I crediti contabili (AR) si riferiscono alle fatture in sospeso che una società ha, o il denaro che le è dovuto dai suoi clienti. Nella vostra vita personale, un esempio di Accounts Receivable potrebbe essere l’acquisto di un biglietto per un concerto o un evento sportivo per un amico con l’intesa che vi ripagherà più tardi. È essenzialmente un “IOU”. Negli affari, l’AR rappresenta una linea di credito estesa da una società, dovuta in un periodo di tempo relativamente breve, che potrebbe variare da pochi giorni a un anno.
Che cos’è un Accounts Receivable?
Se una società ha dei Crediti, allora ha fatto una vendita, ma non ha ancora raccolto il denaro dall’acquirente. La maggior parte delle aziende opera permettendo che una parte delle loro vendite sia a credito, offrendo ai loro clienti la possibilità di pagare dopo aver ricevuto il servizio.
Per esempio, le società di servizi tipicamente fatturano ai loro clienti dopo aver ricevuto l’elettricità. Mentre la società di servizi o di energia aspetta che i suoi clienti paghino le loro bollette, le fatture non pagate sono considerate Crediti.
La maggior parte delle imprese operano permettendo ai loro clienti di acquistare beni a credito. Il costo delle vendite a credito è quello che viene definito Accounts Receivable. Generalmente, i Crediti Commerciali (AR), sono l’ammontare di denaro dovuto all’azienda dagli acquirenti per beni e servizi resi. I Crediti non devono essere confusi con i Conti Pagabili (AP).
Mentre AP è il debito di un’azienda nei confronti dei suoi fornitori o venditori, i crediti sono il debito degli acquirenti nei confronti dell’azienda. I crediti sono attività importanti per un’azienda, mentre i debiti sono passività che devono essere pagate in futuro dall’azienda. Fondamentalmente, le aziende scelgono di offrire crediti per incoraggiare i clienti a scegliere i loro prodotti rispetto a quelli dei concorrenti.
È consigliabile per un’azienda impostare un processo AR per determinare i clienti che hanno già pagato e identificare eventuali pagamenti in ritardo. Il processo è un semplice giro di eventi che rende i crediti tracciabili e gestibili.
Quattro passi principali per un tipico processo AR:
- Stabilire le pratiche di credito
- Fatturare i clienti
- Tracciare i pagamenti ricevuti e i pagamenti dovuti
- Contabilizzare i crediti
Tuttavia, usando le economie di scala, il processo può essere diverso per le grandi e le piccole imprese. Le grandi aziende hanno un maggiore afflusso di denaro, quindi tipicamente investono in team di gestione del credito altamente qualificati e sistemi IT per aiutare a migliorare e gestire il processo in modo efficiente.
Passo 1: Stabilire le pratiche di credito
Il primo passo è che l’azienda sviluppi un processo di richiesta di credito.
L’azienda deciderà poi, in base alla capacità di credito del richiedente, se offrire merci a credito. L’azienda potrebbe scegliere di offrire il credito a clienti individuali o ad altre imprese.
Inoltre, l’azienda stabilirà termini e condizioni per le vendite a credito. Il documento delinea gli obblighi e i requisiti del cliente. L’azienda deve assicurarsi di rispettare le leggi federali sul credito, come la piena divulgazione delle pratiche di credito. Per esempio, l’azienda deve comunicare chiaramente i tassi di interesse per il credito.
I termini e le condizioni differiscono per le grandi e le piccole aziende.
Le grandi aziende possono scegliere di dare al cliente periodi di tempo più lunghi.
Dal canto loro, le piccole aziende non possono permettersi di offrire merci a credito per periodi più lunghi a causa del loro minore flusso di cassa e del basso capitale. Quanto presto il denaro è raccolto su questo debito dal cliente sarà un fattore che contribuisce ad accertare il capitale necessario all’azienda per gestire il business e il flusso di cassa.
