Stop me if you have heard this one before: 「上司のことで不満があったので、HRに内緒で話した。 上司に話したら、今度は上司が怒っている。 人事部はすべての秘密を守る義務があるのでは？”
従業員は、人事部との会話はすべて機密事項であり、共有できないと思いがちです。
人事担当者は、従業員にとって信頼できるリソースであることと、会社にとって効果的なパートナーであることという、一見矛盾する責任を両立させるという難しい仕事をこなす責任を負っているのです。 では、社員と企業のニーズを同時に満たすには、どうすればよいのでしょうか。
When HR must take action
従業員が機密保持に関して、ある種のトピックが立ち入れないと考えるのは簡単なことです。 結局のところ、セクハラや差別を含む苦情は深刻な問題であり、多くの場合、非公開にすることが望まれています。 しかし、これらは法的な問題でもあり、人事部は法律に従って行動しなければならないため、従業員の情報を100%秘密にしておくことはできません。
人事部に報告されたことが規則、ポリシー、または法律違反である場合、それは対処されなければならないのです。 従業員が何もして欲しくないと言ったとしても、何が起こったかを知っておくだけで、会社の基準を遵守し、法的責任を回避し、最も重要なこととして従業員を保護する必要があります。
When HR could take action
Based the nature of complaints that violate policies or laws, it’s usually a straightforward to assess when to break confidentiality and intervene. しかし、より厄介なのは、上司や同僚に関する一般的な苦情など、人事の裁量に任されている状況です。
そもそも、なぜ人事部に相談に来るのか、そして、そこから何を得たいのかを理解することが重要です。 たとえば、マネージャーがあからさまなえこひいきをしていると苦情を言う人がいたら、彼らがどうなってほしいのか理解しましょう。 その人は、人事部にそのマネージャーと話をすることを望んでいるのでしょうか？ 他の苦情が出されていないかどうかを知りたいのでしょうか？
コーチから調停役まで、従業員が共有する理由を理解すれば、人事部が果たすことのできる役割は多岐にわたります。 しかし、労働者がときどき気づかないのは、人事担当者は意思決定者ではなく、むしろファシリテーターであることが多いということです。 職場での人事教育が、従業員がいつ、なぜあなたに相談するのかを理解し、また、あなたが自分の（機密）情報を正しく扱ってくれると信頼するための鍵なのです。
全体として、従業員は自由な機密保持を期待すべきではありません。 同時に、HR は、どういうわけか従業員対会社であるという (よくある) 概念を払拭する必要があります。 社員は、どの企業にとっても最も重要で高価な資産です。 彼らは現場で仕事をしている人たちであり、重要な視点を持っています。
従業員が「内密に話したい」と言ったときに、何が機密なのか免責事項を伝えることで、すぐに多くの緊張を和らげることができます。 ほとんどの場合、人事は実際にはあまり多くのことを秘密にすることを義務づけられていないため、答えは「何もない」です。 とはいえ、専門家としての裁量と判断力が求められるのは事実です。 優れた人事担当者は、社員が共有するデリケートな情報の公開を、知る必要のある範囲に限定するよう最善を尽くしています。