A kintlévőségek (AR) egy vállalat kintlévő számláit jelentik, vagy azt a pénzt, amellyel az ügyfelektől tartozik. A magánéletben a kintlévőségekre példa lehet, ha egy barátunknak veszünk jegyet egy koncertre vagy sporteseményre azzal a feltétellel, hogy később majd visszafizetjük. Ez lényegében egy “adóslevél”. Az üzleti életben az AR egy vállalat által nyújtott hitelkeretet jelent, amely viszonylag rövid időn belül esedékes, ami néhány naptól akár egy évig is terjedhet.
Mi az a Követelés?
Ha egy vállalatnak vannak Követelései, akkor eladott valamit, de még nem szedte be a pénzt a vevőtől. A legtöbb vállalat úgy működik, hogy az eladásaik egy részét hitelre engedi, lehetőséget biztosítva ügyfeleinek, hogy a szolgáltatás átvétele után fizessenek.
A közműszolgáltatók például jellemzően az áram átvétele után számláznak ügyfeleiknek. Amíg a közmű- vagy energiavállalat arra vár, hogy ügyfelei kifizessék számláikat, a kifizetetlen számlákat a követelések között tartják nyilván.
A legtöbb vállalkozás úgy működik, hogy lehetővé teszi ügyfelei számára, hogy hitelre vásároljanak árukat. A hitelre történő értékesítés költségét nevezik Követeléseknek. Általában a kintlévőségek (AR), a vevők által a vállalatnak a teljesített árukért és szolgáltatásokért járó pénzösszegek. A Követelések nem tévesztendők össze a Fizetendő számlákkal (AP).
Míg az AP az a tartozás, amellyel a vállalat tartozik a beszállítóinak vagy szállítóinak, addig a követelések a vevők tartozása a vállalat felé. A követelések fontos eszközök egy cég számára, míg a kötelezettségek olyan kötelezettségek, amelyeket a cégnek a jövőben kell kifizetnie. Alapvetően a cégek azért választják a követelések felajánlását, hogy a vevőket arra ösztönözzék, hogy az ő termékeiket válasszák a versenytársak termékeivel szemben.
A vállalatnak célszerű egy AR folyamatot beállítani, hogy meghatározza a már fizetett vevőket, és azonosítsa a késedelmes fizetéseket. A folyamat egy egyszerű fordulat, amely nyomon követhetővé és kezelhetővé teszi a követeléseket.
A tipikus AR-folyamat négy fő lépése:
- Hitelezési gyakorlatok kialakítása
- A vevők számlázása
- A beérkezett és esedékes fizetések nyomon követése
- A követelések könyvelése
A méretgazdaságosságot kihasználva azonban a folyamat nagy és kis cégeknél eltérő lehet. A nagy cégek nagyobb pénzbevétellel rendelkeznek, ezért jellemzően magasan képzett hitelkezelő csapatokba és informatikai rendszerekbe fektetnek be a folyamat javítása és hatékony irányítása érdekében.
1. lépés: Hitelezési gyakorlatok kialakítása
Az első lépés az, hogy a vállalat kidolgozza a hitelkérelmi folyamatot.
A vállalat ezután a kérelmező hitelképessége alapján dönt arról, hogy kínál-e árut hitelre. A vállalat dönthet úgy, hogy a hitelt egyéni vevőknek vagy más vállalkozásoknak kínálja.
A vállalat meghatározza továbbá a hitelre történő értékesítés feltételeit. A dokumentum felvázolja az ügyfél kötelezettségeit és követelményeit. A cégnek biztosítania kell, hogy megfeleljen a hitelre vonatkozó szövetségi törvényeknek, például a hitelezési gyakorlatok teljes körű nyilvánosságra hozatalának. Például a vállalatnak világosan közölnie kell a hitel kamatlábait.
A feltételek különböznek a nagy és a kis cégek esetében.
A nagy cégek dönthetnek úgy, hogy hosszabb időt adnak az ügyfélnek.
A másik oldalon a kis cégek nem engedhetik meg maguknak, hogy hosszabb időre kínáljanak árukat hitelre, mivel kevesebb a pénzforgalmuk és alacsony a tőkéjük. Az, hogy milyen gyorsan szedik be a pénzt az ügyféltől erre a tartozásra, hozzájárul a vállalat vállalkozás működéséhez szükséges tőke és a pénzforgalom megállapításához.
2. lépés: A vevők számlázása
A számla a vevőnek nyújtott dokumentum, amely részletezi a nyújtott termékeket és szolgáltatásokat, azok költségeit, valamint a fizetés várható időpontját.
