Muchas pequeñas empresas no piensan en el absentismo hasta que se convierte en un problema. Un día, un gerente se dará cuenta de que un empleado en particular parece haber llamado a la enfermería «mucho», pero no estará seguro porque los días de enfermedad no han sido rastreados. El gerente puede consultar los mensajes de texto o los correos electrónicos y averiguar cuántas veces se ha ausentado el empleado, e incluso puede no estar seguro de qué es demasiado cuando se trata de absentismo.
El absentismo «excesivo» es un término que utilizo para describir el registro de asistencia de un empleado en particular si se ha ausentado mucho más que el empleado típico y no tiene razones válidas para las ausencias. El absentismo excesivo implica estar fuera de las normas, es decir, más allá de lo que es normal para su empresa y lo que es normal para la población en general. Por lo tanto, «excesivo» no puede reconocerse en un día, una semana o incluso un mes determinado. Más bien, prefiero utilizar un año completo para evaluar el absentismo porque así no tengo que ajustar las temporadas de brotes de gripe y resfriado.
¡Un ejemplo de absentismo excesivo que veo con bastante frecuencia (sorprendentemente) es la situación en la que un empleado en particular ha estado enfermo más que el resto de los empleados juntos! Un ejemplo extremo que claramente se califica como excesivo, y para los pequeños empleadores, afectaría seriamente los resultados.
Pero el ausentismo excesivo puede ocurrir en situaciones mucho menos extremas, lo que hace necesario tener un proceso para establecer lo que es «excesivo». He aquí cómo:
- Empiece a registrar la asistencia de todos. Se puede hacer fácilmente en una hoja de cálculo de Excel en la que cada fecha de trabajo aparece en la parte superior y cada empleado tiene una fila abajo a la izquierda. Cada vez que alguien se ausenta, se anota el motivo en la celda correspondiente. Las categorías que utilizo para clasificar las ausencias son:
- Vacaciones (V),
- Abandono (L) que podría incluir duelo, médico, wcb, maternidad, etc.,
- Ausencia Pre-Aprobada (P) para situaciones en las que el empleado solicita y se le aprueba con antelación para asistir a una cita o atender una situación personal o familiar, y
- Ausencia No Planificada (U) cuando el empleado no está en el trabajo y no le ha dado la oportunidad de aprobarlo previamente.
- Una vez que tenga al menos 6 meses de seguimiento de asistencia, revise y cuente cuántas de cada tipo de ausencia «U» tiene cada persona. Ordene a los empleados de mayor a menor.
- Identifique quiénes caen en el 10% superior (es decir, los que tienen más ausencias, y por lo general muy por encima de la media de la empresa).
Si el 10% superior tiene más ausencias no planificadas que la media nacional (que el año pasado fue de aproximadamente 9 ausencias por año), entonces puede tener una situación excesiva y es el momento de explorar lo que está pasando con dicho empleado. Si incluso su 10% superior es inferior a la media nacional, es posible que aún quiera abordarlo, pero yo no utilizaría el término excesivo aunque pueda serlo para su empresa.