Il modo in cui lavoriamo sta cambiando. Soprattutto come lavoriamo insieme.
Come le aziende diventano più globali e complesse, la maggior parte del lavoro è diventato sempre più basato sul team. Uno studio pubblicato su Harvard Business Review1 ha scoperto che ”il tempo speso da manager e impiegati in attività collaborative è aumentato del 50% o più” negli ultimi due decenni. Lo stesso studio ha scoperto che in molte aziende, più di tre quarti della giornata di un dipendente è dedicata alla comunicazione con i colleghi.
I team sono anche più grandi, più diversi, più dispersi e più specializzati che mai. Tuttavia, mentre i team con queste caratteristiche possono essere super efficaci nell’affrontare i problemi impegnativi che molte aziende moderne affrontano, a volte possono lottare con un aspetto essenziale del loro lavoro: la collaborazione.
Come possono quindi i dipendenti di oggi collaborare con successo mentre navigano nelle comuni strutture e dinamiche lavorative che ostacolano una collaborazione efficace sul posto di lavoro? Per prima cosa, definiamo cosa significa collaborazione e come appare quando è fatta bene.
In questo post, vedremo…
- Come appare la collaborazione efficace
- I benefici della collaborazione
- I 6 principi della collaborazione efficace
- Le 5 abilità essenziali di cui hai bisogno per collaborare al lavoro
- Gli strumenti che aiutano la collaborazione sul posto di lavoro
Lavorare in modo efficace ed efficiente in un team non è una passeggiata. Ma con questa pratica guida, avrete tutto il necessario per aiutarvi a rendere questo processo il più semplice e diretto possibile.
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Come appare una collaborazione efficace
In sostanza, la collaborazione si verifica quando due o più persone lavorano insieme per produrre o creare qualcosa. Questo può accadere sia di persona che virtualmente, grazie ai molti strumenti di comunicazione e programmi basati su cloud che sono creati proprio per questo scopo.
Mentre ci sono molti modi diversi per creare e promuovere un ambiente di lavoro collaborativo, gli ambienti di lavoro di maggior successo hanno tipicamente alcune importanti caratteristiche in comune. Sono luoghi dove i dipendenti si sentono visti, ascoltati e sicuri di condividere i loro pensieri. Organizzano riunioni e sessioni di lavoro efficienti. Hanno sistemi standardizzati e processi di collaborazione in atto. I loro team capiscono l’importanza di una comunicazione sana. Potresti aver lavorato in una (o in alcune, se sei fortunato!) prima d’ora.
Più importante, i dirigenti di queste aziende capiscono che una collaborazione di successo sul posto di lavoro non è buona solo per i loro dipendenti – è buona anche per i loro clienti e i loro profitti.
Uno sguardo più da vicino ai benefici della collaborazione
Potrebbe sembrare un gioco da ragazzi assicurarsi che il proprio team lavori efficacemente insieme sul posto di lavoro. Dopo tutto, come dice il proverbio, “il lavoro di squadra fa funzionare il sogno”, giusto?
Ancora, non è un’impresa facile riunire persone con diversi background e, a seconda delle dimensioni e della struttura della vostra azienda, diversi fusi orari per lavorare verso un obiettivo comune. Tuttavia, i vantaggi di una comunicazione efficace e della collaborazione sul posto di lavoro superano di gran lunga i contro.
Più innovazione
Di recente, sempre più aziende stanno iniziando ad assemblare team che riuniscono persone di tutta l’organizzazione per fare brainstorming su questioni e trovare nuove idee che possano beneficiare il business.
Per esempio, la società di consulenza Protiviti ospita un Global Innovation Challenge dove ogni ufficio locale conduce una sessione di lavoro per rispondere a una domanda del team di leadership. Le idee generate sono poi registrate nella piattaforma interna di condivisione delle idee dell’azienda e riviste dalla Task Force per l’innovazione dell’azienda:
Non solo iniziative come questa aiutano le aziende a sfruttare le diverse prospettive dei loro talenti, ma gli studi dimostrano anche che i gruppi tendono a innovare più velocemente, vedono gli errori più rapidamente e trovano soluzioni migliori ai problemi rispetto alle persone che lavorano da sole2.
