Best Practices for Implementing an Inbound Freight Program Successfully

C’è una differenza significativa tra le caratteristiche del trasporto in entrata e in uscita. Pensate all’inbound come la linfa vitale che alimenta la capacità di un’organizzazione di produrre prodotti di alta qualità nelle quantità richieste dai clienti, e all’outbound come la consegna dei prodotti vendibili finali ai clienti.

Come le aziende scrutano l’orizzonte per migliorare i costi e i servizi, molte si sono rese conto che la gestione dei trasporti inbound soddisfa entrambi i requisiti, insieme a numerosi altri vantaggi.

Fatta bene, la gestione dei trasporti inbound fa più che aiutare le aziende a capire dove sono le loro spedizioni in un dato momento. Incoraggia anche migliori relazioni fornitore-vettore-cliente, riduce la necessità di scorte in eccesso, migliora l’affidabilità della catena di fornitura e crea un’atmosfera di responsabilità per tutti i partner della catena di fornitura.

I trasporti in entrata e in uscita sono estremamente importanti, ma sono stati gestiti in modo diverso nel tempo. L’outbound è stato gestito internamente dal team di logistica, mentre l’inbound è stato gestito dai fornitori di un’azienda.

Siccome i costi di trasporto inbound sono tipicamente gestiti dai fornitori di un’azienda, i costi di trasporto sono sfuggenti perché sono nascosti nei costi di carico e silo nei reparti di approvvigionamento. Per aiutare gli spedizionieri a capire il costo totale delle spese di trasporto in entrata, l’Aberdeen Group ha condotto uno studio e ha scoperto che il trasporto in entrata può consumare il 40% delle spese di trasporto annuali di un’organizzazione media o dal 3,6% al 5,2% delle vendite annuali totali di un’azienda.

Quelli che sembrano essere centinaia di articoli sulla gestione del trasporto in entrata e i suoi benefici sono seguiti da pochissimi su come implementare un programma di trasporto in entrata. La ragione della mancanza di articoli è che si tratta di un compito difficile che spesso lascia molte organizzazioni frustrate e alla fine decidono di concentrarsi su altre priorità.

Non disperate, siamo qui non solo per condividere perché un programma di trasporto inbound dovrebbe essere una priorità, ma anche come implementarlo con successo.

Passiamo in rassegna i motivi per cui l’implementazione di un programma di gestione del trasporto merci in entrata può essere difficile in modo da poterli colpire direttamente quando arriviamo alla discussione su come implementare con successo un’iniziativa in entrata.

Difficoltà nell’implementazione di un programma di gestione delle merci in entrata

• I venditori sono riluttanti

• Ricordate che il vostro outbound è l’inbound di un’altra azienda, quindi immaginate la vostra reazione se uno dei vostri clienti vi chiedesse di gestire il loro inbound.

• L’inbound è inscatolato in altre parti dell’organizzazione di un’azienda

• L’ufficio acquisti può opporsi perché considera le relazioni con i fornitori inestimabili e sente che saranno danneggiate da una tale mossa.

• Trasporto in entrata nascosto nel prezzo a terra delle merci

• La visibilità del costo e il processo per separare il costo del fornitore dal costo del trasporto può essere un processo difficile.
• Ricorda che la base dei fornitori ha un profitto nel loro costo di trasporto, quindi non vogliono rinunciarvi.

• L’azienda manca della tecnologia per fare il salto più che un semplice programma di risparmio dei costi

• La gestione del trasporto in entrata è più che un costo, e molti non vedono gli altri benefici.

Benefici organizzativi della gestione delle merci in entrata

Sebbene abbiate probabilmente visto una lista simile sui benefici della gestione delle merci in entrata in altri articoli, ha senso aggiungere i benefici qui per servirvi da promemoria perché parte della vendita al reparto acquisti deve essere educata all’iniziativa.

• Ridurre i costi di trasporto

• Migliorare i KPI della supply chain

• Migliore gestione delle risorse

• Accorciare il ciclo Order-to-Cash Cycle

• Preservazione del capitale

• Miglioramento della gestione dei magazzini

• Gestione delle relazioni con i fornitori &

• Visibilità per tutti gli stakeholder della supply chain, quando è incorporato nel Top Tier TMS

• Migliora l’affidabilità in tutta la Supply Chain

• Crea un’atmosfera di responsabilità

• Comunicazione positiva & proattiva per gli stakeholder interni esterni Supply Chain

Best Practices for Inbound Freight Management Implementation Success

Come molti di voi che leggono questo blog hanno scoperto che mentre l’inbound ha senso da gestire da soli, avete anche capito che potreste aver bisogno di aiuto perché non è facile superare gli ostacoli che esistono nel prendere il controllo del processo.

