Les quadrants de priorité sont souvent négligés, car il existe de nombreuses autres façons populaires de gérer les tâches. En voici quelques-unes :
- Gérer par calendrier. Toutes les tâches ont une heure et une date. Tout est planifié.
- Gérer par des listes. Tout est écrit de façon linéaire.
- Gérer par des « post-it ». Les tâches les plus importantes sont posées sur un espace proéminent qui est visible à tout moment, ce qui vous oblige à les faire.
Utiliser un quadrant de priorité
Aujourd’hui, j’aimerais parler d’une autre stratégie de gestion des tâches : la méthode des 4 quadrants. Dans ce billet de blog, je vous dirai pourquoi c’est une façon préférable de gérer les tâches que les 3 méthodes ci-dessus.
Qu’est-ce que cela signifie de gérer par 4 quadrants ? Premièrement, vous catégorisez essentiellement toutes les tâches dans l’un des 4 quadrants. Par exemple, une approche, connue sous le nom de matrice d’Eisenhower, consiste à catégoriser les tâches en quadrants critiques et immédiats. Cela couvre 2 dimensions de base : le temps et la priorité.
Les tâches qui sont hautement prioritaires et qui doivent être faites rapidement vont dans la partie supérieure gauche de la matrice de gestion du temps, le quadrant 1. Les 4 autres quadrants sont également auto-explicatifs.
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Pourquoi cette approche est-elle meilleure que les méthodes de calendrier/post-its/liste linéaire de gestion des tâches ?
- Vous obtenez tous les avantages du suivi de la date d’échéance des tâches, mais vous gagnez également en visibilité sur la priorité. Dans une vue traditionnelle du calendrier, vous voyez quand vous devez faire les choses, mais vous ne comprenez jamais pourquoi et si cela pourrait être abandonné. L’organisation axée sur le calendrier n’a pas la capacité de gérer les idées et les éléments stratégiques.
- Une liste linéaire conduit au désordre et à la confusion car elle crée une mentalité de « FIFO » ou de « LIFO ». Au lieu de cela, en utilisant les quatre quadrants, vous savez que vous ne devez travailler que sur les tâches du premier quadrant, ce qui facilite grandement la concentration de vos efforts. Les listes linéaires sont bonnes pour saisir les idées qui n’ont pas de dates et d’heures, mais manquent d’une bonne catégorisation.
- Dans un système de post-it, vous travaillez sur des choses importantes ou urgentes. Cependant, vous perdez la notion de temps. Par conséquent, vous n’êtes pas en mesure de comprendre quel post-it est le plus important. En outre, au fil du temps, vous commencez à perdre la trace des post-it, ce qui entraîne une perte d’informations.
Avantages d’une matrice des priorités
En catégorisant les tâches en 4 quadrants à l’aide de la matrice des priorités, vous êtes en mesure de capturer les avantages des 3 méthodes de gestion du temps. Avec Priority Matrix, vous êtes en mesure de :
- Garder la trace des idées de haut niveau comme les listes linéaires de choses à faire
- Garder la trace du temps et de l’effort comme les calendriers
- Garder la trace de ce que vous devez faire maintenant comme les post-it
Ayant donné cela, nous voulons vous encourager à voir par vous-même pourquoi notre application Priority Matrix est la meilleure application de gestion des tâches des quadrants de priorité.
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