Fase 2: Fatturazione ai clienti
Una fattura è un documento fornito all’acquirente che dettaglia i prodotti e i servizi che sono stati resi, i costi di quei prodotti e servizi, così come la data in cui il pagamento è previsto.
Ogni fattura deve avere un numero di fattura unico per un facile recupero. Il cliente ha poi la possibilità di scegliere se vuole ricevere fatture elettroniche o fisiche. Le grandi imprese preferiscono inviare sia le fatture elettroniche che quelle cartacee.
A differenza delle fatture cartacee, quelle elettroniche sono meno costose e convenienti. Per questo motivo, le piccole imprese scelgono per lo più di utilizzare la posta per consegnare le fatture.
Quanto più tempo un’azienda impiega per inviare una fattura, tanto più tempo impiega il cliente per effettuare i pagamenti. La fattura deve essere inviata prontamente.
Step 3: Tracciare i crediti
Questo passo è eseguito da un responsabile dei crediti (AR). L’ufficiale digita un pagamento depositato sul conto bancario del fornitore, lo inserisce nel sistema AR e poi lo assegna ad una fattura.
L’ufficiale riconcilia anche il registro AR per essere certo che tutti i pagamenti siano contabilizzati e registrati correttamente, e poi emette estratti conto mensili ai clienti. L’estratto conto fornisce ai clienti i dettagli sugli importi dovuti in base alle fatture precedentemente inviate.
Il processo di monitoraggio differisce nelle grandi e nelle piccole aziende. Le aziende più piccole possono non avere un sistema avanzato in atto per tracciare i pagamenti, e possono usare il tracciamento AR manuale usando strumenti, come Excel. In un processo manuale, le aziende usano fogli di calcolo per registrare quando inviano le fatture e quando ricevono i pagamenti. Le piccole aziende possono anche non avere abbastanza personale per nominare un funzionario AR, in cui l’azienda può assumere un contabile professionista per adempiere a questa funzione.
Le aziende più grandi tipicamente investono in un team di funzionari AR per condurre il processo di tracciamento, e usano una qualche forma di sistema software di tracciamento dei conti per aiutare a garantire la precisione. Il sistema aiuta il funzionario AR ad essere più efficace, perché avvisa automaticamente il funzionario AR di quale debito è in sospeso.
Step 4: Contabilità dei crediti
Il funzionario delle riscossioni stabilisce la data di scadenza dei pagamenti. Dopo l’identificazione dei debiti non pagati, il dipartimento di contabilità fa le voci del giornale per registrare le vendite. Il processo coinvolge sia la contabilità per i crediti inesigibili, o i debiti non pagati, sia l’identificazione degli sconti per i pagamenti anticipati.
Un “giorno nella vita” di un professionista AR
I funzionari AR sono il personale più importante coinvolto nello sviluppo e nell’implementazione del processo di Accounts Receivable. Le loro attività quotidiane includono tipicamente la supervisione del denaro dovuto all’azienda dai suoi clienti.
Una giornata tipica per un funzionario AR comporterebbe attività come la verifica dei dati dei crediti, la classificazione dei debiti e l’inserimento di voci nel giornale per le transazioni. L’AR Officer supervisiona anche un team di impiegati, analisti e contabili oltre agli addetti al recupero crediti.
Ogni giorno l’Officer si assicura che il team lavori in collaborazione per assicurare il successo del processo AR stabilito.
Per esempio, un cliente potrebbe richiedere di acquistare beni a credito. L’AR Manager richiederebbe agli analisti del credito di identificare la solvibilità del cliente.
Il manager assicurerebbe che una volta che il cliente è stato identificato come solvibile, le fatture sarebbero preparate dagli impiegati AR ed emesse in tempo.
In seguito, i contabili determinerebbero il totale delle vendite a credito per il giorno. L’informazione viene poi passata agli esattori, inclusa la data di scadenza per la riscossione del denaro.
