La forma en que trabajamos está cambiando. Especialmente la forma en que trabajamos juntos.
A medida que las empresas se vuelven más globales y complejas, la mayor parte del trabajo se ha vuelto cada vez más en equipo. Un estudio publicado en la revista Harvard Business Review1 reveló que «el tiempo que dedican los directivos y los empleados a las actividades de colaboración se ha disparado en un 50% o más» en las últimas dos décadas. El mismo estudio concluyó que, en muchas empresas, más de tres cuartas partes del día de un empleado se dedican a comunicarse con sus colegas.
Los equipos también son más grandes, más diversos, más dispersos y más especializados que nunca. Sin embargo, aunque los equipos con estas características pueden ser súper eficaces a la hora de abordar los desafiantes problemas a los que se enfrentan muchas empresas modernas, a veces pueden tener problemas con un aspecto esencial de su trabajo: la colaboración.
Entonces, ¿cómo pueden los empleados de hoy en día colaborar con éxito mientras navegan por las estructuras y dinámicas de trabajo comunes que se interponen en el camino de la colaboración efectiva en el lugar de trabajo? Bueno, en primer lugar, vamos a definir lo que significa la colaboración y cómo se ve cuando se hace bien.
En este post, veremos…
- Cómo es la colaboración efectiva
- Los beneficios de la colaboración
- Los 6 principios de la colaboración efectiva
- Las 5 habilidades esenciales que necesitas para colaborar en el trabajo
- Herramientas que ayudan a la colaboración en el lugar de trabajo
Trabajar eficaz y eficientemente en equipo no es un paseo. Pero con esta práctica guía, tendrás todo lo que necesitas para ayudarte a que este proceso sea lo más simple y sencillo posible.
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Cómo es la colaboración efectiva
Esencialmente, la colaboración ocurre cuando dos o más personas trabajan juntas para producir o crear algo. Esto puede ocurrir tanto en persona como virtualmente, gracias a las muchas herramientas de comunicación y programas basados en la nube que se crean con este mismo propósito.
Aunque hay muchas maneras diferentes de crear y fomentar un lugar de trabajo colaborativo, los entornos de trabajo más exitosos suelen tener algunas características importantes en común. Son lugares donde los empleados se sienten vistos, escuchados y seguros para compartir sus pensamientos. Llevan a cabo reuniones y sesiones de trabajo eficientes. Disponen de sistemas estandarizados y procesos de colaboración. Sus equipos comprenden la importancia de una comunicación sana. Es posible que ya hayas trabajado en una (o en unas cuantas, si tienes suerte).
Lo más importante es que los ejecutivos de estas empresas entienden que una colaboración satisfactoria en el lugar de trabajo no sólo es buena para sus empleados, sino también para sus clientes y sus resultados.
Una mirada más cercana a los beneficios de la colaboración
Puede parecer una obviedad asegurarse de que su equipo está trabajando eficazmente en el lugar de trabajo. Después de todo, como dice el refrán, «el trabajo en equipo hace que el sueño funcione», ¿verdad?
Sin embargo, no es fácil reunir a personas de diferentes orígenes y, dependiendo del tamaño y la estructura de su empresa, de diferentes zonas horarias para trabajar juntos hacia un objetivo común. Sin embargo, las ventajas de una comunicación y colaboración eficaces en el lugar de trabajo superan con creces los inconvenientes.
Más innovación
Recientemente, cada vez son más las empresas que empiezan a formar equipos que reúnen a personas de toda la organización para que hagan una lluvia de ideas con el fin de que surjan nuevas ideas que beneficien al negocio.
Por ejemplo, la consultora Protiviti organiza un Desafío Global de Innovación en el que cada una de sus oficinas locales lleva a cabo una sesión de trabajo para responder a una pregunta del equipo directivo. Las ideas generadas se registran en la plataforma interna de intercambio de ideas de la empresa y son revisadas por el Grupo de Trabajo de Innovación de la empresa:
No sólo las iniciativas de este tipo ayudan a las empresas a aprovechar las diversas perspectivas de su talento, sino que los estudios también demuestran que los grupos tienden a innovar más rápido, a ver los errores más rápidamente y a encontrar mejores soluciones a los problemas que las personas que trabajan por su cuenta2.
