Office of Health Care Assurance

Hawaii Revised Statute (HRS) §§321-15.2, 346-97 e 846-2.7 richiede che il Dipartimento della Salute (DOH) e il Dipartimento dei Servizi Umani (DHS) effettuino controlli sul background per garantire il carattere rispettabile e responsabile di tutti i potenziali candidati, operatori, dipendenti diretti dell’accesso al paziente e volontari adulti di una struttura sanitaria che è autorizzata e certificata, o autorizzata o certificata dal dipartimento, e, nel caso di qualsiasi struttura sanitaria gestita in una residenza privata, tutti gli adulti che vivono nella casa oltre ai clienti, e i nonni affidatari nell’ambito del programma di nonni affidatari, gli accompagnatori nell’ambito del programma senior companion e del programma respite companion, e i fornitori di disabilità di sviluppo (DD)/disabilità intellettuali (ID) e i fornitori di servizi a domicilio e basati sulla comunità (HCBS) nell’ambito del programma Waiver Medicaid 1915(c), e una persona o entità che cerca un impiego a tempo parziale o a tempo pieno o un contratto o subcontratto con i dipartimenti.

Jointly, DOH e DHS hanno sviluppato l’Hawaii Background Check System (HI BCS) per assistere le strutture e gli individui a rispettare i requisiti di controllo dei precedenti fornendo un metodo centrale basato su Internet per richiedere un controllo dei precedenti e per controllare lo stato dei controlli dei precedenti attuali o passati.

A partire dall’estate 2019, l’HI BCS sarà disponibile per l’uso da agenzie e individui. I controlli dei precedenti continueranno ad essere completati dal DOH e dal designato del DHS, attualmente Fieldprint. Il designato otterrà le impronte digitali e farà le determinazioni di idoneità. Inoltre, HI BCS offrirà funzionalità aggiuntive per i datori di lavoro autorizzati e certificati. La funzionalità aggiuntiva di HI BCS include quanto segue:

1. Record of Fitness Determinations: Le determinazioni di idoneità potrebbero essere condivisibili. Se un candidato all’impiego ha un controllo dei precedenti completato con una determinazione di Green Light nell’ultimo anno, i datori di lavoro qualificati potrebbero essere autorizzati a “vedere” quella determinazione di idoneità e NON aver bisogno di ottenere un nuovo controllo dei precedenti per assumere il candidato all’impiego. In questo caso, il candidato potrebbe essere assunto immediatamente.
2. Incorporate Rap Back: Il monitoraggio dell’occupazione all’interno di HI BCS farà in modo che tu venga avvisato se viene ricevuto un futuro Rap Back, che può influire sul fatto che il tuo dipendente sia idoneo a continuare a lavorare per te.
3. Cerche automatiche: Registri come il registro HI Nurse Aide e l’elenco delle esclusioni OIG possono essere controllati attraverso un processo di corrispondenza automatica piuttosto che reinserire manualmente le informazioni del richiedente per ogni ricerca. Questo ridurrà gli errori, farà risparmiare tempo e produrrà una chiara registrazione delle ricerche che sono state eseguite. HI BCS può anche eseguire controlli automatici del registro dei nomi in altri stati in cui un richiedente ha risieduto in precedenza, se quello stato ha implementato un sistema di corrispondenza automatica. DOH e DHS stanno lavorando per aggiungere altri registri a questo processo di corrispondenza automatica.

Fieldprint, Inc. è l’OHCA designato per i controlli dei precedenti. Un rappresentante della Fieldprint è disponibile per domande dal lunedì al venerdì, dalle 8 alle 22 (EST) al numero (877) 614-4364, esclusi i giorni festivi.