Squadre più forti
Cosa hanno in comune alcuni dei migliori ambienti di lavoro del mondo? Si sforzano di connettere i loro impiegati per formare squadre e reti sociali più forti. Non solo lavorare per lo stesso obiettivo infonde ai membri del team un forte senso di scopo, ma la collaborazione permette anche ai membri del team di colmare le lacune di competenze altrui e dividere il lavoro per giocare sui punti di forza di ognuno.
Ecco un esempio: Workday, azienda di tecnologia HR, ha sviluppato un programma New Connections progettato appositamente per i nuovi assunti per aiutarli a stabilire forti legami con i loro colleghi. Attraverso il programma, i dipendenti passano metà della giornata ad imparare il valore delle connessioni e la seconda metà a lavorare su un progetto comunitario per approfondire le loro connessioni sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione.
E i risultati parlano da soli. Nelle Fortune 100 Best Companies to Work For del 2019, l’86% dei dipendenti delle organizzazioni vincitrici ha detto che si può contare sulla collaborazione delle persone (contro il 74% dei dipendenti delle aziende non vincitrici), e il 91% ha detto che le persone si preoccupano l’una dell’altra (contro l’82% dei dipendenti delle non vincitrici).
Maggiore conoscenza e abilità dei dipendenti
Quando i team collaborano, hanno l’opportunità di imparare nuove cose gli uni dagli altri, il che contribuisce al loro sviluppo personale e professionale complessivo. La collaborazione sfida anche le persone a pensare, articolare e imparare di più sulle loro competenze, il che può aiutarle a costruire l’autoconsapevolezza e una migliore comprensione dei loro punti di forza e di debolezza.
Per esempio, secondo una ricerca pubblicata su Harvard Business Review3, i team spesso traggono vantaggio dall’avere un mix di membri cosmopoliti e locali. Si tratta di persone che hanno vissuto in più paesi e parlano più lingue e persone con profonde radici nell’area in cui lavorano.
I membri cosmopoliti portano un know-how tecnico e un’esperienza che si applica a molte situazioni diverse, mentre i locali portano una conoscenza approfondita e una visione della politica, della cultura e dei gusti di una zona. Riunire questi due tipi di membri permette loro di condividere le conoscenze e imparare l’uno dall’altro mentre affrontano contemporaneamente i progetti a portata di mano.
Una migliore esperienza del cliente
Abbiamo tutti sentito parlare delle catene di montaggio e anche se a volte hanno una brutta reputazione, ci hanno dimostrato che molte persone che lavorano insieme possono completare un progetto più velocemente di una persona che lavora da sola. Sebbene questo abbia molti vantaggi a livello interno, può anche avere un enorme impatto sull’esperienza del cliente (e aiutarvi a mantenere un alto tasso di fidelizzazione).
Per esempio, RingCentral è una piattaforma di collaborazione che permette ai team in ufficio di comunicare facilmente con gli agenti del contact center, non solo per lavorare su progetti interni, ma anche per una collaborazione ad hoc per risolvere i problemi dei clienti in tempo reale:
Questo permette ai contact center di risolvere i problemi più velocemente di quanto fosse possibile in precedenza, il che rende i clienti felici e vi fa ottenere recensioni entusiastiche.
6 principi di collaborazione efficace
Mentre le competenze di cui sopra possono permetterti di collaborare bene, lavorare con successo con gli altri non riguarda solo quello che fai, ma come lo fai. La mentalità con cui si affronta la collaborazione può fare un mondo di differenza. La prossima volta che hai bisogno di collaborare con il tuo team, tieni a mente questi valori.
Efficienza
Le riunioni sono un elemento essenziale per la collaborazione, ma nel corso degli anni hanno avuto una cattiva reputazione. Dopo tutto, chi non è mai stato in una riunione che sembrava troppo lunga o inutile? Ci sono alcune cose che puoi fare per trasformare il tuo team in una macchina di produttività. Una è quella di avere riunioni di persona solo quando sono assolutamente necessarie – se invece si può fare una videochiamata e risparmiare qualche minuto di viaggio o liberare una sala riunioni, perché no?
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Un altro modo è assicurarsi che ogni riunione o chiamata abbia un’agenda e obiettivi chiari delineati per ogni partecipante.
