Per quanto tempo conservarli
Hai probabilmente sentito dire che sette anni è il periodo perfetto per conservare i documenti fiscali, comprese le dichiarazioni. Il tempo effettivo per conservare i documenti non è così semplice, secondo Steven Packer, CPA, nel gruppo di contabilità fiscale alla Duane Morris.
“Nella maggior parte dei casi, i documenti fiscali non devono essere conservati per sette anni perché c’è una prescrizione di tre anni”, spiega Packer. “Quindi, supponendo che non ci sia frode o altro, l’IRS non può guardare le vostre dichiarazioni dei redditi oltre i tre anni di prescrizione.”
Lo statuto delle limitazioni ha alcune importanti eccezioni, e se la vostra dichiarazione dei redditi ha una di queste, dovrete conservare le vostre dichiarazioni e i vostri documenti più a lungo di tre anni. Per esempio, la prescrizione è di sei anni se avete sostanzialmente sottostimato il vostro reddito. La soglia per la sottovalutazione sostanziale è il 25% del vostro reddito lordo. Se dichiarate che il vostro reddito lordo era di $50.000 e in realtà era di $100.000, avete sostanzialmente sottostimato il vostro reddito.
La regola dei sei anni si applica anche se avete sostanzialmente sovrastimato il costo della proprietà per minimizzare il vostro guadagno imponibile. Diciamo che se avete venduto una proprietà per 150.000 dollari e avete dichiarato di averne pagati 125.000 invece degli effettivi 50.000 dollari, l’IRS ha sei anni per agire contro di voi. E se avete omesso più di 5.000 dollari di reddito da un conto offshore, il termine di prescrizione è anch’esso di sei anni.
Mantenete i registri per sette anni se presentate una richiesta per una perdita da titoli senza valore o una deduzione per crediti inesigibili. Se non avete presentato una dichiarazione, o se avete presentato una dichiarazione fraudolenta, non c’è prescrizione per l’IRS di cercare accuse contro di voi.
I registri di proprietà possono essere per sempre
Quando vendete una proprietà con un profitto, dovrete un’imposta sulle plusvalenze su quel profitto. Il calcolo del vostro guadagno di capitale spesso richiede di conservare i vostri registri per tutto il tempo in cui possedete il vostro investimento. Avrete bisogno di quei registri per calcolare la base di costo per la proprietà, che è il costo effettivo, aggiustato verso l’alto o verso il basso da altri fattori, come i miglioramenti maggiori alla struttura.
Calcolare la base di costo sulla proprietà in cui vivete è relativamente semplice perché la maggior parte delle persone può evitare di pagare l’imposta sulle plusvalenze sulla loro residenza primaria. Se vendete la vostra residenza primaria, quelli che presentano dichiarazioni individuali possono escludere fino a $250.000 in guadagni dalle tasse, e le coppie che presentano dichiarazioni congiunte possono escludere fino a $500.000. Devi aver vissuto nella tua casa per almeno due degli ultimi cinque anni per qualificarti per l’esclusione. Anche così, dovrete conservare le registrazioni della transazione per almeno tre anni dopo aver venduto la proprietà.
Se la vostra vendita non soddisfa i criteri di cui sopra, dovrete conservare le registrazioni dei miglioramenti significativi per almeno tre anni dopo la vendita. IRS Publication 523, “Selling Your Home,” spiega quali miglioramenti si possono aggiungere alla vostra base di costo – e ridurre il conto delle plusvalenze. Lo stesso vale per le proprietà in affitto.
La maggior parte dei broker calcolerà la vostra base di costo per azioni, obbligazioni e fondi comuni, anche se sono solo per calcolare la vostra base di costo per le transazioni azionarie dal 2011 e fondi comuni dal 2012. È una buona idea conservare tutti i registri delle transazioni, tuttavia, nel caso in cui si cambi broker. Inoltre, tenere i registri di qualsiasi proprietà ereditata e il suo valore quando il proprietario è morto, che diventerà la vostra base fiscale.
Non c’è niente di male nel salvare i vostri record più a lungo dei limiti legali se vi dà la pace della mente e si può sopportare il disordine. Potreste prendere in considerazione l’archiviazione di alcuni documenti nella nuvola – uno spazio di archiviazione remoto che si affitta.
Anche se molte persone conservano documenti cartacei, è anche intelligente avere i documenti convertiti in file elettronici e archiviati nella nuvola. È una buona idea avere due serie, nel caso in cui una venga distrutta.
Si può fare in modo di avere due serie, nel caso in cui una venga distrutta.