Ce este expedierea EDI și cum funcționează – MapMyEdi

Ce este expedierea EDI și cum funcționează?

Industria de transport maritim primește un impuls în ceea ce privește activitatea lor în ultima vreme, după COVID-19, fiecare țară este dependentă de transportul maritim pentru transportul intern, import, export, etc. și în acest sens, cea mai dificilă sarcină este de a menține datele sau detaliile tranzacției. Odată cu o creștere a cerințelor din partea clienților, documentația pe suport de hârtie este, de asemenea, un aspect de care companiile s-au săturat. Ce ar fi dacă toate aceste tranzacții de date s-ar putea face online, fără hârtie, acesta este momentul în care putem folosi sistemul de expediere EDI. Acesta ajută ca tranzacțiile B2B EDI să se desfășoare fără probleme și cu foarte puține erori

Ce este EDI în industriile de transport maritim

Lumea transportului maritim se schimbă în toate aspectele, indiferent de căile aeriene, navigabile, terestre sau feroviare. Deoarece întregul proces al lanțului este interdependent unul față de celălalt, activitățile de import și export se desfășoară în mod viguros. Așadar, pentru a supraviețui în mediul de afaceri, o afacere trebuie să își îmbunătățească performanța, inclusiv procesul de expediere.

Normal, Afacerea de expediere trebuie să gestioneze detaliile de documentare ale

1. Depozitului
2. Detalii de distribuție
3. Detalii de expediere
4. Aspecte financiare

Pentru a evita orice fel de detalii dezorganizate și pentru a obține rezultate mai eficiente, companiile se orientează către EDI.

EDI în industriile de transport maritim generează documentele necesare și le aranjează într-un mod organizat. EDI în transportul maritim a dovedit că este mai eficient în activitatea sa și a adus mari beneficii industriei de transport maritim.

Cum funcționează EDI în industriile de transport maritim?

Trebuie să existe date menținute cu privire la scopul procesării bunurilor, expedierilor sau a oricărui tip de activitate financiară pentru logistica EDI. În loc de a introduce fiecare dată, sistemul de schimb electronic de date (EDI) automatizează întreaga procedură prin colectarea tuturor datelor disponibile în sistem.

De exemplu.

Să presupunem că există un transport de 10.000 de telefoane mobile de la depozit la showroom. Prin scanarea unui singur cod QR disponibil pe cutie, sistemul de expediere EDI va accesa dintr-o singură dată datele de expediere, adresa showroom-ului, finanțele în așteptare, facturile și deconturile. Acesta trimite acest raport către persoanele, departamentele sau sistemele în cauză. Toate aceste activități vor fi efectuate prin intermediul unei automatizări complete și nu este necesară implicarea umană. Cu acest exemplu, înțelegem în mod clar cum funcționează EDI în logistică.

Ce este EDI în industria transporturilor?

Un alt aspect este că EDI transport devine popular în industria transporturilor. Schimbul neîntrerupt de date între două companii din lumea transporturilor poate fi automatizat cu ajutorul transportului EDI. Acesta duce la economisirea banilor și a timpului în mare măsură, cu zero erori de tastare. Un alt beneficiu cheie al EDI în industria transporturilor este că oferă o comunicare fără întreruperi în întregul sistem al lanțului de aprovizionare.

Coduri de tranzacție comune pentru EDI în transporturi

• 204 – Licitație de încărcare a transportatorului auto: Transportatorul o trimite transportatorului pentru a obține informații detaliate despre factura de debarcare a unui transport
• 990 – Răspuns la oferta de încărcare: Este utilizat de către transportatorii auto. Aceasta are rolul de a declara dacă vor prelua un anumit transport care a fost oferit anterior de un transportator. Acest cod este răspunsul pentru tranzacția 204
• 211 – Bill of Lading: Transportatorul trimite acest set de tranzacții transportatorului pentru a furniza informații detaliate privind conosamentul de încărcare (Bill of Lading) referitoare la un transport.
• 212 – Delivery Trailer Manifest: Transportatorul poate trimite părților interesate un set de tranzacții care conține lista remorcilor cu mai multe transporturi care au ofertele de livrare
• 214 – Shipment Status Message (Mesaj privind starea transportului): Acest cod este trimis de către transportator expeditorului sau destinatarului pentru a furniza o actualizare pentru expedierile dumneavoastră cu data, ora, locația, numerele de contact și ruta
• 210 – Freight Details and Invoice: Acest cod este utilizat de către transportator pentru solicitarea plății pentru serviciile luate sau serviciile comandate
• 820 – Payment Order/Remittance Advice: Acest set de coduri este utilizat de către plătitor pentru a trimite informații despre plăți
• 997 – Functional Acknowledgement (Confirmare funcțională): Acesta este utilizat ca răspuns pentru fiecare tranzacție pentru a declara aprobarea de către beneficiarul plății, expeditor.

