¿Qué es el envío EDI y cómo funciona?
La industria del transporte marítimo está siendo impulsada en términos de su trabajo recientemente, después de COVID-19, todos los países dependen del transporte marítimo para el transporte interior, importación, exportación, etc. y en esto, la tarea más difícil es mantener los datos o los detalles de la transacción. Con el aumento de las exigencias por parte del cliente, la documentación en papel es también un aspecto del que las empresas están hartas. ¿Qué pasa si todas estas transacciones de datos se puede hacer en línea sin papel, esto es cuando podemos utilizar el sistema de envío de EDI. Ayuda a que las transacciones B2B EDI se realicen sin problemas y con muy pocos errores
¿Qué es el EDI en las industrias navieras
El mundo del transporte marítimo está cambiando en todos los aspectos sin importar las vías aéreas, fluviales, terrestres o ferroviarias. Como todo el proceso de la cadena es interdependiente entre sí, las actividades de importación y exportación están teniendo lugar vigorosamente. Por lo tanto, para sobrevivir en el entorno empresarial, una empresa debe mejorar el rendimiento, incluyendo su proceso de envío.
Normalmente, el negocio de envío tiene que gestionar los detalles de la documentación del
- Almacén
- Detalles de distribución
- Detalles de envío
- Asuntos financieros
Para evitar cualquier tipo de detalles desorganizados y para obtener resultados más eficientes las empresas están cambiando hacia EDI.
El EDI en las industrias navieras genera los documentos requeridos y los dispone de manera organizada. El envío de EDI ha demostrado que es más eficiente en su trabajo y ha beneficiado a la industria del transporte marítimo en gran medida.
¿Cómo funciona el EDI en las industrias de envío?
Hay que mantener los datos sobre el propósito de procesar las mercancías, los envíos, o cualquier tipo de actividad financiera para la logística de EDI. En lugar de introducir cada dato, el sistema de intercambio electrónico de datos (EDI) automatiza todo el procedimiento mediante la recopilación de todos los datos disponibles en el sistema.
Por ejemplo,
Supongamos que hay un envío de 10.000 móviles desde el almacén a la sala de exposición. Al escanear un único código QR disponible en la caja, el sistema de envío EDI accederá a los datos del envío, la dirección de la sala de exposición, las finanzas pendientes, las facturas y las facturaciones de una sola vez. Envía este informe a las personas, departamentos o sistemas interesados. Todas estas actividades se llevarán a cabo mediante una completa automatización y no será necesaria la intervención humana. Con este ejemplo, entendemos claramente cómo funciona el EDI en la logística.
¿Qué es el EDI en la industria del transporte?
Un aspecto más es el transporte EDI se está haciendo popular en la industria del transporte. El intercambio de datos sin fisuras entre dos empresas en el mundo del transporte puede ser automatizado con la ayuda del transporte EDI. El resultado es el ahorro de dinero y tiempo en gran medida con cero errores tipográficos. Otro beneficio clave de EDI en la industria del transporte es que ofrece una comunicación sin fisuras a través del sistema de la cadena de suministro.
Códigos de transacción comunes para EDI en el transporte
- 204 – Oferta de carga del transportista: El transportista lo envía al transportista para obtener una información detallada del desembarco de un envío
- 990 – Respuesta al Load Tender: Lo utilizan los transportistas. Sirve para indicar si van a recoger un determinado envío que fue ofrecido anteriormente por un cargador. Este código es la respuesta para la transacción 204
- 211 – Conocimiento de embarque: El transportista envía este conjunto de transacciones al transportista para proporcionar una información detallada del Conocimiento de Embarque pertinente a un envío.
- 212 – Manifiesto del Remolque de Entrega: El transportista puede enviar un conjunto de transacciones a las partes interesadas que contiene la lista de remolques con muchos envíos que tienen las ofertas para la entrega
- 214 – Mensaje de estado del envío: Este código es enviado por el transportista al cargador o al consignatario para proporcionar una actualización de sus envíos con fecha, hora, ubicación, números de contacto y ruta
- 210 – Detalles de la Carga y Factura: Este código es utilizado por el transportista para la requisición del pago por los servicios tomados o los servicios ordenados
- 820 – Orden de Pago/Aviso de Remisión: Este conjunto de códigos es utilizado por el pagador para enviar la información sobre los pagos
- 997 – Acuse de recibo funcional: Se utiliza como respuesta a cada transacción para indicar la aprobación por parte del beneficiario, el expedidor.