Il consenso del richiedente del controllo dei precedenti è richiesto

Quando fa domanda per un controllo dei precedenti, il richiedente del controllo dei precedenti deve fornire il consenso al Dipartimento della Salute (DOH) o al suo designato per ottenere le impronte digitali del richiedente, condurre il controllo dei precedenti penali e partecipare al programma rap back. Il programma rap back è un sistema automatizzato di notifica al DOH o al suo designato o al datore di lavoro del richiedente di un arresto dopo che il controllo dei precedenti è stato completato. Questo programma elimina o riduce la necessità di ripetere il controllo dei precedenti negli anni futuri e può far risparmiare denaro al richiedente.

Il richiedente del controllo dei precedenti deve anche indicare se il richiedente è mai stato condannato per un crimine.

Se il consenso di cui sopra non viene fornito o se il richiedente non è disposto a indicare una precedente condanna, la domanda di controllo dei precedenti non può essere accettata e il controllo dei precedenti non può essere eseguito.

Richieste individuali di controllo dei precedenti

I candidati al controllo dei precedenti devono fare domanda online su www.fieldprinthawaii.com per un controllo dei precedenti. Il controllo dei precedenti può includere un controllo dei precedenti penali e/o un controllo dei registri statali degli abusi e può comportare un controllo delle impronte digitali. Il processo di applicazione facile da seguire passo dopo passo è spiegato sul sito web Fieldprint.

I candidati sono tenuti a registrarsi con Fieldprint e può essere richiesto di pagare una tassa per il controllo dei precedenti.

Come parte della domanda, il richiedente programmerà una data, ora e luogo per il controllo delle impronte digitali e devono presentarsi di persona per il loro appuntamento previsto. Due (2) forme di identificazione saranno richieste al momento dell’appuntamento. Almeno un documento d’identità deve essere un documento d’identità valido con foto rilasciato dal governo, come una patente di guida, un passaporto o una carta d’identità statale. La mancata presentazione comporterà la perdita delle tasse pagate per il controllo dei precedenti. I candidati possono riprogrammare il loro appuntamento senza penalità di pagamento se riprogrammato almeno 24 ore prima dell’orario dell’appuntamento.

Fieldprint avviserà i candidati quando il controllo dei precedenti sarà completato. Fare riferimento a Risultati del controllo dei precedenti e diritti di appello, di seguito.

Case Management e Adult Day Care Center Provider Accounts

Case Management Agencies (CMA) e Adult Day Care Center (ADCC) provider devono seguire i seguenti passi:

1. Crea un account: Per creare un account, contattare prima Community Ties of America (CTA) per ottenere un ID fornitore. Dopo aver ottenuto l’ID del fornitore, i fornitori devono impostare un account direttamente con Fieldprint su www.fieldprinthawaii.com per avere accesso alle informazioni sulla determinazione dell’idoneità dei potenziali dipendenti o dei dipendenti attuali che richiedono un controllo dei precedenti. Se hai altre domande riguardanti la configurazione dell’account, chiama il numero verde di Fieldprint (877) 614-4364 dal lunedì al venerdì, dalle 8 alle 22 (EST) escluse le festività.
2. Ottenere un codice Fieldprint: Fieldprint emetterà un codice una volta che un account provider è stabilito. Questo è il codice che ciascuno dei tuoi dipendenti o potenziali dipendenti utilizzerà per richiedere i loro controlli dei precedenti. Il codice consentirà inoltre al fornitore di ottenere aggiornamenti sullo stato dei propri candidati al controllo dei precedenti nel sistema Fieldprint. Le informazioni sul controllo dei precedenti dei candidati di altri datori di lavoro non saranno disponibili.
3. Istruisci il candidato al controllo dei precedenti: Istruisci il richiedente del controllo dei precedenti personali a visitare www.fieldprinthawaii.com per richiedere i loro controlli dei precedenti personali. Assicurati di dargli il tuo codice Fieldprint. Al richiedente verrà chiesto di inserire il codice Fieldprint nella sua domanda.