L’effetto che l’automazione ha sul processo dei crediti contabili
Approvvigionamento:
Il dipartimento acquisti piazza l’ordine e trasmette una copia dell’ordine di acquisto (PO) al dipartimento AP. L’organizzazione riceve le merci o i servizi – o attraverso il reparto Ricevimento o il dipendente che li ha ordinati – e il venditore invia la fattura al reparto AP. Puoi saperne di più sull’intero processo procure to pay qui.
Elaborazione delle fatture:
Un addetto alla contabilità inserisce manualmente i dati della fattura in un sistema contabile prima di archiviare fisicamente il documento cartaceo in un archivio. Le nuove informazioni sui fornitori sono inserite usando le convenzioni di denominazione dell’organizzazione per evitare duplicazioni. Sia le informazioni sui fornitori nuovi che quelli esistenti sono controllate per la precisione rispetto a fonti interne, come il file principale del fornitore, e fonti esterne, come il servizio di corrispondenza IRS TIN e la lista dell’Office of Foreign Control (OFAC) del Dipartimento del Tesoro degli Stati Uniti delle organizzazioni a cui è vietato fare affari negli Stati Uniti. Puoi saperne di più sulla fatturazione elettronica qui.
Approvazione delle fatture:
Un impiegato AP conduce una corrispondenza a tre vie. Una corrispondenza a tre vie confronta l’ordine di acquisto, la ricevuta e la fattura per identificare eventuali imprecisioni o dati non corrispondenti. Un AP Manager prepara e approva la documentazione per qualsiasi eccezione per consegne brevi, articoli danneggiati, articoli sbagliati spediti o altri problemi.
Pagamento:
Il team AP prepara il pagamento, scrivendo un assegno o impostando una transazione tramite Automated Clearing House (ACH) o trasferimento elettronico di fondi (EFT). Un AP Manager, Controller o CFO (a seconda del processo di approvazione dell’azienda) approva il pagamento, autorizzando il dipartimento a prendere uno sconto di pagamento anticipato per un fornitore se il pagamento viene effettuato entro l’intervallo di date specificato nei termini. Il pagamento viene inviato tramite posta americana, bonifico bancario, ACH/EFT, società di spedizioni o corriere.
Gestione dei fornitori:
Il fornitore chiama il dipartimento AP per chiedere a che punto è il pagamento. Un impiegato AP ricerca la domanda e determina se la fattura è ancora nel processo di approvazione o se il pagamento è nella posta.
Aggiornamenti del sistema:
Il dipartimento informatico (IT) controlla il sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e qualsiasi hardware e software utilizzato dal dipartimento AP. Il team IT approva e installa nuove versioni di software secondo necessità. Il team del CTO prende in considerazione qualsiasi proposta di nuova tecnologia da parte del dipartimento AP e determina come integrarla con i sistemi legacy dell’azienda.
Rapporti e analisi:
Il dipartimento AP prepara e studia i fogli di calcolo che ha costruito in Excel, o uno strumento simile, analizzando tutte le transazioni, monitorando le prestazioni del dipartimento e le metriche, compresi i giorni di debito in sospeso (DPO). Il CFO supervisiona il flusso di cassa dell’organizzazione attraverso le conversazioni con il direttore AP. Il CEO riceve rapporti scritti e verbali dal CFO sulla performance dell’organizzazione.
La continua evoluzione dei processi di Accounts Receivable
Proprio come in Accounts Payable, i processi manuali nei dipartimenti Accounts Receivable creano grandi inefficienze ed eccessive spese generali, distruggendo il cashflow di un’azienda.
I processi obsoleti, basati sulla carta, aumentano i crediti inesigibili e impediscono alle aziende di accedere alla liquidità necessaria per sostenere gli obiettivi di crescita. L’azienda media cancella il 4% dei crediti in sofferenza. Per un’azienda da 10 milioni di dollari, sono 400.000 dollari all’anno che stanno perdendo.
Con l’implementazione di una soluzione di automazione, le aziende possono vedere una riduzione del 10-20% dei crediti inesigibili, rimettendo i risparmi nel loro business.