Historia del EDI en el transporte marítimo y la logística
Fue en 1965 cuando una línea de barcos de vapor entre América y los Países Bajos comenzó a utilizar el EDI mediante el envío de un mensaje. Aunque no era el EDI real, los aspectos y protocolos eran los mismos. En tres años, es decir, en 1968, muchas empresas empezaron a utilizar el sistema denominado mensajería electrónica. Pero había confusión por los formatos y las diferentes normas entre 2 empresas. Así, se formó un comité con el nombre de Transportation Data Coordinating Committee (TDCC). Gilbert lo presidió y trabajó junto a Joseph Carley, Earl Bass y Ralph Notto.
Desarrollaron los estándares para la aclaración entre dos socios que dieron paso al ANSI X12 y al moderno seguimiento EDI.
Ventajas del EDI en el transporte
- Al no existir interferencia humana, la generación, el envío o el registro de cualquier transacción se realiza de forma mucho más rápida.
- La información se proporciona en tiempo real por lo que se puede evitar la posibilidad de que se produzcan retrasos en el proceso de envío o recepción.
- La integración de todas las operaciones ya sean marítimas, terrestres o aéreas se realizan en un solo flujo de comunicación por parte del sistema para el operador logístico.
- Proporciona procedimientos administrativos seguros en el caso de aduanas o PIF, etc.
- Ayuda en la planificación de la cadena de suministro para los intermediarios como distribuidores, minoristas para que no haya suministro de logística defectuosa o caducada.
Códigos de envío EDI
Una lista de elementos que se mencionan en un documento EDI y lo que significa tanto para el emisor como para el receptor se conoce como lista de códigos. Y en esta lista, los nombres de cada código de envío EDI tienen un significado y entregan el tipo de información/mensaje correcto.
A continuación se enumeran algunos tipos de códigos EDI:-
– 01 Básico
– 02 Fin de mes
– 03 Fecha fija
– 05 Descuento no aplicable
Cada estándar EDI ofrece una lista de códigos para cada elemento mencionado en el documento a través de la cual se aplican las siguientes características como:-
– Hacer uso de cualquier número de códigos según nuestras necesidades
– Crear tablas de códigos únicas que almacenan información de códigos en cualquier campo y para declarar una cosa específica.
– Importar y exportar listas de códigos entre formularios y copiar y pegar.
La traducción de un código EDI a un lenguaje no especializado se realiza mediante un traductor EDI que puede ayudar a descodificar el mensaje.
Cuanto más conozcamos el significado y la finalidad de cada código, mejor comprensión tendremos de los códigos de envío de EDI.
Documentos de envío de EDI
Un documento de EDI se denomina por el número del documento de EDI y su nombre.
Un documento de envío de EDI tiene la función de intercambiar información entre los socios comerciales y contiene la misma cantidad de información que su equivalente en papel.
Un documento EDI consta de tres piezas fundamentales: sobres, segmentos y elementos de datos, formateados para seguir un estándar EDI específico.
Por ejemplo, la orden X12 940- Ship from the warehouse es un documento EDI que se utiliza para dar instrucciones al almacén a la hora de enviar mercancías a un socio comercial.
Dar sentido a un documento de envío EDI puede ser complejo y llevar mucho tiempo. Algunas empresas han encontrado una manera de gestionar mediante la comprensión de las normas en las que se basa el documento en la aplicación de directrices y la gestión de la información.
Cargos EDI en el envío
Cuando un transitario organiza el intercambio de datos electrónicos a los puertos/aduanas y otras entidades gubernamentales que necesitan la información es como se aplican los cargos EDI en el envío. A veces la tarifa se aplica a petición del cliente o de un proveedor que puede cobrar una tarifa por un servicio concreto e incluso puede agrupar las tarifas en el precio total del paquete.
EDI 940 Warehouse Shipping Order
Esta orden de envío es enviada por el proveedor cuando quiere involucrar a un tercer almacén o a una empresa de logística de terceros (3PL) para realizar un envío a un minorista, tienda de comestibles, distribuidor o a una ubicación secundaria del proveedor.
La Orden de Embarque de Almacén EDI 940 puede transmitir las instrucciones para enviar el mismo producto a muchas ubicaciones o cajas específicas a una ubicación concreta.
La Orden de Embarque de Almacén EDI 940 incluye beneficios tanto para el emisor como para el receptor. Algunas de ellas son:-
- Reduce el tiempo en el que el proveedor tiene que presentar las órdenes de envío.
