¿Qué es el fraude laboral?
El fraude laboral es el que comete un empleado a un empleador en el curso de su trabajo. Son más comunes y causan más pérdidas financieras a las empresas que los fraudes cometidos por terceros. Como los empleados seguirán trabajando en la empresa, por lo general tratarán de ocultar estos fraudes de forma permanente, lo que significa que el fraude laboral puede cometerse durante un largo período de tiempo.
¿Qué es el fraude en el punto de venta?
El fraude en el punto de venta se produce cuando un empleado roba dinero a su empleador en el punto de la empresa donde se realiza una venta. Los empleados pueden robar dinero en el momento en que pasa a un cliente o lo recibe (a través de una venta o una devolución de bienes por parte del cliente). El fraude en el punto de venta suele producirse en negocios minoristas en los que hay un gran número de transacciones de poco valor y numerosos vendedores, lo que hace que el fraude sea más fácil de ocultar.
Hay dos tipos principales de fraude en el punto de venta. Ambos tienen como resultado el robo de dinero del negocio.
- El primero tiene como objetivo las transacciones de venta en las que los clientes pagan dinero al negocio
- El segundo tiene como objetivo las devoluciones de mercancías, en las que el dinero pasa del negocio al cliente.
Rúbricas principales
Descripción del fraude en el punto de venta
1. Ventas nulas
2. Devoluciones falsas
3. Procesamiento de las ventasPrevención y detección
Descripción del fraude en el punto de venta
Hay una diferencia entre el robo en el punto de venta y el fraude en el punto de venta, aunque ambos términos suelen utilizarse indistintamente. El robo en el punto de venta es la sustracción de dinero sin intentar ocultarlo. La pérdida debe descubrirse a corto plazo, cuando se cotejan los recibos diarios con los registros de ventas. El ladrón confía en que los propietarios del negocio no puedan demostrar qué venta fue objeto de la misma y quién la realizó. Por lo general, un fraude en el punto de venta no está destinado a ser descubierto (al menos a corto plazo) y el defraudador tomará algunas medidas para ocultar el robo.
Muchos negocios esperan que se produzcan algunas pérdidas por robo e incorporan ese coste en su estructura de precios. Algunos propietarios de empresas se vuelven complacientes con estas pérdidas, creyendo que se mantendrán dentro del rango estimado y que no hay nada que puedan o deban hacer para reducir estas pérdidas. Este enfoque puede ser comercialmente justificable a corto plazo, pero no contribuye a disuadir a los empleados deshonestos de cometer fraudes.
¿Cómo se comete este fraude?
Hay dos métodos principales para cometer fraudes en el punto de venta, que difieren en si un cliente real está involucrado en una transacción – una venta es el objetivo – o si se utiliza un cliente ficticio – se hace una devolución falsa. También hay muchas variaciones de estos dos formatos básicos.
Ventas falsas
Los fraudes de ventas falsas generalmente tienen como objetivo las ventas en efectivo. El objetivo del fraude es impedir que se registre la venta y robar la recaudación. Si la venta no se registra, el dinero no se perderá del banco de recibos de venta.
Se requiere una venta real de bienes con un cliente real, ya que alguien necesita entregar el dinero que se roba. El empleado venderá un artículo a un cliente, le entregará el artículo y tomará el dinero del cliente, pero no registrará una venta o registrará una venta nula.
Eso significa que no se puede entregar al cliente un recibo normal por el dinero recibido ya que, según la empresa, la venta no tuvo lugar. Por lo tanto, exigir la emisión de un recibo en todas las ventas puede limitar la posibilidad de llevar a cabo este tipo de fraudes, especialmente cuando el recibo es necesario a efectos de garantía, etc.
El cliente se va con la mercancía, pero según los registros de la empresa, la venta nunca se produjo y el dinero nunca se recibió. Puede pasar algún tiempo hasta que se advierta la pérdida del artículo en stock (si es que alguna vez lo hace) y entonces puede resultar imposible rastrear la pérdida hasta un empleado concreto y una venta determinada. Por este motivo, los negocios minoristas con una alta rotación de artículos de stock comunes son las víctimas más habituales.
Si es necesario ocultar el robo (la reducción de stock), el defraudador tendrá que ajustar los registros de stock para registrar una reducción del artículo de stock. Esto se explica con más detalle en el documento «Fraude de existencias – fraudes en los registros de inventario».
Una alternativa que elimina la necesidad de ocultar la reducción de existencias es procesar una venta real en los registros, pero a un precio con descuento. Se cobra el precio real al cliente, se registra el precio rebajado y se roba el saldo. Esto será obvio si se entrega un recibo al cliente, pero elimina la necesidad de ocultar la reducción de las existencias.