Equipos más fuertes
¿Qué tienen en común algunos de los mejores lugares de trabajo del mundo? Que se esfuerzan por conectar a sus empleados para formar equipos y redes sociales más fuertes. El trabajo hacia un mismo objetivo no sólo infunde a los miembros del equipo un fuerte sentido de propósito, sino que la colaboración también permite a los miembros del equipo cubrir las lagunas de las habilidades de los demás y dividir el trabajo para aprovechar los puntos fuertes de cada uno.
Un ejemplo: la empresa de tecnología de recursos humanos Workday desarrolló un programa de Nuevas Conexiones diseñado específicamente para los nuevos empleados para ayudarles a establecer fuertes lazos con sus colegas. A través del programa, los empleados pasan la mitad del día aprendiendo sobre el valor de las conexiones y la segunda mitad trabajando en un proyecto comunitario para profundizar sus conexiones tanto dentro como fuera de la organización.
Y los resultados hablan por sí mismos. En las 100 mejores empresas para trabajar de 2019 de Fortune, el 86% de los empleados de las organizaciones ganadoras dijeron que se puede contar con la cooperación de la gente (frente al 74% de los empleados de las empresas no ganadoras), y el 91% dijo que la gente se preocupa por los demás (frente al 82% de los empleados de las empresas no ganadoras).
Empleados con más conocimientos y habilidades
Cuando los equipos colaboran, tienen la oportunidad de aprender cosas nuevas de los demás, lo que contribuye a su desarrollo personal y profesional general. La colaboración también desafía a las personas a pensar, articular y aprender más sobre sus competencias, lo que puede ayudarles a tomar conciencia de sí mismos y a comprender mejor sus puntos fuertes y débiles.
Por ejemplo, según una investigación publicada en Harvard Business Review3, los equipos suelen beneficiarse de tener una mezcla de miembros cosmopolitas y locales. Se trata de personas que han vivido en varios países y hablan varios idiomas y personas con profundas raíces en la zona en la que trabajan.
Los miembros cosmopolitas aportan conocimientos técnicos y experiencia que se aplican a muchas situaciones diferentes, mientras que los locales aportan conocimientos profundos y una visión de la política, la cultura y los gustos de una zona. Reunir a estos dos tipos de miembros les permite compartir conocimientos y aprender los unos de los otros a la vez que abordan los proyectos en cuestión.
Una mejor experiencia para el cliente
Todos hemos oído hablar de las cadenas de montaje y, aunque a veces tienen mala fama, nos han demostrado que muchas personas trabajando juntas pueden completar un proyecto más rápido que una sola persona trabajando por su cuenta. Aunque esto tiene muchas ventajas a nivel interno, también puede tener un gran impacto en la experiencia del cliente (y ayudarle a mantener una alta tasa de retención de clientes).
Por ejemplo, RingCentral es una plataforma de colaboración que permite a los equipos basados en la oficina comunicarse fácilmente con los agentes del centro de contacto, no sólo para trabajar en proyectos internos, sino también para la colaboración ad hoc para resolver los problemas de los clientes a medida que ocurren en tiempo real:
Esto permite a los centros de contacto resolver los problemas más rápidamente de lo que era posible anteriormente, lo que hace que los clientes estén contentos y que usted obtenga excelentes críticas de los clientes.
6 principios de colaboración eficaz
Aunque las habilidades anteriores pueden prepararle para colaborar bien, trabajar con éxito con otros no se trata sólo de lo que hace sino de cómo lo hace. La mentalidad con la que abordas la colaboración puede suponer una gran diferencia. La próxima vez que tengas que colaborar con tu equipo, ten en cuenta estos valores.
Eficiencia
Las reuniones son un elemento esencial para la colaboración, pero a lo largo de los años han recibido una mala reputación. Al fin y al cabo, ¿quién no ha estado en una reunión que parecía demasiado larga o innecesaria? Hay algunas cosas que puedes hacer para convertir a tu equipo en una máquina de productividad. Una de ellas es celebrar reuniones en persona sólo cuando sean absolutamente necesarias; si puedes hacer una videollamada en su lugar y ahorrarte unos minutos de viaje o liberar una sala de reuniones, ¿por qué no?
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Otra forma es asegurarse de que cualquier reunión o llamada tenga una agenda y unos objetivos claros perfilados para cada participante.
