Légy hatékony, ne hatékony

Volt már olyan, hogy egy egész feladatlistát befejezett, de a nap végén rájött, hogy valójában nem sokat ért el? Ennek oka valószínűleg az, hogy hatékony voltál, de nem voltál eredményes.”

“Elfoglaltnak lenni nem mindig jelent valódi munkát. Minden munka célja a termelés vagy az eredményesség, és bármelyik cél érdekében szükség van előrelátásra, rendszerre, tervezésre, intelligenciára és őszinte szándékra, valamint izzadásra.”

– Thomas A. Edison

A hatékonyság és az eredményesség hasonlóan hangzik, de valójában nagyon különböző jelentéssel bír. A hatékonyság a feladatok gyors elvégzésének képessége, függetlenül attól, hogy azok fontosak-e vagy sem, míg a hatékonyság a cél szempontjából legfontosabb feladatok kiválasztásának és elvégzésének képessége. A hatékonyság lehetővé teszi, hogy gyorsan elvégezzünk egy feladatot akkor is, ha az a feladat nem releváns a céljaink szempontjából, míg a hatékonyság segít elérni a céljainkat azáltal, hogy az időnket csak a legfontosabb feladatokra fordítjuk.

Az autó analógiájával élve, az autó sebessége olyan, mint a hatékonyság. Nem számít, milyen gyorsan halad az autó, ha rossz irányba halad. Az autó iránya analóg a hatékonysággal. A helyes irányban való utazás és a hatékonyság biztosítja, hogy a lehető legkevesebb időt pazaroljunk el.

A hatékonyság szinte mindig jobb, mint a hatékonyság. A hatékonyság művészete a haszontalan munka elkerülése, amelyet eleve nem kellene elvégezni. Ha elkerülöd a haszontalan munkát, akkor nulla időt tölthetsz vele, minimális veszteséggel, mivel nem fontos. Semmilyen hatékonyságnövelés nem képes nullára csökkenteni egy feladatra fordított időt. Ezért jobb hatékonynak lenni, mint hatékonynak.”

Vezessen egy nem tennivalók listáját

A napjának megtervezésekor a legegyszerűbb módja annak, hogy megbizonyosodjon arról, hogy hasznos feladatokon dolgozik, miközben elkerüli a hasznosnak tűnő, értéktelen feladatokat, ha megkérdezi magától, melyik munka valóban lényeges és valóban eredményes, miközben megjelöli és leírja a nem igazán produktív munkákat, például a túlzott e-mail-ellenőrzést.

A “Négyórás munkahét” című könyvében Tim Ferriss azt javasolja, hogy a tennivalók listája mellett készítsünk egy Nem tennivalók listáját is. A Nem tennivalók listája azért hasznos, mert tudatosabbá teszi a haszontalan feladatokat. A Nem tennivalók listája segítségével képes vagy átlátni a munkának tűnő álmunkákat.

Tartsd a tennivalók listáját a lehető legrövidebbre, és a legfontosabbtól a legkevésbé fontosig rendezd, hogy a legfontosabb feladatokat végezd el először.

Kerüld a perfekcionizmust, és csak csináld

Elég könnyű olyan feladatokat elvégezni, amelyeket meg akarunk csinálni. A kihívást az jelenti, hogy a kevésbé vonzó feladatok esetében is fenntartsuk ugyanazt a termelékenységi szintet. Általában tudjuk, hogy mit kell tennünk minden nap, de néha elkerüljük, hogy elvégezzük azt a kevésbé fontos, könnyebb feladatok javára. Ezt nevezhetjük halogatásnak – a munka elvégzése, de valójában nem végezzük el az igazán fontos munkát. A munkakerülő hihetetlenül hatékonyan dolgozhat, és gyorsan elvégezheti a feladatokat, de mivel a lényegtelen dolgokon dolgozik, miközben elkerüli a fontosakat, végül közel sem fog annyit végezni, mint egy hatékonyabb ember.

A legjobb módja ennek a problémának az, hogy elkerüljük a perfekcionizmust, és egyszerűen csak csináljuk. A kudarctól való félelem és az, hogy nem tudjuk, mit kell tennünk, megakadályozhat bennünket a fontos feladatok elkezdésében. Tudjuk, hogy a feladatok fontosak, és nem akarjuk elszúrni.

Először is fontos felismerni, hogy egy feladatot nem csinálni gyakran ugyanolyan rossz, mint rosszul csinálni, és még ha végül hibázunk is, mindig ki lehet javítani.

A legjobb módja a halogatás vagy a halogatás bármely más formájának legyőzésére az, hogy egyszerűen belevágsz, elkezded a feladatot, és elfogadod, hogy valószínűleg hibákat fogsz elkövetni, amelyeket később kijavíthatsz.