Ogni buona idea è solo un sogno fino a quando un piano concreto può essere assemblato per spostare l’idea in una realtà. Quindi, con questo in mente, passiamo a come implementare con successo un programma di gestione delle merci in entrata.

• Ottieni il consenso del team di approvvigionamento

Il team di approvvigionamento sarà quello più colpito dal cambiamento di un rapporto di prepagamento e aggiunta di fornitori a un programma di gestione delle merci in entrata, rendendolo la vostra priorità numero uno per salire a bordo. È imperativo che capiscano tutti gli aspetti del perché è importante per l’azienda avere un programma di trasporto in entrata di successo.

• Assicuratevi che tutte le parti interessate capiscano che la gestione del trasporto in entrata è più importante del miglioramento dei costi

Avete visto l’elenco dei benefici prima in questo articolo. Memorizzate l’elenco e istruite sempre le parti interessate sul perché la gestione delle merci in entrata riveste una così grande importanza per un’organizzazione. Se tutti pensano solo che questa sia un’opportunità di risparmio sui costi, si perderanno il punto più grande da portare via da questo progetto, che è uno dei tanti passi che un’azienda può fare per cambiare i suoi sforzi di supply chain da un centro di costo a un vantaggio competitivo.

• Includere i fornitori nel processo

Il più delle volte, un’azienda sarà in grado di migliorare il costo e il servizio di trasporto in entrata con il proprio programma, ma ci sono volte in cui questo potrebbe non essere il caso, quindi non abbassate la testa e andate avanti. Ascoltate il vostro team di approvvigionamento e i fornitori per le possibilità e fate loro portare i fatti concreti al tavolo.

• Se si decide di avere un particolare fornitore per gestire il loro trasporto, fate loro ripartire il costo sull’OP in modo da poter continuare a monitorare il costo rispetto al tasso che avete ottenuto. È un vostro diritto conoscere il costo. Oggi non compri nulla senza conoscerne il costo, quindi perché iniziare ora?

• Conoscere i costi di ogni corsia

Un’azienda che entra in un programma inbound deve mettere le mani sul costo effettivo di mercato per le sue corsie inbound. Andare a dire solo che risparmieremo soldi e miglioreremo il servizio può essere un disastro. I fatti devono essere presenti per essere presi sul serio come partner con qualsiasi vostro fornitore.

• Implementare una guida standard per la conformità dell’instradamento in entrata

Ci deve essere un insieme di linee guida intorno a qualsiasi programma, in modo che i giocatori capiscano le regole di ingaggio. Un programma di trasporto in entrata non è diverso. Mentre la maggior parte dei fornitori capirà che questo programma è anche un programma gestito dal fornitore e lo seguirà, ci sarà qualche eccezione che non lo farà, e per questo motivo, una guida completa per l’instradamento in entrata è fondamentale.

La guida di conformità in entrata deve includere una guida di instradamento in entrata e una guida di conformità.

La guida di instradamento darà indicazioni specifiche sui vettori da utilizzare, mentre la guida di conformità darà specifiche su come le vostre merci devono essere imballate ed etichettate e parlerà dei canali di comunicazione, ASN, sanzioni se la guida non viene seguita, ecc.

Guida all’instradamento

• La guida all’instradamento dirà ai venditori come instradare le merci della tua azienda per le varie interruzioni di tariffa, livelli di servizio, coppie di origine e destinazione e distanza.
• Le specifiche della guida includeranno i vettori e i numeri di conto da usare quando si instrada la merce sui vettori specifici.
• Un must di qualsiasi guida di instradamento è un programma dinamico di indennità di tasso per il rimborso dei costi di trasporto per quei fornitori che decidono di non giocare secondo le regole.
• Come parte del programma di indennità di tasso dinamico, è necessario implementare una capacità di deduzione dalla fattura all’interno del programma TMS (software di gestione dei trasporti) in entrata che alimenta il sistema ERP / OMS.
• È fondamentale avere un’indennità di tasso dinamico per regolare le caratteristiche del trasporto che viene consegnato al di fuori del programma di trasporto in entrata, altrimenti le sanzioni non saranno affrontate in modo giusto e preciso.
• Per esempio, se avete un chargeback di 250 dollari per non aver usato il vostro programma di gestione dei fornitori, avrete la quantità maggiore alla distanza maggiore spesso non conforme perché la penalità è inferiore al profitto che hanno nel loro programma di trasporto. I venditori vicini o di minore scala si conformeranno perché la sanzione supera di gran lunga i loro costi interni.

