Fájltárolás és megosztás beállítása a Microsoft 365-ben

• 12/1/2020
• 8 perc olvasás
• • S
  • D
  • S
  • 1
  • l
  • +3

A OneDrive és egy csoportos webhely együttes használata az egyik legjobb módja a fájltárolás és -megosztás beállításának a vállalkozás számára. Ez ideális, ha kisvállalkozása van néhány alkalmazottal.

Nézzen meg egy rövid videót a fájlok Microsoft 365 felhőben történő tárolásáról.

Ha hasznosnak találta ezt a videót, tekintse meg a kisvállalkozásoknak és a Microsoft 365-öt újonnan használóknak szóló teljes képzési sorozatot.

“Microsoft 365 dokumentumtárolás és -kezelés”

• AOneDrive-ot egyéni használatra tervezték, a fájlok alkalmi megosztásával.

• A csapatoldal a fájlok rendszeres megosztására és együttműködésére szolgál. A csapathely ideális olyan fájlok tárolására, amelyek megosztott tulajdonjoggal rendelkeznek, ahol a fájlok több személy tulajdonában vannak, és esetleg együttműködnek rajtuk. Hozzon létre egy Microsoft Teamet egy csapathely hozzáadásához. További információ a Csapat létrehozása a Teamsben című részben található.

A OneDrive és a csapatoldalak is bárhonnan elérhetővé teszik Ön és alkalmazottai számára.

Itt talál ajánlásokat arra vonatkozóan, hogy mit tároljon az egyes helyeken, ha a OneDrive-ot és a Team webhelyeket együtt használja:

Tárolási hely	Mire való	Mit érdemes itt tárolni
OneDrive	A tartalom tárolása a OneDrive-on olyan, mintha fájlokat tárolna a számítógépén; senki más nem férhet hozzá könnyen. Bővebb információért lásd: Mi a OneDrive for Business?	Üzleti fájlok, amelyeken más csapattagoknak nem kell együttműködniük, vagy amelyekhez nem kell rendszeresen hozzáférniük.
SharePoint-csoportszerverek	Collaboration. Amikor létrehoz egy Microsoft 365-csoportot (például a Microsoft 365 adminközpontban, az Outlookban vagy a Microsoft Teamsben egy csapat létrehozásával), a csoporthoz létrejön egy SharePoint-csoportsite. Hasonlóképpen, amikor a SharePoint kezdőlapjáról vagy az új SharePoint admin központból új SharePoint-csoportsite-ot hoz létre, akkor is létrehoz egy Microsoft 365-csoportot. További információért lásd: Mi az a SharePoint-csoportsite? és Csoportsite létrehozása a SharePoint Online-ban.	Fájlok, amelyek megosztott tulajdonjoggal rendelkeznek. Javasoljuk, hogy a szervezeten belül minden munkaegység számára külön csoportos webhelyeket hozzon létre. Ha például a személyzeti és pénzügyi dokumentumokat csak egy kis csapat számára szeretné bizalmasan kezelni, hozzon létre külön csapathelyet.

A OneDrive és a csapat webhelyének használata

A csapattagok saját fájljaikat tárolhatják a OneDrive-on

Vállalkozásában minden olyan személy, akinek Microsoft 365 licencet rendeltek hozzá (és SharePoint Online-t választott), OneDrive felhőalapú tárhelyet kap. Itt tárolhatják az üzleti tevékenységükkel kapcsolatos fájlokat, amelyekhez bármilyen eszközről hozzáférhetnek, és csak az adott felhasználó számára elérhetőek. Például tárolhatnak egy ajánlattervezetet, a tárgyalási jegyzeteiket vagy egy bemutató forgatókönyvét, amelyet tartani fognak.

A munkatársak is megoszthatják a OneDrive fájlokat és mappákat. Ha egy alkalmazott távol van vagy elhagyja a vállalatot, a többiek hozzáférhetnek a OneDrive-ban tárolt megosztott fájlokhoz (OneDrive csoportos mappamegosztás).

Íme, hogyan állíthatják be a OneDrive-ot és oszthatnak meg fájlokat a csapat egyes tagjai.

1. Menjen a Microsoft 365 Portálra, és jelentkezzen be a felhasználónevével és jelszavával.

2. Az alkalmazásindítóból válassza a OneDrive-ot.

3. A OneDrive-ban a csapattagok tárolhatják a saját üzleti vonatkozású fájljaikat. Megoszthatnak akár egyes fájlokat, akár egy egész mappát. Válasszon ki egy fájlt vagy mappát, kattintson a jobb gombbal, majd válassza a Megosztás lehetőséget.

