A munkavégzés módja változik. Különösen az, hogy hogyan dolgozunk együtt.
Mivel a vállalatok egyre globálisabbá és összetettebbé válnak, a munka nagy része egyre inkább csapatmunkára épül. Egy, a Harvard Business Review-ban1 közzétett tanulmány szerint ”a vezetők és a munkavállalók által az együttműködéssel kapcsolatos tevékenységekkel töltött idő az elmúlt két évtizedben 50 százalékkal vagy annál is többel nőtt”. Ugyanez a tanulmány megállapította, hogy számos vállalatnál az alkalmazottak napjának több mint háromnegyedét a kollégákkal való kommunikációval töltik.
A csapatok is nagyobbak, sokszínűbbek, szétszórtabbak és specializáltabbak, mint valaha. Miközben azonban az ilyen jellemzőkkel rendelkező csapatok szuperhatékonyan képesek megoldani azokat a kihívást jelentő problémákat, amelyekkel sok modern vállalatnak szembe kell néznie, néha a munkájuk egy lényeges aspektusával küzdenek: az együttműködéssel.
Hogyan tudnak tehát manapság a munkavállalók sikeresen együttműködni, miközben eligazodnak azokban a gyakori munkastruktúrákban és dinamikákban, amelyek a hatékony munkahelyi együttműködés útjában állnak? Nos, először is határozzuk meg, mit jelent az együttműködés, és hogyan néz ki, ha jól csinálják.
Ebben a bejegyzésben megnézzük…
- Milyen a hatékony együttműködés
- Az együttműködés előnyei
- A hatékony együttműködés 6 alapelve
- A munkahelyi együttműködéshez szükséges 5 alapvető készség
- A munkahelyi együttműködést segítő eszközök
A hatékony és eredményes csapatmunka nem sétagalopp. De ezzel a praktikus útmutatóval mindent megkap, amire szüksége van ahhoz, hogy ezt a folyamatot a lehető legegyszerűbbé és legegyszerűbbé tegye.
🔑 Spoiler alert: a jobb együttműködés egyik kulcsa egy hatékony kommunikációs eszköz. Szerezd meg az ingyenes ellenőrző listát, amely segít kiválasztani a vállalkozásodnak megfelelőt.
Hogyan néz ki a hatékony együttműködés
Lényegében együttműködésről akkor beszélünk, amikor két vagy több ember együtt dolgozik valaminek az előállítása vagy létrehozása érdekében. Ez történhet akár személyesen, akár virtuálisan, hála a számos kommunikációs eszköznek és felhőalapú programnak, amelyeket éppen erre a célra hoztak létre.
Míg az együttműködő munkahely létrehozásának és elősegítésének számos különböző módja létezik, a legsikeresebb munkakörnyezetek jellemzően rendelkeznek néhány fontos közös jellemzővel. Ezek olyan helyek, ahol a dolgozók úgy érzik, hogy látják őket, meghallgatják őket, és biztonságban megoszthatják gondolataikat. Hatékony értekezleteket és munkamegbeszéléseket tartanak. Szabványosított rendszerekkel és együttműködési folyamatokkal rendelkeznek. Csapataik megértik az egészséges kommunikáció fontosságát. Lehet, hogy Ön is dolgozott már valamelyiknél (vagy néhánynál, ha szerencsés!).
A legfontosabb, hogy e vállalatok vezetői megértették, hogy a sikeres munkahelyi együttműködés nem csak az alkalmazottaknak tesz jót – hanem az ügyfeleiknek és az eredményüknek is.
Közelebbről megvizsgáljuk az együttműködés előnyeit
Nem tűnhet kézenfekvőnek annak biztosítása, hogy csapata hatékonyan működjön együtt a munkahelyén. Elvégre, ahogy a mondás tartja, “csapatmunkától működik az álom”, igaz?
Mégis nem könnyű feladat különböző hátterű, és a vállalat méretétől és struktúrájától függően különböző időzónákból érkező embereket összehozni, hogy együtt dolgozzanak egy közös cél érdekében. A hatékony munkahelyi kommunikáció és együttműködés előnyei azonban messze felülmúlják a hátrányokat.