Guida alla conformità dei fornitori

• La Guida alla conformità dei fornitori copre i punti di impegno con la vostra azienda. Alcuni dei punti specifici includono:
• Etichettatura
• Dimensione del cartone
• Requisiti BOL
• Requisiti della bolla di accompagnamento
• RequisitiASN (Advanced Shipping Notice)
• Pallet Requisiti
• Configurazioni dei cartoni e dei pallet
• Questo serve a garantire che il prodotto si adatti alle vostre scaffalature e posizioni di prelievo nel vostro centro di distribuzione.
• Requisiti per l’imballaggio
• Se c’è un sistema da usare per registrare la spedizione da inviare in entrata, dai un tutorial su come utilizzare il sistema che include un documento passo per passo con immagini.
• Stabilire delle sanzioni per far rispettare la conformità del fornitore e migliorare il comportamento
• Come parte dello stabilire le sanzioni, assicuratevi che sia chiaramente articolato e che tutti coloro che sono coinvolti negli standard abbiano una comprensione completa di come le sanzioni saranno applicate e quali saranno le spese per ogni infrazione.
• Tenete a mente che queste penalità non sono per essere punitive, ma per rimborsare la vostra azienda per le spese aggiuntive di manodopera o di trasporto che il vostro gruppo dovrà sostenere perché il fornitore non ha rispettato i vostri standard.
• Sapete che la maggior parte dei fornitori non colpirà mai la sezione delle penalità della guida agli itinerari, ma non è destinata a loro. Le penalità sono stabilite per garantire che tutti siano incoraggiati a conformarsi.
• Raccolta dei dati per il reporting & Analytics
• La chiave per catturare i dati è imparare dove si verificano le vittorie e le perdite nel processo in entrata per apportare miglioramenti e per inserire nel processo di approvvigionamento un’altra misurazione della qualità del fornitore.

SAMPLE VENDOR COMPLIANCE & ROUTING GUIDE

• Implementare un TMS Inbound Freight Management Portal

Includere un portale per la comunicazione a e da tutte le parti interessate interne ed esterne per la piena trasparenza del processo inbound che copre il chi, cosa, dove, quando e quantità.

Il portale del fornitore TMS permette alle parti interessate di avere visibilità sui suoi ordini in entrata, fornendo visibilità a tutte le attività in tempo reale. Tenete a mente che il TMS sarà più di un sistema di trasporto, quindi il portale può anche essere utilizzato per tenere traccia di eventuali violazioni e avvisare le parti appropriate quando si verifica un cambiamento.

Il sistema catturerà anche le analisi per misurare i risparmi e trovare ulteriori aree di miglioramento. Il TMS catturerà ogni dato rilevante che poi fornirà rapporti, cruscotti e schede di valutazione che permettono di analizzare il programma di trasporto in entrata e identificare le opportunità per una maggiore efficienza.

In definitiva, un buon programma di gestione del trasporto in entrata alimentato dalla tecnologia può aiutare gli spedizionieri a raggiungere obiettivi di costo e produttività che molto spesso vengono trascurati nello spazio logistico.

Con tutto ciò detto, la qualità di questo portale e la garanzia che sia in tempo reale è un cambio di gioco sul processo di gestione del trasporto in entrata. Molti scopriranno che non avevano idea di ciò che non sapevano e del suo impatto sulle prestazioni della loro azienda.

Non solo il TMS sarà lo strumento di comunicazione tra le parti interessate, ma sarà il modulo di esecuzione dei trasporti e di reporting per ottimizzare tutti i trasporti che vengono spostati in un’organizzazione.

• Prova a non essere troppo fantasioso nella parte anteriore del progetto. Dopo che sono stati raccolti da 30 a 45 giorni di dati, si può iniziare a ottimizzare il trasporto intorno al pooling e al consolidamento, alla conversione modale, ecc. per ottenere il massimo dalla spesa di trasporto della vostra azienda e ridurre i vettori che si scontrano con il molo di ricevimento ogni giorno.
• La riduzione dei camion al molo di ricezione ogni giorno migliorerà la velocità e l’accuratezza del processo di ricezione e, come molti di noi sanno, l’80% dei problemi di un DC può essere ricondotto a una cattiva ricezione.

