Ciao a tutti,
Come sapete, ci sono due importanti scenari di integrazione nella funzione Financial, uno è ‘Order to Cash’ (integrazione Financial – Sales&Distribution) e un altro è ‘Procure to Pay’ (integrazione Financial – Material Management).
Ho introdotto “Order to Cash” nel mio ultimo post sul blog (l’URL si trova in fondo a questo post). In questo blog post, camminerò attraverso il semplice processo ‘Procure to Pay’ nel sistema S/4 HANA. Attenzione, questa è solo una semplice introduzione, “Procure to Pay” ha un sacco di funzioni utili non coperte in questo post del blog.
Immaginate uno scenario, c’è una società di commercio alimentare e il loro cliente li ha appena chiamati per comprare 50 sacchi di riso. Ma la società commerciale scopre che non hanno abbastanza scorte. Così decidono di acquistare 100 sacchi di riso dal loro venditore e pagheranno il denaro al venditore dopo aver ricevuto la merce.
Come guida passo dopo passo, manterrò gli oggetti necessari per la società di commercio alimentare e il venditore dall’inizio e poi eseguirò il processo ‘Procure to Pay’. Attenzione, tutti i passi e i dati sono basati sulle configurazioni esistenti del sistema, i diversi sistemi possono avere bisogno di diversi lavori/passi.
Passo 1: Definire l’organizzazione d’acquisto
Un’azienda può avere più di un’organizzazione d’acquisto, diverse organizzazioni d’acquisto hanno la responsabilità di acquistare diversi materiali o servizi.
Codice transazione: OX08
Possiamo usare il pulsante ‘New Entries’ per creare una nuova organizzazione d’acquisto.
In questo post del blog, useremo l’organizzazione d’acquisto ‘ZJC0’.
Step 2: Definire il Gruppo d’Acquisto
Il ‘Gruppo d’Acquisto’ sarà usato nei dati anagrafici del materiale.
Codice transazione: OME4
Possiamo usare il pulsante ‘New Entries’ per creare un nuovo gruppo d’acquisto.
In questo post, useremo l’organizzazione d’acquisto ‘ZJC’.
Step 3: Definire l’impianto
Codice transazione: OX10
Possiamo usare il pulsante ‘New Entries’ per creare un nuovo impianto.
In questo post del blog, useremo l’impianto ‘ZJP1’.
Dopo aver creato l’impianto, dobbiamo assegnare le informazioni sulla posizione di stoccaggio all’impianto.
Codice transazione: OX09
Passo 4: Mantenere i dati anagrafici FI per il venditore
Prima di poter creare un Business Partner con i ruoli del venditore, dovremmo mantenere i dati anagrafici FI per il nuovo venditore.
a. Azienda
Percorso: SPRO-Struttura aziendale-Contabilità finanziaria-Definire azienda
Azienda ‘ZJC3’
b. Codice azienda
Percorso: SPRO-Struttura Aziendale-Contabilità Finanziaria-Modifica, Copia, Cancella, Controlla Codice Azienda
Codice Azienda ‘ZJC3’
c. Conto di riconciliazione
Codice transazione: FS00
Dovremmo creare un nuovo conto di riconciliazione per il venditore sotto il codice azienda.
In questo post, il conto di riconciliazione è ‘100100’. Come conto di riconciliazione del venditore, il campo ‘Recon. Account for Acct Type’ dovrebbe selezionare ‘Vendors’.
Step 5: Mantenere i dati del venditore
Come detto nel mio ultimo post sul blog, non c’è un codice transazione separato (TCODE) per mantenere i dati del cliente e del venditore nel sistema S/4 HANA, le cose sono state spostate al Business Partner (BP). Dovremmo creare un nuovo Business Partner con ruoli Vendor (FLVN00, FLVN01) per questo venditore.
Codice transazione: BP
I semplici passi:
a. Creare una nuova Organizzazione
b. Selezionare il ruolo cliente FLVN01 dalla lista dei ruoli.
Selezionare il pulsante ‘Acquisti’ dalla schermata in alto a destra.
Mantenere i dati ‘Organizzazione Acquisti’ nella schermata poped.
Nel mio test, appare come lo screenshot qui sotto.
I dati nelle schede dovrebbero essere mantenuti in base ai requisiti. Salvare le modifiche dopo aver mantenuto i dati.
c. Selezionare il ruolo cliente FI FLVN00 dalla lista dei ruoli.
