A mérleg felsorolja egy vállalkozás összes eszközét, adósságát és saját tőkéjét, betekintést nyújtva a vállalat pénzügyi helyzetébe egy adott időpontban. A gyakran a teljesítmény pillanatképeként leírt mérleget az időhiányos üzlettulajdonosok figyelmen kívül hagyhatják – pedig nem kellene. A mérleg rendkívül fontos annak értékeléséhez, hogy hol volt és merre tart a vállalkozása, és segíthet annak meghatározásában, hogy szüksége van-e hitelfelvételre, vagy hogy képes-e növekedést folytatni.
Mi a mérleg?
A mérleg egyike a három fő pénzügyi kimutatás-típusnak, amelyek létfontosságúak a vállalkozó tulajdonosok sikere szempontjából. A másik kettő az eredménykimutatás és a pénzforgalmi kimutatás.
Azért, hogy a mérleg hatékony előrejelzési eszköz legyen, tartalmaznia kell a legfontosabb összetevőket, például a vállalat eszközeit (amit birtokol) és a kötelezettségeit (amivel tartozik). A mérleg a saját tőkét (vagy tulajdonosi tőkét) is feltünteti, vagyis azt, hogy a részvényesek mennyit fektettek be a vállalkozásba.
“Nagyon sok kisvállalkozás, különösen az anya- és kisvállalkozások, csak azt nézik, mennyi készpénz van a folyószámlán, és hogy van-e elég pénzük a számlák kifizetésére” – mondta Mitchell Freedman, az MFAC Financial Advisors hitelesített könyvelője és személyes pénzügyi szakembere a business.com-nak. “Ez néhány vállalkozás számára rendben lehet, de ha valaki meg akarja érteni a vállalkozását, a mérleg rengeteg információt nyújt.”
Szerkesztői megjegyzés: A megfelelő könyvelési szoftvert keresi vállalkozása számára? Töltse ki az alábbi kérdőívet, hogy szállító partnereink felvegyék Önnel a kapcsolatot igényeivel kapcsolatban.
Mit tartalmaz a mérleg?
Bár iparáganként eltérő lehet, a mérleg jellemzően három fő részből áll: eszközök, kötelezettségek és saját tőke.
Folyóeszközök
Az eszközök rész felsorolja mind a likvid eszközöket, vagyis azokat, amelyekhez könnyen hozzáférhet készpénzért, mind a befektetett eszközöket, más néven a nem likvid eszközöket.
A befektetett eszközök olyan értékes dolgok, amelyeket nem lehet gyorsan készpénzre váltani, például ingatlan, irodaépület vagy a működéshez használt berendezések.
Vannak immateriális eszközök is, amelyek nem fizikaiak, de értéket képviselnek a vállalkozás számára. Ide tartozik többek között a vállalkozás goodwillje, márkaneve, szellemi tulajdona és szabadalmai.
Az összes ilyen birtoklást összeadva megkapja a mérlegben szereplő összes eszköz listáját.
Passzívák
A passzívák a vállalkozás összes tartozása, beleértve a jelzáloghiteleket, bankkölcsönöket, kiadásokat és egyéb kötelezettségeket. Ezeket általában rövid és hosszú lejáratú kötelezettségekre bontják.
A rövid lejáratú kötelezettségek azok, amelyek az év folyamán esedékesek. Az irodaszerek, a bérleti díj, a marketingköltségek, a bérszámfejtés, az adók, a hitelek kifizetése és az egészségügyi költségek néhány példa a rövid lejáratú kötelezettségekre.
A hosszú lejáratú kötelezettségek azok az adósságok, amelyek nem egy éven belül esedékesek. Ide tartozhatnak az adósságkötelezettségek, a halasztott adókötelezettségek és a kötvényfizetések.
Vegyünk például egy bankhitelt. Ha kevesebb mint egy éven belül vissza kell fizetned, akkor a rövid lejáratú kötelezettségek kategóriájába tartozik. Ha egy évnél később esedékes, akkor hosszú lejáratú kötelezettségnek számít.
Tulajdonosi tőke
A tulajdonosi tőke, más néven a tulajdonosi tőke, az a pénzösszeg, amelyet a vállalkozás tulajdonosa kapna, ha a vállalkozás vagyonát felszámolnák és az összes adósságot kifizetnék. Nem tartalmazza az eredménytartalékot, vagyis azt a pénzt, amelyet a vállalkozás megtart az adósságok törlesztésére vagy a működésbe való visszaforgatásra.
A mérlegben szereplő saját tőke megismerése segíthet a befektetőknek felmérni, hogyan teljesít a vállalkozás pénzügyi szempontból. A saját tőke az értékesítés növekedésével nő. Minél több készpénzzel rendelkezik egy kisvállalkozás, annál nagyobb a pénzügyi párnája.