Por último, no olvide establecer elementos de acción para todos los involucrados en el proyecto al final. Si tiene un proyecto que requiere un poco más de trabajo en equipo por parte de los asistentes a una reunión, ¿por qué no crear un chat de equipo centrado en el proyecto para todos? Por ejemplo, la aplicación de videoconferencia de RingCentral le permite hacer exactamente eso: no solo puede celebrar reuniones virtuales, sino que también puede crear una conversación de grupo para el seguimiento después de la reunión en la misma aplicación:
Confianza
Las personas necesitan sentirse seguras para dar y recibir un feedback genuinamente constructivo, inspirarse en un objetivo común y tener las herramientas y oportunidades para conectarse. Esto sólo puede ocurrir en un entorno de confianza en el que los empleados sientan que sus compañeros de equipo y sus líderes tienen en cuenta sus mejores intereses.
Empatía
Cada miembro del equipo tiene un papel importante que desempeñar. Sin embargo, la colaboración puede romperse cuando una o varias personas sienten que lo tienen más difícil que los demás o sienten que otros miembros del equipo intentan hundirlos. Cuanto más conozcas a tus compañeros y entiendas cómo trabajan y a qué retos se enfrentan, más posibilidades tendrás de colaborar con ellos. (Aprende a realizar ejercicios de empatía con tu equipo.)
Positividad
El hecho de que un proyecto de grupo haya ido mal en el pasado no significa que vaya a ocurrir lo mismo. Intenta sacudirte cualquier resquemor del pasado y afronta cada situación de trabajo en grupo como un nuevo comienzo, con una mentalidad abierta y positiva.
Claridad
Es raro que todos los miembros de un equipo estén de acuerdo desde el principio. Es natural que la gente tenga sus propias prioridades o intereses. Por eso es importante identificar de antemano las prioridades y agendas de todos para encontrar un denominador común que haga avanzar el proyecto.
Rendición de cuentas
Las empresas más exitosas tienen sistemas y procesos en los que los empleados pueden hacer referencia al calendario y a las tareas de un proyecto, de modo que tienen una clara comprensión de cómo sus contribuciones afectan al grupo. De este modo, si se incumplen los plazos o alguien no está aportando su granito de arena, puede abordarse rápidamente.
5 habilidades esenciales para colaborar en el trabajo
Si alguna vez has trabajado en un proyecto de grupo que no salió tan bien como pensabas, entonces sabes que promover la colaboración en el lugar de trabajo es a menudo más fácil de decir que de hacer. Quizás sus compañeros de equipo trabajan a distancia y son difíciles de localizar. O tal vez su organización está demasiado aislada y los departamentos no quieren compartir información.
Si se enfrenta a retos de colaboración en su lugar de trabajo, una de las mejores cosas que puede hacer es trabajar en el desarrollo de sus habilidades sociales. Confía en nosotros: dominar estas cinco habilidades de colaboración hará que trabajar en equipo sea mucho más fácil y eficaz.
Establecimiento de objetivos
Cuando se trabaja en equipo, todo el mundo debe entender el propósito y la visión que hay detrás del proyecto, así como la forma de determinar el éxito. Establecer la transparencia desde el principio genera confianza y ayuda a garantizar que todos estén comprometidos con el éxito y alineados con un propósito común.
Comunicación
Antes de comenzar a abordar una tarea o asignación, asegúrese de establecer intenciones claras. Haga saber a sus compañeros de equipo lo que está haciendo y establezca expectativas realistas sobre cuándo va a terminar, y asegúrese de cumplirlas.
También recuerda comunicar si necesitas hacer algún cambio en el plan que has establecido. Si ocurre algo inesperado y no podrá obtener los resultados esperados, comunique estos cambios.
De nuevo, aquí es donde resulta útil contar con una herramienta de comunicación «todo en uno»: si tu equipo puede hacer videollamadas y enviar mensajes instantáneos desde la misma aplicación, hay más posibilidades de que se comuniquen rápidamente entre sí cuando surja algo:
Escucha activa
Cuando se trabaja en estrecha colaboración con otros, hay que escuchar atentamente las ideas, los comentarios y los consejos de cada miembro del equipo, y ser considerado y respetuoso al responder. Esa es la idea en la que se basa la escucha activa.
