A vállalkozók felvétele nagy lépés minden kisvállalkozás számára, mivel döntő szerepet játszanak a cég növekedésének elősegítésében. A vállalkozók segíthetnek vállalkozásának a termelékenység növelésében anélkül, hogy egy új, teljes munkaidős alkalmazott felvételével járó pénzügyi terhet jelentene.
A Munkaügyi Statisztikai Hivatal szerint 2018-ban a juttatások a magánszektorban a munkavállalói kompenzáció 30%-át tették ki. Ez azt jelenti, hogy a munkáltatók ezt a 30%-ot megtakaríthatják, ha vállalkozót alkalmaznak, mivel nem kell fizetniük a vállalkozóknak béradót, munkanélküli ellátást, egészségbiztosítást, betegszabadságot, fizetett szabadságot, munkavállalói kártérítést és rokkantsági ellátást, valamint egyéb juttatásokat.
Mihelyt úgy döntött, hogy vállalkozót alkalmaz, a következő lépés annak meghatározása, hogyan lehet őket biztonságosan kifizetni a vállalat bérszámfejtési rendszerén keresztül. Mivel a kisvállalkozásokat egyre több kiberfenyegetés éri, fontos, hogy olyan fizetési rendszert használjon, amely biztonságosan és gyorsan, a kibertámadás kockázata nélkül képes kártérítést küldeni a vállalkozóknak.
Az alábbi öt lépést követve állítsa be kisvállalkozása vállalkozóit a bérszámfejtési rendszerébe.
1. lépés: Határozza meg, hogy vállalkozóra vagy alkalmazottra van-e szüksége
Míg lehet, hogy olcsóbb vállalkozót alkalmazni, mint teljes munkaidős alkalmazottat, a vállalkozásoknak meg kell győződniük arról, hogy az IRS iránymutatásai szerint helyesen sorolják be az alkalmazottakat.
Az IRS kimondja, hogy “egy személy független vállalkozónak minősül, ha a kifizetőnek csak a munka eredményét van joga ellenőrizni vagy irányítani, és nem azt, hogy mit és hogyan végeznek el.”
A vállalkozók helyes besorolása fontos annak biztosítása érdekében, hogy a vállalkozás betartja az IRS szabályait a büntetések elkerülése érdekében.
2. lépés: A vállalkozó felvétele
A vállalkozó felvétele az összes szükséges nyomtatvány és információ összegyűjtésével kezdődik. A szükséges papírmunka a vállalkozástól és az iparágtól függ, de általában a következőket tartalmazza:
- Önéletrajz:
- Jelentkezés: Még ha a vállalkozó nem is teljes munkaidős állásra jelentkezik, vállalkozásának össze kell gyűjtenie egy hivatalos önéletrajzot, és átvilágítást kell végeznie, hogy ellenőrizze a képzettségét.
- Jelentkezés: Ha az Ön vállalata hivatalos jelentkezési eljárást alkalmaz minden teljes munkaidőben foglalkoztatott munkavállaló számára, a vállalkozónak is be kell nyújtania egy jelentkezést. Ez segít összegyűjteni a vállalkozótól a fontos információkat, valamint ellenőrizni a képességeiket.
- Szerződés: Készítsen egy írásos szerződést, amelyet a vállalkozónak alá kell írnia, és amely részletezi a megbízás kritériumait és feltételeit. Ennek tartalmaznia kell a díjazás, a fizetési ütemezés és az elosztás részleteinek konkrét megfogalmazását.
- W-9 nyomtatvány: Minden vállalkozónak ki kell töltenie és alá kell írnia egy W-9 nyomtatványt, miután felvették, de még a kifizetés előtt. Ez az IRS-től származó nyomtatvány az adófizető azonosító számát és igazolását kéri. A munkáltatónak a kifizetések teljesítéséhez és az IRS-nek való benyújtásához szükséges információkat tartalmazza.