Minden számlának egyedi számlaszámmal kell rendelkeznie a könnyű visszakereshetőség érdekében. Az ügyfélnek ezután lehetősége van választani, hogy elektronikus vagy fizikai számlákat szeretne-e kapni. A nagy cégek inkább az elektronikus és a papíralapú számlákat is elküldik.
A papíralapú számlákkal ellentétben az elektronikus számlák olcsóbbak és kényelmesebbek. Ezért a kis cégek többnyire a postai úton történő számlakézbesítést választják.
Minél tovább tart egy vállalatnak a számla elküldése, annál tovább tart az ügyfélnek a fizetés. A számlát azonnal el kell küldeni.
3. lépés: Követelések nyomon követése
Ezt a lépést a követeléskezelő végzi. A tisztviselő lekódolja a szállító bankszámlájára befizetett kifizetést, betáplálja azt az AR rendszerbe, majd hozzárendeli egy számlához.
A tisztviselő továbbá egyeztetést végez az AR főkönyvvel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden kifizetést elszámoltak és megfelelően könyvelnek, majd havi kimutatásokat állít ki az ügyfeleknek. A kimutatás részletesen tájékoztatja az ügyfeleket a korábban kiküldött számlák alapján járó összegekről.
A nyomon követési folyamat különbözik a nagy és a kisvállalatoknál. A kisebb cégek esetleg nem rendelkeznek fejlett rendszerrel a kifizetések nyomon követésére, és kézi AR-követést alkalmazhatnak olyan eszközökkel, mint például az Excel. A manuális folyamat során a vállalatok táblázatok segítségével rögzítik, hogy mikor küldik el a számlákat, és mikor kapják meg a kifizetéseket. A kis cégeknél az is előfordulhat, hogy nincs elegendő személyzet egy AR Officer kinevezéséhez, ilyenkor a vállalat egy hivatásos könyvelőt alkalmazhat e funkció ellátására.
A nagyobb vállalatok jellemzően AR Officerek csapatába fektetnek be a nyomon követési folyamat lebonyolítására, és valamilyen számlakövető szoftverrendszert használnak a pontosság biztosítása érdekében. A rendszer segít az AR Officer-nek abban, hogy hatékonyabb legyen, mert automatikusan figyelmezteti az AR Officer-t, hogy melyik tartozás áll fenn.
4. lépés: A kintlévőségek könyvelése
A behajtási tisztviselő megállapítja a fizetések esedékességének időpontját. A kifizetetlen tartozások azonosítása után a számviteli osztály naplóbejegyzéseket készít az értékesítés rögzítésére. A folyamat magában foglalja mind a behajthatatlan követelések, vagyis a kifizetetlen tartozások elszámolását, mind pedig a korai fizetési kedvezmények azonosítását.
Egy “nap az AR szakember életében”
A számlakövetelésekkel foglalkozó tisztviselők a legfontosabb munkatársak, akik részt vesznek a követelésekkel kapcsolatos folyamat kidolgozásában és végrehajtásában. Mindennapi tevékenységeik közé tartozik jellemzően az ügyfelek által a vállalkozásnak járó pénzek felügyelete.
Az AR Officer tipikus napja olyan tevékenységeket foglal magában, mint a hiteladatok ellenőrzése, a tartozások osztályozása és a tranzakciók naplóbejegyzéseinek elvégzése. Az AR Officer a követelésbehajtókon kívül egy hivatalnokokból, elemzőkből és könyvelőkből álló csapatot is felügyel.
A tisztviselő minden nap biztosítja, hogy a csapat együttműködve dolgozzon a létrehozott AR folyamat sikerének biztosítása érdekében.
Egy ügyfél például kérheti, hogy árut vásároljon hitelre. Az AR vezető megkérné a hitelelemzőket, hogy azonosítsák a vevő hitelképességét.
A vezető gondoskodik arról, hogy miután a vevőt hitelképesnek minősítették, a számlákat az AR ügyintézők elkészítsék és időben kiállítsák.
A következőkben a könyvelők meghatározzák az aznapi teljes hitelértékesítést. Ezt követően az információt továbbítják a behajtóknak, beleértve a pénzbehajtás esedékességének dátumát is.