   

4. A Link küldése lapon hagyja az alapértelmezett kiválasztást Bárki a linkkel megtekintheti és szerkesztheti.

   Írd be azon csapattagok nevét vagy e-mail címét, akiknek hozzáférést szeretnél biztosítani a mappához, és adj hozzá egy opcionális üzenetet.

   Ha saját példányt szeretne a kiküldésre kerülő e-mailből, adja hozzá e-mail címét a listához.

   

5. Ha befejezte a megosztani kívánt személyek megadásának megadásával, válassza a Küldés lehetőséget. Az e-mail azonnal elküldésre kerül a meghívott személyeknek.

   

6. Íme, így néz ki az e-mail.

   

Fájlok feltöltése egy csapatoldalra az online együttműködéshez

A csapatoldalakon van egy hely a fájlok tárolására, amelyet dokumentumtárnak hívnak.

Íme a fájlok hozzáadásának lépései:

1. A csapatoldal kezdőlapján a bal oldali navigációs menüben válassza a Dokumentumok lehetőséget. Ez a Dokumentumok könyvtárába vezet.

2. Amíg be van jelentkezve a Microsoft 365 rendszerbe, nyissa meg a Windows Fájlkezelőt a tálcáról vagy más helyről. Lépjen a csoportos webhelyre feltölteni kívánt fájlokra.

3. Kiválasztja a csoportos webhelyre feltölteni kívánt fájlokat, majd áthúzza őket a Dokumentumtárba.

4. Ha végzett, a fájlok a csoportos webhelyen és a számítógépén is tárolva lesznek.

5. A fájlokat törölheti a számítógépéről. A következő lépésben, az Online fájlok szinkronizálása a PC-vel vagy Mac számítógépével, létrehoz egy új helyet ezeknek a fájloknak a számítógépén.

   Ha számos fájlt vagy nagyméretű fájlt kell feltöltenie a csapatoldalra, olvassa el ezeket a tippeket a nagyméretű vagy sok fájl könyvtárba való feltöltésével kapcsolatban.

   Ha több tárhelyre van szüksége, olvassa el a Tárolóhely módosítása az előfizetéshez című részt.

Az online fájlok szinkronizálása a PC-vel vagy Mac számítógépével

Most már vannak fájlok a csapatoldalán, beállíthatja, hogy szinkronizálódjanak a PC-vel vagy Mac számítógépével. Így a Microsoft Edge, a Chrome vagy egy másik böngészőben történő munkavégzés helyett a PC-ről vagy Mac-ről dolgozhat a fájlokon. Az is hasznos, ha a fájlok egy verziója szinkronizálva van a számítógépén olyan helyzetekre, amikor el kell érnie egy fájlt, de nincs csatlakoztatva az internethez.

Miután beállította a fájlok szinkronizálását a számítógépével, amikor csatlakozik az internethez, azok automatikusan szinkronizálódnak.

Így szinkronizálja a fájlokat a csapatoldalon az asztali számítógépével:

1. A csapatoldal kezdőlapján válassza a bal oldali navigációs menüben a Dokumentumok menüpontot. Ez a Dokumentumok könyvtárába vezet.

   Tipp

   A csoportos webhelyen lévő fájlok szinkronizálásakor a webhely minden egyes fájlkönyvtárát szinkronizálja, nem az egész webhelyet.

2. Az összes fájl szinkronizálásához válassza a Szinkronizálás lehetőséget. Vagy keresse meg a szinkronizálni kívánt konkrét mappát.

3. Ha az alkalmazásváltásra vonatkozó kérés esetén válassza az Igen lehetőséget. A szinkronizálást a OneDrive végzi.

4. Ha ezután megjelenik a OneDrive beállítása felszólítás, jelentkezzen be munkahelyi vagy iskolai fiókjával.

   

5. Ha még nem szinkronizálta a OneDrive-ot, megjelenhet az Ez a OneDrive mappája képernyő. Ellenőrizze az elérési utat a Your OneDrive folder is here alatt. Válassza a Hely megváltoztatása lehetőséget, ha más elérési utat szeretne használni, majd válassza a Következő lehetőséget.

   

6. A csapathelyeken lévő fájlok a Fájlkereső bal oldali ablaktáblájában a szervezet neve alatt fognak megjelenni. A OneDrive-ban lévő fájlok a “OneDrive – <szervezet neve>”

   

7. Tesztelje a szinkronizálást azzal, hogy megnyit egy fájlt a csapat mappájában a számítógépén. Végezzen el egy módosítást, majd válassza a Mentés parancsot.

