Lépésről lépésre egy egyszerű “Beszerzéstől a fizetésig” folyamat futtatása

Hi All,

Mint tudják, a pénzügyi funkcióban két fontos integrációs forgatókönyv van, az egyik a “Megrendeléstől a készpénzig” (pénzügyi – értékesítési& elosztási integráció), a másik pedig a “Beszerzéstől a fizetésig” (pénzügyi – anyaggazdálkodási integráció).

A ‘Order to Cash’-t a legutóbbi blogbejegyzésemben mutattam be (az URL a blogbejegyzés alján található). Ebben a blogbejegyzésben az egyszerű ‘Procure to Pay’ folyamatot fogom végigvezetni az S/4 HANA rendszerben. Kérjük, vegye figyelembe, hogy ez csak egy egyszerű bevezetés, a ‘Procure to Pay’ sok hasznos funkciót tartalmaz, amelyekről ebben a blogbejegyzésben nem esik szó.

Képzeljünk el egy forgatókönyvet, van egy élelmiszer-kereskedelmi vállalat, és az ügyfél most hívta őket, hogy vásároljanak 50 zsák rizst. A kereskedelmi vállalat azonban úgy találja, hogy nincs elegendő készletük. Ezért úgy döntenek, hogy 100 zsák rizst vásárolnak az eladójuktól, és a pénzt az áru átvétele után fizetik ki az eladónak.

Lépésről lépésre haladva, a kezdetektől fogva karbantartom a szükséges objektumokat az élelmiszer-kereskedelmi vállalat és az eladó számára, majd lefuttatom a “beszerzéstől a fizetésig” folyamatot. Felhívom a figyelmet, hogy minden lépés és adat a rendszer meglévő konfigurációin alapul, a különböző rendszereknek eltérő munkákra/lépésekre lehet szükségük.

1. lépés: Beszerzési szervezet meghatározása

Egy vállalatnak több beszerzési szervezete is lehet, a különböző beszerzési szervezetek különböző anyagok vagy szolgáltatások beszerzéséért vállalnak felelősséget.

Tranzakciós kód:

2. lépés: Beszerzési csoport definiálása

Az “Új bejegyzés” gombbal új beszerzési szervezetet hozhatunk létre: OME4

Az ‘Új bejegyzések’ gombot használhatjuk egy új beszerzési csoport létrehozásához.

Ebben a blogbejegyzésben a ‘ZJC’ beszerzési szervezetet fogjuk használni.

3. lépés: Üzem definiálása

Tranzakciós kód: OME4

Tranzakciós kód: OME4

Az ‘Új bejegyzések’ gombot használhatjuk egy új beszerzési csoport létrehozásához:

Az új üzem létrehozásához az ‘Új bejegyzés’ gombot használhatjuk.

Ebben a blogbejegyzésben a ‘ZJP1’ üzemet fogjuk használni.

Az üzem létrehozása után a raktározási hely adatait kell a növényhez rendelnünk.

Tranzakció kód: OX09

4. lépés: A szállító FI törzsadatainak karbantartása

Mielőtt létrehoznánk egy üzleti partnert a szállítói szerepkörökkel, karbantartanunk kell az új szállító FI törzsadatait.

a. Company

Path: SPRO-Vállalati struktúra-Pénzügyi számvitel-Vállalat definiálása

Cég ‘ZJC3’

b. Company Code

Path: Cégkód

Cégkód ‘ZJC3’

c. Egyeztetési számla

Tranzakció kód: FS00

Egy új egyeztetési számlát kell létrehoznunk a szállító számára a cégkód alatt.

Ebben a blogbejegyzésben az egyeztetési számla a ‘100100’. Szállítói egyeztetőszámlaként a ‘Recon. Account for Acct Type’ mezőben a ‘Vendors’ lehetőséget kell kiválasztani.

5. lépés: Szállítói adatok karbantartása

Amint az előző blogbejegyzésemben említettem, az S/4 HANA rendszerben nincs külön tranzakciós kód (TCODE) a vevői és szállítói adatok karbantartására, a dolgok átkerültek az Üzleti partnerhez (BP). Ehhez a szállítóhoz új Üzleti partnert kell létrehoznunk szállítói szerepkörökkel (FLVN00, FLVN01).

Tranzakciós kód: BP

Az egyszerű lépések:

a. Hozzon létre egy új szervezetet

b. Válassza ki a szerepkör listából az FLVN01 ügyfél szerepkört.

A jobb felső képernyőn válassza ki a ‘Beszerzés’ gombot.

A felugró képernyőn a ‘Beszerzési szervezet’ adatait kell karbantartani.

A tesztemben az alábbi képernyőkép szerint néz ki.

