私たちの働き方は変化しています。 特に、どのように一緒に仕事をするかが。
企業がよりグローバルで複雑になるにつれて、仕事の大部分はチームベースで行われるようになってきました。 Harvard Business Review』誌に掲載されたある研究1 では、過去 20 年間で「共同作業に費やすマネージャーと従業員の時間は、50% 以上も膨れ上がっている」ことが判明しました。 また、多くの企業で、従業員の1日の4分の3以上が同僚とのコミュニケーションに費やされていることもわかった。
チームも以前より大きく、多様で、分散し、より専門的になっている。 しかし、このような特徴を持つチームは、多くの現代企業が直面する難問に取り組む上で非常に効果的である一方、仕事の本質的な側面であるコラボレーションで苦労することがあります。
では、現代の社員はどのようにしてコラボレーションを成功させ、同時に、職場における効果的なコラボレーションの妨げとなる一般的な仕事の仕組みや力学をうまく利用することができるのでしょうか。 まず、コラボレーションの意味と、うまくいっているときの様子を定義してみましょう。
- 効果的なコラボレーションとは
- コラボレーションのメリット
- 効果的なコラボレーションの6原則
- 職場でのコラボレーションに必要な5つのスキル
- 職場でのコラボレーションに役立つツール
チームとして効果的かつ効率的に仕事をすることは、簡単なことではありません。 しかし、この便利なガイドがあれば、このプロセスをできるだけシンプルでわかりやすくするために必要なものがすべて揃います。
🔑 ネタバレすると、強力なコミュニケーション ツールが、よりよいコラボレーションを実現するための 1 つの鍵なのです。
効果的なコラボレーションとは
基本的に、コラボレーションは、2人以上の人が協力して何かを生産したり創造したりするときに起こります。 この目的のために作成された多くのコミュニケーション ツールやクラウドベースのプログラムのおかげで、これは対面でもバーチャルでも発生します。
コラボレーション ワークプレイスを作成および育成する方法はさまざまですが、最も成功している職場環境には、通常、いくつかの重要な特徴が共通しています。 それは、社員が自分の考えを共有し、それを聞いてもらえると感じる場所であることです。 効率的なミーティングやワークセッションが行われている。 標準化されたシステムとコラボレーションプロセスを持っている。 チームは健全なコミュニケーションの重要性を理解している。
最も重要なことは、これらの企業の経営陣が、職場におけるコラボレーションの成功は従業員にとって良いだけでなく、顧客や収益にとっても良いということを理解していることです。
A closer look at the benefits of collaboration
職場でチームが効果的に共同作業できるようにすることは、当然と思われるかもしれません。 結局のところ、「チームワークが夢を実現する」ということわざがあるように、そうなのでしょう？
それでも、異なる経歴を持ち、会社の規模や構造によっては異なるタイムゾーンの人々を集めて、共通の目標に向かって仕事をすることは簡単なことではありません。 しかし、職場における効果的なコミュニケーションとコラボレーションの長所は、短所をはるかに上回ります。
より多くのイノベーション
最近では、組織全体から人を集めてチームを組み、問題についてブレーンストーミングを行い、ビジネスに役立つ新しいアイデアを考え出す企業が増えています。
たとえば、コンサルティング会社のプロティビティは、グローバル・イノベーション・チャレンジを開催し、各ローカルオフィスが、リーダーシップチームからの質問に答えるワーキングセッションを実施します。 生成されたアイデアは、社内のアイデア共有プラットフォームに記録され、同社のイノベーション・タスクフォースによってレビューされます。
このような取り組みは、企業が人材の多様な視点を活用するのに役立つだけでなく、研究によると、グループは、単独で作業する人よりも速く革新し、間違いをより早く発見し、問題に対するより良い解決法を見つける傾向にあります2。
より強力なチーム
世界で最も優れた職場に共通することは何でしょうか。 彼らは、従業員がより強いチームやソーシャルネットワークを形成するために、従業員同士のつながりに力を注いでいるのです。 同じ目標に向かって働くことで、チームメンバーに強い目的意識を持たせるだけでなく、コラボレーションによって、チームメンバーがお互いのスキルのギャップを埋め、全員の強みを発揮できるように仕事を分担することができます。
例として、人事技術企業のWorkdayは、新入社員が同僚と強い絆を築くために、特に新入社員のために設計された「新しいつながり」プログラムを開発しました。 このプログラムを通じて、社員は一日の半分を人脈の価値について学び、後半はコミュニティプロジェクトに取り組み、組織内外の人脈を深めることができるのです。
そして、その結果は自分自身を物語っています。 2019年のフォーチュン「働きがいのある会社ベスト100」では、受賞組織の社員の86％が「人々の協力を期待できる」と答え（非受賞企業の社員は74％）、91％が「人々は互いに気にかけている」と答えました（非受賞企業の社員は82％）。
