Mejores prácticas para implementar con éxito un programa de carga entrante

Hay una diferencia significativa entre las características de la carga entrante y la saliente. Piense en la entrada como la sangre que alimenta la capacidad de una organización para producir productos de alta calidad en las cantidades demandadas por sus clientes, y en la salida como la entrega de sus productos finales vendibles que salen a sus clientes.

A medida que las empresas exploran el horizonte para la mejora de los costes y el servicio, muchas se han dado cuenta de que la gestión de la carga de entrada comprueba ambas cosas, junto con otros numerosos beneficios.

Hecha correctamente, la gestión de la carga de entrada hace algo más que ayudar a las empresas a obtener una comprensión de dónde están sus envíos en un momento dado. También fomenta una mejor relación entre el proveedor, el transportista y el cliente, reduce la necesidad de un exceso de inventario, mejora la fiabilidad en toda la cadena de suministro y crea una atmósfera de responsabilidad para todos los socios de la cadena de suministro.

Tanto el transporte de entrada como el de salida son extremadamente importantes en sus propios aspectos, pero se han gestionado de forma muy diferente a lo largo del tiempo. La salida ha sido gestionada internamente por el equipo de logística, mientras que la entrada ha sido gestionada por los proveedores de una empresa.

Dado que los costes del flete de entrada suelen ser gestionados por los proveedores de una empresa, el coste del flete es escurridizo porque se oculta en los costes de carga y se aísla en los departamentos de compras. Para ayudar a los transportistas a entender el coste total del gasto en transporte de entrada, el Grupo Aberdeen llevó a cabo un estudio y descubrió que el transporte de entrada puede consumir el 40% del gasto anual en transporte de una organización media o entre el 3,6% y el 5,2% de las ventas anuales totales de una empresa.

Lo que parece ser un centenar de artículos sobre la gestión del transporte de entrada y sus beneficios es seguido por muy pocos sobre cómo implementar un programa de entrada. La razón de la falta de artículos es que es una tarea difícil que a menudo deja a muchas organizaciones frustradas y finalmente deciden centrarse en otras prioridades.

No se desespere, estamos aquí no sólo para compartir por qué un programa de carga entrante debe ser una prioridad, sino también cómo implementarlo con éxito.

Vamos a repasar las razones por las que la implementación de un programa de gestión de la carga entrante puede ser difícil para que podamos atacarlas directamente cuando lleguemos a la discusión de cómo implementar con éxito una iniciativa de entrada.

Dificultades en la implementación de un programa de gestión de carga entrante

• Los proveedores son reacios

• Recuerde que su salida es la entrada de otra empresa, así que imagine su reacción si uno de sus clientes le pidiera gestionar su entrada.

• Las entradas están aisladas en otras partes de la organización de la empresa

• Las compras pueden oponerse porque consideran que las relaciones con los proveedores tienen un valor incalculable y creen que se verán perjudicadas por este movimiento.

• El flete de entrada oculto en el precio de la mercancía en tierra

• La visibilidad del coste y el proceso para separar el coste del proveedor del coste del flete puede ser un proceso difícil.
• Recuerde que la base de proveedores tiene beneficios en su coste de flete, por lo que no quieren renunciar a ellos.

• La empresa carece de la tecnología necesaria para dar el salto más allá del programa de ahorro de costes

• La gestión del flete de entrada es más que un coste, y muchos no ven los demás beneficios.

Beneficios organizativos de la gestión de la carga entrante

Si bien es probable que haya visto una lista similar sobre los beneficios de la gestión de la carga entrante en otros artículos, tiene sentido añadir los beneficios aquí para que sirvan de recordatorio porque parte de la venta al departamento de compras tiene que ser para educarlos en la iniciativa.

• Reducir los costes de flete

• Mejorar los KPI de la cadena de suministro

• Mejorar la gestión de los recursos

• Acortar el ciclo de pedido aEfectivo

• Preservación del capital

• Mejora de la gestión de los muelles

• Gestión de las relaciones con los proveedores &

• Visibilidad para todas las partes interesadas de la cadena de suministro, cuando se incorpora al TMS de primer nivel

• Mejora la fiabilidad en toda la cadena de suministro

• Crea una atmósfera de responsabilidad

• Comunicación proactiva positiva para las partes interesadas internas &externas Supply Chain Stakeholders

Mejores prácticas para el éxito de la implementación de la gestión de la carga entrante

Como muchos de los que estáis leyendo este blog habéis descubierto que si bien el inbound tiene sentido gestionarlo vosotros mismos, también os habéis dado cuenta de que podéis necesitar algo de ayuda porque no es fácil superar los obstáculos que existen para tomar el control del proceso.