Aunque tengas tus ideas sobre cómo te gustaría que fuera el proyecto o quién debería hacer qué, tienes que tener en cuenta las opiniones de tus compañeros. Puede que no siempre estés de acuerdo con el resultado, pero al final del día, tienes que priorizar las necesidades y responsabilidades del grupo sobre tus propios deseos.
Solución de problemas
A veces, surgen problemas y la gente comete errores. Esto sucede. Cuando surjan problemas, recuerda analizar con calma el asunto como grupo sin culpar a ninguna persona. En su lugar, concentre su energía en trabajar juntos para encontrar soluciones. Esto ayuda a construir la confianza entre los miembros del equipo y asegura que todos se sientan cómodos comunicándose y siendo transparentes con los demás, incluso si hacen algo mal.
Gestión del tiempo
Colaborar con otros significa que tienes que ser responsable no sólo contigo mismo, sino también con los miembros de tu grupo que dependen de ti. Aquí es donde entran en juego las habilidades de gestión del tiempo. Ser capaz de priorizar sus tareas y programarlas en consecuencia es clave para garantizar que pueda cumplir con los plazos y completar el trabajo que su equipo cuenta con usted.
Herramientas que ayudan a la colaboración en el trabajo
Los equipos no pueden colaborar si no pueden comunicarse. La buena noticia es que hay muchas herramientas digitales disponibles para ayudarte a colaborar con tus colegas virtualmente, más allá del correo electrónico, porque como sabemos, el correo electrónico no siempre es la mejor manera de ponerse en contacto con alguien:
Aquí tienes algunas de las mejores herramientas de colaboración que tú y tu equipo deberíais tener en vuestro radar.
RingCentral
La aplicación de escritorio y móvil de RingCentral es una herramienta de comunicación todo en uno que hace que el trabajo en equipo a través de cada canal sea perfecto. Incluye funciones de videollamada, mensajería, intercambio de archivos y gestión de tareas, e incluso puede integrarse con aplicaciones como Google Drive y Google Calendar:
Puede utilizarla para iniciar conversaciones con clientes y compañeros de equipo a través de múltiples puntos de contacto y responder a sus preguntas con mayor rapidez trabajando juntos en tiempo real en todos los departamentos a través de una llamada, un mensaje o una videoconferencia, todo ello en la misma aplicación:
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💰 También puede utilizar esta calculadora para ver aproximadamente cuánto podría ahorrar su empresa utilizando RingCentral para apoyar la comunicación de su equipo entre sí y con los clientes.
Asana
Una de las herramientas de gestión de proyectos más populares del mercado, Asana le permite asignar tareas a otros compañeros de equipo, añadir seguidores a los proyectos y controlar los plazos. En su versión más básica, Asana funciona como una robusta lista de tareas o un calendario de proyectos, pero su versión premium tiene características útiles como Formularios para recopilar información y Línea de tiempo para hacer un seguimiento de las fechas de inicio y las dependencias.
Trello
Al igual que Asana, Trello es una herramienta de gestión de proyectos. Tiene una interfaz fácil de usar que organiza los proyectos y las tareas en tarjetas que se pueden arrastrar y soltar en diferentes columnas. Es rápida de configurar y funciona bien para supervisar proyectos, asignar tareas y ver rápidamente el estado de los proyectos de tu equipo de un vistazo.
Google Workspace
El conjunto de herramientas de colaboración de Google es difícil de superar, y lo encontrarás en la mayoría de los equipos de tecnología de marketing. Desde Drive hasta Sheets y Calendar, las herramientas de Google Workspace están diseñadas para permitir que los equipos editen archivos al mismo tiempo y guarden todos sus cambios automáticamente.
Las claves para una colaboración eficaz
Hay mucho más en la colaboración eficaz que las agendas de reuniones y los calendarios de trabajo.
Desde los retos de innovación en toda la empresa hasta los programas de incorporación de nuevos empleados, los mejores lugares de trabajo utilizan muchas prácticas y programas diferentes que promueven la colaboración. Lo que todos tienen en común es que entienden el poder de unirse para lograr grandes cosas.
Cuando se ponen sobre la mesa las habilidades adecuadas, se adopta la mentalidad correcta y se incorporan las herramientas digitales adecuadas a la mezcla, puede ocurrir la magia.