Selezionare il pulsante ‘Codice azienda’ dalla schermata in alto a destra.
Utilizzando il codice azienda e il conto di riconciliazione che abbiamo creato al passo 4 nella schermata poped.
Passo 6: Mantenere l’anagrafica materiale
Come detto, la società di commercio alimentare comprerà 10 sacchi di riso dal venditore. Dovremmo creare l’anagrafica materiale per il riso.
Codice transazione: MM01
Mantenere i dati anagrafici del materiale può essere un grande lavoro. Ci sono un sacco di campi che possono essere utilizzati in MM01 per soddisfare i requisiti aziendali. In questo post del blog, userò le funzioni più basilari per mantenere i dati anagrafici del materiale.
a. Selezionare il settore industriale e il tipo di materiale
b. Selezionare le viste
c. Inserire i dati del livello dell’organizzazione, usando i dati che abbiamo creato nei passi precedenti.
d. Mantenere i dati di base nella scheda ‘Dati di base 1’.
Unità di misura aziendale: BORSA
Informazioni sul peso:
e. Mantenere i dati di acquisto nella scheda ‘Acquisti’
f. Mantenere le informazioni sui prezzi nella scheda ‘Contabilità 1’.
Questo è solo un esempio.
Dopo aver cliccato il pulsante ‘Salva’, il sistema potrebbe chiederci di mantenere i valori di altri campi, questo è basato sulle configurazioni di sistema esistenti.
Step 7: Collegare gli oggetti
Dopo che gli oggetti sono creati, dovremmo mantenere la relazione tra loro. Controllate attentamente le assegnazioni e assicuratevi che tutti gli oggetti appena creati siano stati collegati correttamente prima di iniziare il processo ‘Procure-to-Pay’. Diversi messaggi di errore appariranno nel processo ‘Order to Cash’ se i collegamenti non sono mantenuti correttamente.
Le assegnazioni possono essere fatte nel percorso: SPRO-Struttura Aziendale-Assegnazione
a. Assegnare il codice azienda all’azienda
b. Assegnare lo stabilimento al codice azienda
c. Assegnare l’organizzazione d’acquisto al codice dell’azienda
d. Assegnare l’organizzazione d’acquisto all’impianto
Passo 8: Creare la richiesta d’acquisto
Possiamo creare un ordine d’acquisto basato su una richiesta d’acquisto, o possiamo creare direttamente un ordine d’acquisto. Questo dipende da diverse esigenze.
Codice transazione: ME51N
Inserire i campi necessari (articolo, materiale, quantità, gruppo d’acquisto, impianto, ecc. Dopodiché verrà creata una nuova richiesta di acquisto.
La strategia di rilascio dell’articolo può essere trovata dalla scheda ‘Strategia di rilascio’. Attenzione, i diversi sistemi possono avere diverse strategie di rilascio.
Un esempio:
Prima di poter utilizzare la richiesta di acquisto per creare un ordine di acquisto, dobbiamo assicurarci che l’articolo sia stato rilasciato.
Codice transazione: ME55
Passo 9: Creare ordine di acquisto
Codice transazione: ME21N
Come detto, creeremo un ordine d’acquisto dalla richiesta d’acquisto che abbiamo creato nel passo 8.
a. Cliccare il pulsante ‘Document Overview On’ in alto a sinistra dello schermo (se mostra il pulsante ‘Document Overview Off’ allora ignorare questo passo)
b. Selezionare ‘Purchase Requisitions’ dalla lista
Inserire il numero del documento di richiesta d’acquisto nella nuova schermata e cliccare il pulsante ‘Execute’.
Trascinare il numero della richiesta d’acquisto sull’etichetta ‘Shopping Cart’.
c. Dati a livello di testata
Inserire il numero del venditore e altri dati dell’organizzazione che abbiamo creato nei passi precedenti.
d. Dati livello articolo
Anche il campo ‘Impianto’ deve essere riempito.
In questo post sto usando il valore ‘K’ (Centro di Costo) nel campo ‘Cat. Assegnazione Conto’, questo valore dovrebbe essere cambiato in base alle diverse esigenze.
e. Dati di dettaglio dell’articolo
Dopo aver creato un nuovo articolo, dovremmo anche mantenere i dati di dettaglio dell’articolo per l’articolo.