Istoria EDI în transportul maritim și logistică

Era 1965 când o linie de vapoare cu aburi între America și Olanda a început utilizarea EDI prin trimiterea unui mesaj. Deși nu era EDI propriu-zis, totuși aspectele și protocoalele erau aceleași. În decurs de 3 ani, adică în 1968, multe companii au început să utilizeze sistemul numit mesagerie electronică. Dar existau confuzii în ceea ce privește formatele și standardele diferite între cele două companii. Astfel, s-a format un comitet cu numele Transportation Data Coordinating Committee (TDCC). Gilbert l-a prezidat și a lucrat alături de Joseph Carley, Earl Bass și Ralph Notto.

Aceștia au dezvoltat standardele de clarificare între doi parteneri care au dat drumul la ANSI X12 și la urmărirea EDI modernă.

Avantajele EDI în transporturi

• Acum nu există interferență umană, generarea, trimiterea sau înregistrarea oricăror tranzacții are loc mult mai rapid.
• Informațiile sunt furnizate în timp real, astfel încât posibilitatea întârzierilor poate fi evitată în procesul de trimitere sau de primire.
• Integrarea tuturor operațiunilor indiferent că sunt maritime, terestre, aeriene se realizează într-un singur flux de comunicare de către sistem pentru operatorul logistic.
• Aprovizionează proceduri sigure de administrare în cazul vămilor sau PIF-urilor etc.
• Ajută la planificarea lanțului de aprovizionare pentru intermediari, cum ar fi distribuitorii, comercianții cu amănuntul, astfel încât să nu existe aprovizionare cu logistică defectuoasă sau expirată.

Coduri de expediere EDI

O listă de elemente care sunt menționate într-un document EDI și ce înseamnă atât pentru expeditor, cât și pentru destinatar este cunoscută sub numele de listă de coduri. Iar în această listă, fiecare denumire a codului de expediere EDI are o semnificație și livrează tipul de informație/mesaj potrivit.

În lista de mai jos sunt enumerate câteva tipuri de coduri EDI:-

– 01 Basic
– 02 End of Month
– 03 Fixed Date
– 05 Discount not applicable
O listă de coduri pentru fiecare element menționat în document este oferită de fiecare standard EDI prin care se aplică următoarele caracteristici, cum ar fi:-
– Utilizarea oricărui număr de coduri în funcție de cerințele noastre
– Crearea unor tabele de coduri unice care stochează informații de cod în orice câmp și pentru a declara un anumit lucru.
– Importul și exportul listelor de coduri între formulare și copierea-lipirea lor.
Traducerea unui cod EDI într-un limbaj de profan se face cu ajutorul unui traducător EDI care poate ajuta la decodarea mesajului.
Cu cât avem mai multe cunoștințe despre semnificația și scopul fiecărui cod, cu atât înțelegem mai bine codurile EDI de expediere.

Documente EDI de expediere

Un document EDI este denumit prin numărul documentului EDI și numele său.
Un document EDI de expediere are rolul de a face schimb de informații între partenerii comerciali și conține aceeași cantitate de informații ca și documentul pe hârtie.
Un document EDI este alcătuit din trei piese de bază: plicuri, segmente și elemente de date, formatate pentru a respecta un anumit standard EDI.

De exemplu, ordinul X12 940- Expediere de la depozit este un document EDI utilizat pentru a da instrucțiuni depozitului atunci când expediază bunuri către un partener comercial.

Înțelegerea unui document de expediere EDI poate fi complexă și consumatoare de timp. Unele companii au găsit o modalitate de a se descurca prin înțelegerea standardelor pe care se bazează documentul, prin punerea în aplicare a unor linii directoare și gestionarea informațiilor.

Taxele EDI în expediere

Când un expeditor organizează schimbul de date electronice către porturi/vamale și alte entități guvernamentale care au nevoie de informații este modul în care se aplică taxele EDI în expediere. Uneori, taxa este aplicată la cererea clientului sau a unui furnizor care poate percepe o taxă pentru un anumit serviciu și poate chiar să grupeze taxele într-un preț total al pachetului.

EDI 940 Warehouse Shipping Order

Acest ordin de expediere este trimis de către furnizor atunci când dorește să implice un depozit terț sau o firmă de logistică terță parte (3PL) pentru a face o expediere către un comerciant cu amănuntul, un băcan, un distribuitor sau către o locație secundară a furnizorului.
Ordinul de expediere EDI 940 Warehouse Shipping Order poate transmite instrucțiunile de expediere a aceluiași produs către mai multe locații sau a unor cutii de carton specifice către o anumită locație.
Ordinul de expediere EDI 940 Warehouse Shipping Order include beneficii atât pentru expeditor, cât și pentru destinatar. Unele dintre acestea sunt:-

• Reduce timpul în care furnizorul trebuie să transmită ordinele de expediere.
• Elimină utilizarea e-mailului, faxului sau CSV pentru trimiterea sau primirea ordinelor de depozit.
• Crește eficiența operațională prin reducerea timpului și eliminarea utilizării hârtiei
• Furnizează date mai precise și scapă de erori.

