Sok kisvállalkozás nem gondol a távollétre, amíg az nem válik problémává. Egy nap a vezető észreveszi, hogy egy bizonyos alkalmazott úgy tűnik, hogy “sokat” jelentkezett beteget, de nem lesz biztos benne, mert a betegnapokat nem követik nyomon. A vezető visszanézheti az sms-eket vagy e-maileket, és kitalálhatja, hányszor hiányzott az alkalmazott, és még így sem biztos abban, hogy mi a túl sok, amikor a hiányzásról van szó.
A “túlzott” hiányzás az a kifejezés, amelyet egy adott alkalmazott jelenléti rekordjának leírására használok, ha az adott alkalmazott sokkal többet hiányzik, mint az átlagos munkavállaló, és a hiányzásoknak nincsenek megalapozott okai. A túlzott hiányzás a normákon kívülre utal, azaz túlmutat azon, ami az Ön vállalatánál és általában a lakosság körében normális. Így a “túlzott” nem ismerhető fel egy adott napon, héten vagy akár hónapban. Inkább a teljes évet részesítem előnyben a távollét értékelésénél, mert akkor nem kell a megfázás és az influenza kitörési szezonjaihoz igazodni. 
A túlzott távollétre elég gyakran látok példát (meglepő módon) az a helyzet, amikor egy bizonyos alkalmazott többet volt beteg, mint a többi alkalmazott együttvéve!!! Ez egy szélsőséges példa, amely egyértelműen túlzottnak minősül, és a kis munkáltatók esetében komolyan befolyásolná a teljesítéseket.
A túlzott hiányzás azonban sokkal kevésbé szélsőséges helyzetekben is előfordulhat, ezért szükség van egy folyamatra annak megállapítására, hogy mi számít “túlzottnak”. Íme, hogyan:
- Kezdje meg a jelenlét nyomon követését mindenki számára. Ez könnyen elvégezhető egy Excel-táblázatban, ahol minden egyes munkavégzési dátum felül szerepel, és minden munkavállalónak van egy sora balra lent. Minden egyes alkalommal, amikor valaki távol van, feljegyzi az okot a megfelelő cellába. Az általam használt kategóriák a távollétek osztályozására a következők:
- Pihenő (V),
- Kimenő (L), amely magában foglalhatja a gyász, orvosi, wcb, szülési stb. eseteket,
- előre jóváhagyott távollét (P) olyan helyzetekre, amikor a munkavállaló előre kéri és jóváhagyják, hogy részt vegyen egy találkozón, vagy személyes vagy családi helyzetet intézzen, és
- nem tervezett távollét (U), amikor a munkavállaló nincs a munkahelyén, és nem adott lehetőséget az előzetes jóváhagyásra.
- Mihelyt legalább 6 hónapnyi jelenlétet nyomon követett, tekintse át és számolja össze, hogy az egyes “U” típusú hiányzásokból hány van az egyes személyeknél. Rendezze az alkalmazottakat a legmagasabbtól a legalacsonyabbig.
- Nézze meg, ki tartozik a felső 10%-ba (vagyis azok közé, akiknek a legtöbb hiányzása van, és általában jóval meghaladja a vállalati átlagot).
Ha a felső 10%-nak több nem tervezett hiányzása van, mint az országos átlag (ami tavaly körülbelül 9 hiányzás volt évente), akkor lehet, hogy túlzásba esett, és itt az ideje, hogy megvizsgálja, mi történik az adott alkalmazottal. Ha még az Ön felső 10%-a is alacsonyabb az országos átlagnál, akkor is érdemes lehet foglalkozni vele, de én nem használnám a túlzott kifejezést, még akkor sem, ha ez a vállalat számára túlzott mértékű lehet.