Toda buena idea es sólo un sueño hasta que se puede montar un plan concreto para convertir la idea en realidad. Así que, con esto en mente, pasemos a ver cómo implementar con éxito un programa de gestión de carga entrante.

• Consiga la participación del equipo de compras

El equipo de compras será el más afectado por el cambio de una relación de prepago y adición de proveedores a un programa de gestión de carga entrante, por lo que es su prioridad número uno para conseguirlo. Es imperativo que entiendan todos los aspectos de por qué es importante para la empresa tener un programa exitoso de carga entrante.

• Asegúrese de que todas las partes interesadas entiendan que la gestión de la carga entrante es más grande que la mejora de costos

Usted vio la lista de beneficios anteriormente en este artículo. Memorice la lista y siempre eduque a las partes interesadas de por qué la gestión de la carga entrante tiene tanta importancia para una organización. Si todo el mundo piensa que se trata de una oportunidad de ahorro de costes, se perderá el punto más importante que debe extraerse de este proyecto, que es uno de los muchos pasos que una empresa puede dar para cambiar sus esfuerzos de la cadena de suministro de un centro de costes a una ventaja competitiva.

• Incluya a los proveedores en el proceso

En la mayoría de los casos, una empresa podrá mejorar su coste y servicio de transporte de entrada con su propio programa, pero hay ocasiones en las que este no es el caso, así que no baje la cabeza y siga adelante. Escuche a su equipo de compras y a los proveedores para conocer las posibilidades y haga que pongan sobre la mesa los datos concretos.

• Si se decide que un determinado proveedor va a gestionar su flete, haga que desglosen el coste en la orden de compra para que usted pueda seguir controlando el coste frente a la tarifa que obtuvo. Tiene derecho a conocer el coste. Usted no compra nada hoy en día sin saber el costo, así que ¿por qué empezar ahora?

• Conozca los costos de cada carril

Una empresa que va a entrar en un programa de entrada necesita tener en sus manos el costo real del mercado para sus carriles de entrada. Ir sólo diciendo que vamos a ahorrar dinero y mejorar el servicio puede ser un desastre. Los hechos deben estar presentes para ser tomado en serio como un socio con cualquiera de sus proveedores.

• Implementar una Guía de Cumplimiento de Rutas de Entrada Estándar

Es necesario que haya un conjunto de directrices en torno a cualquier programa, para que los jugadores entiendan las reglas de compromiso. Un programa de carga entrante no es diferente. Mientras que la mayoría de los proveedores entenderán que este programa es también un programa gestionado por el proveedor y lo seguirán, usted tendrá algunos valores atípicos que no lo harán, y por esa razón, una guía completa de enrutamiento de entrada es clave.

La guía de cumplimiento de entrada necesita incluir una guía de enrutamiento de entrada y una guía de cumplimiento.

La guía de enrutamiento dará instrucciones específicas sobre los transportistas que se deben utilizar, mientras que la guía de cumplimiento dará detalles sobre cómo su carga debe ser empacada y etiquetada y hablar de los canales de comunicación, ASN, sanciones si la guía no se sigue, etc.

Guía de enrutamiento

• La guía de enrutamiento indicará a los vendedores cómo enrutar la carga de su empresa para los distintos cortes de tarifa, niveles de servicio, pares de origen y destino y distancia.
• Los detalles de la guía incluirán los transportistas y los números de cuenta que se utilizarán al enrutar la carga en los transportistas específicos.
• Una necesidad para cualquier guía de enrutamiento es un programa de asignación de tarifa dinámica para la devolución de los costos de flete para aquellos proveedores que deciden no jugar dentro de las reglas.
• Como parte del programa de asignación de tarifas dinámicas, tendrá que implementar una capacidad de deducción de la factura dentro del programa TMS (software de gestión de transporte) de entrada que alimenta el sistema ERP / OMS.
• Es clave tener una asignación de tarifas dinámicas para ajustar las características de la carga que se está entregando fuera del programa de carga de entrada, de lo contrario las sanciones no se abordarán de manera justa y precisa.
• Por ejemplo, si tiene una penalización de 250 dólares por no utilizar su programa de gestión de proveedores, tendrá la mayor cantidad a la mayor distancia que a menudo no cumple porque la penalización es menor que el beneficio que tienen en su programa de carga. Los proveedores cercanos o de menor escala cumplirán porque la penalización supera con creces sus costes internos.

