What is Occupational Fraud?
Occupational fraud è una frode commessa da un impiegato su un datore di lavoro nel corso del suo impiego. Sono più comuni e causano più perdite finanziarie alle aziende rispetto alle frodi commesse da terzi. Poiché i dipendenti continueranno a lavorare nell’azienda, generalmente cercheranno di nascondere queste frodi in modo permanente, il che significa che la frode professionale può essere commessa per un lungo periodo di tempo.
Che cos’è la frode al punto di vendita?
La frode al punto di vendita è quando un dipendente ruba il denaro dal suo datore di lavoro nel punto dell’azienda in cui viene effettuata una vendita. I dipendenti possono rubare il denaro mentre passa a o da un cliente (attraverso una vendita o una restituzione di beni da parte del cliente). La frode al punto di vendita si verifica di solito nelle attività di vendita al dettaglio dove c’è un alto numero di transazioni di basso valore e numerosi addetti alle vendite, rendendo la frode più facile da nascondere.
Ci sono due tipi principali di frode al punto di vendita. Entrambi risultano nel furto di denaro dal business.
- Il primo mira alle transazioni di vendita dove i clienti pagano soldi al business
- Il secondo mira ai resi di merci, dove il denaro passa dal business al cliente.
Titoli principali
Descrizione della frode del punto vendita
1. Vendite nulle
2. Falsi resi
3. Elaborazione delle venditePrevenzione e individuazione
Descrizione della frode nel punto vendita
C’è una differenza tra furto nel punto vendita e frode nel punto vendita, sebbene entrambi i termini siano generalmente usati in modo intercambiabile. Il furto nel punto vendita è il furto di denaro senza alcun tentativo di nasconderlo. La perdita dovrebbe essere scoperta a breve termine – quando le ricevute giornaliere vengono confrontate con i registri delle vendite. Il ladro conta sul fatto che i proprietari degli affari non siano in grado di mostrare quale vendita è stata presa di mira e chi ha fatto quella vendita. Una frode in un punto vendita generalmente non è destinata ad essere scoperta (almeno a breve termine) e il truffatore intraprenderà qualche azione per nascondere il furto.
Molte aziende si aspettano qualche perdita dal furto e costruiscono questo costo nella loro struttura dei prezzi. Alcuni proprietari di aziende diventano compiacenti riguardo a queste perdite, credendo che rimarranno all’interno della gamma stimata e che non c’è niente che possano o debbano fare per ridurre queste perdite. Questo approccio può essere commercialmente giustificabile a breve termine, ma non fa nulla per scoraggiare gli impiegati disonesti dal commettere frodi.
Come viene fatta questa frode?
Ci sono due metodi principali per commettere frodi nei punti vendita, che differiscono se un cliente reale è coinvolto in una transazione – una vendita è mirata – o se viene usato un cliente fittizio – un falso ritorno è fatto. Ci sono anche molte variazioni a questi due formati di base.
Void Sales
Le frodi di tipo “Void Sales” generalmente prendono di mira le vendite in contanti. Lo scopo della frode è di impedire che la vendita venga registrata e di rubare il ricavato. Se la vendita non viene registrata, il denaro non verrà perso dalla banca delle ricevute di vendita.
È necessaria una vera vendita di merci con un vero cliente, poiché qualcuno deve consegnare il denaro che viene rubato. L’impiegato venderà un articolo a un cliente, consegnerà l’articolo al cliente e prenderà i soldi dal cliente, ma non registrerà una vendita o registrerà una vendita nulla.
Questo significa che una normale ricevuta per il denaro ricevuto non può essere data al cliente perché, secondo l’azienda, la vendita non è avvenuta. Quindi, richiedere l’emissione di una ricevuta su tutte le vendite può limitare l’opportunità di condurre queste frodi, in particolare quando la ricevuta è necessaria per scopi di garanzia, ecc.
Il cliente se ne va con la merce, ma secondo i registri dell’azienda, la vendita non è mai avvenuta e il denaro non è mai stato ricevuto. Può passare del tempo prima che la perdita dell’articolo in magazzino venga notata (se mai lo è) e poi risalire a un particolare dipendente e a una particolare vendita può essere impossibile. Questo è il motivo per cui le imprese di vendita al dettaglio con un alto turnover di articoli di magazzino comuni sono le vittime più comuni.
Se il furto (la riduzione del magazzino) deve essere nascosto, il truffatore dovrà aggiustare la contabilità di magazzino per registrare una riduzione dell’articolo di magazzino. Questo è spiegato più in dettaglio nel documento ‘Stock Fraud – Inventory Record Frauds’.
Un’alternativa che rimuove la necessità di nascondere la riduzione dello stock è quella di elaborare una vendita reale nei registri, ma ad un prezzo scontato. Il prezzo reale viene riscosso dal cliente, il prezzo scontato viene registrato e il saldo viene rubato. Questo sarà ovvio se una ricevuta viene consegnata al cliente, ma elimina la necessità di nascondere la riduzione dello stock.
