Come essere davvero produttivi e ottenere cose fatte
Hai mai finito un’intera lista di compiti ma poi alla fine della giornata ti sei reso conto che in realtà non hai ottenuto molto? Il motivo è probabilmente che siete stati efficienti ma non efficaci.
“Essere occupati non significa sempre lavoro reale. L’oggetto di tutto il lavoro è la produzione o la realizzazione e per entrambi questi fini ci deve essere premeditazione, sistema, pianificazione, intelligenza e scopo onesto, così come la traspirazione.”
– Thomas A. Edison
Efficienza ed efficacia sembrano simili ma in realtà hanno significati molto diversi. L’efficienza è l’abilità di fare i compiti velocemente indipendentemente dal fatto che siano importanti o meno, mentre l’efficacia è l’abilità di scegliere e fare i compiti più rilevanti per il tuo obiettivo. L’efficienza ti permette di fare un compito velocemente anche se quel compito è irrilevante per i tuoi obiettivi, mentre l’efficacia ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi assicurandoti che il tuo tempo sia investito solo nei compiti più importanti.
Per usare un’analogia con le auto, la velocità dell’auto è come l’efficienza. Non importa quanto veloce stia viaggiando l’auto se sta viaggiando nella direzione sbagliata. La direzione dell’auto è analoga all’efficacia. Viaggiare nella direzione giusta ed essere efficaci fa sì che si perda meno tempo possibile.
L’efficacia è quasi sempre meglio dell’efficienza. L’arte dell’efficacia è evitare il lavoro inutile che non dovrebbe essere fatto in primo luogo. Quando si evita il lavoro inutile, si arriva a spendere zero tempo su di esso con una perdita minima poiché non è importante. Nessun aumento di efficienza può ridurre a zero il tempo impiegato per un compito. Questo è il motivo per cui è meglio essere efficaci che efficienti.
Avere una lista di cose da non fare
Quando pianifichi la tua giornata, il modo più diretto per assicurarti che stai lavorando su compiti utili mentre eviti compiti inutili che sembrano utili è chiederti quale lavoro è veramente essenziale e avrà veramente un impatto mentre etichetti e scrivi il lavoro che non è veramente produttivo come l’eccessivo controllo delle email.
Nel libro ‘The Four Hour Workweek’, Tim Ferriss raccomanda di creare una lista di cose da non fare e una lista di cose da fare. Una lista di cose da non fare è utile perché ti rende più consapevole dei compiti inutili. Con una lista di cose da non fare, siete in grado di vedere attraverso il lavoro falso che sembra lavoro.
Mantenete la vostra lista di cose da fare il più breve possibile e ordinatela dalla più importante alla meno importante in modo da fare prima i compiti più importanti.
Evitare il perfezionismo e semplicemente farlo
È facile svolgere i compiti che vogliamo fare. La sfida è mantenere lo stesso livello di produttività per compiti meno attraenti. Di solito, sappiamo cosa dobbiamo fare ogni giorno, ma a volte evitiamo di farlo in favore di compiti meno importanti e più facili. Si potrebbe chiamare questo tipo di lavoro: fare il lavoro, ma non fare effettivamente il lavoro che è veramente importante. Il temporeggiatore può lavorare in modo incredibilmente efficiente e portare a termine i compiti velocemente, ma poiché sta lavorando su cose poco importanti mentre evita quelle importanti, alla fine non riuscirà a fare tanto quanto una persona più efficace.
Il modo migliore per evitare questo problema è evitare il perfezionismo e semplicemente farlo. La paura di fallire e di non sapere cosa fare può impedirci di iniziare compiti importanti. Sappiamo che i compiti sono importanti e non vogliamo sbagliare.
Prima di tutto, è importante rendersi conto che non fare un compito è spesso altrettanto brutto che farlo male, e anche se si finisce per fare errori, si può sempre rimediare.