Guía de cumplimiento de proveedores

• La Guía de cumplimiento de proveedores cubre los puntos de compromiso con su empresa. Algunos de los puntos específicos incluyen:
• Etiquetado
• Tamaño de la caja
• Requisitos de la etiqueta
• Requisitos de la hoja de embalaje
• Requisitos del aviso anticipado de envío
• Palé Requisitos
• Configuraciones de cajas y paletas
• Esto es para asegurar que el producto se ajustará a sus estanterías y ubicaciones de recogida dentro de su centro de distribución.
• Requisitos de embalaje
• Si hay un sistema que se utilizará para registrar el envío que se enviará de entrada, dar un tutorial de cómo utilizar el sistema que incluye un documento paso a paso con imágenes.
• Establezca sanciones para hacer cumplir al proveedor y mejorar su comportamiento
• Como parte del establecimiento de sanciones, asegúrese de que esté claramente articulado y de que todos los involucrados con las normas tengan una comprensión completa de cómo se aplicarán las sanciones y cuáles serán los cargos por cada infracción.
• Tenga en cuenta que estas penalizaciones no son punitivas, sino que sirven para reembolsar a su empresa los gastos adicionales de mano de obra o de flete en los que incurrirá su grupo porque el proveedor no cumplió con sus normas.
• Se sabe que la mayoría de los proveedores nunca llegarán a la sección de penalizaciones de la guía de rutas, pero no está pensada para ellos. Las penalizaciones se establecen para asegurar que todos se animen a cumplir.
• Capturar los datos para la elaboración de informes & Analíticos
• La clave para capturar los datos es aprender dónde se producen las ganancias y las pérdidas dentro del proceso de entrada para hacer mejoras y poner en el proceso de adquisición otra medida sobre la calidad del proveedor.

Muestra de cumplimiento de proveedores &Guía de rutas

• Implementar un TMS de gestión de carga entrante

Incluir un portal para la comunicación hacia y desde todas las partes interesadas internas y externas para una total transparencia del proceso de entrada que cubra el quién, qué, dónde, cuándo y cantidad.

El portal de proveedores del TMS permite a las partes interesadas tener visibilidad de sus pedidos entrantes, proporcionando visibilidad a toda la actividad en tiempo real. Tenga en cuenta que el TMS será más que un sistema de carga, por lo que el portal también se puede utilizar para realizar un seguimiento de cualquier violación y alertar a las partes interesadas cuando se produce un cambio.

El sistema también capturará análisis para medir los ahorros y encontrar áreas adicionales de mejora. El TMS capturará todos los datos relevantes que luego proporcionarán informes, cuadros de mando y tarjetas de puntuación que permiten analizar el programa de carga entrante e identificar oportunidades para aumentar la eficiencia.

En definitiva, un buen programa de gestión de la carga entrante impulsado por la tecnología puede ayudar a los cargadores a alcanzar los objetivos de costes y productividad que muy a menudo se pasan por alto en el espacio logístico.

Con todo lo dicho, la calidad de este portal y la garantía de que es en tiempo real es un cambio de juego en el proceso de gestión de la carga entrante. Muchos descubrirán que no tenían ni idea de lo que no sabían y de su impacto en el rendimiento de su empresa.

El TMS no sólo será la herramienta de comunicación entre las partes interesadas, sino que será el módulo de ejecución de la carga y de presentación de informes para optimizar toda la carga que se mueve en una organización.

• Trate de no ponerse demasiado elegante en la parte delantera del proyecto. Después de 30 a 45 días de datos se ha recogido, usted puede comenzar a optimizar la carga en torno a la agrupación y la consolidación, la conversión modal, etc para obtener el máximo provecho de los gastos de carga de su empresa y reducir los transportistas golpeando el muelle de recepción todos los días.
• La reducción de camiones en el muelle de recepción todos los días mejorará la velocidad y la precisión del proceso de recepción y como la mayoría de nosotros entendemos el 80% de los problemas de un DC se puede remontar a una mala recepción.