Infine, non dimenticate di fissare degli elementi di azione per tutte le persone coinvolte nel progetto alla fine. Se avete un progetto che richiede un po’ più di lavoro di squadra da parte dei partecipanti a una riunione, perché non creare una chat di squadra focalizzata sul progetto per tutti? Per esempio, l’app di videoconferenza RingCentral ti permette di fare esattamente questo: non solo puoi avere riunioni virtuali, ma puoi anche creare una conversazione di gruppo per il follow-up dopo la riunione nella stessa app:
Fiducia
Le persone hanno bisogno di sentirsi al sicuro per dare e ricevere un feedback veramente costruttivo, essere ispirate da un obiettivo comune e avere strumenti e opportunità per connettersi. Questo può accadere solo in un ambiente di fiducia dove i dipendenti sentono che i loro compagni di squadra e i leader hanno a cuore i loro migliori interessi.
Empatia
Ogni membro del team ha un ruolo importante da svolgere. Tuttavia, la collaborazione può rompersi quando una o più persone si sentono come se avessero una situazione più difficile di tutti gli altri o come se gli altri membri del team stessero cercando di abbatterli. Più conosci i tuoi colleghi e capisci come lavorano e quali sfide stanno affrontando, più possibilità avrai di collaborare con successo con loro. (Scopri gli esercizi di empatia che puoi provare con la tua squadra.)
Positività
Solo perché un progetto di gruppo è andato male in passato non significa che la stessa cosa si ripeterà. Cercate di scrollarvi di dosso ogni pregiudizio del passato e affrontate ogni situazione di lavoro di gruppo come un nuovo inizio, con una mentalità aperta e positiva.
Carità
È raro che tutti in un team siano sulla stessa pagina fin dall’inizio. È naturale che le persone abbiano le loro priorità o i loro interessi. Ecco perché è importante identificare in anticipo le priorità e le agende di tutti per trovare un denominatore comune che porti avanti il progetto.
Responsabilità
Le aziende di maggior successo hanno sistemi e processi in cui i dipendenti possono fare riferimento al programma e ai compiti di un progetto in modo da avere una chiara comprensione di come i loro contributi influenzino il gruppo. In questo modo, se le scadenze non vengono rispettate o se qualcuno non fa il suo dovere, la questione può essere affrontata rapidamente.
5 abilità essenziali per collaborare al lavoro
Se hai mai lavorato a un progetto di gruppo che non è andato bene come pensavi, allora sai che promuovere la collaborazione sul posto di lavoro è spesso più facile a dirsi che a farsi. Forse i tuoi compagni di squadra lavorano in remoto e sono difficili da raggiungere. O forse la vostra organizzazione è troppo isolata e i dipartimenti non vogliono condividere le informazioni.
Se state affrontando sfide di collaborazione sul posto di lavoro, una delle cose migliori che potete fare è lavorare sullo sviluppo delle vostre soft skills. Fidati di noi: padroneggiare queste cinque abilità di collaborazione renderà il lavoro di squadra molto più facile ed efficace.
Fissazione degli obiettivi
Quando si lavora con un team, tutti devono capire lo scopo e la visione dietro al progetto, così come il modo in cui si determinerà il successo. Stabilire la trasparenza fin dall’inizio costruisce la fiducia e aiuta a garantire che tutti siano impegnati per il successo e allineati con uno scopo comune.
Comunicazione
Prima di iniziare ad affrontare un compito o un incarico, assicurati di stabilire intenzioni chiare. Fai sapere ai tuoi compagni di squadra cosa stai facendo e stabilisci delle aspettative realistiche su quando avrai finito, e assicurati di seguirle.
Ricordatevi anche di comunicare se avete bisogno di apportare modifiche al piano che avete stabilito. Se succede qualcosa di inaspettato e non sarete in grado di fornire risultati come previsto, comunicate questi cambiamenti.
Anche in questo caso, avere uno strumento di comunicazione all-in-one è utile: se la tua squadra può videochiamarsi e inviarsi messaggi istantanei dalla stessa app, c’è una maggiore possibilità che comunichino rapidamente tra loro quando succede qualcosa:
Ascolto attivo
Quando si lavora a stretto contatto con gli altri, bisogna ascoltare attentamente le idee, i feedback e i consigli di ogni membro del team ed essere attenti e rispettosi quando si risponde. Questa è l’idea alla base dell’ascolto attivo.