Több innováció
A közelmúltban egyre több vállalat kezd olyan csapatokat összeállítani, amelyek a szervezet minden részéből összehozzák az embereket, hogy ötletbörzét tartsanak, hogy olyan új ötletekkel álljanak elő, amelyek az üzlet javát szolgálják.
A Protiviti tanácsadó cég például globális innovációs kihívást rendez, ahol minden helyi irodája munkaülést tart, hogy megválaszolja a vezetői csapat egy kérdését. Az így keletkezett ötleteket ezután a vállalat belső ötletmegosztó platformján rögzítik, és a vállalat innovációs munkacsoportja felülvizsgálja:
Az ehhez hasonló kezdeményezések nemcsak abban segítenek a vállalatoknak, hogy kihasználják a tehetségük sokféle nézőpontját, hanem tanulmányok azt is kimutatták, hogy a csoportok általában gyorsabban innoválnak, hamarabb észreveszik a hibákat, és jobb megoldásokat találnak a problémákra, mint az egyedül dolgozó emberek2.
Szilárdabb csapatok
Mi a közös a világ legjobb munkahelyei között? Erőfeszítéseket tesznek a dolgozóik összekapcsolására, hogy erősebb csapatokat és szociális hálózatokat alakítsanak ki. Az azonos cél érdekében végzett munka nem csupán erős céltudatosságot ébreszt a csapattagokban, de az együttműködés azt is lehetővé teszi, hogy a csapattagok pótolják egymás hiányosságait, és úgy osszák be a munkát, hogy mindenki az erősségeinek megfelelően játszhasson.
Példa erre: a Workday HR-technológiai vállalat kifejezetten az újonnan felvettek számára kifejlesztett New Connections programot, amely segít nekik erős kötelékeket kialakítani a kollégáikkal. A program keretében az alkalmazottak a nap egyik felét azzal tölthetik, hogy a kapcsolatok értékéről tanulnak, a másik felében pedig egy közösségi projekten dolgoznak, hogy elmélyítsék kapcsolataikat a szervezeten belül és kívül egyaránt.
Az eredmények pedig magukért beszélnek. A 2019-es Fortune 100 Best Companies to Work For (Fortune 100 legjobb vállalat, ahol érdemes dolgozni) 2019-es felmérésénél a nyertes szervezetek alkalmazottainak 86%-a mondta, hogy számíthat az emberek együttműködésére (szemben a nem nyertes vállalatok alkalmazottainak 74%-ával), és 91%-uk mondta, hogy az emberek törődnek egymással (szemben a nem nyertes vállalatok alkalmazottainak 82%-ával).
Tudatosabb és képzettebb alkalmazottak
Amikor a csapatok együttműködnek, lehetőséget kapnak arra, hogy új dolgokat tanuljanak egymástól, ami hozzájárul az általános személyes és szakmai fejlődésükhöz. Az együttműködés arra is készteti az embereket, hogy gondolkodjanak, fogalmazzanak és tanuljanak többet a kompetenciáikról, ami segíthet az önismeret kialakításában és erősségeik és gyengeségeik jobb megértésében.
A Harvard Business Review-ban3 közzétett kutatás szerint például a csapatoknak gyakran előnyös, ha a kozmopolita és a helyi tagok keverednek. Ezek olyan emberek, akik több országban éltek és több nyelven beszélnek, valamint olyanok, akik mélyen gyökereznek azon a területen, ahol dolgoznak.
A kozmopolita tagok sokféle helyzetre alkalmazható technikai tudást és szakértelmet hoznak, míg a helyiek mélyreható ismereteket és betekintést nyújtanak egy terület politikájába, kultúrájába és ízlésvilágába. E kétféle tag összefogása lehetővé teszi, hogy megosszák tudásukat és tanuljanak egymástól, miközben egyidejűleg az adott projektekkel is foglalkoznak.
Jobb ügyfélélmény
Mindannyian hallottunk már a futószalagokról – és bár néha rossz hírét keltik, megmutatták, hogy sok ember együtt dolgozva gyorsabban befejezhet egy projektet, mint egy ember egyedül. Bár ennek számos belső előnye van, az ügyfélélményre is óriási hatással lehet (és segíthet a magas ügyfélmegtartási arány fenntartásában).