A fájlok tárolásának és megosztásának legjobb gyakorlatai

Itt van néhány tipp, amellyel a legtöbbet hozhatja ki a OneDrive-ból vagy a SharePoint-csoportsite-ból.

A fájltárolási és együttműködési ajánlások más típusú kisvállalkozások számára

• Egyéni vállalkozók: Használja a OneDrive-ot a saját fájljai tárolására, és esetenként ossza meg azokat az ügyfelekkel.

• Társtulajdonosok: Mindkét tulajdonos használja a OneDrive-ot, és oda-vissza megosztja a fájlokat.

• Vállalkozások külső ügyfelekkel vagy partnerekkel, akiknek hozzáférésre van szükségük a fájlokhoz: Hozzon létre egy új csapathelyet egy adott ügyfélnek szánt dokumentumok tárolására és megosztására. Állítsa be a webhelyet úgy, hogy csak az adott ügyfél számára engedélyezze a hozzáférést. Így nem kell aggódnia amiatt, hogy egy ügyfél véletlenül hozzáférhet egy másik ügyfélnek szánt információkhoz.

A privát fájlok magánjellegűek maradnak

Ha egy fájlt a OneDrive-on tárol, az csak ön számára hozzáférhető, kivéve, ha megosztja másokkal. Amikor fájlokat oszt meg, választhat, hogy továbbítható linket hoz-e létre, vagy csak bizonyos személyekkel osztja meg. A OneDrive-ban külön mappákat is létrehozhat különböző célokra, például nyilvános, személyes vagy egyedi projektek számára. Minden mappát meg lehet osztani különböző személyekkel vagy csoportokkal, vagy egyáltalán senki mással.

A megosztással kapcsolatos további információkért lásd még: Fájlok és mappák megosztása a Microsoft 365 segítségével.

Nézze meg, mennyi tárhelye maradt

A OneDrive tárhelyének kezelését lásd: OneDrive for Business tárhelyének kezelése.

Milyen fájlokat lehet tárolni a OneDrive-on és egy csapathelyen?

Míg szinte minden fájltípus feltölthető, egyes fájlnevek és a fájlnevekben szereplő karakterek nem engedélyezettek. További információért lásd: Érvénytelen fájlkarakterek és fájltípusok a OneDrive for Businessben.

Harmadik fél tárolási szolgáltatásainak engedélyezése vagy letiltása

A Microsoft 365-ben engedélyezheti a felhasználók számára a harmadik fél tárolását, így a OneDrive és a csapathelyszínek mellett olyan szolgáltatások segítségével is tárolhatnak és oszthatnak meg dokumentumokat, mint a Dropbox. Ez nagyszerű módja lehet annak, hogy olyan szolgáltatásokat biztosítson, amelyeket a felhasználói már használnak vagy szívesebben használnak üzleti projektekhez. Ha nem szeretné, hogy a szervezetében az Office-t használó felhasználók egy harmadik féltől származó szolgáltatásban nyissanak meg fájlokat, kövesse az alábbi lépéseket a kikapcsoláshoz.

1. Az admin központba való bejelentkezés.

2. Lépjen a Beállítások > Szervezeti beállítások oldalra.

3. A Szolgáltatások lapon válassza az Office on the web lehetőséget.

4. Pipálja be vagy törölje a jelölőnégyzetet a harmadik féltől származó tárolás be- vagy kikapcsolásához, majd válassza a Módosítások mentése lehetőséget.

• Állítsa be a csapat webhelyét a fájlok tárolására és megosztására. Ez a lépésről lépésre bemutatja, hogyan használhatja ki a további tárolási és együttműködési funkciók előnyeit.

• Office-alkalmazások beállítása a táblagépeken és telefonokon. Erre azért van szükség, hogy a OneDrive-ban és a csapatoldalakon tárolt fájlokat tabletről vagy telefonról szerkeszthesse. Ha nem telepíti az Office-alkalmazásokat a táblagépére vagy telefonjára, akkor a fájlokat megtekintheti, de nem szerkesztheti őket.

  • Az Office telepítése és beállítása Androidon a Microsoft 365 segítségével

  • Az Office telepítése és beállítása iPhone-on vagy iPad-en a Microsoft 365 segítségével

  • Az Office beállítása Windows Phone-on a Microsoft 365 segítségével