Il modo migliore per battere la procrastinazione o qualsiasi altra forma di procrastinazione è quello di buttarsi, iniziare il compito e accettare che probabilmente farai degli errori che possono essere corretti più tardi.
Porta questa mentalità ad ogni giorno e nota quanto di più riesci a fare.
La motivazione segue l’azione
La saggezza convenzionale dice che la motivazione precede l’azione. Diciamo a noi stessi cose come: “Inizierò questo compito quando mi sentirò motivato a farlo”. La verità è che la motivazione sale e scende nel tempo, quindi devi solo accettare che a volte dovrai fare dei compiti anche quando non sei motivato.
Una volta iniziato il compito, però, troverai spesso che il tuo livello di motivazione aumenta man mano che fai progressi. La realtà è che iniziare il compito è l’ostacolo principale da superare – iniziare il compito è come un ostacolo che, una volta superato, è seguito dalla pianura. Una volta iniziato, di solito hai superato la maggior parte dell’attrito motivazionale e finire il compito non sarà così difficile come pensavi. La procrastinazione è spesso causata dall’incapacità di iniziare i compiti. Il procrastinatore “inizierà” qualcosa di diverso dal compito, come controllare la posta elettronica, e si sentirà come se stesse facendo progressi. Quello che sta accadendo in realtà è che i compiti che devono essere fatti non sono ancora stati iniziati e non si sta realmente ottenendo nulla di valore.
Quando stai lottando per iniziare un compito, ricorda che iniziare è quasi sempre la parte più difficile. Potete anche promettere a voi stessi che potrete smettere di lavorare una volta iniziato un compito. Prova questo e scoprirai che spesso sei disposto a continuare a lavorare sul compito.
Non aspettarti che sia facile
Molti compiti (come scrivere questo articolo) sono impegnativi anche una volta che hai iniziato. A volte il lavoro richiesto per raggiungere i tuoi obiettivi è facile, ma di solito non lo è.
Il fatto che il tuo lavoro sia impegnativo non è necessariamente negativo. Infatti, se il lavoro è impegnativo, di solito è un buon segno. Per migliorare e fare progressi, devi fare cose nuove, uscire dalla tua zona di comfort e occasionalmente fallire.
Il problema non è che un’attività sia impegnativa, è quando la vediamo come una cosa negativa. L’approccio sbagliato è quello di iniziare con l’aspettativa che l’attività che si sta facendo sarà facile. Se avete questa mentalità, sarete sorpresi e forse scoraggiati da quanto sia impegnativa.
Una mentalità molto migliore è non solo aspettarsi che il compito sia impegnativo, ma assaporare la sfida. Invece di pensare: “Devo fare questo compito difficile”, dite a voi stessi: “Ho l’opportunità di migliorare e fare progressi”. Riformulare le attività impegnative in questo modo le rende più attraenti. E quando si trova un’attività attraente, si tende a farla di più. Tenderete a dedicare più tempo all’attività impegnativa, ottenendo più miglioramenti e progressi. È una vittoria per tutti, sei più felice ora a causa del tuo atteggiamento positivo verso le sfide e sarai più felice più tardi quando farai più progressi.
Sommario
- La produttività è il risultato dell’efficacia che implica filtrare i compiti più importanti e farli. L’efficienza (fare i compiti velocemente) non porta necessariamente alla produttività perché si potrebbe spendere il proprio tempo nei compiti sbagliati.
- Mantenete le vostre liste di cose da fare il più breve possibile e fate prima i compiti più importanti. Avere una Not To Do List per evitare il lavoro che non è veramente importante.
- Evitare il perfezionismo. Fallo e basta e sii disposto a fare errori. Renditi conto che fare un lavoro facile e falso sembra produttivo ma in realtà non lo è.
- Lavora ora, e spesso la motivazione seguirà. Iniziare è la parte più difficile.
- Vedi le sfide come opportunità per migliorare e progredire. Considerale positivamente.