Fermatemi se l’avete già sentito: “Avevo una lamentela sul mio capo, così l’ho detto alle Risorse Umane in confidenza. Loro l’hanno detto al mio capo e ora lei è arrabbiata con me. Le Risorse Umane non sono tenute a mantenere tutto confidenziale?”.
I dipendenti spesso presumono che tutte le conversazioni che hanno con le Risorse Umane siano riservate e non possano essere condivise. Ma poiché non siamo medici o preti, sappiamo che raramente è così.
Come professionisti delle risorse umane, abbiamo la responsabilità di navigare nel compito spesso difficile di bilanciare quelle che possono sembrare responsabilità contrastanti: la necessità di essere una risorsa fidata per i dipendenti e un partner efficace per l’azienda. Quindi, come si fa a proteggere le esigenze dei dipendenti e del business allo stesso tempo? Sta a noi capire le politiche e le leggi, esercitare discrezione e usare un giudizio intelligente.
Quando l’HR deve intervenire
È facile capire come un dipendente possa pensare che certi argomenti siano off-limits quando si tratta di riservatezza. Dopo tutto, le denunce che riguardano le molestie sessuali o la discriminazione sono questioni serie e spesso si desidera mantenerle private. Ma sono anche questioni legali, il che significa che le Risorse Umane non possono tenere le informazioni dei dipendenti riservate al 100% perché devono agire in conformità con la legge.
Se ciò che viene riferito alle Risorse Umane è una regola, una politica o una violazione legale – dovrà essere trattato, punto! Anche se il dipendente ti dice che non vuole che venga fatto nulla, basta che tu sia al corrente dell’accaduto… sei comunque tenuto a rispettare gli standard aziendali, evitare la responsabilità legale e, soprattutto, proteggere i tuoi dipendenti.
Un buon team HR coinvolge solo le persone necessarie (o coinvolte) per completare indagini approfondite, il che significa che, alla fine, alcune persone dovranno sapere di quanto ti è stato detto. La completa riservatezza è impossibile da garantire in questo caso, anche se promessa in anticipo.
Quando le Risorse Umane potrebbero intervenire
In base alla natura dei reclami che violano le politiche o le leggi, è solitamente semplice valutare quando rompere la riservatezza e intervenire. Dove però diventa più complicato è in quelle situazioni che si basano sulla discrezione delle Risorse Umane, come le lamentele generali sui manager o sui colleghi. Quindi, come si fa a sapere cosa condividere (e cosa no) per arrivare ad una risoluzione?
È fondamentale capire perché qualcuno si rivolge alle Risorse Umane e cosa vuole ottenere. Per esempio, se qualcuno si lamenta che un manager ha un palese favoritismo, capire cosa vuole che succeda. Vogliono che le Risorse Umane parlino con il manager? Vogliono sapere se sono stati fatti altri reclami? O sono lì semplicemente per sfogare le loro frustrazioni?
Dal coach al mediatore, c’è un ampio spettro di ruoli che le Risorse Umane possono svolgere una volta che si capisce la ragione del dipendente per condividere. Tuttavia, ciò che i lavoratori a volte non capiscono è che i professionisti delle risorse umane non sono spesso decisori, ma piuttosto facilitatori. L’educazione HR sul posto di lavoro è la chiave per aiutare i dipendenti a capire quando e perché rivolgersi a voi, e anche per fidarsi che farete la cosa giusta con le loro informazioni (sensibili).
E allora, cosa è effettivamente riservato?
In generale, i dipendenti non dovrebbero aspettarsi una riservatezza illimitata – è un po’ ingenuo. Allo stesso tempo, le risorse umane devono dissipare questa nozione (spesso prevalente) che in qualche modo, sono i dipendenti contro l’azienda. I dipendenti sono la risorsa più importante e costosa di qualsiasi azienda. Sono quelli in trincea a fare il lavoro, e hanno una prospettiva importante. Quindi, è fondamentale sviluppare un rapporto con loro in modo che si fidino delle informazioni sulle loro esperienze sul posto di lavoro.
Si può diffondere un sacco di tensione fin dall’inizio dando ai dipendenti una liberatoria su ciò che è riservato quando chiedono di parlare di qualcosa in confidenza. La maggior parte delle volte la risposta è niente, dato che le Risorse Umane non sono obbligate a mantenere troppe cose confidenziali. Detto questo, ci si aspetta che abbiate discrezione e giudizio da esperti. I bravi professionisti delle Risorse Umane fanno del loro meglio per limitare l’esposizione di informazioni delicate condivise dai dipendenti ad una base di necessità.
Fai bene, e costruirai relazioni durature sia con i dipendenti come consulente di fiducia, sia con la leadership aziendale come rappresentante affidabile del marchio.