A fülek adatait a követelmények alapján kell karbantartani. Az adatok karbantartása után mentse a módosításokat.

c. Válassza ki az FI Ügyfél szerepkört FLVN00 a szerepkör listából.

A jobb felső képernyőn válassza ki a ‘Cégkód’ gombot.

A felugró képernyőn használja a 4. lépésben létrehozott cégkódot és egyeztetési számlát.

6. lépés: Anyagmester karbantartása

Amint említettük, az élelmiszer-kereskedelmi vállalat 10 zsák rizst fog vásárolni a szállítótól. Létre kell hoznunk a rizs anyagtörzsadatait.

Tranzakciós kód: MM01

Az anyagtörzsadatok karbantartása nagy munkát jelenthet. Az MM01-ben sok mezőt lehet használni az üzleti követelmények teljesítéséhez. Ebben a blogbejegyzésben a legalapvetőbb funkciókat fogom használni az anyagtörzsadatok karbantartásához.

a. Válassza ki az iparági ágazatot és az anyagtípust

b. Válassza ki a nézeteket

c. Adja meg a szervezeti szintű adatokat az előző lépésekben létrehozott adatok felhasználásával.

d. Az alapadatok karbantartása az “Alapadatok 1” lapon.

Mértékegység: BAG

Súlyadatok:

e. A beszerzési adatok karbantartása a ‘Beszerzés’

f. Az áradatok fenntartása a ‘Számvitel 1’ fülön.

Ez csak egy példa.

Az ‘Mentés’ gombra kattintás után a rendszer kérheti, hogy más mezők értékeit is tartsuk fenn, ez a meglévő rendszerkonfigurációkon alapul.

7. lépés: Az objektumok összekapcsolása

Az objektumok létrehozása után a köztük lévő kapcsolatot is fenn kell tartanunk. Kérjük, gondosan ellenőrizze a hozzárendeléseket, és győződjön meg arról, hogy az imént létrehozott objektumok helyesen lettek összekapcsolva, mielőtt elindítanánk a ‘Procure-to-Pay’ folyamatot. Különböző hibaüzenetek jelennek meg a ‘Megrendeléstől a készpénzig’ folyamatban, ha a kapcsolatokat nem megfelelően tartjuk fenn.

A hozzárendeléseket az elérési úton lehet elvégezni: SPRO-Vállalati struktúra-A hozzárendelés

a. Cégkód hozzárendelése a vállalathoz

b. Üzem hozzárendelése a vállalat kódjához

c. Beszerző szervezet hozzárendelése a vállalat kódjához

d. Beszerző szervezet hozzárendelése az üzemhez

8. lépés: Beszerzési igény létrehozása

Létrehozhatunk beszerzési rendelést egy beszerzési igény alapján, vagy közvetlenül is létrehozhatunk egy beszerzési rendelést. Ez a különböző követelményektől függ.

Tranzakció kódja: ME51N

Adjuk meg a szükséges mezőket (tétel, anyag, mennyiség, beszerzési csoport, üzem stb.)és mentsük el a módosítást. Ezt követően egy új beszerzési igénylés jön létre.

A tétel kiadási stratégiája a ‘Kiadási stratégia’ fülön található. Felhívjuk figyelmét, hogy a különböző rendszerek eltérő kiadási stratégiákkal rendelkezhetnek.

Egy példa:

Mielőtt a beszerzési igénylést felhasználnánk egy beszerzési rendelés létrehozásához, meg kell győződnünk arról, hogy a tétel ki lett-e adva.

Tranzakciós kód: ME21N

Mint említettük, a 8. lépésben létrehozott beszerzési igénylésből létrehozunk egy megrendelést.

a. Kattintson a képernyő bal felső részén a ‘Document Overview On’ gombra (ha a képernyőn a ‘Document Overview Off’ gomb látható, akkor hagyja figyelmen kívül ezt a lépést)

b. Válassza ki a listából a ‘Beszerzési kérvények’-t

Az új képernyőn adja meg a beszerzési kérvény dokumentum számát, majd kattintson a ‘Végrehajtás’ gombra.

Húzza a beszerzési kérvény számát a ‘Bevásárlókosár’ címkére.

c. Fejléc szintű adatok

Adja be a szállító számát és az előző lépésekben létrehozott egyéb szervezeti adatokat.

d. Tétel szintű adatok

Az ‘Üzem’ mezőt is ki kell tölteni.

Az ‘Account Assignment Cat.’ mezőben ebben a blogbejegyzésben a ‘K’ (költséghely) értéket használom, ezt az értéket a különböző követelmények alapján meg kell változtatni.

e. Tétel részletes adatai

Az új tétel létrehozása után a tétel részletes adatait is meg kell tartanunk a tételhez.