• Costruisci forti alleanze con i vettori

• Capisci che i tuoi vettori in uscita potrebbero non essere i tuoi in entrata, ma sappi che se lo sono, ci saranno ulteriori risparmi da ottenere trasformando i rimorchi in entrata al molo in uscita. Il tempo e la distanza sono soldi per i trasportatori, quindi limitando le miglia e garantendo un ritiro al molo in cui sono stati consegnati si otterrà un enorme risparmio sui costi.

• Considerare l’outsourcing del processo di implementazione & ad un LSP

Sappiamo e comprendiamo che molti sono diffidenti verso l’outsourcing di qualsiasi attività, ma siamo qui per dire che questo è un buon processo da considerare come outsourcing ed ecco i motivi:

• Gli LSP (fornitori di servizi logistici) hanno la tecnologia, l’esperienza e i dati di mercato per aumentare le probabilità di successo.
• Siccome l’LSP fa questo lavoro per vivere, sarà in grado di implementare le procedure, i processi e i sistemi più rapidamente, il che porterà un miglioramento molto più rapido sui costi, il servizio, la comunicazione e il ROI (ritorno sull’investimento).
• Il modello in outsourcing spesso è molto meno costoso a causa del capitale richiesto per la tecnologia e le risorse necessarie per portare su un nuovo sistema e mantenerlo.
• Un partner logistico in outsourcing può accedere rapidamente ai dati di mercato e creare i chargeback dinamici di indennità di tasso per non conformità che imporranno e incoraggeranno la conformità del fornitore, che era un elemento chiave del successo.
• Il TMS che i fornitori di logistica hanno sarà la piattaforma unificata per la comunicazione e l’ottimizzazione del trasporto che è necessaria per costruire il vantaggio competitivo che la sala riunioni cercherà dall’iniziativa in entrata.
• L’LSP porterà anche le migliori pratiche all’inizio del programma fino alla fine per garantire che il programma inbound decolli e abbia uno slancio in avanti rispetto all’inerzia che si trova spesso quando si implementa un tale cambiamento in un’organizzazione.
• La semplicità della gestione della guida di routing è esponenzialmente più facile e migliore con un LSP. Il motivo è che saranno il call center che i venditori chiameranno per ottenere le specifiche di routing. Questo permetterà alla guida di routing di essere dinamica di giorno in giorno e di aiutare le aziende a ottenere il massimo su come instradare la paura nel modo più efficiente possibile, dato che sono sul fronte della decisione con il loro TMS.
• Inoltre, come call center per tutti i fornitori, l’LSP può anche imporre l’inserimento dei dati sul fronte del processo per iniziare la comunicazione critica necessaria per ottimizzare il programma e rendere responsabili tutte le parti interessate.

Pensieri finali sull’implementazione di un programma di gestione delle merci in entrata

Facendo un passo indietro e ottenendo una migliore comprensione del tuo attuale flusso di prodotti in entrata, poi lavorare con i fornitori e il team di approvvigionamento con un piano che può essere gestito attraverso la vostra tecnologia TMS e i partner del vettore vi permetterà di sfruttare tutta la capacità del mercato, ottenere le migliori tariffe e ottenere una migliore visibilità sulla vostra catena di fornitura end-to-end.

Così, sia che la vostra azienda chiami il programma di gestione del trasporto in entrata, solo questo, o un programma di ottimizzazione dei termini di trasporto (FTO) o di gestione dei fornitori, l’aspettativa è la stessa. Migliorare i costi, migliorare il flusso in entrata del business e aiutare a costruire il vantaggio competitivo della vostra azienda con una soluzione di supply chain superiore.

Farlo non è facile, ma i risultati saranno gratificanti. Speriamo che le informazioni che abbiamo condiviso siano utili e se vi accorgete che state cercando un partner nel vostro programma inbound, ci piacerebbe far parte della conversazione, quindi cercateci.

Per saperne di più sulle soluzioni di servizio di gestione del trasporto raccomandiamo i seguenti articoli completi:

• La guida completa alle soluzioni di servizio di trasporto gestito
• La guida completa alle soluzioni di servizio di gestione del trasporto

Per saperne di più su InTek Freight & Logistics, ci trovate su www.intekfreight-logistics.com o puoi diventare un abbonato ai nostri blog per sintonizzarti sulle idee settimanali su come migliorare la tua logistica e le tattiche e strategie della catena di approvvigionamento.