L’assunzione di appaltatori è un grande passo per qualsiasi piccola impresa, in quanto svolgono un ruolo cruciale nell’aiutare la tua azienda a crescere. Gli appaltatori possono aiutare la tua azienda ad aumentare la sua produttività senza aggiungere l’onere finanziario di assumere un nuovo dipendente a tempo pieno.
Secondo il Bureau of Labor Statistics, i benefici hanno rappresentato il 30% della compensazione dei dipendenti nel settore privato nel 2018. Ciò significa che i datori di lavoro possono risparmiare quel 30% assumendo un appaltatore poiché non avranno bisogno di pagare ai contraenti le tasse sul libro paga, le indennità di disoccupazione, l’assicurazione sanitaria, i giorni di malattia, le ferie pagate, l’indennità e l’invalidità dei lavoratori e altri benefici.
Una volta che hai deciso di assumere un appaltatore, il passo successivo è determinare come pagarli in modo sicuro attraverso il sistema del libro paga dell’azienda. Con l’aumento delle minacce informatiche alle piccole imprese, è importante che vi assicuriate di utilizzare un sistema di pagamento che possa inviare in modo sicuro e rapido il compenso agli appaltatori senza il rischio di un attacco informatico.
Per impostare gli appaltatori della vostra piccola impresa nel vostro sistema di pagamento, seguite questi cinque passi.
Passo 1: Determinare se hai bisogno di un appaltatore o di un dipendente
Sebbene possa essere più conveniente assumere un appaltatore piuttosto che un dipendente a tempo pieno, le aziende devono assicurarsi di classificare correttamente i dipendenti secondo le linee guida dell’IRS.
L’IRS afferma, “un individuo è un appaltatore indipendente se chi paga ha il diritto di controllare o dirigere solo il risultato del lavoro e non ciò che sarà fatto e come sarà fatto.”
Classificare correttamente gli appaltatori è importante per assicurare che l’azienda segua le regole dell’IRS per evitare sanzioni.
Passo 2: Imbarcare l’appaltatore
L’imbarco di un appaltatore inizia con la raccolta di tutti i moduli e le informazioni necessarie. La documentazione necessaria dipende dal tuo business e dall’industria, ma di solito include:
- Ricerca: Anche se un appaltatore non sta facendo domanda per una posizione a tempo pieno, la vostra azienda dovrebbe raccogliere un curriculum formale ed eseguire la due diligence per verificare le sue qualifiche.
- Domanda: Se la vostra azienda ha un processo di applicazione formale per tutti i dipendenti a tempo pieno, l’appaltatore dovrebbe anche presentare una domanda. Questo aiuterà a raccogliere informazioni importanti dall’appaltatore, così come a verificare le sue capacità.
- Contratto: Creare un contratto scritto, da far firmare all’appaltatore, che dettagli i criteri e i termini dell’impegno. Questo dovrebbe includere un linguaggio specifico che delinei la compensazione, i piani di pagamento e i dettagli di distribuzione.
- Modulo W-9: Tutti gli appaltatori devono compilare e firmare un modulo W-9 dopo essere stati assunti ma prima di essere pagati. Questo modulo dell’IRS richiede il numero di identificazione del contribuente e la certificazione. Fornisce le informazioni di cui il datore di lavoro ha bisogno per completare i pagamenti e presentare le informazioni all’IRS.
Passo 3: Impostare un programma e una struttura di pagamento
Quando si assume un nuovo imprenditore, è importante impostare un programma e una struttura di pagamento chiari. Questo stabilisce le aspettative con l’individuo e mantiene i tuoi documenti aziendali organizzati per garantire che i pagamenti non siano mancati.
Impostare una struttura di pagamento
Ci sono in genere due modi per pagare gli appaltatori – ad ore o per progetto:
1. Ad ore: Le piccole imprese possono accettare di pagare gli appaltatori a ore, ma ci sono pro e contro di questo metodo. Può aiutare la piccola impresa a pagare per un progetto più grande in più fasi se accettano di pagare per le presentazioni di timecard, oltre a permettere alla vostra azienda di monitorare le spese del lavoro controllando ora per ora.
Il lato negativo della paga oraria è che può anche essere più costosa per le piccole imprese. Se le ore non sono limitate su un lavoro, l’appaltatore può presentare più ore di quelle che l’azienda ha preventivato.
Scegliere il pagamento orario se:
- Lo scopo del progetto è flessibile o può cambiare
- Hai un budget più flessibile per gli appaltatori
- La linea temporale di un progetto o una serie di compiti è incerta
2. Progetto: Invece di pagare all’ora, una piccola impresa può scegliere di pagare un appaltatore per progetto. Questo richiede il pagamento alla presentazione e all’accettazione del progetto. Lo svantaggio di pagare per progetto è che l’appaltatore potrebbe aggiungere delle spese extra alla tariffa fissa per tenere conto del suo tempo e di qualsiasi lavoro aggiuntivo che potrebbe incontrare per completare l’incarico.