Az automatizálás hatása a vevői számlák folyamatára
Beszerzés:
A beszerzési osztály leadja a rendelést, és továbbítja a beszerzési rendelés (PO) egy példányát az AP részlegnek. A szervezet megkapja az árut vagy szolgáltatást – vagy a beérkezési osztályon vagy a megrendelő alkalmazotton keresztül -, és a szállító elküldi a számlát az AP-nek. A beszerzéstől a kifizetésig tartó teljes folyamatról itt tudhat meg többet.
Számlafeldolgozás:
A számla feldolgozója manuálisan beírja a számla adatait egy könyvelési rendszerbe, mielőtt a papíralapú dokumentumot fizikailag egy irattárban tárolná. Az új szállítói adatokat a szervezet elnevezési konvencióinak felhasználásával vezeti be a duplikációk elkerülése érdekében. Mind az új, mind a meglévő beszállítói információk pontosságát ellenőrzik a belső források, például a szállítói törzsadatok, és a külső források, például az IRS TIN egyeztető szolgáltatása és az Egyesült Államok Pénzügyminisztériuma Külföldi Ellenőrzési Hivatalának (OFAC) az Egyesült Államokban üzleti tevékenységtől eltiltott szervezetek listája alapján. Az elektronikus számlázásról itt tudhat meg többet.
Számla jóváhagyása:
Az AP Clerk háromoldalú egyeztetést végez. A háromirányú egyezés összehasonlítja a rendelést, a bizonylatot és a számlát, hogy azonosítsa az esetleges pontatlanságokat vagy nem egyező adatokat. Egy AP menedzser elkészíti és jóváhagyja a papírokat a rövid szállítás, sérült tételek, rosszul szállított tételek vagy egyéb problémák miatti kivételek esetén.
Fizetés:
A AP csapat előkészíti a fizetést, vagy csekket ír, vagy tranzakciót állít be az Automated Clearing House (ACH) vagy az elektronikus pénzátutalás (EFT) segítségével. Az AP menedzser, a kontroller vagy a pénzügyi igazgató (a vállalat jóváhagyási folyamatától függően) jóváhagyja a kifizetést, és felhatalmazza a részleget arra, hogy a szállítónak korai fizetési kedvezményt adjon, ha a kifizetés a feltételekben meghatározott dátumtartományon belül történik. A fizetést amerikai postán, átutalással, ACH/EFT-vel, szállítmányozó céggel vagy futárral küldik el.
Szállítók kezelése:
A szállító felhívja az AP osztályt, hogy megkérdezze, hol tart a fizetés. Az AP ügyintéző utánanéz a kérdésnek, és megállapítja, hogy a számla még a jóváhagyási folyamatban van-e, vagy a fizetés már a postán van.
Rendszerfrissítések:
Az informatikai (IT) osztály felügyeli a vállalat vállalati erőforrás-tervezési (ERP) rendszerét, valamint az AP osztály által használt hardvereket és szoftvereket. Az informatikai csapat jóváhagyja és szükség szerint telepíti a szoftverek új verzióit. A CTO csapata megvizsgálja az AP minden új technológiára vonatkozó javaslatát, és meghatározza, hogyan integrálja azt a vállalat régi rendszereibe.
Beszámolókészítés és elemzés:
Az AP részleg Excelben vagy egy hasonló eszközben készített táblázatokat készít és tanulmányozza, elemzi az összes tranzakciót, figyelemmel kíséri az osztály teljesítményét és mérőszámait, beleértve a kintlévőségi napokat (DPO). A pénzügyi igazgató az AP igazgatóval folytatott beszélgetéseken keresztül felügyeli a szervezet pénzforgalmát. A vezérigazgató írásbeli és szóbeli jelentéseket kap a pénzügyi igazgatótól a szervezet teljesítményéről.
A kintlévőségi folyamatok folyamatos fejlődése
A kintlévőségi részlegekhez hasonlóan a kézi folyamatok a kintlévőségi részlegekben is jelentős hatékonysági hiányosságokat és túlzott rezsiköltségeket okoznak, és ezzel pusztítást végeznek a vállalat pénzforgalmában.
Az elavult, papír alapú folyamatok növelik a követelések leírását, és megakadályozzák, hogy a vállalatok hozzáférjenek a növekedési célok támogatásához szükséges készpénzhez. Egy átlagos vállalat a követelések 4%-át írja le rossz követelésként. Egy 10 millió dolláros vállalat esetében ez 400.000 dollárt jelent minden évben, amit elveszít.
Az automatizálási megoldás bevezetésével a vállalatok 10-20%-kal csökkenthetik a bedőlt követelések számát, így a megtakarítások visszakerülnek a vállalkozásukba.