• Construya sólidas alianzas con los transportistas

• Entérate de que tus transportistas de salida pueden no ser los de entrada, pero debes saber que si lo son habrá ahorros adicionales al convertir los remolques de entrada en el muelle de salida. El tiempo y la distancia es dinero para los transportistas, por lo que al limitar las millas y garantizar una recogida en el muelle al que entregaron traerá enormes ahorros de costes.

• Considere la posibilidad de subcontratar el proceso de implementación &a un LSP

Sabemos y entendemos que muchos desconfían de la subcontratación de cualquier actividad, pero estamos aquí para decir que este es un buen proceso para considerar la subcontratación y aquí están las razones:

• Los PSL (proveedores de servicios logísticos) tienen la tecnología, la experiencia y los datos del mercado para aumentar las probabilidades de éxito.
• Dado que el PSL se gana la vida con este trabajo, podrá implantar los procedimientos, procesos y sistemas más rápidamente, lo que supondrá una mejora mucho más rápida de los costes, el servicio, la comunicación y el ROI (retorno de la inversión).
• El modelo externalizado suele ser mucho menos costoso debido al capital necesario para la tecnología y a los recursos requeridos para poner en marcha un nuevo sistema y mantenerlo.
• Un socio logístico externalizado puede acceder rápidamente a los datos del mercado y crear las devoluciones de tarifas dinámicas por incumplimiento que harán cumplir y fomentarán el cumplimiento de los proveedores, lo que fue un elemento clave del éxito.
• El TMS que tienen los proveedores de logística será la plataforma unificada para la comunicación y la optimización de la carga que se requiere para construir la ventaja competitiva que la sala de juntas estará buscando de la iniciativa de entrada.
• El proveedor de servicios logísticos también aportará las mejores prácticas desde la fase inicial del programa hasta el final para garantizar que el programa de recepción de mercancías despegue y tenga un impulso hacia adelante frente a la inercia que a menudo se encuentra cuando se implementa un cambio de este tipo en una organización.
• La simplicidad de la gestión de la guía de rutas es exponencialmente más fácil y mejor con un proveedor de servicios logísticos. La razón es que ellos serán el centro de llamadas al que los vendedores llamarán para obtener las especificaciones de enrutamiento. Esto permitirá que la guía de enrutamiento sea dinámica cada día y ayude a las empresas a sacar el máximo provecho de cómo enrutar el miedo de la manera más eficiente posible, ya que están en el extremo delantero de la decisión con su TMS.
• Además, como centro de llamadas para todos los proveedores, el LSP también puede hacer cumplir la entrada de los datos en el extremo delantero del proceso para comenzar la comunicación crítica necesaria para optimizar el programa y mantener a todas las partes interesadas responsables.

Pensamientos finales sobre la implementación de un programa de gestión de carga entrante

Al dar un paso atrás y obtener una mejor comprensión de su actual flujo de productos entrantes, a continuación, trabajar con los proveedores y el equipo de compras con un plan que puede ser gestionado a través de su tecnología TMS y socios transportistas le permitirá aprovechar toda la capacidad del mercado, obtener las mejores tarifas, y obtener una mejor visibilidad sobre su cadena de suministro de extremo a extremo.

Así que, tanto si su empresa llama al programa de gestión de la carga entrante, simplemente eso, como si se trata de un programa de optimización del término de la carga (FTO) o de gestión de proveedores, la expectativa es la misma. Mejorar los costos, mejorar el flujo de entrada del negocio y ayudar a construir la ventaja competitiva de su empresa con una solución superior de la cadena de suministro.

Conseguirlo no es fácil, pero los resultados serán gratificantes. Esperamos que la información que compartimos sea útil y si usted encuentra que está buscando un socio en su programa de entrada, nos encantaría ser parte de la conversación así que por favor búsquenos.

Para obtener más información sobre las soluciones de servicios de gestión de carga recomendamos los siguientes artículos completos:

• La guía completa de soluciones de servicios de transporte gestionados
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