3. lépés: Fizetési ütemterv és struktúra kialakítása
Az új vállalkozó felvételekor fontos, hogy egyértelmű fizetési ütemtervet és struktúrát állítson fel. Ez meghatározza az elvárásokat az illetővel szemben, és rendben tartja az üzleti dokumentumait, hogy a kifizetések ne maradjanak el.
Fizetési struktúra beállítása
A vállalkozókat általában kétféleképpen lehet kifizetni – óránként vagy projektenként:
1. Óránként: A kisvállalkozások megállapodhatnak abban, hogy a vállalkozókat óránként fizetik ki, de ennek a módszernek vannak előnyei és hátrányai. Segíthet a kisvállalkozásnak, hogy egy nagyobb projektet szakaszosan fizessen ki, ha beleegyezik, hogy munkaidő-kártya-beküldésenként fizessen, valamint lehetővé teszi a vállalat számára, hogy a munka költségeit óránkénti ellenőrzéssel nyomon kövesse.
Az órabéres fizetés hátránya, hogy a kisvállalkozások számára drágább is lehet. Ha az órákat nem maximalizálják egy munkánál, a vállalkozó több órát nyújthat be, mint amennyit a vállalat a költségvetésébe betervezett.
Az óradíjas fizetést válassza, ha:
- A projekt terjedelme rugalmas vagy változhat
- A vállalkozókra rugalmasabb költségvetéssel rendelkezik
- A projekt vagy feladatcsoport ütemezése bizonytalan
2. Projekt: Ahelyett, hogy óránként fizetne, egy kisvállalkozás dönthet úgy, hogy projektenként fizet a vállalkozónak. Ehhez a projekt benyújtásakor és elfogadásakor kell fizetni. Ennek az az előnye, hogy pontosan tudni fogja, mennyit kell beterveznie a vállalkozói támogatásra.
A projektenkénti fizetés hátránya, hogy a vállalkozó az átalánydíjhoz esetleg extra díjakat is hozzáadhat az idejéért és minden további munkáért, amellyel a megbízás teljesítéséhez esetleg találkozik.
Válassza a projektenkénti fizetést, ha:
- A projekt szerkezete és ütemezése jól meghatározott
- Csak korlátozott költségvetéssel rendelkezik a vállalkozók számára
- Váratlan eseményekre vonatkozó tervvel rendelkezik a projekt esetleges jelentős változásaira
Fizetési ütemterv meghatározása
Amikor a fizetési struktúra már megvan, vállalkozásának meg kell határoznia a vállalkozók fizetési ütemezését. Sok vállalkozó úgy dönt, hogy a vállalkozói kifizetéseket a teljes munkaidős alkalmazottak ütemezésével szinkronizálja, mivel így a dolgok ésszerűsíthetők és egyszerűek maradhatnak.
A vállalkozókat hetente, kéthetente, havonta, negyedévente vagy a projekt csúcspontján is ki lehet fizetni. A gyakoriságot a szerződésben kell részletezni, és abban a vállalatnak és a vállalkozónak meg kell állapodnia.
Ha vállalkozása csak egy vállalkozóval dolgozik, akkor nagyobb rugalmassággal rendelkezik a fizetési ütemezéssel kapcsolatban. A gyakoriságot a rendelkezésre álló pénzeszközök, a vállalat bérszámfejtési módszerei és a vállalkozó preferenciái alapján lehet meghatározni. Könyvelési okokból egyszerűbb lehet a vállalkozó munkájának, munkaidő-kártyájának vagy számlájának benyújtásakor fizetni, vagy szinkronizálni a vállalat általános bérszámfejtési ütemtervével.
Ha vállalkozása több vállalkozóval dolgozik, akkor fontos, hogy mindenki számára legyen egy meghatározott fizetési ütemterv. Ezáltal az összes vállalkozó azonos fizetési gyakoriságban marad, és a vállalkozás nyomon követheti, hogy ki és mikor kapott fizetést.
