Come organizzare un grande Hackathon

Se gestito correttamente, una serie di hackathon può stabilire un flusso di idee di valore. Può anche avere un effetto culturale significativo all’interno del tuo team, risvegliando potenzialmente una mentalità di sperimentazione e innovazione

Questo articolo spiegherà diversi tipi di hackathon. Discuterà gli obiettivi, i criteri di successo e altre considerazioni importanti.

Secondo Wikipedia, un hackathon è definito come ” … un evento simile a uno sprint di progettazione in cui i programmatori di computer e altri coinvolti nello sviluppo del software, compresi i grafici, i designer di interfacce, i project manager e altri, spesso compresi gli esperti della materia, collaborano intensamente su progetti software”

In pratica, è spesso usato per descrivere qualsiasi iniziativa di generazione di idee con o senza software funzionale.

La mia definizione personale sarebbe:

Un’intensa sfida di ideazione, prototipazione e presentazione incentrata sul software su problemi o opportunità noti o sconosciuti.

Intensivo nella definizione di cui sopra implica un processo limitato nel tempo che chiede ai partecipanti l'”impossibile” – di trovare nuove soluzioni a problemi particolari o idee innovative e prototipi riguardanti nuove opportunità di business.

Gli Hackathon sono guidati dalla tecnologia e riguardano principalmente il software – da qui l’elemento software-centrico nella definizione. Un Hackathon è molto impegnativo per i partecipanti – richiede non solo grandi abilità tecniche e di codifica, ma anche capacità di ideazione e di presentazione.

Ai partecipanti viene chiesto di proporre grandi idee, formulare un prototipo e stabilire saggiamente le priorità; poi auto-organizzarsi ed eseguire – fare ricerche veloci, preparare risorse, scrivere codice, riutilizzare componenti e sistemi esistenti e infine preparare una presentazione – tutto in uno scenario a tempo. L’Hackathon può concentrarsi su problemi noti o opportunità di business o tecnologie (dichiarate in anticipo) o potrebbe essere aperto a qualsiasi idea senza particolari vincoli.

Vedi anche: Come diventare un grande Product Manager

Avere una chiara definizione del tuo evento hackathon (stile, processi, obiettivi, premi) è la chiave per il suo successo. I principali attributi che definiscono il tuo hackathon sono:

1. Data, durata, tempo di esecuzione e luoghi. Specialmente il tempo di esecuzione è importante per permettere ai partecipanti di prepararsi discutendo le idee, le squadre e gli scenari di collaborazione. A seconda del caso e delle dimensioni dell’azienda/team coinvolto, ci dovrebbe essere un tempo di preparazione di alcune settimane.
2. Regole di partecipazione: la logica che definisce chi può partecipare (per esempio dipendenti a tempo pieno di determinati team, sedi, ecc.)
3. Deliverable minimo: il tipo di deliverable richiesto per una presentazione di successo – per esempio, è un prototipo funzionale + codice sorgente? un modello predittivo? un video pitch? questa è un’informazione chiave che può avere un impatto significativo sui tassi di partecipazione
4. Contesto: il focus dell’evento in termini di tecnologie, particolari problemi aziendali da risolvere. Per esempio, potrebbe essere un Data hackathon o Robotica o AR/VR; o qualsiasi tecnologia, pur concentrandosi su una particolare classe di problemi.
5. Scope: è un evento interno, aziendale o pubblico? Un hackathon privato potrebbe avere come obiettivo team particolari o l’intera azienda. Un hackathon pubblico accetta partecipanti al di fuori dell’azienda.
6. Criteri e processo di valutazione: le regole, le priorità e i processi per valutare le candidature (c’è un processo di voto, una commissione di esperti? quali sono le dimensioni da usare quando si valuta un’idea?)
7. Premio: numero di vincitori e tipo di premio

Fissare gli obiettivi, definire il “successo”

Tipo, ci si aspetta che un evento Hackathon fornisca almeno una serie di idee interessanti e nuove. Idealmente, ci dovrebbero essere alcuni concetti eccezionali, possibilmente con un prototipo e una rapida prova del concetto/tecnologia coinvolta.