Elemente cheie de date în comanda de expediere a depozitului EDI 940

• Numărul comenzii de vânzare a părții cumpărătoare.
• Numărul comenzii furnizorilor
• Locația de expediere a cumpărătorului
• Data de expediere solicitată
• Identificatori de articol
• Cantități.

Tranzacție de expediere EDI

Când o companie dorește să trimită o comandă de vânzare către o altă companie este momentul în care are loc o tranzacție EDI. O tranzacție de expediere EDI este un document de afaceri standardizat. Companiile și partenerii comerciali fac schimb de astfel de documente utilizând standardele EDI. În acest fel se pot automatiza și raționaliza comenzile de vânzare, facturile, confirmările, plățile, urmărirea și alte rapoarte.
O tranzacție de expediere EDI nu are nici un rost dacă nu conține o anumită cantitate minimă de date vitale. Tranzacțiile EDI au fost concepute pentru a fi independente de comunicarea folosită de companii sau de tehnologia software care generează datele EDI.

EDI 945 Warehouse Shipping Advice

Un EDI 945 Warehouse Shipping Advice este realizat atunci când o terță parte logistică (3PL) sau un depozit dorește să notifice furnizorul că expedierea a fost efectuată. Acesta furnizează informațiile necesare pentru ca furnizorul să verifice calitatea expediată în raport cu cantitatea comandată, să creeze o factură și să genereze o tranzacție 856 Advance Ship Notice (ASN).

Beneficii

Beneficiile atât pentru expeditor, cât și pentru destinatar depind de cât de automatizată și integrată este tranzacția pentru ambele părți. Beneficiile EDI 945 Warehouse Shipping includ:

– Reduce timpul petrecut de un depozit pentru trimiterea manuală a avizelor de expediere și a documentelor de expediere pe suport de hârtie.
– Crește eficiența operațională prin reducerea volumului de hârtii.
– Scapă de utilizarea e-mailului, faxului sau CSV pentru a trimite sau a primi avizele de expediere a depozitului.
– Două motive principale pentru care se utilizează EDI 945
– Pentru a raporta un motiv de schimbare a datei de expediere, motivul pentru care produsele au fost tăiate dintr-o expediere și informații de înlocuire a produselor.
– Pentru a comunica detaliile expedierii către clientul cu amănuntul în notificarea de expediere EDI.

Advance Ship Notice EDI 856

EDI ASN sau Advance Ship Notice, numit și codul EDI 856, este utilizat pentru a stabili comunicarea electronică a conținutului expedierii către un alt partener. Practic, este o notificare în avans pentru partener cu privire la sosirea transportului. Este utilizat în mod obișnuit de către industriile de producție, industriile auto, comercianții cu amănuntul, fie pentru a informa, fie pentru a răspunde la codurile EDI 850, EDI 830, EDI 862. Acesta include descrierea, informațiile și tipurile de produse. Deci, constă din

• Informații despre expediere și numere de urmărire
• Numere și informații despre ordinele de achiziție
• Informații despre articole și cantități
• Informații despre ambalare

EDI 862 Shipping Schedule

În domeniul transporturilor, instrucțiunile se schimbă foarte frecvent și depind de mulți factori. Codul EDI 862 este utilizat pentru a descrie dacă,

• Cantitatea comenzii este diminuată
• Cantitatea comenzii este mărită
• Există o modificare a datei de expediere.

Pe lângă aceasta, se asigură, de asemenea, dacă furnizorul are sau nu suficiente stocuri, diverse instrucțiuni privind expedierile și majoritatea aspectelor codurilor EDI 862 se potrivesc cu codurile EDI 830 de planificare. Așadar, EDI 862 se ocupă, în principiu, de planificări, comenzi, actualizări în timp util ale expedierilor.

Încadrarea

La fel ca și alte industrii, EDI oferă multe beneficii și pentru industria transporturilor. Mulți furnizori de servicii EDI oferă soluții EDI robuste și puternice pentru a vă ajuta. Printre aceștia, soluția „Map My EDI” de la WebBee Global este cea mai bună.
Acest „MapMyEDI” oferă mai multe avantaje, cum ar fi căutarea de urmărire EDI &, EDI B2B, acorduri EDI, cartografiere EDI, gestionarea erorilor EDI și coduri de tranzacție EDI.

Prin urmare, folosiți această soluție EDI pentru schimbul de date de afaceri și îmbunătățiți cât mai repede performanța generală.

.