より知識とスキルの高い社員
チームが協力することで、互いに新しいことを学ぶ機会が得られ、それが個人と職業全体の発展に寄与する。 例えば、Harvard Business Review誌に掲載された研究結果によると3、チームは国際的なメンバーと地元のメンバーが混在することで利益を得ることが多いそうです。 これは、複数の国に住み、複数の言語を話す人や、自分が働いている地域に深く根ざしている人たちのことです。
国際派のメンバーは、さまざまな状況に適用できる技術的なノウハウや専門知識をもたらし、地元の人々は、その地域の政治、文化、嗜好に関する深い知識と洞察力をもたらします。
よりよい顧客体験
私たちは皆、組立ラインのことを聞いたことがありますし、時には悪い評判もありますが、多くの人が一緒に働くと、1人で働くより速くプロジェクトを完了できることを教えてくれました。 これは社内でも多くの利点がありますが、顧客経験にも大きな影響を与えることができます（そして、高い顧客維持率を維持することができます）。
たとえば、RingCentral はコラボレーション プラットフォームで、オフィスにいるチームがコンタクト センターのエージェントと簡単にコミュニケーションできるようにします。
効果的なコラボレーションの6つの原則
上記のスキルによって、うまくコラボレーションできるようになりますが、他者とうまく働くには、何をするかだけでなく、どうするかということも重要です。 コラボレーションに取り組む際のマインドセットによって、大きな違いが生まれます。 次にチームと協力する必要があるときは、これらの価値観を頭の片隅に置いておいてください。
効率
ミーティングはコラボレーションに不可欠な要素ですが、長年にわたり、評判が悪くなっています。 結局のところ、過度に長く感じたり、不必要に感じたりした会議に参加したことがない人はいないでしょう。 チームを生産性の高いマシンにするために、できることがいくつかあります。 もし、ビデオ通話をすることで数分の移動時間を節約できたり、会議室を空けることができるのであれば、そうしてみてはいかがでしょうか。
より効率的な会議を行いたいですか? 無料の会議アジェンダ テンプレートを使用して、全員が計画通りに進めるようにしましょう。 👇
もうひとつの方法は、どんな会議または電話でも、議題と各参加者の明確な目標が説明されていることを確認することです。
最後に、プロジェクトに関わるすべての人のために、最後にアクション アイテムを設定することを忘れないようにしましょう。 会議の参加者にもう少しチームワークが必要なプロジェクトがある場合、プロジェクトに焦点を当てた全員参加のチーム チャットを作成してはどうでしょうか。 たとえば、RingCentral のビデオ会議アプリでは、まさにそれが可能です。仮想会議を行うだけでなく、会議後のフォローアップ用にグループ会話を同じアプリで作成することができます：
Trust
人は安心して純粋な建設的フィードバックを行ったり受け付けたり、共通の目標によって刺激を受けて、つながるためのツールや機会を持っていなければならない。 これは、従業員がチームメイトやリーダーが自分の利益を最優先していると感じるような、信頼できる環境でのみ起こり得ます。
共感
すべてのチームメンバーは、重要な役割を担っている。 にもかかわらず、1人または複数の人が、自分は誰よりも苦労していると感じたり、他のチームメンバーが自分を陥れようとしていると感じたりすると、協力関係が崩れてしまうことがある。 同僚のことをよく知り、彼らがどのように働き、どのような問題に直面しているかを理解すればするほど、コラボレーションを成功させるチャンスは高まります。 (チームでできる共感エクササイズについてはこちら)
ポジティブ
過去にグループプロジェクトがうまくいかなかったからといって、同じことが再び起きるとは限りません。 過去のしがらみを振り払い、新しいスタートのように、オープンでポジティブな考え方で、すべてのグループワークの状況に取り組んでみてください。
Clarity
チームの全員が最初から同じ考えを持っていることはまれです。 人にはそれぞれ優先順位や関心事があって当然だ。 だからこそ、プロジェクトを前進させる共通項を見つけるために、前もって全員の優先順位と議題を確認することが重要なのだ。
説明責任
最も成功している企業は、社員がプロジェクトのスケジュールやタスクを参照できるシステムやプロセスを持っており、自分の貢献がグループにどのように影響するかを明確に理解している。 そうすれば、締め切りが遅れたり、誰かが自分の力を発揮できない場合、すぐに対処することができます。
職場でコラボレーションするための5つの必須スキル
グループプロジェクトで思ったようにいかなかった経験があるなら、職場でコラボレーションを進めることは、言うほど簡単ではないことをご存じでしょう。 チームメイトが遠隔地で仕事をしていて、連絡が取りにくい場合もあるでしょう。
もしあなたが職場でコラボレーションの問題に直面しているなら、あなたにできることの1つは、ソフトスキルの向上に努めることです。 この5つのコラボレーションスキルをマスターすれば、チームでの仕事がより簡単に、より効果的になるはずです。
目標設定