Scegliete il pagamento per progetto se:
- La struttura e la tempistica del progetto sono ben definite
- Hai solo un budget limitato per gli appaltatori
- Hai un piano di emergenza per qualsiasi cambiamento importante del progetto
Impostare un piano di pagamento
Una volta che la struttura di pagamento è stata impostata, la tua azienda deve determinare un piano di pagamento per gli appaltatori. Molti imprenditori scelgono di sincronizzare i pagamenti degli appaltatori con il programma dei dipendenti a tempo pieno, poiché questo può mantenere le cose snelle e semplici.
Gli appaltatori possono anche essere pagati settimanalmente, bisettimanalmente, mensilmente, trimestralmente, o al culmine di un progetto. La frequenza dovrebbe essere dettagliata nel contratto e concordata dall’azienda e dall’appaltatore.
Se la vostra azienda sta lavorando con un solo appaltatore, avrete più flessibilità sul programma di pagamento. La frequenza può essere impostata in base alla disponibilità di fondi, ai metodi di pagamento dell’azienda e alle preferenze dell’appaltatore. Per ragioni contabili, può essere più facile pagare alla presentazione del lavoro dell’appaltatore, del cartellino o della fattura, o sincronizzarlo con il programma generale del libro paga dell’azienda.
Se la tua azienda sta lavorando con più appaltatori, allora è importante avere un programma di pagamento fisso per tutti. Questo mantiene tutti gli appaltatori sulla stessa frequenza di pagamento e permette alla tua azienda di monitorare chi è stato pagato e quando.
Passo 4: Selezionare il metodo di pagamento
Dopo che la struttura di pagamento e il programma sono stati impostati, il passo successivo è per la tua azienda di determinare quale metodo utilizzerà per pagare gli appaltatori. Ci sono più opzioni tra cui le aziende possono scegliere. La vostra scelta dipende da quale metodo funziona meglio ed è più sicuro sia per la vostra azienda che per i vostri appaltatori.
- Assegni elettronici inviabili via e-mail: Un’altra opzione è quella di inviare il pagamento via eChecks, come offerto attraverso Deluxe. Questo metodo permette agli appaltatori di essere pagati velocemente e comodamente mantenendo le loro informazioni finanziarie al sicuro. Le aziende hanno bisogno solo dell’indirizzo e-mail dell’appaltatore, eliminando la necessità di memorizzare le sue informazioni finanziarie o bancarie.
- Carta di credito: Le piccole imprese possono pagare gli appaltatori con una carta di credito se sono impostati con un conto commerciante. Se l’appaltatore lo è, questo può essere un metodo di pagamento veloce e conveniente – ma richiederà un portale o un sistema di fatturazione da parte dell’appaltatore.
- Deposito diretto: Il deposito diretto è un metodo conveniente per gli appaltatori e fa risparmiare alle aziende il tempo di non dover inviare assegni cartacei. Per pagare gli appaltatori tramite deposito diretto, le aziende devono acquisire le necessarie informazioni bancarie e di conto corrente dall’appaltatore per garantire che il denaro possa essere depositato correttamente.
- Assegni di stampa: La stampa degli assegni permette alle aziende di pagare gli appaltatori senza aver bisogno di tutte le informazioni sul loro conto corrente, ma può richiedere più tempo e denaro. L’invio di assegni cartacei richiede alle piccole imprese di indirizzare le buste, acquistare francobolli e spedire gli assegni in modo tempestivo. L’invio di un assegno cartaceo può rappresentare un rischio per la sicurezza se viene perso nella posta, o addirittura smarrito in ufficio prima di essere inviato.
Passo 5: Compilare un 1099-MISC
L’ultimo passo per pagare gli appaltatori è far loro compilare un modulo 1099-MISC. Il modulo 1099-MISC è usato per tracciare il reddito vario, o il reddito che non proviene da un datore di lavoro regolare. L’IRS richiede alle aziende di compilare questo modulo se pagano un appaltatore più di 600 dollari all’anno. Il modulo viene poi inviato agli appaltatori alla fine dell’anno per includerlo nelle loro dichiarazioni dei redditi annuali.
Se il vostro appaltatore si è organizzato come una società, potrebbe non essere necessario fornire un modulo 1099-MISC, anche se ci sono alcune eccezioni a questo requisito, comprese quelle per gli avvocati.
Pagate i vostri appaltatori in modo rapido e sicuro con Deluxe
L’assunzione di appaltatori per eseguire lavori per la vostra azienda è un passo emozionante nella crescita della vostra azienda – ma mantenere i vostri appaltatori soddisfatti e lavorare bene dipende dalla vostra capacità di pagarli in modo rapido e sicuro.
Il pagamento sicuro e conveniente tramite eChecks di Deluxe assicura che gli appaltatori ricevano il pagamento senza mettere a rischio le loro informazioni personali e finanziarie. Inoltre, dato che gli eChecks richiedono solo l’indirizzo e-mail del vostro appaltatore, questo può ridurre significativamente il tempo amministrativo necessario per impostare un appaltatore per il deposito diretto o altre forme di pagamento digitale.
Per quanto riguarda i pagamenti tramite gli eChecks, il vostro appaltatore è in grado di ricevere i pagamenti in modo sicuro.