Visszük ezt a gondolkodásmódot minden napra, és észrevesszük, hogy mennyivel többet tudunk elvégezni.

A motiváció követi a cselekvést

A hagyományos bölcsesség szerint a motiváció megelőzi a cselekvést. Olyan dolgokat mondunk magunknak, mint például: “Akkor kezdem el ezt a feladatot, amikor motiváltnak érzem magam, hogy megcsináljam”. Az igazság azonban az, hogy a motiváció idővel emelkedik és csökken, ezért egyszerűen el kell fogadnunk, hogy néha akkor is el kell végeznünk a feladatokat, amikor nem vagyunk motiváltak.

Amikor azonban elkezdjük a feladatot, gyakran tapasztalni fogjuk, hogy a motiváció szintje a haladással együtt növekszik. A valóság az, hogy a feladat elkezdése a legfőbb akadály, amelyen túl kell jutni – a feladat elkezdése olyan, mint egy akadály, amelyet ha egyszer leküzdöttél, sík terep következik. Ha egyszer elkezdted, általában már túl vagy a motivációs súrlódások nagy részén, és a feladat befejezése már közel sem lesz olyan nehéz, mint gondoltad. A halogatást gyakran a feladatok elkezdésének képtelensége okozza. A halogatók a feladattól eltérő dolgot “kezdenek el”, például ellenőrzik az e-maileket, és úgy érzik, hogy haladnak. Valójában azonban az történik, hogy az elvégzendő feladatokat még mindig nem kezdték el, és valójában semmi értékeset nem érnek el.”

Ha egy feladat elkezdésével küzd, ne feledje, hogy szinte mindig az elkezdés a legnehezebb. Akár azt is megígérheted magadnak, hogy abbahagyhatod a munkát, ha egyszer elkezdtél egy feladatot. Próbálja ki ezt, és meg fogja tapasztalni, hogy gyakran hajlandó lesz folytatni a munkát a feladaton.

Ne várd el, hogy könnyű legyen

Néhány feladat (mint például ennek a cikknek az írása) már akkor is kihívást jelent, ha már elkezdted. Néha a célok eléréséhez szükséges munka könnyű, de általában nem az.

A tény, hogy a munka kihívást jelent, nem feltétlenül rossz. Sőt, ha a munka kihívást jelent, az általában jó jel. Ahhoz, hogy fejlődjünk és előrelépjünk, új dolgokat kell tennünk, ki kell lépnünk a komfortzónánkból, és időnként kudarcot kell vallanunk.

A probléma nem az, hogy egy tevékenység kihívást jelent, hanem az, ha ezt negatívumként értékeljük. A rossz megközelítés az, ha azzal az elvárással kezdjük, hogy a tevékenység, amit csinálunk, könnyű lesz. Ha ilyen gondolkodásmóddal dolgozol, meglepődsz, és esetleg elkedvetlenít, hogy mekkora kihívást jelent.

Sokkal jobb gondolkodásmód, ha nem csak elvárod, hogy a feladat kihívást jelentsen, hanem élvezed is a kihívást. Ahelyett, hogy azt gondolnád: “Meg kell csinálnom ezt a nehéz feladatot”, mondd magadnak: “Lehetőségem van arra, hogy fejlődjek és előrelépjek”. A kihívást jelentő tevékenységek ilyen módon történő átkeretezése vonzóbbá teszi őket. És ha egy tevékenységet vonzónak találsz, hajlamos vagy többet csinálni. Hajlamos leszel több időt tölteni a kihívást jelentő tevékenységgel, ami nagyobb fejlődést és előrelépést eredményez. Mindenki nyer, most boldogabb vagy a kihívásokhoz való pozitív hozzáállásod miatt, és később is boldogabb leszel, mivel több haladást érsz el.”

Összefoglaló

• A termelékenység a hatékonyság eredménye, amely magában foglalja a legfontosabb feladatok kiszűrését és elvégzését. A hatékonyság (a feladatok gyors elvégzése) nem feltétlenül vezet termelékenységhez, mert előfordulhat, hogy rossz feladatokra fordítja az idejét.
• Tartsa minél rövidebbre a teendők listáját, és a legfontosabb feladatokat végezze el először. Legyen egy Nem tennivalók listája, hogy elkerülje a nem igazán fontos munkákat.
• Kerülje a perfekcionizmust. Csak csináld, és legyél hajlandó hibázni. Ismerje fel, hogy a könnyű, hamis munka elvégzése produktívnak tűnik, de valójában nem az.
• Munkálkodjon most, és gyakran a motiváció követni fogja. Az indulás a legnehezebb rész.
• A kihívásokat tekintse lehetőségnek a fejlődésre és a fejlődésre. Tekintsen rájuk pozitívan.