In-house vs. outsourced Medical Billing

Che cos’è l’outsourced Medical Billing?

Come medico indipendente con un team di fatturazione in-house, hai probabilmente affrontato varie complicazioni durante il processo di fatturazione. Pagamenti bassi e ritardati, complessità amministrativa e organizzativa, e difficoltà a trovare personale esperto da assumere sono lamentele comuni che molti professionisti riportano. Il processo di fatturazione come collegamento diretto con le vostre finanze rende la gestione di questi problemi ancora più pressante.

L’esternalizzazione della fatturazione medica è un modo per affrontare queste complessità. Con l’outsourcing, lasciate che una terza parte dedicata codifichi e fatturi le vostre procedure. Voi inviate le informazioni, il loro team trova il modo migliore per codificare e fatturare le vostre richieste, loro le inviano al pagatore e voi venite pagati.

Non servono dipendenti interni. Almeno, questa è l’idea.

Pro dell’esternalizzazione della fatturazione medica

PRO #1

Più entrate, ricevute più velocemente

I risultati dell’esternalizzazione sono più richieste pagate, pagamenti più veloci e costi generali inferiori.

Per la maggior parte delle pratiche, l’esternalizzazione si riduce alle entrate. In generale, l’esternalizzazione della fatturazione si tradurrà in maggiori entrate.

In media, una società di fatturazione dedicata invierà le richieste di rimborso in modo più accurato, affidabile e rapido rispetto a un team di fatturazione interno. Questo significa che una percentuale più alta sarà pagata ad un importo più alto.

Anche se molti team di fatturazione in-house sono funzionali, la natura della fatturazione medica assicura che la maggior parte dei team perderà gradualmente la sua accuratezza e velocità con il cambiamento dei regolamenti, il che costerà alla vostra azienda, sia in ore pagate per la riqualificazione che in entrate perse.

PRO #2

Più facile tenere i registri per i professionisti medici impegnati

I reparti di fatturazione sono molto complessi e difficili da organizzare; l’outsourcing mette questo peso su una terza parte dedicata.

Un altro vantaggio significativo e concreto dell’outsourcing è la facilità di tenere i registri e archiviare. Molte pratiche sperimentano difficoltà quando si tratta di organizzare tutti i loro file, che si tratti di documenti finanziari o moduli di richiesta. Aggiungete cose più complesse come la digitalizzazione dei file, e potete iniziare ad avere problemi più seri.

Questo è causato dal fatto che i team di fatturazione non sono distintamente addestrati in sistemi di organizzazione dei dati corretti e l’organizzazione dei file non è prioritaria.

Le revisioni sono significativamente più facili, sia esterne che interne. Le società di fatturazione medica operano sotto principi organizzativi e linee guida molto più rigorosi di quelli della maggior parte degli uffici. Nella maggior parte dei casi, potete essere sicuri che saranno in grado di accedere a tutte le informazioni richieste per una revisione.

Sarà anche in grado di accedere facilmente a qualsiasi altra informazione di cui potreste aver bisogno per compilare i rapporti, o semplicemente i dati che potreste volere per la revisione.

Il tempo di follow-up è anche ridotto e la probabilità che le richieste siano archiviate impropriamente è diminuita. Un altro modo in cui questo influisce direttamente sul vostro studio è che i medici e il personale medico possono avere un accesso più affidabile alle informazioni sui pazienti quando è necessario. Inoltre, le informazioni sui pazienti che sono rilevanti per la fatturazione possono essere accessibili più regolarmente in tutta la pratica nel suo complesso.

PRO #3

Costi ridotti di gestione dell’ufficio

I reparti di fatturazione richiedono molte risorse d’ufficio e complicano il funzionamento generale dell’ufficio. L’outsourcing elimina queste complicazioni.

L’ultimo beneficio generale che potete aspettarvi quando esternalizzate è che la gestione del vostro ufficio diventa molto più facile. Con la fatturazione medica in outsourcing, raccogliete i seguenti benefici:

• Meno persone devono essere contabilizzate
• Meno dati del libro paga devono essere elaborati
• Meno spazio e tecnologia devono essere curati
• Meno personalità individuali devono essere contabilizzate durante le procedure interdipartimentali

Questo tenderà a influenzare la vostra pratica a tutti i livelli, dalla gestione dell’ufficio alle spese di custodia alle risorse umane. Meno persone sotto la vostra cura significa meno cose che possono andare male.

Soprattutto quando i dipartimenti di fatturazione diventano abbastanza grandi, la quantità di complessità e supervisione diventa difficile da gestire. L’outsourcing si libera molto direttamente di questa complessità e può portare nuova facilità e semplicità alla vita quotidiana del vostro studio.

Può migliorare le relazioni e snellire lo studio ad ogni livello. Anche se questo effetto sembra marginale, non dovrebbe essere trascurato, e spesso può avere un effetto composito sulla produttività della vostra pratica.