Sebbene tu possa avere le tue idee su come vorresti che andasse il progetto o su chi dovrebbe fare cosa, devi comunque tenere conto delle opinioni dei tuoi colleghi. Potresti non essere sempre d’accordo con il risultato, ma alla fine della giornata, devi dare la priorità ai bisogni e alle responsabilità del gruppo rispetto ai tuoi desideri.
Risolvere i problemi
A volte vengono fuori dei problemi e le persone fanno degli errori. Succede. Quando sorgono i problemi, ricordatevi di analizzare con calma il problema come gruppo senza incolpare una sola persona. Invece, concentrate le vostre energie sul lavorare insieme per trovare soluzioni. Questo aiuta a costruire la fiducia tra i membri del team e fa sì che tutti si sentano a proprio agio nel comunicare e nell’essere trasparenti gli uni con gli altri, anche se fanno qualcosa di sbagliato.
Gestione del tempo
Collaborare con gli altri significa che devi essere responsabile non solo di te stesso, ma anche dei membri del tuo gruppo che dipendono da te. È qui che entrano in gioco le capacità di gestione del tempo. Essere in grado di dare priorità ai tuoi compiti e pianificarli di conseguenza è la chiave per assicurarti di poter rispettare le scadenze e completare il lavoro che la tua squadra conta su di te.
Strumenti che aiutano la collaborazione sul posto di lavoro
I team non possono collaborare se non possono comunicare. La buona notizia è che ci sono molti strumenti digitali disponibili per aiutarti a collaborare con i colleghi virtualmente, al di là della semplice e-mail, perché come sappiamo, l’e-mail non è sempre il modo migliore per entrare in contatto con qualcuno:
Ecco alcuni dei migliori strumenti di collaborazione che tu e il tuo team dovreste avere sul vostro radar.
RingCentral
L’applicazione desktop e mobile di RingCentral è uno strumento di comunicazione all-in-one che rende il lavoro di squadra attraverso ogni canale senza problemi. Include funzioni di videochiamata, messaggistica, condivisione di file e gestione delle attività e può anche integrarsi con applicazioni come Google Drive e Google Calendar:
Puoi usarla per iniziare conversazioni con clienti e compagni di squadra attraverso diversi punti di contatto e rispondere alle loro domande più velocemente lavorando insieme in tempo reale tra i vari dipartimenti attraverso una chiamata, un messaggio o una video conferenza, il tutto nella stessa applicazione:
🕹️ Guarda da vicino come funziona RingCentral prenotando un tour del prodotto:
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💰 Puoi anche usare questa calcolatrice per vedere approssimativamente quanto la tua azienda potrebbe risparmiare usando RingCentral per sostenere la comunicazione del tuo team tra di loro e con i clienti.
Asana
Uno dei più popolari strumenti di gestione dei progetti sul mercato, Asana ti permette di assegnare compiti ad altri compagni di squadra, aggiungere follower ai progetti e monitorare le scadenze. Nella sua versione più elementare, Asana funziona come una robusta to-do list o un calendario di progetto, ma la sua versione premium ha caratteristiche utili come Forms per raccogliere informazioni e Timeline per tenere traccia delle date di inizio e delle dipendenze.
Trello
Come Asana, Trello è uno strumento di gestione dei progetti. Ha un’interfaccia user-friendly che organizza i progetti e le attività in schede che possono essere trascinate e rilasciate in diverse colonne. È veloce da configurare e funziona bene per monitorare i progetti, assegnare i compiti e vedere rapidamente lo stato dei progetti del tuo team a colpo d’occhio.
Google Workspace
La suite di strumenti di collaborazione di Google è difficile da battere, e la troverai nella maggior parte dei team di marketing. Da Drive a Sheets a Calendar, gli strumenti di Google Workspace sono progettati per consentire ai team di modificare i file allo stesso tempo e salvare tutte le loro modifiche automaticamente.
Le chiavi per una collaborazione efficace
C’è molto di più per una collaborazione efficace che semplici ordini del giorno delle riunioni e calendari di lavoro.
Dalle sfide per l’innovazione a livello aziendale ai programmi per i nuovi assunti, i migliori ambienti di lavoro usano molte pratiche e programmi diversi che promuovono la collaborazione. Quello che hanno in comune è che capiscono il potere di unirsi per ottenere grandi cose.
Quando si portano le giuste competenze al tavolo, si adotta la giusta mentalità e si incorporano i giusti strumenti digitali nel mix, la magia può accadere.