Állítson meg, ha ezt már hallotta: “Volt egy panaszom a főnökömmel kapcsolatban, ezért bizalmasan elmondtam a HR-nek. Ők elmondták a főnökömnek, és most haragszik rám. A HR-nek nem kell mindent bizalmasan kezelnie?”
A munkavállalók gyakran feltételezik, hogy a humánerőforrással folytatott beszélgetések bizalmasak, és nem oszthatók meg. De mivel nem vagyunk orvosok vagy papok, tudjuk, hogy ez ritkán van így.
A HR-szakemberek feladata, hogy eligazodjunk abban a gyakran trükkös feladatban, hogy egyensúlyt teremtsünk az ellentmondásosnak tűnő felelősségek között: a munkavállalók számára megbízható forrásnak, a vállalat számára pedig hatékony partnernek kell lennünk. Hogyan lehet tehát egyszerre megvédeni a munkavállalók és a vállalat igényeit? Rajtunk múlik, hogy megértsük az irányelveket és a törvényeket, diszkréciót alkalmazzunk, és okos ítélőképességet használjunk.
Mikor a HR-nek lépnie kell
Ez könnyen elképzelhető, hogy egy munkavállaló azt gondolja, hogy bizonyos témák tiltott területnek számítanak, ha a bizalmas kezelésről van szó. Végül is a szexuális zaklatással vagy diszkriminációval kapcsolatos panaszok komoly ügyek, és gyakran kívánatos, hogy bizalmasan kezeljék őket. De ezek egyben jogi ügyek is, ami azt jelenti, hogy a HR nem tarthatja 100%-ig bizalmasan a munkavállalói információkat, mert a törvényeknek megfelelően kell eljárniuk.
Ha amit a HR-nek jelentenek, az szabály, szabályzat vagy törvénysértés – azt kezelni kell, pont! Még akkor is, ha a munkavállaló azt mondja, hogy nem akarja, hogy bármit is tegyenek, csak azért, hogy Ön tudjon a történtekről… Önnek akkor is meg kell felelnie a vállalati előírásoknak, el kell kerülnie a jogi felelősséget, és ami a legfontosabb, meg kell védenie a munkavállalóit.
A jó HR-csapat csak azokat az embereket vonja be, akik szükségesek (vagy érintettek) az alapos vizsgálatok elvégzéséhez, ami azt jelenti, hogy a végén néhány embernek tudnia kell arról, amit elmondtak Önnek. A teljes titoktartást itt lehetetlen garantálni, még ha előre meg is ígérik.
Mikor léphet fel a HR
Az irányelveket vagy törvényeket sértő panaszok jellege alapján általában egyszerű felmérni, hogy mikor kell a titoktartást megszakítani és beavatkozni. Azokban a helyzetekben azonban, amelyek a HR mérlegelési jogkörén múlnak, mint például a vezetőkre vagy munkatársakra vonatkozó általános panaszok, már bonyolultabb a helyzet. Hogyan lehet tehát tudni, mit kell megosztani (és mit nem) a megoldás érdekében?
A legfontosabb, hogy megértsük, miért fordul valaki egyáltalán a HR-hez, és mit szeretne elérni. Ha például valaki arra panaszkodik, hogy egy menedzser kirívóan kivételez, értsük meg, mit szeretne elérni. Azt akarják, hogy a HR beszéljen a vezetővel? Szeretnék megtudni, hogy más panaszok is érkeztek-e? Vagy egyszerűen csak ki akarják adni a frusztrációjukat?
A coach-tól a mediátorig a HR szerepek széles skáláját játszhatja, ha megérti a munkavállaló megosztásának okát. Amit azonban a munkavállalók néha nem vesznek észre, az az, hogy a HR-szakemberek gyakran nem döntéshozók, hanem inkább közvetítők. A HR-oktatás a munkahelyen a kulcs ahhoz, hogy a munkavállalók megértsék, mikor és miért forduljanak Önhöz, és ahhoz is, hogy bízzanak abban, hogy Ön helyesen fog eljárni az (érzékeny) információikkal.”
Mi tehát valójában bizalmas?
A munkavállalóknak összességében nem szabad korlátlan bizalmasságot várniuk – ez egy kicsit naiv. Ugyanakkor a HR-nek el kell oszlatnia ezt a (gyakran elterjedt) elképzelést, hogy valahogy a munkavállalók kontra vállalat. Az alkalmazottak minden vállalat legfontosabb és legdrágább eszközei. Ők azok, akik a lövészárokban végzik a munkát, és fontos perspektívával rendelkeznek. Ezért döntő fontosságú, hogy kialakítsunk velük egy olyan kapcsolatot, hogy megbízzanak benned a munkahelyi tapasztalataikról szóló információkkal.
Sok feszültséget már az elején eloszlathatsz, ha a dolgozóknak adsz egy nyilatkozatot arról, hogy mi bizalmas, amikor kérik, hogy bizalmasan beszélhessenek valamiről. Leggyakrabban a válasz az, hogy semmi, mivel a HR-nek valójában nincs megbízása arra, hogy túl sok mindent bizalmasan kezeljen. Ettől függetlenül elvárható, hogy szakértő diszkrécióval és ítélőképességgel rendelkezzen. A jó HR szakemberek mindent megtesznek azért, hogy az alkalmazottak által megosztott kényes információk nyilvánosságra kerülését a szükséges ismeretekre korlátozzák.
Ha ezt jól teszi, akkor megbízható tanácsadóként tartós kapcsolatot építhet ki mind az alkalmazottakkal, mind a vállalat vezetésével, mint a márka megbízható képviselőjével.