“Számla hozzárendelés” fül:

Mivel a tételhez “K” (költséghely) mint “Számla hozzárendelés kat.”-t használjuk, a fül alatti mezőket ki kell tölteni. A kapcsolódó konfiguráció vezérlése nem tartozik ennek a blogbejegyzésnek a tárgykörébe, azt egy másik blogbejegyzésben fogom bemutatni.

‘Megerősítések’ fül:

Mielőtt létrehoznánk a bejövő szállítólevelet, a tételt vissza kell erősíteni a beszerzési rendelésben. A megerősítés ellenőrzése a testreszabáson alapul.

Azt követően, hogy befejeztük a módosításokat, a ‘Mentés’ gombra kattinthatunk, és létrejön egy új beszerzési rendelés.

10. lépés: Bejövő szállítás létrehozása

Tranzakció kódja: VL31N

Amint a 9. lépésben említettük, a rendelésen szereplő tételt vissza kell igazolni, mielőtt a rendelés alapján létrehozhatnánk a bejövő szállítást.

a. Adja meg a ‘Szállító’ és a ‘Vásárlási rendelés’ adatokat, és ellenőrizze a ‘Szállítási dátum’ értéket. Kattintson a ‘Tovább’ gombra a következő képernyőre.

b. Töltse ki a ‘Szállítási mennyiség’ mezőt, ellenőrizze a többi mezőt, és mentse a módosítást.

11. lépés: Jó bizonylat létrehozása

Ebben a tesztben, mielőtt jó bizonylatot hoznánk létre a megrendeléshez, a megrendelés tételét teljes szállításig kell karbantartanunk.

Tranzakció kód: ME22N

Húzzuk be a “Deilv Compl.” jelölőnégyzetet, és mentsük el a módosítást.

Tranzakció kód: MIGO

Kiválasztja a legördülő listák közül az ‘Áruszelvény’ és a ‘Vásárlási rendelés’ elemet. Töltse ki a jobb oldali üres mezőt a 9. lépésben létrehozott rendelésszámmal.

Pipálja ki az anyagadatokat az ‘Anyag’ fül alatt.

Adja meg a mennyiség értékét a ‘Mennyiség’ fül alatt.

Pipálja ki az üzem értékét a ‘Hol’ fül alatt.

Ebben a blogbejegyzésben a ‘101’ típusú mozgást fogom használni.

Az adatok kitöltése/ellenőrzése után kattintsunk az ‘Item Ok’ jelölőnégyzetre, majd a ‘Post’ gombra.

12. lépés: FI-számla ellenőrzése

A FI-dokumentumok akkor jönnek létre, amikor jó bizonylatot készítünk a megrendeléshez.

Tranzakciós kód: MIGO

A legördülő listákból a “Megjelenítés” és az “Anyagbizonylat” kiválasztása. A 11. lépésben létrehozott anyagbizonylat számát írja be az üres mezőbe.

A ‘FI bizonylatok’ gombra kattintva.

A felugró ablakban találhatóak a FI bizonylatok adatai.

A dokumentumszámra duplán kattintva megtekinthetjük a dokumentumot.

13. lépés: Számla nyugta létrehozása

Tranzakciós kód:

Adja meg a “Számla dátuma” és a 9. lépésben létrehozott rendelésszámot.

Ellenőrizze az értékeket és kattintson a “Postázás” gombra.

A bizonylatok (MM bizonylat és A/P számla) létrejönnek, ha nem jelent meg probléma a könyvelésben.

A bizonylatot a MIR4 tranzakciókóddal lehet megjeleníteni.

Kattintson a ‘Következő bizonylatok’ gombra, a levelező A/P számla megjelenik.

Ha az A/P számla nincs kiegyenlítve (automatikus fizetés nincs beállítva), akkor a számlát az F-53 tranzakciókóddal (‘Kimenő fizetés könyvelése’) kell kiegyenlíteni.

A sikeres könyvelés befejezése után a kapcsolódó rendelésen megjelenik a ‘Beszerzési előzmények’ fül, ezt a ME23N tranzakciókóddal tudjuk ellenőrizni.

Következtetés

A blogbejegyzésben az egyszerű ‘Procure to Pay’ folyamatot a törzsadatok (‘Purchase Organization’, ‘Purchase Group’, ‘Plant’, ‘Company’, ‘Company Code’, ‘Business Partner’) és a tranzakciós adatok (dokumentumok) felépítésétől kezdve végigvesszük. Azt tanácsolom, hogy a konfigurációkat és a könyveléseket saját maga végezze el, ez segít abban, hogy jobban megértse a ‘Procure to Pay’ feldolgozást.

A ‘Order to Cash’ egyszerű folyamatot bemutató blogbejegyzésem az alábbi URL címen érhető el:

https://blogs.sap.com/2020/03/02/step-by-step-to-run-a-simple-order-to-cash-process/#

.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.