チームで仕事をする場合、全員がプロジェクトの目的とビジョンを理解し、どのように成功を判断するかを理解する必要があります。 最初から透明性を確保することで、信頼を築き、全員が成功にコミットし、共通の目的に沿うようにすることができる。 チームメイトに何をしているかを伝え、いつまでに終わらせるか現実的な予想を立て、それを必ず実行する。
また、立てた計画を変更する必要がある場合は、忘れずに連絡すること。 予期せぬことが起こり、期待通りの結果が出せない場合は、その変更を伝えることです。
ここでも、オールインワンのコミュニケーション ツールが役に立ちます。チームが同じアプリでビデオ通話やインスタント メッセージをやり取りできれば、何かあったときに、お互いにすばやく連絡できる可能性が高くなります。
アクティブリスニング
他の人と密接に仕事をしているときは、それぞれのチームメンバーのアイデア、フィードバック、アドバイスによく耳を傾け、思いやりと敬意をもって対応する必要がある。
プロジェクトをどのように進めたいか、誰が何をすべきかについて自分の考えを持っていても、同僚の意見を考慮する必要がある。 結果に必ずしも同意できないかもしれないが、一日の終わりには、自分の希望よりもグループのニーズと責任を優先させる必要がある。
問題解決
時には問題が起こり、人は間違いを犯すものです。 それは起こることです。 問題が起きたとき、誰か一人を責めることなく、グループとして冷静に問題を分析することを忘れないでください。 その代わり、解決策を見つけるために協力することにエネルギーを集中させましょう。
Time management
他人と協力するということは、自分だけでなく、自分を頼りにしているグループのメンバーに対しても責任を持つ必要があるということです。 そこで、タイムマネジメントのスキルが必要になります。 自分のタスクに優先順位をつけ、それに合わせてスケジュールを組むことができるのは、締め切りを守り、チームから期待されている仕事を完成させるための重要なポイントです。
職場でのコラボレーションに役立つツール
チームは、コミュニケーションができなければ、コラボレーションもできません。 良い知らせは、同僚とバーチャルにコラボレーションするための多くのデジタル ツールが利用できるということです。
ここでは、あなたとあなたのチームが注目すべき最高のコラボレーション ツールをいくつか紹介します。
RingCentral
RingCentral のデスクトップおよびモバイル アプリは、あらゆるチャネルでのチームワークをシームレスにするオールインワンのコミュニケーション ツールです。 ビデオ通話、メッセージング、ファイル共有、およびタスク管理機能を備え、Google ドライブや Google カレンダーなどのアプリとも統合できます。
複数のタッチポイントで顧客やチームメイトと会話を始め、通話、メッセージ、ビデオ会議で部門を超えてリアルタイムに協力し、質問に迅速に答えるために、すべて同じアプリケーションで使用することが可能です。
🕹️ 製品ツアーを予約して、RingCentral がどのように機能するかを実際に見てみましょう：
💰 この計算機を使用して、RingCentral を使用してチームのコミュニケーションをサポートするとどのくらい節約できるか、顧客とのコミュニケーションをサポートするとどのくらい節約できるかを確認することもできます。
Asana
市場で最も人気のあるプロジェクト管理ツールである Asana では、他のチーム メンバーにタスクを割り当て、プロジェクトにフォローワーを追加し、期限を監視することが可能です。 最も基本的な機能として、Asana は堅牢な To Do リストまたはプロジェクト カレンダーとして機能しますが、そのプレミアム版には、情報を収集するフォームや開始日や依存関係を追跡するタイムラインなどの便利な機能があります。
Trello
Asana と同様、Trello はプロジェクト管理ツールです。 プロジェクトやタスクをカードに整理し、さまざまな列にドラッグ＆ドロップできるユーザーフレンドリーなインターフェイスを備えています。 素早くセットアップでき、プロジェクトの監視、タスクの割り当て、チームのプロジェクトの状況を一目で確認するのに効果的です。
Google Workspace
Google のコラボレーション ツール群は、ほとんどのチームのマーケティング技術スタックで見つけることができ、勝るものはありません。 ドライブからシート、カレンダーまで、Google Workspace のツールは、チームが同時にファイルを編集し、すべての変更を自動的に保存できるように設計されています。
The keys to effective collaboration
Meeting agendas and work-back calendars だけではなく、有効なコラボレーションには多くのものがあります。
全社的なイノベーションへの挑戦から新入社員の受け入れプログラムまで、最高の職場はコラボレーションを促進するさまざまな実践やプログラムを使っています。 これらの職場に共通しているのは、大きなことを成し遂げるために団結することの力を理解していることです。
正しいスキルを持ち、正しい考え方を採用し、正しいデジタルツールを取り入れれば、魔法が起こるのです。