SOLO CASE FAMIGLIE AFFIDATARIE COMUNITARIE

Gli operatori delle case famiglia affidatarie (CCFFH) devono seguire i seguenti passi:

• Visitare il sito web Fieldprint, Inc.
• Cliccare il pulsante rosso “Schedule an Appointment” sulla destra
• Inserire un indirizzo email sotto “New Users/Sign Up” e cliccare il pulsante “Sign Up”. Segui le istruzioni per creare una password e una domanda di sicurezza.
• Clicca “Iscriviti e continua”

Il pagamento con carta di credito è richiesto al momento di programmare un appuntamento per le impronte digitali o richiedere i controlli del registro centrale dei servizi di protezione.

Per programmare un appuntamento per le impronte digitali, gli operatori devono seguire i seguenti passi:

• Selezionare “Conosco il mio codice di impronta digitale” e inserire il seguente codice: FPHawaiiDOHAFIS
• Se non si seleziona “I know my Fieldprint Code” è necessario selezionare la ragione “HI – Department of Health” e inserire il codice di cui sopra. Se fai il passo numero 1, non avrai bisogno di fare questo passo.
• Sei ora pronto per inserire le tue informazioni demografiche e per fissare un appuntamento per le impronte digitali. Programmare un appuntamento ti fornirà anche i controlli dei servizi di protezione per APS e CAN.
• Stampa la pagina di conferma e portala con te al tuo appuntamento per le impronte digitali. Porti anche due forme di identificazione. Almeno una forma di identificazione deve essere un valido documento d’identità con foto rilasciato dal governo, come una patente di guida, un passaporto o una carta d’identità statale.

Per ottenere i controlli dei Protective Services (APS & CAN):

• Selezionare “I know my Fieldprint Code” e inserire il seguente codice: FPHawaiiDOHAPS
• Se non si seleziona “I know my Fieldprint Code” si seleziona la ragione “HI – Department of Health” e si inserisce il codice di cui sopra. Se fai il passo numero 1 non avrai bisogno di fare questo passo.
• Sei ora pronto per inserire le tue informazioni demografiche e inviare i controlli APS e CAN basati sul nome.

Risultati del controllo dei precedenti

Fieldprint elaborerà la domanda di controllo dei precedenti e avviserà i candidati via e-mail quando i risultati saranno pronti per essere visualizzati. I risultati del controllo dei precedenti non saranno inviati via e-mail.

I candidati accederanno al loro account Fieldprint per visualizzare i risultati e vedranno una determinazione a luce verde o a luce rossa.

Luce verde: una determinazione a luce verde significa che il candidato ha superato il processo di controllo dei precedenti e può essere impiegato come o per fornire servizi diretti ai clienti. Salva queste informazioni per i tuoi archivi e stampa la schermata (clicca sul simbolo di stampa), o fornisci le informazioni al tuo datore di lavoro come appropriato.

Semaforo rosso: una determinazione a semaforo rosso significa che il richiedente ha una condanna o una conferma di abuso e non può essere impiegato come o per fornire un servizio diretto ai clienti a meno che non sia concessa un’esenzione. Salva questa informazione per i tuoi archivi e stampa la schermata.

I richiedenti che hanno una determinazione a luce rossa saranno guidati a un’altra schermata dove sarà mostrata la data e il tipo di condanna o la data e il tipo di conferma dell’abuso. Salvate queste informazioni per i vostri archivi e stampate la schermata.

Diritti di ricorso

Se il casellario giudiziale del richiedente o il registro centrale dei servizi di protezione indicano una determinazione a luce rossa, il richiedente può richiedere un’esenzione. Fare riferimento alle istruzioni su Come richiedere un’esenzione. Inoltre, leggere le istruzioni del modulo 106E del DOH e completare e presentare il modulo 106E come indicato nel modulo stesso. Segui la lista di controllo e assicurati di presentare tutte le informazioni richieste. La mancata presentazione di tutte le informazioni richieste ritarderà il processo di determinazione dell’esenzione e potrebbe portare al rifiuto della domanda di esenzione.

Link ai moduli OHCA

• Come presentare un’esenzione
• Form 106E
• Istruzioni del modulo 106E
• Lista di controllo
• Dichiarazione di autenticità