Scheda ‘Account Assignment’:
Siccome stiamo usando ‘K’ (centro di costo) come ‘Account Assignment Cat.’ per l’articolo, i campi sotto la scheda dovrebbero essere riempiti. Il controllo della configurazione relativa è fuori dallo scopo di questo post del blog, lo introdurrò in un altro post del blog.
Tabella ‘Conferme’:
Prima di poter creare il documento di consegna in entrata, l’articolo deve essere confermato nell’ordine di acquisto. Il controllo delle conferme è basato sulla personalizzazione.
Dopo aver finito le modifiche, possiamo cliccare il pulsante ‘Salva’ e un nuovo ordine di acquisto sarà creato.
Passo 10: Creare consegna in entrata
Codice transazione: VL31N
Come menzionato nel passo 9, l’articolo sotto l’ordine di acquisto deve essere confermato prima di poter creare la consegna in entrata basata sull’ordine di acquisto.
a. Inserire le informazioni ‘Vendor’ e ‘Purchase Order’ e controllare il valore ‘Delivery Date’. Cliccare il pulsante ‘Continua’ alla prossima schermata.
b. Riempire il campo ‘Quantità di consegna’, controllare gli altri campi e salvare la modifica.
Passo 11: Creare una buona ricevuta
In questo test, prima di poter creare una buona ricevuta per l’ordine di acquisto, dobbiamo mantenere l’articolo dell’ordine di acquisto alla consegna completa.
Codice transazione: ME22N
Selezionare la casella ‘Deilv Compl.’ e salvare la modifica.
Codice transazione: MIGO
Selezionare ‘Goods Receipt’ e ‘Purchase Order’ dagli elenchi a discesa. Riempire il campo vuoto sulla destra con il numero dell’ordine di acquisto che abbiamo creato nel passo 9.
Controllare le informazioni del materiale sotto la scheda ‘Materiale’.
Inserire il valore della quantità sotto la scheda ‘Quantità’.
Controllare il valore della pianta sotto la scheda ‘Dove’.
Io userò il tipo di movimento ‘101’ in questo post.
Dopo aver riempito/controllato i dati, clicca sulla casella di controllo ‘Item Ok’ e clicca sul pulsante ‘Post’.
Passo 12: Controllo Fattura FI
I documenti FI saranno creati quando creiamo una buona ricevuta per l’ordine di acquisto.
Codice transazione: MIGO
Selezionando ‘Display’ e ‘Material Document’ dagli elenchi a discesa. Inserire il numero del documento materiale creato al passo 11 nel campo vuoto.
Cliccando il pulsante ‘FI Documents’.
Le informazioni dei documenti FI possono essere trovate dalla finestra popup.
Possiamo fare doppio clic sul numero del documento per visualizzare il documento.
Step 13: Creare ricevuta fattura
Codice transazione: MIRO
Inserite la ‘Invoice date’ e il numero dell’ordine di acquisto che abbiamo creato nel passo 9.
Verificate i valori e cliccate il pulsante ‘Post’.
I documenti (documento MM e Fattura A/P) saranno creati se non ci sono problemi nella registrazione.
Il documento può essere visualizzato con il codice transazione MIR4.
Cliccare il pulsante ‘Follow-On Documents’, la fattura A/P corrispondente verrà visualizzata.
Se la fattura A/P non è liquidata (pagamento automatico non configurato) allora la fattura deve essere liquidata con il codice transazione F-53 (‘Post Outgoing Payment’).
Dopo aver terminato con successo la registrazione, la scheda ‘Purchase Order History’ apparirà nel relativo ordine di acquisto, possiamo controllarla con il codice transazione ME23N.
Conclusione
Nel post del blog, passiamo attraverso il semplice processo ‘Procure to Pay’ dalla costruzione dei dati master ( ‘Purchase Organization’, ‘Purchase Group’, ‘Plant’, ‘Company’, ‘Company Code’, ‘Business Partner’) e i dati della transazione (documenti) dall’inizio. Ti consiglio di fare le configurazioni e le registrazioni da solo, questo ti aiuterà ad avere una migliore comprensione dell’elaborazione ‘Procure to Pay’.
Il mio post sul blog per introdurre il semplice processo ‘Order to Cash’ può essere trovato dall’URL sottostante:
https://blogs.sap.com/2020/03/02/step-by-step-to-run-a-simple-order-to-cash-process/#