Come manager, hai un sacco di cose di cui occuparti, incluso occuparti dei tuoi dipendenti e dei loro orari giornalieri.
A volte, può essere difficile sapere come programmare i dipendenti in modo efficace. Vuoi che tutti siano felici e che tutti i tuoi turni siano coperti allo stesso tempo.
Come puoi assicurarti di farlo nel modo in cui deve essere fatto mentre ti preoccupi di tutti gli altri fattori?
Continua a leggere per conoscere alcuni modi in cui puoi rendere la programmazione dei tuoi lavoratori facile e senza problemi, in modo da poter mettere la tua attenzione sul compito a portata di mano.
Favorire un ambiente di apertura
A volte, i conflitti di pianificazione si verificano quando i dipendenti sono troppo timidi per dire ai loro manager su appuntamenti o altri eventi che potrebbero impedire loro di venire al lavoro. Quando le persone non dicono al loro manager i loro piani, si crea un ambiente caotico.
Per combattere questo problema, lasciate che i vostri dipendenti sappiano che possono parlarvi di tutti i piani che hanno in anticipo.
Questo vi assicurerà di poter spostare i turni secondo necessità per aiutarvi a preparare i cambiamenti di programma.
Quando i vostri lavoratori si sentono a proprio agio nel dirvi che non saranno disponibili, questo rende il cambio di programma molto più facile. Se non riescono ad informarvi di qualsiasi momento in cui hanno bisogno di riposo e non si presentano, potreste rimanere senza nessuno per coprire il loro turno.
Assicuratevi che tutti sappiano che va bene chiedere del tempo libero di tanto in tanto. Quando crei una politica della porta aperta, le persone saranno più aperte e oneste quando avranno bisogno di perdere un turno.
Prova un programma di due settimane
Invece di provare a programmare i tuoi dipendenti su base settimanale, guarda invece avanti su un programma di due settimane. Questa finestra di due settimane darà a tutti un lasso di tempo molto migliore se hanno bisogno di prendere del tempo libero.
Una volta che si sviluppa il programma di due settimane, tutti dovrebbero essere in grado di vederlo pubblicato. Questo permetterà ai dipendenti di apportare modifiche con largo anticipo se hanno bisogno di perdere un giorno.
Un piano di programmazione di due settimane aiuta ad aprire le linee di comunicazione. Rende anche molto più facile per voi come manager in modo da poter vedere quali piani sono molto più in anticipo.
Utilizzare un grande calendario, bacheca o lavagna per inviare il programma in un luogo dove tutti possono vederlo. Completa questo inviando a tutti il programma di due settimane via e-mail, così nessuno può dire che non ne era a conoscenza.
Come programmare i dipendenti in modo efficace attraverso il software
La programmazione dei dipendenti è molto più facile di quanto lo fosse in passato. Per fortuna, le nuove applicazioni e programmi software consentono di inserire le informazioni online e creare un programma universale che tutti possono vedere.
Puoi provare questo software per mantenere tutte le informazioni di pianificazione in un luogo centrale. Aggiornamenti rapidi attraverso il software aiutano a rendere i cambiamenti un gioco da ragazzi.
Il software di pianificazione consente di regolare le fasce orarie, le date e altre informazioni in modo veloce e semplificato. Date ad ogni dipendente l’accesso al programma online in modo che possano facilmente dare un’occhiata veloce ogni volta che vogliono.
Grazie all’uso del software, non dovrete più preoccuparvi di scarabocchiare informazioni su carta. Basta accedere, apportare le modifiche e salvarle quando necessario.
Alcuni programmi software di pianificazione includono anche un orologio integrato. Questo permette di tenere traccia delle ore lavorate per scopi di libro paga e può portare ogni aspetto del vostro business insieme tutto in un programma singolare per un facile utilizzo.
Controlla il tuo personale
Se ti stai chiedendo come programmare i dipendenti in modo efficace, potrebbe tutto venire giù ai vostri livelli di personale attuali. Per esempio, se trovi che sta diventando sempre più difficile coprire ogni singolo turno, potrebbe essere il momento di assumere nuove persone.
Guarda bene gli orari che hai messo insieme in passato. Se notate un modello di lacune o di difficoltà nell’ottenere persone da riempire, potreste voler considerare una o due nuove assunzioni.
Se il vostro staff attuale è sovraccarico di lavoro, può ritorcersi contro alla grande. Assicurati che tutti ricevano le ore che vogliono e di cui hanno bisogno senza spingerli troppo.
I conflitti di programmazione possono rendere la gestione di un’attività più stressante, quindi assicurati di avere il livello di personale necessario per coprire ogni minuto. Considera di avere un incontro con i tuoi attuali dipendenti per vedere dove stanno.
Crea una politica e attieniti ad essa
Uno dei modi migliori e più efficaci per gestire i problemi di programmazione è quello di creare una politica aziendale e poi rispettarla per tutti i dipendenti. Se avete bisogno di essere avvisati in anticipo di un cambiamento di programma, fate sapere a tutti che tutti i cambiamenti devono essere fatti entro una certa ora e in un certo giorno della settimana.
Quando si tratta di tempo libero, fate compilare ai dipendenti una richiesta e date loro un numero minimo di giorni in anticipo. Fategli sapere che se non riescono a presentare la loro richiesta di ferie secondo la politica, potrebbe essere negata.
Ovviamente, ci saranno sempre delle eccezioni per certi cambiamenti di programmazione. Tuttavia, una politica rigorosa creerà un quadro e delle linee guida che manterranno tutti sulla stessa pagina quando si tratta di pianificare gli aggiornamenti.
Rendere la pianificazione facile
Ora che sai di più su come pianificare i dipendenti in modo efficace, dovrebbe rendere la gestione di un processo molto più semplificato. Creare politiche, controllare i livelli del personale, e utilizzare il software di pianificazione in modo che tutti siano sulla stessa pagina.
Con alcuni aggiornamenti al processo di pianificazione, tenere traccia di tutti dovrebbe diventare più facile con il tempo.
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