Al di là dell’obiettivo ovvio – generare idee di business ad alto valore d’azione e concetti di prodotto – c’è un altro aspetto legato alle dinamiche di squadra e alla mentalità dell’innovazione: un grande hackathon dovrebbe rafforzare la cultura dell’innovazione e stabilire ulteriormente la condivisione delle idee, la collaborazione efficace e la creatività, guidata dall’entusiasmo verso un obiettivo condiviso.

I dipendenti hanno una grande opportunità di scoprire tecnologie, team e dimostrare le loro abilità e talenti al di fuori della loro tipica descrizione del lavoro; le aziende hanno l’opportunità di identificare il talento, sperimentare potenti team in fase di creazione e catturare feedback preziosi.

Come viene definito il successo?

I criteri di successo dipendono dal particolare contesto – business, industria, dimensioni dell’azienda, tempi, ecc. In tutti i casi, però i KPI possono essere definiti su alcuni o tutti i seguenti:

1. Tasso di partecipazione: questo è un indicatore ovvio di un aspetto del successo dell’evento – come i dipendenti hanno risposto alla “chiamata a innovare”. La percentuale sul numero totale dei dipendenti dipende naturalmente dalla natura dell’hackathon, il tempo, il focus, ecc. L’obiettivo dovrebbe essere fissato dopo aver analizzato eventi simili all’interno della stessa azienda.
2. Volume delle idee: il volume delle idee generate è anche significativo, soprattutto quando analizzato rispetto a metadati aggiuntivi (controlla anche: principi di una grande piattaforma di ideazione)
3. Percentuale di idee attuabili: la percentuale di idee attuabili (quelle che sono promettenti o meritano ulteriori investimenti da un punto di vista aziendale) è un buon indicatore di successo.
4. Percentuale di opportunità di business: quelle idee promettenti che – dopo la post-elaborazione – hanno dimostrato di essere opportunità di business valide e degne di ulteriori investimenti.
5. Percentuale di progetti che generano IP: quei progetti che sono idonei e validi per la protezione dei brevetti.
6. Tassi di conversione: l’intero lotto di idee/concetti/progetti generati dovrebbe essere monitorato come una ‘coorte’ nel tempo. In questo modo le idee nate da un particolare evento hackathon ma che forniscono valore solo dopo un periodo di tempo, saranno misurate anche come un risultato di successo.
7. Opportunità di pubblicità: misure di ‘attenzione dei media’ come risultato dell’evento hackathon
8. Impatto del team: come catturato dai processi di feedback formali – una grande fonte di intuizioni è l’opinione dei partecipanti e degli stakeholder. Questo potrebbe permettere un’analisi quantitativa e qualitativa da molti punti di vista diversi, compreso l’effetto sulle dinamiche di squadra e il morale.

Gestire l’Hackathon

Gli Hackathon hanno tipicamente un lead time – una fase di preparazione, dall’annuncio dell’evento all’effettivo ‘hack-time’, come spiegato sotto:

Il ‘design time’

Questo riguarda la comunicazione dell’evento ai dipendenti, attirando l’attenzione, e permettendo la registrazione formale di interesse.

