Voglio condividere la storia del perché ho deciso di costruire un file di spunta elettronico e perché siamo così appassionati del file di spunta digitale a quarantatre.me.
La mia sfida: troppi compiti concorrenti
Un paio di anni fa, stavo lottando con la mia produttività. Lavorando come consulente di gestione, ho dovuto destreggiarmi tra diversi progetti per diversi clienti allo stesso tempo. Inoltre, c’erano diversi progetti interni alla nostra azienda. Inoltre, c’erano alcuni progetti privati come ridecorare l’appartamento, pianificare viaggi di vacanza, sport, e così via.
Alcuni giorni mi chiedevo: “Ma che cazzo? Ci sono così tante cose da fare che non so nemmeno da dove cominciare!”. Allo stesso tempo, nuove cose affluivano nella mia casella di posta a una velocità incredibile.
Sono stato sempre più occupato a organizzare i miei compiti e a rivalutare le priorità per ottenere almeno un senso di ordine in mezzo a questo caos. Sentivo che il tempo effettivamente disponibile per fare il mio lavoro stava rapidamente diminuendo, con mio grande allarme. Così, ho intrapreso un viaggio per esplorare la produttività e i sistemi di gestione del tempo.
Le mie speciali fonti di ispirazione sono state il blog di Merlin Mann e Getting Things Done di David Allen, che mi ha mostrato il concetto di casella di posta zero e i principi del lavoro efficiente. I principi di GTD sono estremamente preziosi per il mio lavoro quotidiano oggi. Uno strumento si è distinto ed è diventato la parte centrale della mia auto-organizzazione: il file tickler, noto anche come sistema di 43 cartelle.
Con ogni nuovo argomento che ti arriva, devi decidere se vuoi farlo, delegarlo, rinviarlo o cancellarlo. (Le famose 4 D) Oggi, il file tickler elettronico è il mio strumento di scelta per rinviare efficacemente i compiti.
Ecco un riassunto:
Il file tickler comprende 12 cartelle per i mesi dell’anno e fino a 31 cartelle per il mese corrente. Ho descritto come costruire un file tickler in un post precedente. Se vuoi rinviare un elemento al futuro, devi semplicemente metterlo nella cartella appropriata. Rimane nascosto fino alla scadenza, quando uscirà di nuovo automaticamente dalla cartella.
Questo semplice sistema mi dà molti vantaggi:
- Ho un posto dove vanno tutti gli elementi differiti quando elaboro la mia casella di posta.
- Posso dimenticarmi di questi compiti perché posso fidarmi che il sistema mi ricordi quando è il momento.
- Posso concentrarmi su quei compiti che sono davvero importanti oggi.
- Posso raggiungere la casella di posta zero e ridurre al minimo il tempo necessario per scervellarmi sulla casella di posta.
- Ho uno strumento di pianificazione leggero.
- Posso rimanere concentrato in questo mondo pieno di distrazioni.
Il file di spunta rende il mio lavoro quotidiano molto più efficiente, più concentrato e più divertente.
Poiché lavoro raramente con la carta e per lo più in modo mobile, ho sempre desiderato anche un’applicazione di file di spunta elettronico sul mio smartphone. Ma non c’era.
La mia soluzione: Un file di spunta elettronico
Ho adattato il software per l’ufficio e ho provato più di una dozzina di applicazioni to-do disponibili, così come tutti i sistemi di produttività popolari. Anche se è possibile creare un file di spunta in app per prendere appunti come Evernote o su schede come Trello, questo è sempre ingombrante. Niente mi dava il pieno beneficio del sistema fisico di file di spunta nel mondo digitale. Ecco perché l’anno scorso, da appassionato di produttività, ho iniziato a costruire questo file tickler elettronico specializzato. In questo momento, è disponibile come app su Android e iOS (ancora in beta).
EDIT: Ora è disponibile su App Store e Play Store. Prendilo qui.
Per ora, ci concentriamo sulla funzionalità di base, ma ci sono piani per migliorare l’app pur mantenendola semplice e facile da usare.
Vale la pena provare il file di spunta elettronico! Quindi vai pure 😉
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