Mennyi ideig kell megőrizni
Valószínűleg hallotta már, hogy hét év a tökéletes időszak az adóügyi nyilvántartások megőrzésére, beleértve a bevallásokat is. Steven Packer, CPA, a Duane Morris adószámviteli csoportjának munkatársa szerint a tényleges megőrzési idő nem ilyen egyszerű.
“A legtöbb esetben az adóügyi nyilvántartásokat nem kell hét évig megőrizni, mert hároméves elévülési idő van” – magyarázza Packer. “Feltételezve tehát, hogy nem történt csalás vagy semmi más baj, az IRS nem tekintheti át az adóbevallását a hároméves elévülési időn túl.”
Az elévülési időnek van néhány fontos kivétele, és ha az adóbevallásában ezek közül bármelyik szerepel, akkor a bevallását és a nyilvántartásait három évnél tovább kell megőriznie. Az elévülési idő például hat év, ha Ön jelentősen alulbecsülte a jövedelmét. A jelentős alulbecslés küszöbértéke a bruttó jövedelmének 25 százaléka. Ha azt állítja, hogy a bruttó jövedelme 50 000 dollár volt, pedig valójában 100 000 dollár volt, akkor lényegesen alulbecsülte a jövedelmét.
A hatéves szabály akkor is érvényes, ha az adóköteles nyereség minimalizálása érdekében lényegesen túlbecsülte az ingatlan bekerülési értékét. Mondjuk, ha eladott egy ingatlant 150 000 dollárért, és azt állította, hogy 125 000 dollárt fizetett a tényleges 50 000 dollár helyett, az IRS-nek hat éve van arra, hogy eljárást indítson ön ellen. Ha pedig több mint 5000 dollárnyi jövedelmet hallgatott el egy offshore számláról, az elévülési idő szintén hat év.
Hét évig őrizze meg a nyilvántartásokat, ha értéktelen értékpapírokból származó veszteségre vagy rossz adósságlevonásra vonatkozó igényt nyújt be. Ha nem nyújtott be bevallást, vagy ha csalárd bevallást nyújtott be, nem évül el, hogy az IRS vádat emeljen Ön ellen.
Az ingatlan nyilvántartások örökre megmaradhatnak
Ha nyereséggel ad el egy ingatlant, akkor a nyereség után tőkenyereségadóval tartozik. A tőkenyereség kiszámítása gyakran megköveteli, hogy addig őrizze meg a nyilvántartásait, amíg a befektetés a tulajdonában van. Ezekre a nyilvántartásokra szüksége lesz az ingatlan bekerülési értékének kiszámításához, ami a tényleges bekerülési érték, amelyet más tényezőkkel, például az épületen végzett nagyobb fejlesztésekkel felfelé vagy lefelé módosítanak.
A bekerülési érték kiszámítása az Ön által lakott ingatlan esetében viszonylag egyszerű, mivel a legtöbb ember elkerülheti a tőkenyereségadó megfizetését az elsődleges lakóhelye után. Ha eladja elsődleges lakóhelyét, az egyéni bevallást benyújtók legfeljebb 250 000 dollár nyereséget vonhatnak ki az adó alól, a közösen bejelentkező párok pedig legfeljebb 500 000 dollárt. A kizárás igénybevételéhez az elmúlt öt évből legalább két évig az otthonában kell élnie. Még ebben az esetben is legalább három évig meg kell őriznie a tranzakcióról készült feljegyzéseit az ingatlan eladását követően.
Ha az eladása nem felel meg a fenti kritériumoknak, akkor az eladást követően legalább három évig meg kell őriznie a jelentős fejlesztésekről készült feljegyzéseket. Az IRS Publication 523, “Selling Your Home” (Az otthon eladása) című kiadványa ismerteti, hogy milyen fejlesztésekkel növelheti a költségalapját – és csökkentheti a tőkenyereség számláját. Ugyanez vonatkozik a bérbe adott ingatlanokra is.
A legtöbb brókercég kiszámítja a költségalapját a részvények, kötvények és befektetési alapok esetében, bár csak a 2011 óta végzett részvénytranzakciók, illetve a 2012 óta végzett befektetési alapok esetében kell kiszámítaniuk a költségalapját. Érdemes azonban megőrizni az összes tranzakciós nyilvántartást arra az esetre, ha brókert váltana. Emellett őrizze meg az örökölt ingatlanok nyilvántartását és annak értékét a tulajdonos halálakor, ami az Ön adóalapjává válik.
Nincs semmi baj azzal, ha a nyilvántartásait a törvényes határértékeknél tovább őrzi meg, ha ez megnyugvást ad Önnek, és elviseli a rendetlenséget. Megfontolhatja, hogy néhány nyilvántartást a felhőben – távoli számítógépes tárhelyen, amelyet bérel – tároljon.
Noha sokan tartanak papíralapú nyilvántartásokat, az is okos dolog, ha a dokumentumokat elektronikus fájlokká alakítják át és a felhőben tárolják. Jó ötlet két készletet tartani, arra az esetre, ha az egyik megsemmisülne.