A RingCentral például egy olyan együttműködési platform, amely lehetővé teszi, hogy az irodai csapatok könnyen kommunikáljanak a contact center ügynökeivel – nemcsak a belső projekteken való munkavégzéshez, hanem az ad hoc együttműködéshez is, hogy valós időben megoldják az ügyfélproblémákat:
Ez lehetővé teszi a contact centerek számára, hogy a korábban lehetségesnél gyorsabban oldják meg a problémákat, ami boldog ügyfeleket eredményez, és lelkes ügyfélértékeléseket szerez.
A hatékony együttműködés 6 alapelve
Míg a fenti készségek felkészíthetnek a jó együttműködésre, a másokkal való sikeres együttműködés nem csak arról szól, hogy mit teszel, hanem arról is, hogy hogyan teszed. Az a gondolkodásmód, amellyel az együttműködést megközelíti, nagyban megváltoztathatja a dolgokat. Amikor legközelebb együtt kell működnie a csapatával, tartsa ezeket az értékeket a fejében.
Efficiency
A megbeszélések az együttműködés alapvető elemei, de az évek során rossz hírét keltették. Elvégre ki nem volt még olyan megbeszélésen, amelyet túl hosszúnak vagy feleslegesnek éreztünk? Van néhány dolog, amit megtehet, hogy csapatát termelékenységi géppé alakítsa. Az egyik, hogy csak akkor tartson személyes megbeszéléseket, ha az feltétlenül szükséges – ha helyette videohívást tarthat, és ezzel megspórolhat néhány percnyi utazást, vagy felszabadíthat egy tárgyalótermet, miért ne tenné?
Hatékonyabb megbeszéléseket szeretne tartani? Használja ezeket az ingyenes tárgyalási napirend-sablonokat, hogy mindenki a terv szerint haladjon. 👇
Egy másik módja annak, hogy minden megbeszélésnek vagy hívásnak legyen napirendje és világos célok körvonalazódjanak minden résztvevő számára.
Végül pedig ne felejtsen el a végén cselekvési feladatokat meghatározni a projektben részt vevők számára. Ha van egy olyan projektje, amely egy kicsit több csapatmunkát igényel a résztvevők részéről egy megbeszélésen, miért ne hozhatna létre mindenki számára egy projektközpontú csapatcsevegést? A RingCentral videokonferencia-alkalmazás például pontosan ezt teszi lehetővé: nemcsak virtuális megbeszéléseket tarthat, hanem létrehozhat egy csoportos beszélgetést is a megbeszélés utáni nyomon követéshez – ugyanabban az alkalmazásban:
Trust
Az embereknek biztonságban kell érezniük magukat, hogy valóban építő jellegű visszajelzést adjanak és kapjanak, inspirálja őket a közös cél, és rendelkezniük kell a kapcsolatteremtéshez szükséges eszközökkel és lehetőségekkel. Ez csak olyan bizalomteljes környezetben valósulhat meg, ahol az alkalmazottak úgy érzik, hogy csapattársaik és vezetőik az ő érdekeiket tartják szem előtt.
Empátia
A csapat minden tagjának fontos szerepe van. Mindazonáltal az együttműködés megszakadhat, ha egy vagy több ember úgy érzi, hogy nehezebb dolga van, mint a többieknek, vagy úgy érzi, hogy a csapat többi tagja le akarja őt nyomni. Minél jobban megismeri a kollégáit, és megérti, hogyan dolgoznak, és milyen kihívásokkal küzdenek, annál nagyobb esélye lesz arra, hogy sikeresen együttműködjön velük. (Ismerje meg az empátiagyakorlatokat, amelyeket kipróbálhat a csapatával.)
Pozitivitás
Az, hogy a múltban rosszul sikerült egy csoportos projekt, nem jelenti azt, hogy ugyanez újra meg fog történni. Próbáld meg lerázni magadról a múltbéli berögződéseket, és minden csoportmunkahelyzetet újrakezdésként, nyitott és pozitív gondolkodásmóddal közelíts meg.
