Molte piccole imprese non pensano all’assenteismo finché non diventa un problema. Un giorno, un manager noterà che un particolare dipendente sembra essersi dato malato “spesso”, ma non ne sarà sicuro perché i giorni di malattia non sono stati registrati. Il manager può fare riferimento a testi o e-mail e capire quante volte il dipendente è stato assente, e ancora potrebbe non essere sicuro di cosa sia troppo quando si tratta di assenteismo.
Assenteismo “eccessivo” è un termine che uso per descrivere il record di presenza di un particolare dipendente se lui o lei è stato assente molto più del dipendente tipico e non ha ragioni valide per le assenze. L’assenteismo eccessivo implica fuori dalla norma, cioè, al di là di ciò che è normale per la vostra azienda e ciò che è normale per la popolazione in generale. Quindi, “eccessivo” non può essere riconosciuto in un giorno, una settimana o anche un mese. Piuttosto, preferisco usare un anno completo per valutare l’assenteismo perché così non devo aggiustare le stagioni delle epidemie di raffreddore e influenza.
Un esempio di assenteismo eccessivo che vedo abbastanza spesso (sorprendentemente) è la situazione in cui un particolare dipendente è stato malato più di tutti gli altri dipendenti messi insieme! Un esempio estremo che si qualifica chiaramente come eccessivo, e per i piccoli datori di lavoro, influenzerebbe seriamente le consegne.
Ma l’assenteismo eccessivo può verificarsi in situazioni molto meno estreme, rendendo necessario un processo per stabilire cosa è “eccessivo”. Ecco come:
- Iniziare a tracciare le presenze di tutti. Può essere fatto facilmente in un foglio di calcolo excel dove ogni data di lavoro è elencata in alto e ogni dipendente ha una riga in basso a sinistra. Ogni volta che qualcuno è assente, si nota il motivo nella cella appropriata. Le categorie che uso per classificare le assenze sono:
- Vacanza (V),
- Lascia (L) che potrebbe includere lutto, medico, wcb, maternità, ecc,
- Assenza pre-approvata (P) per situazioni in cui il dipendente chiede e viene approvato in anticipo per partecipare a un appuntamento o prendersi cura di una situazione personale o familiare, e
- Assenza non programmata (U) quando il dipendente non è al lavoro e non vi ha dato la possibilità di pre-approvare.
- Una volta che avete almeno 6 mesi di presenza tracciata, rivedete e contate quante assenze di tipo “U” ha ogni persona. Ordinate i dipendenti dal più alto al più basso.
- Identificate chi cade nel top 10% (cioè quelli con più assenze, e di solito ben oltre la media aziendale).
Se il top 10% ha più assenze non programmate della media nazionale (che l’anno scorso era di circa 9 assenze all’anno), allora potreste avere una situazione eccessiva ed è il momento di esplorare cosa sta succedendo con quel dipendente. Se anche il vostro top 10% è inferiore alla media nazionale, potreste comunque voler affrontare il problema, ma non userei il termine eccessivo anche se potrebbe essere eccessivo per la vostra azienda.