False Returns
Lo scopo di una falsa frode di restituzione è quello di elaborare una falsa restituzione di beni e rubare il denaro presumibilmente pagato al (falso) cliente. Nella maggior parte dei negozi al dettaglio, alcuni dipendenti avranno l’autorità di elaborare i resi della merce in determinate circostanze.
In un vero reso di merce, il cliente vorrà i soldi o un credito dopo aver restituito la merce, quindi utilizzare i resi reali per questa frode può essere difficile. Un falso reso deve essere creato, elaborato e il denaro preso.
La registrazione del reso aggiorna le registrazioni bancarie per il pagamento al falso cliente, quindi la riduzione di denaro non ha bisogno di essere nascosta. Il problema è che nessun bene fisico è stato ricevuto dal cliente. Questo può essere o non essere un problema a seconda delle procedure in atto che riguardano gli articoli restituiti dai clienti. La maggior parte delle aziende vorrà qualche procedura standard per verificare la restituzione di qualsiasi merce, anche solo per scoprire il motivo e risolvere eventuali problemi con l’articolo. L’impiegato può usare un altro articolo d’inventario come articolo restituito, anche danneggiando l’articolo per fornire un motivo per cui è stato restituito.
Una variante della frode è quella di usare una vera restituzione di merce ad un vero cliente, e di elaborare un rimborso eccessivo di denaro nei registri, consegnare l’importo corretto (minore) al cliente e rubare il saldo. L’idea è di far apparire legittimo il pagamento dell’importo maggiore nei registri. Questo fornisce anche la merce fisica restituita, superando il potenziale problema di cui sopra.
Un’altra alternativa è quella di elaborare un credito su una carta di credito. Questo lascia un processo, ma elimina il rischio di essere visti prendere fisicamente i soldi dal registro. L’impiegato di solito elabora il credito sulla propria carta di credito o su quella di un complice. Ma questo ha anche il problema di non avere gli articoli fisici restituiti.
Elaborazione delle vendite
Molte attività al dettaglio ora hanno registri di punti vendita che leggono codici a barre. Questi sistemi aggiornano anche l’elenco delle scorte per l’articolo venduto e l’importo delle vendite e dei costi nei registri aziendali. Quello che non fa è assicurarsi che il codice a barre corrisponda all’articolo che passa attraverso il bancone. L’addetto alle vendite deve farlo.
Non importa quale sistema sia usato, un impiegato disonesto può elaborare una vendita ad un complice ma registrando il prezzo di vendita per un articolo più economico di quello effettivamente preso dal complice. Generalmente il complice selezionerà l’articolo costoso desiderato e un cartellino di vendita (incluso il codice a barre se quel sistema è usato) e prenderà l’articolo costoso e la scheda più economica per essere elaborata. L’impiegato disonesto elaborerà la vendita.
Naturalmente, questa frode può essere fatta senza che il commesso sia consapevolmente coinvolto. Potrebbero semplicemente non notare che il cartellino del prezzo non corrisponde all’articolo – e questa sarà la loro difesa anche se sono coinvolti.
Prevenzione e individuazione
Alcune cose da cercare
(i) Un aumento di resi registrati o transazioni nulle, particolarmente con un impiegato o in un reparto.(ii) Rimborsi per importi grandi, ripetuti o pari.
(iii) Documenti di rimborso elaborati senza che la merce restituita sia allegata o identificata,
(iv) Nastri di cassa incompleti (I registratori di cassa elettronici stanno eliminando la necessità di nastri fisici.)
(v) Riduzioni inspiegabili dello stock possono indicare che l’articolo è stato passato ai clienti, senza che la vendita sia stata elaborata e bancata.
Tutti i resi vengono elaborati senza la documentazione richiesta.
Alcuni controlli di base
(i) La tecnologia aumenta i controlli poiché i registratori di cassa intelligenti sono collegati ad altri sistemi aziendali (in particolare lo stock). L’uso della tecnologia può installare controlli con poca interruzione del servizio al cliente.(ii) Richiedere l’approvazione della direzione o due firme per processare i resi.
(iii) Tutti i resi processati senza la merce fisica attaccata o identificata dovrebbero essere esaminati.
(iv) Incoraggiare i clienti ad assicurarsi di ricevere una ricevuta da ogni vendita, o far dipendere il processo di vendita dalla scansione o identificazione dell’articolo – registrando così la vendita al prezzo corretto.
(v) Avere ogni impiegato che firma sui registratori di cassa per elaborare le transazioni, permettendo di risalire ad un particolare impiegato.
(vi) Segnalare i numeri delle carte di credito che ricevono crediti di rimborso per evidenziare le carte che hanno avuto numerosi rimborsi accreditati.