Clarity
Ritkán fordul elő, hogy egy csapatban mindenki egy oldalon álljon a kezdetektől fogva. Természetes, hogy az embereknek megvannak a saját prioritásaik vagy érdekeik. Ezért fontos, hogy mindenki prioritásait és napirendjét előre meghatározzuk, hogy megtaláljuk a közös nevezőt, amely előreviszi a projektet.
Az elszámoltathatóság
A legsikeresebb vállalkozások olyan rendszerekkel és folyamatokkal rendelkeznek, amelyekben az alkalmazottak hivatkozhatnak a projekt ütemtervére és feladataira, hogy tisztában legyenek azzal, hogy hozzájárulásuk hogyan befolyásolja a csoportot. Így ha a határidők kimaradnak, vagy valaki nem végzi el a feladatát, az gyorsan orvosolható.
5 alapvető készség a munkahelyi együttműködéshez
Ha dolgozott már olyan csoportos projekten, amely nem ment olyan jól, mint gondolta, akkor tudja, hogy az együttműködés elősegítése a munkahelyen gyakran könnyebb mondani, mint megtenni. Lehet, hogy a csapattársai távolról dolgoznak, és nehezen elérhetőek. Vagy talán a szervezeted túlságosan elszigetelt, és a részlegek nem akarják megosztani az információkat.
Ha a munkahelyeden együttműködési kihívásokkal kell szembenézned, az egyik legjobb dolog, amit tehetsz, hogy dolgozol a puha készségeid fejlesztésén. Higgye el nekünk – ennek az öt együttműködési készségnek az elsajátítása sokkal könnyebbé és hatékonyabbá teszi a csapatban való munkát.
Célkitűzés
Amikor egy csapattal dolgozik, mindenkinek meg kell értenie a projekt mögött álló célt és jövőképet, valamint azt, hogy hogyan fogják meghatározni a sikert. Az átláthatóság megteremtése már a kezdetektől fogva bizalmat épít, és segít biztosítani, hogy mindenki elkötelezett legyen a siker mellett, és hogy a közös célhoz igazodjon.
Kommunikáció
Mielőtt nekilátna egy feladatnak vagy megbízásnak, győződjön meg róla, hogy világos szándékokat fogalmaz meg. Tudassa a csapattársaival, hogy mire készül, és fogalmazzon meg reális elvárásokat arra vonatkozóan, hogy mikorra végezzen – és mindenképpen tartsa be a terveit.
Azt se felejtse el közölni, ha bármilyen változtatásra van szükség a kitűzött tervben. Ha valami váratlan dolog történik, és nem tudod a várt eredményeket elérni, kommunikáld ezeket a változásokat.
Ez az a pont, ahol jól jön egy mindenre kiterjedő kommunikációs eszköz – ha a csapata ugyanabból az alkalmazásból videohívásokat és azonnali üzeneteket küldhet egymásnak, nagyobb az esélye annak, hogy gyorsan kommunikálnak egymással, ha valami közbejön:
Az aktív hallgatás
Amikor szorosan együttműködik másokkal, akkor figyelmesen meg kell hallgatnia minden csapattag ötleteit, visszajelzéseit és tanácsait – és figyelmesnek és tisztelettudónak kell lennie, amikor válaszol. Ez az aktív hallgatás lényege.
Míg Önnek megvannak az elképzelései arról, hogyan szeretné, hogy a projekt menjen, vagy hogy kinek mit kellene tennie, mégis figyelembe kell vennie a kollégái véleményét. Lehet, hogy nem mindig értesz egyet az eredménnyel, de végső soron a csoport igényeit és feladatait kell előtérbe helyezned a saját igényeiddel szemben.
Problémamegoldás
Néha problémák merülnek fel, és az emberek hibáznak. Ez megtörténik. Amikor problémák merülnek fel, ne feledjétek, hogy csoportként higgadtan elemezzétek a problémát, anélkül, hogy bárkit is hibáztatnátok. Ehelyett összpontosítsátok az energiátokat arra, hogy együtt dolgozzatok a megoldások megtalálásán. Ez segít a bizalom kiépítésében a csapattagok között, és biztosítja, hogy mindenki nyugodtan kommunikáljon és legyen átlátható a másikkal, még akkor is, ha valamit rosszul csinál.