Cons dell’outsourcing della vostra fatturazione medica

I principali contro dell’outsourcing sono i costi irrecuperabili e la mancanza di controllo. Anche se ci sono alcuni altri aspetti minori da considerare.

CON #1

Il costo sommerso nella formazione del personale rende l’outsourcing illogico

Il costo della formazione del tuo team di fatturazione è effettivamente “sommerso” se scegli di esternalizzare.

Il costo sommerso si riferisce al fatto che hai già speso del tempo per formare e pagare il personale di fatturazione per fare il loro lavoro. Questo costo è in effetti “affondato” quando si sceglie di esternalizzare, diventa nullo e irrilevante per il futuro della vostra pratica.

Questo può essere molto frustrante e difficile quando si tratta di prendere la vostra decisione, ma si può analizzare in modo diretto guardando il costo. È utile considerare quanto avete speso per formare e portare il vostro personale al livello attuale. Così come notare il loro attuale livello di performance.

Domanda a te stesso – “Quando sarà necessaria la riqualificazione?”

Può essere che nel tuo campo, non ti aspetti nessuna nuova tecnologia o cambiamento di fatturazione a breve. L’addestramento del vostro personale ha comportato una spesa significativa, ma è stato ripagato da incassi superiori alla media. Se è così, potrebbe non essere conveniente per voi esternalizzare in questo momento. Tuttavia, pochi studi si trovano in una posizione così fortunata.

CON #2

Meno controllo sulle operazioni quotidiane significa che avete meno controllo quotidiano

I team interni consentono una facile supervisione di ogni aspetto del processo di fatturazione; l’outsourcing richiede di rinunciare ad una certa supervisione e controllo.

La supervisione può essere un peso per alcuni studi a causa delle risorse che richiede. Ma per alcuni, può essere un vantaggio essere in grado di supervisionare chiaramente i loro dipartimenti di fatturazione.

La supervisione rigorosa può permettervi di ottenere un feedback rapido sulle domande relative al processo di fatturazione e capire esattamente a che punto siete in ogni fase del processo. Per alcuni, questa maggiore supervisione può essere direttamente collegata ad un aumento delle entrate. Per altri, può essere semplicemente una preferenza per avere il controllo manageriale giorno per giorno.

Se il vostro ufficio è gestito in modo molto efficiente e si sperimenta poco o nessun attrito quando si tratta del funzionamento quotidiano del vostro reparto di fatturazione, può finire per essere più facile per voi di mantenere il vostro team interno. E, se avete semplicemente uno stile manageriale che favorisce una supervisione più approfondita, l’outsourcing potrebbe non offrire la pace della mente che offre ad altri.

Alla fine, la vostra decisione dovrà basarsi su più che semplici numeri per determinare cosa è giusto per voi.

CON #3

Crescita temporaneamente ritardata delle entrate mostrata sugli incassi netti

Quando esternalizzate, iniziate a pagare immediatamente ma le vostre entrate aumentano nel tempo, il che significa che i vostri incassi netti possono essere inferiori per un certo tempo.

Quando scegliete di esternalizzare, pagherete per i servizi di fatturazione in outsourcing dal primo giorno. Questo significa che le vostre entrate probabilmente scenderanno anche con i vostri costi generali più bassi.

Le vostre entrate lorde, nella grande maggioranza dei casi, finiranno per essere più alte entro un anno dall’outsourcing. Ma potreste avere qualche problema di tempo che richiede un’entrata costante per un certo periodo di tempo. In queste circostanze, l’esternalizzazione della fatturazione causerebbe problemi in quel lasso di tempo, e dovrebbe essere rimandata fino a quando non sarete pronti a prendere quell’impegno.

CON #4

Potrebbe causare potenziali problemi con i regolamenti HIPAA

Le informazioni che cambiano di mano più spesso significano più opportunità per violazioni HIPAA.

In teoria, se le vostre informazioni mediche vanno in più posti c’è una maggiore probabilità di violazioni delle norme HIPAA.

In pratica, questo riguarda un numero straordinariamente piccolo di pratiche, poiché tutte le pratiche di fatturazione medica dovrebbero essere ben attrezzate per gestire le informazioni mediche in un modo che segue le norme HIPAA. Tuttavia, questa considerazione può essere rilevante per alcune pratiche da considerare.

Quali pratiche dovrebbero stare lontane dall’outsourcing?

L’outsourcing avrà almeno alcuni benefici per tutte le pratiche. E quindi ha senso che ogni studio prenda in considerazione l’outsourcing prima o poi. Tuttavia, ci sono alcune pratiche che dovrebbero assolutamente aspettare ad esternalizzare. I principali sono:

Pratiche con limiti di tempo per confrontare le opzioni

Pesare le opzioni richiede tempo, e non tutti i servizi di fatturazione sono creati uguali. Se non hai tempo, è meglio aspettare.

