PTO 監査は、継続的な人事コンプライアンスの重要な部分です。 タイムオフ・ポリシーの更新を明確に伝えることは、そのプロセスの重要な部分です。 以下のテンプレートを使用して、休暇ポリシーの更新を従業員に伝えましょう。
How to Communicate a PTO Policy Change to Employees
PTO ポリシーは、企業が競争力を保ち、コンプライアンスを守り、財務的に余裕があるようにするには、定期的に見直しを行う必要があります。 既存の休暇ポリシーの更新をどのように伝えるかは、従業員の士気とエンゲージメントを維持するために特に重要です。 このメッセージングでは、透明性が重要な役割を果たします。
コミュニケーションには、以下の情報を含めてください：
- 監査の理由を説明する。 従業員は、この変更（つまり、未収のPTOを「失う」こと）に不満を持つかもしれませんが、更新が行われたときの透明性を高く評価することでしょう。
- アップデートを詳しく説明する。 ロールオーバーの上限設定から無制限モデルへの完全移行まで、人事部は何がなぜ変わったのかを正確に記載する必要があります。
- 政策が時給制と給与制の労働者に与える影響。 方針によっては、変更は一方の労働者グループには影響するが、他方には影響しないかもしれない。 人事部からの連絡は、混乱を防ぐために具体的であるべきです。
- ポリシーを表示する。 PTOは従業員が使用するためにあるので、従業員はいつでもポリシーにアクセスできるようにすべきである。 これにより、人事部と従業員との間の透明性がさらに高まります。
- 開始日。
- 想定されるFAQ：即時であれ、将来的であれ、従業員はいつ変更が行われるかを知る必要がある。
- 想定されるFAQ：人事部は、方針が発表されたときに従業員が尋ねるであろう想定される質問に対する回答をあらかじめ作成しておき、先手を打っておくべきである。
テンプレート: 従業員 PTO ポリシー更新の連絡
会社の PTO ポリシーの更新を連絡するときは、次のテンプレートを使用してください。 人事部はチームの時間外福利厚生を監査し、現在および将来にわたって組織を財政的に健全に保つのに役立つ新しいポリシーでプランを更新しました。
このことを念頭に置いて、私たちは PTO ポリシーに以下の変更を実施します。
- PTOは免除・非免除の従業員が利用できます
- 従業員は暦年の初めに割り当てられたPTOを受け取ります
- すべてのPTOリクエストと承認は、
- PTO割り当てを使用して追跡されます。
- 勤続年数0～5年 – 免除される従業員は毎年PTO日、非免除の従業員は毎年PTO日
- 勤続年数6～10年 – 免除される従業員は毎年PTO日。 勤続10年以上 – 免除された従業員は毎年PTO日、免除されていない従業員は毎年PTO日
- 1年で最も忙しい時期であるため、PTO申請は承認されない可能性があります。 この時期には、上司と協力して適切な休暇を取ることをお勧めします。
- 従業員は、未使用の PTO を 1 年から 5 日間繰り越すことができます。 人事部では、FAQ（よくある質問）を作成し、こちらで公開しています。
PTO ポリシーについて他に質問がある場合は、以下にお問い合わせください。
私たちのチームへの献身にいつも感謝しています。