- Elimina el uso del correo electrónico, el fax o el CSV para enviar o recibir las órdenes de almacén.
- Aumenta la eficiencia operativa reduciendo el tiempo y eliminando el uso del papel
- Proporciona datos más precisos y se deshace de los errores.
Elementos de datos clave en la Orden de Embarque de Almacén EDI 940
- Número de orden de venta de la parte compradora.
- Número de orden del proveedor
- Lugar de envío del comprador
- Fecha de envío solicitada
- Identificadores de artículos
- Cantidades.
Transacción de envío EDI
Cuando una empresa quiere enviar un pedido de venta a otra empresa es cuando se produce una transacción EDI. Una transacción de envío EDI es un documento comercial estandarizado. Las empresas y los socios comerciales intercambian estos documentos utilizando los estándares EDI. De esta manera se pueden automatizar y agilizar las órdenes de venta, las facturas, los acuses de recibo, los pagos, el seguimiento y otros informes.
Una transacción de envío EDI no sirve de nada si no contiene una cantidad mínima de datos vitales. Las transacciones EDI fueron diseñadas para ser independientes de la comunicación utilizada por las empresas o de la tecnología de software que genera los datos EDI.
Aviso de envío de almacén EDI 945
Un aviso de envío de almacén EDI 945 se realiza cuando un tercero de logística (3PL) o almacén quiere notificar al proveedor que el envío se ha realizado. Proporciona la información necesaria para que el proveedor compruebe la calidad enviada frente a la cantidad pedida, cree una factura y genere una transacción 856 de Aviso de Envío Anticipado (ASN).
Beneficios
Los beneficios tanto para el emisor como para el receptor dependen de lo automatizada e integrada que esté la transacción para ambas partes. Los beneficios del envío de almacén EDI 945 incluyen:
– Reduce el tiempo empleado por un almacén para enviar manualmente los avisos de envío y los documentos de envío en papel.
– Aumenta la eficiencia operativa al reducir el volumen de papeleo.
– Se libra de utilizar el correo electrónico, el fax o el CSV para enviar o recibir avisos de envío de almacén.
– Dos razones principales por las que se utiliza el EDI 945
– Para informar de la razón de un cambio en la fecha de envío, de por qué se han cortado productos de un envío y de la información de sustitución de productos.
– Para comunicar el detalle del envío al cliente minorista en el Aviso de Envío EDI.
Advance Ship Notice EDI 856
EDI ASN o Advance Ship Notice, también llamado código EDI 856 se utiliza para establecer la comunicación electrónica del contenido del envío a otro interlocutor. Básicamente es un aviso anticipado para el interlocutor sobre la llegada del envío. Es comúnmente utilizado por las industrias manufactureras, automotrices, minoristas, ya sea para informar o responder a los códigos EDI 850, EDI 830, EDI 862. Incluye descripción, información y tipos de productos. Por lo tanto, consiste en
- Información de envío y números de seguimiento
- Números de orden de compra e información
- Información de artículos y cantidades
- Información de embalaje
EDI 862 Shipping Schedule
En el negocio de envíos, las instrucciones cambian con mucha frecuencia y depende de muchos factores. El código EDI 862 se utiliza para describir si,
- Se disminuye la cantidad del pedido
- Se aumenta la cantidad del pedido
- Hay algún cambio en la fecha de envío.
Con esto, también se asegura que si el proveedor tiene suficiente inventario o no, varias instrucciones sobre los envíos y la mayoría de los aspectos de los códigos EDI 862 coinciden con los códigos de planificación EDI 830. Así que EDI 862 básicamente se ocupa de los horarios, los pedidos, las actualizaciones oportunas de envío.
Envío
Al igual que otras industrias, EDI ofrece muchos beneficios para la industria del envío también. Muchos proveedores de servicios EDI ofrecen soluciones EDI robustas y potentes para su asistencia. Entre ellos, la solución ‘Map My EDI’ de WebBee Global es la mejor.
Este ‘MapMyEDI’ ofrece varias ventajas como el seguimiento de EDI &Búsqueda, EDI B2B, Acuerdos EDI, Mapeo EDI, Manejo de Errores EDI, y Códigos de Transacción EDI.
Por lo tanto, haga uso de esta solución EDI para el intercambio de datos de su negocio y mejore el rendimiento general a la mayor brevedad.