Scegliere un servizio di outsourcing richiede di vagliare varie opzioni, contattarli e capire a fondo i loro servizi, confrontare i prezzi e così via. Se non avete i mezzi o il tempo per farlo ora, non dovreste affrettarvi a esternalizzare la vostra fatturazione medica senza fare ricerche.

È importante esternalizzare la vostra fatturazione a un’azienda che comprenda pienamente le caratteristiche uniche della vostra pratica. L’outsourcing a una pratica che è sotto la media o che semplicemente non si adatta alle vostre esigenze può finire per costarvi nel lungo periodo, quindi assicuratevi di sapere in cosa vi state cacciando. E se non avete tempo per farlo, è meglio aspettare.

Pratiche che hanno già un eccellente e ben addestrato team di fatturazione

Se le vostre entrate sono già soddisfacenti e ad un’alta percentuale, l’outsourcing può offrire rendimenti decrescenti.

L’esternalizzazione può essere irrilevante per voi se il vostro team di fatturazione è altamente addestrato, aggiornato nel suo campo, e ha una comprovata esperienza di alti rendimenti con il 70% o più delle richieste pagate.

Questo è particolarmente vero se i vostri rendimenti sono significativamente superiori al 70%. Anche se anche in questo caso, sarebbe bene considerare l’outsourcing in futuro. Le pratiche in questa situazione possono essere al punto di rendimenti decrescenti.

Pratiche che richiedono una supervisione diretta dei loro processi di fatturazione

A causa di preferenze personali o di qualche situazione specifica in cui vi trovate, se avete bisogno di una supervisione diretta, l’outsourcing sarà un problema.

Che siate coinvolti nella gestione dell’ufficio o siate un medico, alcune persone preferiscono una supervisione diretta di quanti più processi possibile. Anche se la maggior parte delle persone tende a preoccuparsi più delle entrate che di piccoli inconvenienti come questi, chi siamo noi per dirvi che non potete gestire il vostro studio come volete?

Anche se l’outsourcing tende ad aumentare le entrate, questo non significa che sia giusto per tutti.

Quali pratiche dovrebbero assolutamente esternalizzare?

Pratiche che hanno tempo da dedicare a considerare le loro opzioni

Se sapete che l’outsourcing vi porterà benefici, il tempo è il più grande ostacolo. Se hai tempo per valutare le tue opzioni, inizia a cercare oggi stesso.

Trovare qualcuno con cui fare outsourcing può essere un processo complesso e sfaccettato, e ci sono molte cose da considerare. Se conoscete altri professionisti che esternalizzano, discutete con loro le loro esperienze finora. Raccogliete informazioni su chi lavora con loro, cosa funziona e cosa no. È importante avere una buona comprensione di ciò che si sta cercando quando si esternalizza, in modo da non avere a che fare con eventuali sorprese nel processo.

In generale, può essere utile affrontare le discussioni con le società di fatturazione medica nello stesso modo in cui ci si avvicina ai colloqui di lavoro: capire cosa possono fare per voi, bilanciare i loro pro e contro, e capire chi ne esce vincitore. Tutto questo richiede tempo, ma se avete questo tempo, potete aspettarvi miglioramenti significativi.

Hai bisogno di un aumento delle entrate per il tuo studio

L’outsourcing è quasi garantito per aumentare le entrate. Se avete problemi con le vostre entrate, l’outsourcing può essere la vostra scelta migliore.

Purtroppo, non è raro che i professionisti sperimentino ritorni molto bassi per il loro lavoro a causa di difficoltà nel processo di fatturazione.

In generale, è bene che cerchiate di diagnosticare perché state perdendo entrate. Considerate quali procedure e quali pagatori non sono redditizi, e cosa potete fare per cambiare la situazione.

Qualunque siano le ragioni, la maggior parte delle cause delle basse entrate può essere corretta dall’outsourcing. Se state trovando che le vostre entrate sono basse a causa di richieste mal archiviate, errori di trascrizione, archiviazione intempestiva, o errori derivanti dagli aggiornamenti CPT e ICD-10, potete aspettarvi che l’outsourcing aumenti le vostre entrate.

Prendere una decisione tra fatturazione medica interna ed esterna

L’outsourcing della fatturazione medica è fatto su misura per voi se state cercando di aumentare le vostre entrate, ridurre il disordine nel vostro ufficio, e semplificare la vostra archiviazione. Al contrario, se trovate che prosperate in un ambiente dove avete molto controllo e conoscenza sul processo di fatturazione, o se semplicemente non avete tempo di esaminare le vostre opzioni in questo momento, dovreste ritardare la vostra decisione di esternalizzare o continuare a gestire la vostra pratica come è attualmente.

Scegliere di esternalizzare è complesso e dovreste considerare tutte le vostre opzioni. I benefici dell’esternalizzazione sono chiari e auspicabili, ma non dovreste assolutamente affrettarvi nel processo senza controllare le varie pratiche e capire esattamente cosa volete ottenere dal processo di esternalizzazione.