Időgazdálkodás
A másokkal való együttműködés azt jelenti, hogy nemcsak magadnak kell elszámolnod, hanem a csoporttagjaidnak is, akik tőled függenek. Itt jönnek képbe az időgazdálkodási készségek. A feladatok rangsorolásának és megfelelő ütemezésének képessége kulcsfontosságú annak biztosításához, hogy tartani tudja a határidőket, és be tudja fejezni azt a munkát, amelynek elvégzésére a csapata számít.
A munkahelyi együttműködést segítő eszközök
A csapatok nem tudnak együttműködni, ha nem tudnak kommunikálni. A jó hír az, hogy számos olyan digitális eszköz áll rendelkezésre, amely segíthet a kollégákkal való együttműködésben virtuálisan – az e-mailen túl, mert mint tudjuk, az e-mail nem mindig a legjobb módja annak, hogy kapcsolatba lépjünk valakivel:
Itt van néhány a legjobb együttműködési eszközök közül, amelyeket Önnek és csapatának érdemes a radarján tartania.
RingCentral
A RingCentral asztali és mobilalkalmazása egy mindenre kiterjedő kommunikációs eszköz, amely minden csatornán keresztül zökkenőmentessé teszi a csapatmunkát. Tartalmaz videohívási, üzenetküldési, fájlmegosztási és feladatkezelési funkciókat, és még olyan alkalmazásokkal is integrálható, mint a Google Drive és a Google Calendar:
Megkezdheti vele az ügyfelekkel és csapattársaival való beszélgetéseket több érintkezési ponton keresztül, és gyorsabban válaszolhat a kérdéseikre, ha valós időben, osztályokon átívelő együttműködésben dolgozik együtt egy hívás, üzenet vagy videokonferencia során – mindezt ugyanabban az alkalmazásban:
🕹️ A terméktúra lefoglalásával a gyakorlatban is megnézheti, hogyan működik a RingCentral:
Válasszon időpontot
💰 Ezzel a kalkulátorral azt is megtudhatja, hogy nagyjából mennyit takaríthat meg vállalkozása, ha a RingCentral használatával támogatja csapata egymás – és az ügyfelek – közötti kommunikációját.
Asana
Az Asana az egyik legnépszerűbb projektmenedzsment eszköz a piacon, amely lehetővé teszi, hogy feladatokat osszon ki más csapattársaknak, követőket adjon a projektekhez, és figyelemmel kísérje a határidőket. A legalapvetőbb szinten az Asana egy robusztus feladatlistaként vagy projektnaptárként funkcionál, de prémium verziója olyan hasznos funkciókkal rendelkezik, mint az űrlapok az információgyűjtéshez és az idővonal a kezdési időpontok és függőségek nyomon követéséhez.
Trello
Az Asanához hasonlóan a Trello is egy projektmenedzsment eszköz. Felhasználóbarát felülettel rendelkezik, amely a projekteket és a feladatokat kártyákba szervezi, amelyek különböző oszlopokba húzhatók. Gyorsan beállítható, és jól használható a projektek nyomon követésére, a feladatok kiosztására és a csapat projektjeinek állapotának gyors áttekintésére.
Google Workspace
A Google együttműködési eszközkészletét nehéz felülmúlni, és a legtöbb csapat marketingtechnikai stackjében megtalálható. A Drive-tól a Sheets-en át a Calendar-ig a Google Workspace eszközeit úgy tervezték, hogy a csapatok egyszerre szerkeszthessék a fájlokat, és automatikusan menthessék az összes változtatást.
A hatékony együttműködés kulcsai
A hatékony együttműködés sokkal többről szól, mint a megbeszélések napirendjéről és a munka-visszatérő naptárakról.
Az egész vállalatra kiterjedő innovációs kihívásoktól kezdve az új alkalmazottak beilleszkedési programjaiig a legjobb munkahelyek számos különböző gyakorlatot és programot alkalmaznak, amelyek elősegítik az együttműködést. Ami közös bennük, hogy megértik az összefogás erejét, hogy nagyszerű dolgokat érjenek el.
Ha a megfelelő készségeket hozza az asztalra, elfogadja a megfelelő gondolkodásmódot, és beépíti a megfelelő digitális eszközöket a keverékbe, varázslatos dolgok történhetnek.