Meg szeretném osztani a történetet, amiért úgy döntöttem, hogy létrehozok egy elektronikus jegyzetfüzetet, és miért vagyunk olyan szenvedélyesek a digitális jegyzetfüzet iránt a fortythree.me-nél.
A kihívásom: Túl sok egymással versengő feladat
Pár évvel ezelőtt küzdöttem a termelékenységemmel. Vezetési tanácsadóként dolgozva egyszerre több projektet kellett zsonglőrködnöm különböző ügyfelek számára. Emellett több belső projekt is volt a cégünkön belül. Emellett volt néhány magánprojekt is, mint például a lakás átrendezése, nyaralások, sportolás stb. tervezése.
Némelyik nap azt kérdeztem magamtól: “Mi a f***? Annyi mindent kell csinálni, hogy azt sem tudom, hol kezdjem!”. Ugyanakkor hihetetlen sebességgel áramlottak az új dolgok a postaládámba.
Egyre inkább azzal voltam elfoglalva, hogy rendszerezzem a feladataimat és átértékeljem a prioritásokat, hogy legalább némi rendet teremtsek ebben a káoszban. Úgy éreztem, hogy a munkám elvégzésére ténylegesen rendelkezésre álló idő rohamosan csökken, ami nagyon megrémített. Így hát útnak indultam, hogy felfedezzem a termelékenységet és az időgazdálkodási rendszereket.
Különleges inspirációs forrásaim Merlin Mann blogja és David Allen Getting Things Done című könyve voltak, amelyek megmutatták nekem a zéró postaláda fogalmát és a hatékony munka elveit. A GTD alapelvei ma is rendkívül értékesek a mindennapi munkám során. Egy eszköz kiemelkedett, és az önszerveződésem központi részévé vált: a ticklerfájl, más néven 43 mappa rendszere.
Minden új téma, ami az utadba kerül, eldöntöd, hogy megcsinálod, delegálod, elhalasztod vagy törlöd. (A híres 4 D) Ma az elektronikus ticklerfájl a kedvenc eszközöm a feladatok hatékony elhalasztására.
Itt egy összefoglaló:
A ticklerfájl 12 mappát tartalmaz az év hónapjaira és akár 31 mappát a futó hónapra. Egy korábbi bejegyzésben leírtam, hogyan kell egy ticklerfájlt létrehozni. Ha egy elemet a jövőre szeretne halasztani, egyszerűen csak a megfelelő mappába kell helyeznie. Addig rejtve marad, amíg esedékessé nem válik, amikor automatikusan újra előugrik a mappából.
Ez az egyszerű rendszer számos előnnyel jár számomra:
- Van egy hely, ahová minden elhalasztott tétel kerül, amikor feldolgozom a bejövő üzeneteimet.
- Elfelejthetem ezeket a feladatokat, mert megbízhatok a rendszerben, hogy emlékeztet, amikor eljön az ideje.
- Azokra a feladatokra tudok koncentrálni, amelyek ma valóban fontosak.
- Elérhetem a postaláda nullát, és minimálisra csökkenthetem az időt, amikor a postaláda felett kell törnöm a fejemet.
- Van egy könnyed tervezési eszközöm.
- Fókuszban tudok maradni ebben a figyelemeltereléssel teli világban.
A ticklerfájl sokkal hatékonyabbá, koncentráltabbá és szórakoztatóbbá teszi a napi munkámat.
Mivel ritkán dolgozom papírral és többnyire mobil módon, mindig is szerettem volna egy elektronikus ticklerfájl alkalmazást az okostelefonomon is. De nem volt ilyen.
A megoldásom:
Átalakítottam az irodai szoftvereket, és több mint egy tucat elérhető to-do alkalmazást, valamint az összes népszerű termelékenységi rendszert kipróbáltam. Bár a jegyzetelő alkalmazásokban, például az Evernote-ban, vagy az olyan táblákon, mint a Trello, lehetőség van ticklerfájl létrehozására, ez mindig körülményes. Semmi sem adta meg nekem a fizikai ticklerfájlrendszer teljes előnyét a digitális világban. Ezért tavaly termelékenység-rajongóként elkezdtem létrehozni ezt a speciális elektronikus ticklerfájlt. Jelenleg alkalmazásként érhető el Androidon és iOS-en (még béta verzióban).
EDIT: Már elérhető az App Store-ban és a Play Store-ban. Itt szerezze be.
Előre az alapfunkciókra koncentrálunk, de tervben van az alkalmazás továbbfejlesztése, miközben egyszerű és könnyen használható marad.
Megéri kipróbálni az elektronikus iktatófájlt! Szóval hajrá 😉