A projektmenedzsereknek heti rendszerességgel értékelniük kell az ütemterveiket, hogy biztosítsák, hogy a projektjük a tervezett ütemben marad. Ha a projekt elkezd sodródni,számos technikával vissza lehet térni az ütemtervbe. Ezek többsége nem drámai.
Automatikusan iratkozzon fel még ma!
Tegyük fel azonban, hogy a projektje drámai módon csúszni kezd. Nem biztos, hogy a tipikus ütemterv-kezelési technikákkal vissza lehet térni a rendes kerékvágásba. Tegyük fel továbbá, hogy a projekt határideje rögzített és nem változhat. Ebben az esetben drámaibb eszközök alkalmazására lehet szükség. Két megfontolandó technika a gyorskövetés és az összeomlás.
Gyorskövetés
A gyorskövetés azt jelenti, hogy megnézzük azokat a tevékenységeket, amelyeket általában nem sorrendben végzünk, és helyettük részben párhuzamosan rendeljük ki őket. Például általában nem kezdené el a megoldás megépítését, amíg a tervezés be nem fejeződik. Ha azonban gyors nyomon követést alkalmazna, akkor azokon a területeken kezdené el a megoldás megépítését, ahol úgy érzi, hogy a tervezés elég szilárd, anélkül, hogy megvárná a teljes tervezés befejezését. A gyors ütemezés mindig kockázattal jár, ami később megnövekedett költségekhez és némi utómunkához vezethet. Például egy alkalmazás tervezésének és kivitelezésének példájában lehetséges, hogy a terv még a véglegesítés előtt megváltozik, és ezek a végleges változtatások azt eredményezhetik, hogy a már folyamatban lévő kivitelezési munkák egy részét újra kell végezni.
Egy jó ökölszabály, hogy a szekvenciális tevékenységek néha akár 33%-kal is felgyorsíthatók. Más szóval, ha gyorsított ütemezéssel dolgozik, akkor két egymást követő tevékenység közül a másodikat akkor kezdheti el, amikor az első tevékenység 66%-ban befejeződött. Ez kockázatot jelent. Úgy tűnik azonban, hogy a gyorsított ütemezés kockázatának ez a szintje általában elfogadható.
Crashing
Az ütemterv “összetörése” azt jelenti, hogy további erőforrásokat dobunk a kritikus útvonalra anélkül, hogy feltétlenül a legnagyobb hatékonyságot érnénk el. Tegyük fel például, hogy egy személy egy tíznapos tevékenységen dolgozik a kritikus útvonalon. Ha valóban kétségbeesetten szeretné lerövidíteni ezt az időkeretet, akkor egy második erőforrást is hozzáadhatna ehhez a tevékenységhez. Valójában lehet, hogy ez az erőforrás nem rendelkezik az összes megfelelő készséggel, és lehet, hogy öt napot dolgozna, csak hogy két nappal csökkentse a teljes időt.
A felszínen az előbbi kompromisszumnak talán nincs értelme, hiszen miért kellene egy személyt öt napot dolgoztatni csak azért, hogy két nappal csökkentse a tevékenységet? Ez nem hatékony. El tud azonban képzelni egy olyan projektet, amely annyira fontos, hogy hajlandó lenne ilyen kompromisszumot kötni?Gondoljon csak az YR2K projektekre. Amikor 1999 vége felé jártunk, sok vállalat erőforrásokat vetett be a projektekbe; kétségbeesetten próbálták időben befejezni őket. Gyorsított ütemezéssel dolgoztak.
A további erőforrások származhatnak a projektcsapaton belülről, vagy ideiglenesen kölcsönözhetik őket a csapaton kívülről. Az ütemterv gyorsításának egyik célja a járulékos költségek minimalizálása. Az ütemezés összeomlása azonban, cserébe azért, hogy bizonyos munkákat az ütemterv előtt végezzenek el, általában mindig további járulékos költségekkel jár a projekt számára. Ha hajlandó és képes többet költeni az ütemterv felgyorsítására, a gyorsított ütemezés életképes megoldás lehet az Ön számára.