4. lépés: Válassza ki a fizetési módot
A fizetési struktúra és ütemezés beállítása után a következő lépés az, hogy a vállalkozása meghatározza, milyen módszerrel fizeti ki a vállalkozókat. A vállalkozások több lehetőség közül választhatnak. Az Ön választása attól függ, hogy melyik módszer működik a legjobban, és melyik a legbiztonságosabb mind az Ön cége, mind a vállalkozók számára.
- E-mailben küldhető elektronikus csekkek: Egy másik lehetőség a Deluxe által kínált e-Csekken keresztül történő fizetés. Ez a módszer lehetővé teszi a vállalkozók gyors és kényelmes kifizetését, miközben pénzügyi adataik biztonságban maradnak. A vállalatoknak csak a vállalkozó e-mail címére van szükségük, így nincs szükség a pénzügyi vagy banki adatok tárolására.
- Hitelkártya: A kisvállalkozások hitelkártyával is fizethetnek a vállalkozóknak, ha rendelkeznek kereskedői számlával. Ha a vállalkozó igen, ez gyors és kényelmes fizetési mód lehet – de ehhez a vállalkozó részéről portál vagy számlázási rendszer szükséges.
- Közvetlen befizetés: A közvetlen befizetés kényelmes módszer a vállalkozók számára, és a vállalkozásoknak időt takarít meg azzal, hogy nem kell papírcsekket küldeniük. A vállalkozók közvetlen befizetéssel történő kifizetéséhez a vállalkozásoknak be kell szerezniük a szükséges banki és folyószámlaadatokat a vállalkozótól, hogy a pénzt helyesen lehessen befizetni.
- Nyomtatott csekkek: A nyomtatott csekkek lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy a vállalkozókat anélkül fizessék ki, hogy szükségük lenne az összes folyószámla-adatra, de ez több időt és pénzt igényelhet. A papíralapú csekkek küldéséhez a kisvállalkozásoknak meg kell címezniük a borítékokat, bélyeget kell vásárolniuk és időben postázniuk kell a csekkeket. A papírcsekkek küldése biztonsági kockázatot jelenthet, ha a csekk elveszik a postán, vagy akár elkeveredik az irodában, mielőtt elküldenék.
5. lépés: 1099-MISC kitöltése
A vállalkozók kifizetésének utolsó lépése a 1099-MISC nyomtatvány kitöltése. A 1099-MISC nyomtatványt a különféle jövedelmek, vagyis a nem rendszeres munkáltatótól származó jövedelmek nyomon követésére használják. Az IRS megköveteli a vállalkozásoktól, hogy kitöltsék ezt a nyomtatványt, ha évente 600 dollárnál többet fizetnek egy vállalkozónak. A nyomtatványt azután az év végén elküldik a vállalkozóknak, hogy csatolják az éves jövedelemadó-bevallásukhoz.
Ha a vállalkozója társasági formában szerveződött, előfordulhat, hogy nem kell 1099-MISC nyomtatványt biztosítania, bár ez alól a követelmény alól vannak kivételek, például az ügyvédek esetében.
Fizessen gyorsan és biztonságosan vállalkozóinak a Deluxe segítségével
A vállalkozók felvétele, hogy munkát végezzenek vállalkozása számára, izgalmas lépés vállalkozása növekedése során – de az, hogy vállalkozói elégedettek és jól dolgoznak, attól függ, hogy képes-e gyorsan és biztonságosan kifizetni őket.
A Deluxe által biztosított biztonságos és kényelmes e-Csekken keresztüli kifizetések biztosítják, hogy a vállalkozók anélkül kapják meg a fizetést, hogy személyes és pénzügyi adataikat kockáztatnák. Ráadásul, mivel az e-Csekkeknek csak a vállalkozó e-mail címére van szükségük, ez jelentősen csökkentheti a vállalkozó közvetlen befizetéshez vagy a digitális fizetés más formáinak beállításához szükséges adminisztrációs időt.