Appena viene annunciato l’Hackathon, i dipendenti dovrebbero avere un tempo sufficiente – tipicamente qualche settimana – per esplorare idee, tecnologie, team e risorse. Questa è una fase di preparazione informale che dovrebbe essere supportata da strumenti adeguati (sistemi per consentire ai dipendenti di strutturare le loro idee, progetti, team; comunicare il loro sforzo, chiedere consigli o aiuto). In tutti i casi dovresti:

1. Annunciare l’hackathon con messaggi chiari e una forte sponsorizzazione da parte della leadership
2. Comunicare frequentemente e costantemente aggiornamenti sulla timeline dell’evento, il numero di partecipanti, la disponibilità delle risorse
3. Fornire strumenti self-service per i dipendenti per registrarsi, creare progetti, esplorare progetti, formare team, esplorare tecnologie, ecc.
4. Assegnare un piccolo team per sostenere il processo

Il ‘run time’

E’ qui che avviene la magia – i team che lavorano intensamente per allineare le loro idee, definire il ‘prodotto’, eseguire, rivedere, iterare; la parte più eccitante e creativa dell’hackathon dove i dipendenti dimenticano i loro ruoli e titoli formali e si auto-organizzano concentrandosi sulla loro missione: creare qualcosa di nuovo e d’impatto. A seconda della definizione di ogni evento, ci potrebbe essere un requisito di video pitch, un pitching dal vivo dell’idea o una demo dal vivo del prodotto/prototipo. In tutti i casi l’importanza di presentare efficacemente il lavoro svolto è fondamentale. Dovresti anche:

1. Assicurarti che i partecipanti abbiano tempo dedicato a lavorare sui loro progetti
2. Assicurarti che lo spazio fisico e le attrezzature adeguate siano disponibili per tutte le squadre

Il ‘tempo di valutazione’

I prodotti validi presentati dalle squadre vengono valutati in base al protocollo dell’evento particolare. Questo potrebbe comportare un processo di votazione in tutta la società, un gruppo di esperti che analizza alcuni aspetti di ogni progetto, o una combinazione di entrambi. In alcuni casi, i clienti reali potrebbero anche essere coinvolti e fornire un feedback sui progetti. Fai attenzione a quanto segue:

1. Selezionare i vincitori in base alla popolarità all’interno dell’azienda è tipicamente di parte e probabilmente fuorviante
2. Il gruppo di esperti dovrebbe usare dimensioni predefinite come, per esempio, la fattibilità, il livello di innovazione, l’impatto aziendale previsto, l’opportunità di proprietà intellettuale e il potenziale di differenziazione.

Vincitori & Premi

A seconda della struttura dell’evento particolare, ci potrebbe essere una singola squadra vincitrice o più vincitori possono essere nominati in diverse categorie. Selezionare il premio per ogni caso è anche un aspetto molto significativo dell’Hackathon – tipicamente i premi sono monetari (per esempio un bonus), simbolici (targhe, cubi, titolo), o un pezzo di tecnologia/dispositivo.

Il più importante però dal punto di vista di uno sviluppatore sono le risorse e la sponsorizzazione per portare il prodotto/idea alla fase successiva. Questo potrebbe essere il premio più stimolante di tutti – la capacità per il team vincente di utilizzare risorse specializzate (sviluppatori, attrezzature, software, servizi) – secondo un piano adeguato – e prepararsi per una presentazione formale del risultato agli stakeholder senior, ai leader e ai responsabili delle decisioni. Questo tipo di premio può guidare storie di successo impressionanti di “progetti hackathon che passano alla produzione” e attribuire uno scopo aggiuntivo all’evento.

Analisi dei risultati: Il valore del business

Gli hackathon dovrebbero generare idee fattibili (per esempio caratteristiche per un prodotto esistente), concetti strategici di prodotto (un nuovo prodotto da considerare e sperimentare ulteriormente), e miglioramenti di processo (nuovi modi più efficienti di fare le cose).

A livello di team, gli hackathon forniscono un ottimo modo per ispirare i team e promuovere la creatività, la collaborazione e il pensiero innovativo. Programmati nel modo giusto, gli hackathon possono guidare un importante cambiamento culturale all’interno del team: la sperimentazione & mentalità dell’innovazione.

Un livello di gamification sopra gli hackathon può motivare e ricompensare ulteriormente i dipendenti per essere innovativi, pur rimanendo allineati con la strategia dell’azienda.