Miért fontos a mérleg?
A kisvállalkozások tulajdonosai talán nem gondolják, hogy szükségük van mérlegre, de több oka is van annak, hogy ezek a pénzügyi kimutatások nagyon fontosak.
Kezdésnek a mérlegekből megtudhatja, hogy mennyi a követelése, ha szolgáltatást vagy árut hitelre értékesít, és tükrözik az összes kötelezettséget, így pillanatképet adnak arról, hogyan áll a vállalkozása.
A mérleg emellett biztosítja a szükséges adatokat, ha össze akarja hasonlítani a vállalkozásának mutatóit a hasonló vállalkozásokéval. Freedman szerint az interneten bőségesen találhatók olyan források, amelyek segítségével a vállalatok összehasonlíthatják magukat a versenytársakkal.
“Ha a felső kvartilisben van, akkor jól áll, de ha az alsó kvartilisben van, akkor potenciális problémákkal nézhet szembe” – mondta Freedman. “Vegyük például azt, ami az elmúlt hónapokban történt, amikor a világjárvány miatt bezárták a vállalkozásokat. Azok, akik tisztában voltak azzal, hogy mijük van, és elegendő tőkét halmoztak fel, képesek voltak ellenállni a stressznek.”
A mérlegek akkor is jól jönnek, amikor meghatározzák, hogy szükség van-e további adósság felvételére a működés növekedéséhez, vagy a meglévő adósság kamatlábának csökkentésére.
Mérlegpéldák
Függetlenül attól, hogy a Microsoft Excel, a Google Sheets vagy egy könyvelési szoftver segítségével készíti el mérlegét, ügyeljen arra, hogy vállalkozásának nevét és az aktuális évet írja a tetejére.
Az első oszlopban fel kell sorolni a jelenlegi eszközeit, részletezve, hogy mik azok és mennyit érnek. Ennek az oszlopnak az alján jegyezze fel a forgóeszközök teljes összegét. Ezután sorolja fel a befektetett eszközök teljes összegét. Ebben az oszlopban részletezze a befektetett eszközöket és azok teljes összegét. Az egyéb eszközei, illetve az immateriális javak (például a goodwill) a forgóeszközök és a befektetett eszközök alá kerülnek. Mindhárom oszlopot összevonva határozza meg az összes eszközét.
Végezze ugyanezt a kötelezettségekkel. Sorolja fel az összes rövid lejáratú és hosszú lejáratú kötelezettségét külön oszlopokban, hogy megkapja az összes kötelezettségét. A mérleg utolsó oszlopa a saját tőkét és a nettó nyereséget tartalmazza.
Itt van néhány példa a SCORE, a nonprofit kisvállalkozói mentorszolgálat és az SBA Complete, a kisvállalkozói hitelnyújtó által biztosított mérlegekre.
Melyek a legjobb gyakorlatok a mérleggel való munkához?
Egy mérleget többféleképpen lehet elkészíteni, de ha bizonyos elemek hiányoznak belőle, nem éri meg azt a papírt, amire nyomtatták. Ezért fontos, hogy időt szánjunk arra, hogy minden eszközünk szerepeljen a mérlegben, beleértve az immateriális javakat és az összes adósságkötelezettséget is.
“Nagy rajongója vagyok annak, hogy a kisvállalkozóknak legyen egy olyan mérlegük, amelyben szerepelnek a pénzszámláik, a követeléseik, a készleteik és a befektetéseik” – mondta Dennis Sherrin, okleveles könyvvizsgáló, az Alabama Society of CPAs korábbi elnöke. “A tőkét, az eszközöket és mindent, ami a vállalkozás működtetéséhez szükséges, valamint a tartozásaikat is fel kell tüntetni. Tükröt kell adnia nekik arról, hogy miként állnak bármely időpontban.”
A komfortfokozattól és a rendelkezésre álló időtől függően elkészítheti és frissítheti a mérleget saját maga, alkalmazhat könyvelőt vagy használhat könyvelőszoftvert. Sherrin nagy rajongója az utóbbinak, mivel a legtöbb könyvelőszoftver manapság felhőalapú, így bármikor elérhetővé teszi az Ön és potenciálisan a könyvelője számára. Ez azt jelenti, hogy útközben is képet kaphat pénzügyi állapotáról. Ennek a szoftvernek kapcsolódnia kell a bankszámláihoz is, így a mérleg szinte valós időben frissíthető.
“A régi módszerek már nagyon elavultak” – mondta Sherrin. “Én annak a híve vagyok, hogy a könyvelési nyilvántartások egy felhőrendszerben legyenek.”