Devoluciones falsas
El objetivo de un fraude de devoluciones falsas es procesar una devolución falsa de mercancías y robar el dinero supuestamente pagado al cliente (falso). En la mayoría de los comercios minoristas, algunos empleados tendrán autoridad para procesar las devoluciones de los bienes en determinadas circunstancias.
En una devolución real de bienes, el cliente querrá el dinero o un crédito después de devolver los bienes, por lo que utilizar devoluciones reales para este fraude puede ser difícil. Hay que crear una devolución falsa, procesarla y llevarse el dinero.
El registro de la devolución actualiza los registros bancarios para el pago al cliente falso, por lo que no es necesario ocultar la reducción de dinero. El problema es que no se ha recibido ningún bien físico del cliente. Esto puede o no ser un problema dependiendo de los procedimientos establecidos para tratar los artículos devueltos por los clientes. La mayoría de las empresas querrán contar con algún procedimiento estándar para verificar la devolución de cualquier mercancía, aunque sólo sea para descubrir el motivo y resolver cualquier problema con el artículo. El empleado puede utilizar otro artículo del inventario como el artículo devuelto, incluso dañar el artículo para proporcionar una razón por la que fue devuelto.
Una variación del fraude es utilizar una devolución real de mercancías a un cliente real, y procesar un reembolso excesivo de dinero en los registros, entregar la cantidad adecuada (más pequeña) al cliente y robar el saldo. La idea es hacer que el pago de la cantidad mayor parezca legítimo en los registros. Esto también proporciona la mercancía física devuelta, superando el problema potencial anterior.
Otra alternativa es procesar un crédito a una tarjeta de crédito. Esto deja una prueba, pero elimina el riesgo de ser visto físicamente tomando dinero de la caja registradora. El empleado suele procesar el crédito con su propia tarjeta de crédito, o con la de un cómplice. Pero esto también tiene el problema de que no se devuelven los artículos físicos.
Procesamiento de ventas
Muchos negocios minoristas tienen ahora cajas registradoras de puntos de venta que leen códigos de barras. Estos sistemas también actualizan el listado de existencias del artículo vendido y en el importe de la venta y el importe del coste a los registros del negocio. Lo que no hace es asegurarse de que el código de barras coincide con el artículo que pasa por el mostrador. El vendedor está destinado a hacer eso.
Independientemente del sistema que se utilice, un empleado deshonesto puede procesar una venta a un cómplice pero registrando el precio de venta de un artículo más barato que el que realmente se llevó el cómplice. Generalmente el cómplice seleccionará el artículo caro deseado y una etiqueta de venta (incluyendo el código de barras si se utiliza ese sistema) y tomará el artículo caro y la ficha más barata para ser procesada. El empleado deshonesto procesará la venta.
Por supuesto, este fraude puede hacerse sin que el vendedor esté involucrado a sabiendas. Puede que simplemente no se dé cuenta de que la etiqueta con el precio no coincide con el artículo – y esto será su defensa incluso si está involucrado.
Prevención y detección
Algunas cosas a tener en cuenta
(i) Un aumento de las devoluciones registradas o de las transacciones anuladas, especialmente con un empleado o en un departamento.(ii) Reembolsos de importes grandes, repetidos o uniformes.
(iii) Tramitación de reembolsos sin que se adjunte o identifique la mercancía devuelta,
(iv) Cintas de caja registradora incompletas (las cajas registradoras electrónicas están eliminando la necesidad de cintas físicas.)
(v) Las reducciones inexplicables de las existencias pueden indicar que el artículo se está pasando a los clientes, sin que la venta se procese y se deposite en el banco.
Cualquier devolución que se procese sin el papeleo requerido.
Algunos controles básicos
(i) La tecnología aumenta los controles a medida que las cajas registradoras inteligentes se vinculan con otros sistemas empresariales (en particular, el de existencias). El uso de la tecnología puede instalar controles con poca interrupción del servicio al cliente.(ii) Requerir la aprobación de la dirección o dos firmas para procesar las devoluciones.
(iii) Deben examinarse todas las devoluciones procesadas sin la mercancía física adjunta o identificada.
(iv) Animar a los clientes a asegurarse de que reciben un recibo de cada venta, o hacer que el proceso de venta dependa del escaneo o la identificación del artículo – registrando así la venta al precio correcto.
(v) Hacer que cada empleado firme en las cajas registradoras para procesar las transacciones, lo que permite rastrear las transacciones hasta un empleado concreto.
(vi) Informar sobre los números de las tarjetas de crédito que reciben créditos de reembolso para destacar las tarjetas a las que se han acreditado numerosos reembolsos.