Il telelavoro potrebbe non essere adatto a tutti i dipendenti e/o posizioni. Il vostro supervisore vi informerà se siete idonei al telelavoro temporaneo e vi confermerà i termini e le condizioni di tale accordo, specifici della posizione.
Chi è interessato da questa politica?
Tutti i dipendenti regolari; non si applica ai dipendenti temporanei o ai dipendenti che lavorano a distanza fuori dagli Stati Uniti.
Esclusioni
Dipendenti non esonerati (eccetto che per una sistemazione ragionevole approvata per disabilità, o come altrimenti ritenuto appropriato secondo questa politica temporanea a discrezione di Middlebury).
Definizioni
Telavoro – Per lavorare da casa, o da qualche altro luogo remoto, mentre si usa la tecnologia per collegarsi con l’ufficio a cui il dipendente è assegnato.
Politica
Il telelavoro è un accordo commerciale che permette ai dipendenti di lavorare da una postazione remota collegandosi elettronicamente a Middlebury da casa, dalla strada o altrove negli Stati Uniti.
A causa dell’incertezza della durata e della gravità dell’epidemia di COVID-19, tutti gli accordi di telelavoro temporaneo saranno valutati su base continua e sono soggetti a essere modificati o interrotti immediatamente previa comunicazione scritta. I dipendenti che sono approvati per il telelavoro temporaneo non devono aspettarsi un telelavoro continuo. Per i dipendenti che sono stati precedentemente approvati per un accordo di telelavoro in corso, le politiche e gli accordi applicabili a tale accordo rimarranno in vigore, a meno che le circostanze relative al focolaio COVID-19 giustifichino un’eccezione.
Per quanto possibile, i compiti e le responsabilità del lavoro di un dipendente non cambieranno a causa del telelavoro temporaneo. La professionalità nello svolgimento delle mansioni lavorative, la resa e la produttività del lavoro, il servizio al dipartimento del dipendente, ai clienti, agli studenti e/o ad altre circoscrizioni, a seconda dei casi, e le relative comunicazioni, devono essere mantenuti ai livelli stabiliti da Middlebury e dal supervisore del dipendente. I dipendenti in telelavoro temporaneo devono essere disponibili durante l’orario di lavoro via e-mail e telefono per comunicare con le circoscrizioni pertinenti, se necessario. Per quanto possibile, la quantità di tempo che un dipendente deve lavorare e/o le aspettative di produttività non cambieranno a causa del telelavoro, anche se gli orari di telelavoro temporaneo possono includere orari di lavoro flessibili al di fuori del normale orario di lavoro, o orari di lavoro ridotti, per venire incontro alle sfide che i dipendenti possono affrontare nelle loro case e nelle loro comunità a causa dell’epidemia di COVID-19, come stabilito a discrezione di Middlebury.
Una comunicazione aperta e continua tra il dipendente in telelavoro e il suo supervisore è fondamentale per un accordo di telelavoro temporaneo di successo. Ci si aspetta che il dipendente e il supervisore lavorino insieme per tenersi reciprocamente informati su eventi o informazioni ottenute durante la giornata lavorativa. I dipendenti dovrebbero comunicare con il loro supervisore per identificare in anticipo, e su base continuativa, qualsiasi compito o responsabilità lavorativa che non può essere efficacemente eseguita durante il telelavoro temporaneo. Allo stesso modo, i dipendenti devono informare prontamente il loro supervisore nel caso in cui le circostanze personali, come la malattia o le responsabilità di assistenza ai dipendenti, interferiscano con la capacità del dipendente di svolgere pienamente i propri compiti lavorativi concordati. Le modifiche saranno prese in considerazione, se necessario, e attuate quando possibile nella misura ritenuta appropriata da Middlebury.
Richiesta di autorizzazione al telelavoro
I dipendenti che desiderano esplorare l’opzione del telelavoro temporaneo, come richiesto dall’epidemia COVID-19, devono parlarne con il proprio supervisore e con la Direzione Risorse Umane. Middlebury prenderà in considerazione le richieste di telelavoro caso per caso, tenendo conto di fattori quali l’adeguatezza del lavoro al telelavoro, la durata dell’impiego del dipendente a Middlebury, l’anzianità, il rendimento del dipendente, precedenti azioni disciplinari, la flessibilità, il motivo o i motivi del telelavoro e la capacità di lavorare in modo indipendente. I dipendenti autorizzati al telelavoro devono firmare un accordo per una sede di lavoro alternativa temporanea e, se approvata, dovranno comunicare con Middlebury a un livello coerente con i dipendenti che lavorano in ufficio o in un modo e con una frequenza che sembrino appropriati al lavoro e alle persone coinvolte.
Apparecchiature e forniture per il telelavoro
Secondo una valutazione caso per caso, e soggetta a modifiche in qualsiasi momento, Middlebury determinerà quali attrezzature, se del caso, fornire al dipendente per facilitare il telelavoro. Middlebury non si assume alcuna responsabilità per il furto, la perdita, il danneggiamento o la riparazione delle attrezzature di proprietà del dipendente. Qualsiasi attrezzatura fornita da Middlebury a un dipendente nell’ambito di un accordo di telelavoro rimarrà di proprietà di Middlebury e Middlebury si occuperà della sua manutenzione. L’attrezzatura deve essere utilizzata esclusivamente per scopi lavorativi. A seconda delle circostanze, il dipendente può essere responsabile di qualsiasi furto, danno o perdita di beni appartenenti a Middlebury. Middlebury fornirà al dipendente il materiale d’ufficio appropriato (penne, carta, ecc.) per portare a termine con successo le proprie mansioni. Middlebury rimborserà inoltre il dipendente per alcune spese legate al lavoro, come telefonate, spese di spedizione, ecc. che siano ragionevolmente sostenute in conformità con le responsabilità lavorative. Se non diversamente concordato in anticipo per iscritto, Middlebury non sarà responsabile di altre spese in cui il dipendente possa incorrere durante il telelavoro.
