pour vous dire que vous ne pouvez pas gérer votre cabinet comme vous le souhaitez ?
Bien que l’externalisation aura tendance à augmenter les revenus, cela ne signifie pas qu’elle convient à tout le monde.
Quelles pratiques devraient définitivement externaliser?
Pratiques ayant du temps à consacrer à l’examen de leurs options
Si vous savez que l’externalisation vous sera bénéfique, le temps est le plus grand obstacle. Si vous avez le temps de peser vos options, commencez à chercher dès aujourd’hui.
Trouver quelqu’un avec qui externaliser peut être un processus multifacette et complexe, et il y a beaucoup de choses à considérer. Si vous connaissez d’autres praticiens qui externalisent, discutez avec eux de leurs expériences jusqu’à présent. Recueillez des informations sur les personnes avec lesquelles ils travaillent, sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Il est important d’avoir une bonne compréhension de ce que vous recherchez lorsque vous externalisez afin de ne pas avoir à faire face à des surprises au cours du processus.
En général, il peut être utile d’aborder les discussions avec les sociétés de facturation médicale de la même manière que vous abordez les entretiens d’embauche : déterminez ce qu’elles peuvent faire pour vous, pesez leurs avantages et leurs inconvénients, et déterminez qui arrive en tête. Tout cela prend du temps, mais si vous avez ce temps, vous pouvez vous attendre à des améliorations significatives.
Vous avez besoin d’une augmentation des revenus pour votre pratique
L’externalisation est presque garantie pour augmenter les revenus. Si vous avez des problèmes avec vos revenus, l’externalisation peut être votre meilleur choix.
Malheureusement, il n’est pas rare que les praticiens connaissent des retours très faibles pour leur travail en raison de difficultés dans le processus de facturation.
En général, il est bon pour vous d’essayer de diagnostiquer pourquoi vous perdez des revenus. Examinez quelles procédures et quels payeurs ne sont pas lucratifs, et ce que vous pouvez faire pour changer cela.
Quelles que soient les raisons, la plupart des causes de faibles revenus peuvent être corrigées par l’externalisation. Si vous constatez que vos revenus sont faibles en raison de demandes mal classées, d’erreurs d’écriture, de dépôts intempestifs ou d’erreurs résultant des mises à jour CPT et ICD-10, vous pouvez vous attendre à ce que l’externalisation augmente vos revenus.
Prendre une décision entre la facturation médicale interne et externalisée
L’externalisation de votre facturation médicale est faite sur mesure pour vous si vous cherchez à augmenter vos revenus, à réduire l’encombrement de votre bureau et à rationaliser votre classement. Au contraire, si vous trouvez que vous vous épanouissez dans un environnement où vous avez beaucoup de contrôle et de connaissances sur le processus de facturation, ou si vous n’avez tout simplement pas le temps d’examiner vos options en ce moment, vous devriez soit retarder votre décision d’externaliser, soit continuer à gérer votre cabinet tel qu’il est actuellement.
Choisir d’externaliser est complexe et vous devriez examiner toutes vos options. Les avantages de l’externalisation sont clairs et souhaitables, mais vous ne devriez certainement pas vous précipiter dans le processus sans vérifier diverses pratiques et comprendre exactement ce que vous voulez obtenir du processus d’externalisation.
Si vous êtes intéressé à en apprendre davantage sur la façon dont nous traitons le processus d’externalisation, ou si vous avez des questions pour nous, appelez le 1-888-783-7818 pour parler à un professionnel de la facturation médicale aujourd’hui.
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