A pénzügyi számvitelben a “tartalék” mindig hitelegyenleggel rendelkezik, és utalhat a saját tőke egy részére, a becsült követelésekre vonatkozó kötelezettségre vagy a behajthatatlan számlák ellenértékére.
A tartalék a saját tőke bármelyik részében megjelenhet, kivéve a befizetett vagy alaptőkét. A nonprofit számvitelben a “működési tartalék” a szervezet fenntartására rendelkezésre álló korlátlan készpénzállomány, és a nonprofit igazgatóságok általában célul tűzik ki, hogy több havi működési készpénzállományt vagy az éves bevételük egy százalékát tartsák fenn, amit működési tartalékráta-nak neveznek.
A pénzügyi számvitelben használt tartalékoknak különböző típusai vannak, mint például tőketartalék, bevételi tartalék, kötelező tartalék, realizált tartalék, nem realizált tartalék.
A tőketartalékok több lehetséges forrásból keletkeznek:
- A részvényesek befizetéseiből képzett tartalékok, amelyekre a leggyakoribb példák a következők:
- törvényes tartalékalap – számos jogszabály írja elő, és a jegyzett tőke százalékában kell befizetni
- felár – a részvényesek által a részvények névértékén felül befizetett összeg
A felárral történő tőkeemelés keretében a tőkeemelés nagyobb hányada kerül tőketartalékba, miközben a jegyzett tőkét minimális összeggel emelik. Ennek oka, hogy a kezdeti veszteségeket a tőketartalékból fedezik. Ha a tőkeemelés teljes egészében vagy jelentős mértékben a jegyzett tőke emelésével valósulna meg, a saját tőke a veszteségek miatt könnyen a jegyzett tőke alá süllyedhetne.
- A nyereségből, különösen az eredménytartalékból, azaz a felhalmozott számviteli nyereségből, illetve nonprofit szervezetek esetében a működési többletből képzett tartalékok. A nyereséget azonban más típusú tartalékokba is fel lehet osztani, például:
- jogi tartalékalap a nyereségből – számos jogszabály előírja az alap létrehozását a nyereség százalékában
- javadalmazási tartalék – később az alkalmazottaknak vagy a vezetőségnek fizetendő jutalmakra fogják felhasználni.
- átváltási tartalék – a különböző beszámolási pénznemmel rendelkező egységek konszolidációja során keletkezik
A tartalék a vállalat által elért nyereség, amelynek egy bizonyos részét visszateszik a vállalkozásba, ami segítheti a vállalkozást az esős napokon. Az előző mondat azt az érzést keltheti az óvatlan olvasóban, hogy ez a tétel egy eszköz, egy aktívum. Ez azonban téves. A tartalék mindig hitelegyenleg. Az eredménytartalék jellemzően hitelegyenleggel rendelkezik. Ha egy cég az eredménytartalék egy részét újrabefektetési tartalékként akarja megjelölni, akkor ez a megjelölés nem árt, de nem is tesz semmit annak érdekében, hogy a likvid vagy más eszközök bármely esős vagy más napra rendelkezésre álljanak.
Néha a tartalékot a tartalékolás értelmében használják. Ez nincs összhangban a Nemzetközi Számviteli Standard Testület által javasolt terminológiával. A céltartalékról bővebben lásd: céltartalék (számvitel). Az előző valóban az IASB helyes szóhasználata, de ne feledje, hogy az Egyesült Államokban, az USA általánosan elfogadott számviteli elvei szerint a “céltartalék” terhelő egyenlegre utal, nem pedig jóváírásra. A “Provision” veszélyes szó, ha az amerikai és az IASB-vel folytatott beszélgetések során egyértelmű kommunikációt próbálunk elérni. A “Provision for Income Taxes” az U.S. GAAP-ban kiadást jelent, az IASB nyelvezetében pedig kötelezettséget.