Luogo di lavoro per il telelavoro
Il telelavoratore deve designare uno spazio di lavoro, nell’area di lavoro fuori sede, per l’installazione di qualsiasi attrezzatura da utilizzare durante il telelavoro. Questo spazio di lavoro deve essere mantenuto in condizioni di sicurezza, privo di pericoli per le persone e le attrezzature. Il dipendente riferirà immediatamente qualsiasi infortunio subito durante il telelavoro al suo supervisore e alle Risorse Umane.
Sicurezza
I dipendenti approvati per il telelavoro temporaneo sono responsabili della sicurezza delle informazioni, dei documenti e dei registri in loro possesso o utilizzati durante il telelavoro. Il materiale ad accesso limitato non dovrebbe essere accessibile o rimosso dalla sede di lavoro senza il consenso scritto del supervisore del dipendente. I dipendenti approvati per il telelavoro temporaneo devono applicare le opportune salvaguardie per proteggere le informazioni riservate di Middlebury da divulgazione o danni non autorizzati e devono rispettare tutti i protocolli e i requisiti di privacy e sicurezza implementati da Middlebury.
Tutte le altre politiche si applicano
I dipendenti in telelavoro di Middlebury devono continuare a rispettare tutte le altre politiche e procedure, comprese quelle relative all’uso del computer, ai social media e alla riservatezza. Come condizione per il telelavoro, tutti i dipendenti che ricevono il permesso di telelavorare in base a questa politica devono prima firmare un accordo per una sede di lavoro alternativa temporanea.
Presenza al lavoro
Nel caso in cui un dipendente approvato per il telelavoro temporaneo abbia precedentemente pianificato di essere fisicamente presente in un luogo di lavoro, funzione, riunione o altro evento, o ritenga che la sua presenza fisica sia necessaria in un evento pianificato dopo l’inizio del telelavoro temporaneo, il dipendente deve prima contattare il suo supervisore. Il supervisore, insieme alle Risorse Umane, se necessario e appropriato, valuterà se il dipendente deve comunque partecipare all’evento alla luce di tutti i fatti e le circostanze rilevanti noti in quel momento. La salute e la sicurezza del dipendente, così come la salute e la sicurezza degli altri dipendenti di Middlebury e della comunità locale, saranno attentamente considerate in tale decisione.
Richieste di congedo
A meno che non sia stato concordato un orario flessibile, i dipendenti non devono permettere che eventi e attività non legati al lavoro interrompano o interferiscano con l’orario di lavoro previsto. Le richieste di utilizzare permessi per malattia, ferie o altri congedi devono essere approvate allo stesso modo del dipendente che non lavora in telelavoro. Se un dipendente non esente si ammala mentre lavora in un luogo di lavoro alternativo, il dipendente deve segnalare le ore effettivamente lavorate e utilizzare il congedo per malattia per le ore non lavorate.
Dipendenti non esenti
I dipendenti in telelavoro non esenti sono coperti dai requisiti di lavoro straordinario del Fair Labor Standards Act o dagli ordini salariali IWC (dipendenti della California), e quindi devono rispettare tutti i requisiti di registrazione. I dipendenti non esenti in telelavoro devono registrare accuratamente e segnalare tempestivamente tutte le ore di lavoro come condizione per continuare a partecipare al programma di telelavoro. Un supervisore deve approvare in anticipo tutte le ore lavorate in eccesso rispetto a quelle specificate per giorno e per settimana, in conformità con i requisiti locali, statali e federali. Middlebury può revocare i privilegi di telelavoro temporaneo di qualsiasi dipendente che non rispetti questo requisito.
Implicazioni fiscali
I dipendenti che praticano il telelavoro da un altro stato o lavorano in più stati sono responsabili della corretta determinazione delle loro tasse. I dipendenti sono incoraggiati a consultare un professionista delle tasse per determinare il metodo corretto di trattenere le imposte sul reddito.
Durata dell’accordo di telelavoro temporaneo
Tutti gli accordi di telelavoro temporaneo richiesti praticamente dallo scoppio del COVID-19 e concessi secondo questa politica sono concessi su base revocabile. Di conseguenza, a sua esclusiva discrezione, Middlebury può interrompere qualsiasi accordo di telelavoro in qualsiasi momento, anche se sarà fornito un ragionevole preavviso ove possibile. A meno che non siano stati presi altri accordi, al termine dell’accordo di telelavoro o del rapporto di lavoro, a seconda di quale dei due avvenga prima, il dipendente deve restituire tutti i beni di proprietà di Middlebury a Middlebury in buone condizioni di funzionamento, meno la normale usura. Di conseguenza, a meno che un dipendente non abbia un contratto di lavoro valido, scritto e firmato, che affermi il contrario, l’impiego è a tempo indeterminato e può essere terminato dal dipendente o da Middlebury in qualsiasi momento.
L’impiego a Middlebury è a tempo indeterminato e può essere terminato da voi o da Middlebury in qualsiasi momento senza causa e senza preavviso.