Perché dovreste gestire le attività usando il metodo dei 4 quadranti

I quadranti delle priorità sono spesso trascurati, poiché ci sono molti altri modi popolari per gestire le attività. Alcuni di questi includono:

• Gestire per calendario. Tutti i compiti hanno ora e data. Tutto è programmato.
• Gestire per liste. Tutto è scritto in modo lineare.
• Gestire per “post-it”. I compiti più importanti sono seduti su qualche spazio prominente che è visibile in ogni momento, costringendoti a portarli a termine.

Utilizzare un quadrante di priorità

Oggi, vorrei parlare di un’altra strategia di gestione dei compiti: il metodo dei 4 quadranti. In questo post del blog, vi dirò perché è un modo preferibile di gestire i compiti rispetto a tutti e 3 i metodi di cui sopra.

Cosa significa gestire per 4 quadranti? In primo luogo, stai essenzialmente categorizzando tutti i compiti in uno dei 4 quadranti. Per esempio, un approccio, conosciuto come la matrice di Eisenhower, è di categorizzare i compiti in quadranti critici e immediati. Questo copre 2 dimensioni di base: tempo e priorità.

I compiti che sono ad alta priorità e devono essere fatti presto vanno nella parte superiore sinistra della matrice di gestione del tempo, quadrante 1. Anche gli altri 4 quadranti si spiegano da soli.

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Perché questo approccio è migliore dei metodi di calendario/post-it/elenco lineare di gestione delle attività?

1. Ottieni tutti i vantaggi di tracciare quando le attività sono in scadenza, ma ottieni anche visibilità sulla priorità. In una visione tradizionale del calendario, si vede quando si devono fare le cose, ma non si capisce mai perché e se possono essere abbandonate. L’organizzazione guidata dal calendario manca della capacità di gestire le idee e gli elementi strategici.
2. Un elenco lineare porta al disordine e alla confusione perché crea una mentalità “FIFO” o “LIFO”. Invece, usando i quattro quadranti, sai che devi lavorare solo sui compiti nel primo quadrante, rendendo molto più facile concentrare i tuoi sforzi. Le liste lineari sono buone per catturare idee che non hanno date e tempo, ma mancano di una buona categorizzazione.
3. In un sistema di post-it, si lavora su cose importanti o urgenti. Tuttavia, si perde il concetto di tempo. Pertanto, non si è in grado di capire quale post-it è più importante. Inoltre, col tempo, si comincia a perdere la traccia dei post-it, portando alla perdita di informazioni.

Benefici di una matrice di priorità

Categorizzando i compiti in 4 quadranti usando la matrice di priorità, si è in grado di catturare i benefici di tutti e 3 i metodi di gestione del tempo. Con Priority Matrix, sei in grado di:

1. Tenere traccia delle idee di alto livello come le lineari liste di cose da fare
2. Tenere traccia del tempo e dello sforzo come i calendari
3. Tenere traccia di ciò che devi fare ora come i post-it

Dato questo, vogliamo incoraggiarti a vedere da solo perché la nostra app Priority Matrix è la migliore app per la gestione dei quadranti di priorità.

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