Modul în care lucrăm se schimbă. Mai ales modul în care lucrăm împreună.
Pe măsură ce companiile devin mai globale și mai complexe, majoritatea muncii a devenit din ce în ce mai mult bazată pe lucrul în echipă. Un studiu publicat în Harvard Business Review1 a constatat că ”timpul petrecut de manageri și angajați în activități de colaborare a explodat cu 50 % sau mai mult” în ultimele două decenii. Același studiu a constatat că, în multe companii, mai mult de trei sferturi din ziua unui angajat este petrecută comunicând cu colegii.
Echipele sunt, de asemenea, mai mari, mai diverse, mai dispersate și mai specializate decât oricând înainte. Cu toate acestea, în timp ce echipele cu aceste caracteristici pot fi super eficiente în abordarea problemelor dificile cu care se confruntă multe companii moderne, ele se pot lupta uneori cu un aspect esențial al muncii lor: colaborarea.
Așadar, cum pot angajații din ziua de azi să colaboreze cu succes, navigând în același timp prin structurile și dinamicile de lucru obișnuite care stau în calea unei colaborări eficiente la locul de muncă? Ei bine, mai întâi, haideți să definim ce înseamnă colaborarea și cum arată atunci când este făcută bine.
În această postare, vom examina…
- Cum arată colaborarea eficientă
- Beneficiile colaborării
- Cele 6 principii ale colaborării eficiente
- Cele 5 abilități esențiale de care aveți nevoie pentru a colabora la locul de muncă
- Unelte care ajută la colaborarea la locul de muncă
Lucrul eficient și eficace în echipă nu este o plimbare în parc. Dar, cu ajutorul acestui ghid util, veți avea tot ce vă trebuie pentru a vă ajuta să faceți acest proces cât mai simplu și mai direct posibil.
🔑 Alertă de spoiler: un instrument de comunicare puternic este o cheie pentru o mai bună colaborare. Luați lista de verificare gratuită pentru a vă ajuta să îl alegeți pe cel potrivit pentru afacerea dumneavoastră.
Cum arată o colaborare eficientă
În esență, colaborarea are loc atunci când două sau mai multe persoane lucrează împreună pentru a produce sau a crea ceva. Acest lucru se poate întâmpla fie în persoană, fie virtual, datorită numeroaselor instrumente de comunicare și programelor bazate pe cloud care sunt create tocmai în acest scop.
În timp ce există multe moduri diferite de a crea și de a încuraja un loc de muncă colaborativ, cele mai de succes medii de lucru au, de obicei, câteva caracteristici importante în comun. Acestea sunt locuri în care angajații se simt văzuți, auziți și în siguranță pentru a-și împărtăși gândurile. Ele organizează întâlniri și sesiuni de lucru eficiente. Au sisteme standardizate și procese de colaborare în vigoare. Echipele lor înțeleg importanța unei comunicări sănătoase. S-ar putea să fi lucrat la una dintre ele (sau la câteva, dacă sunteți norocos!) înainte.
Cel mai important, directorii acestor companii înțeleg că o colaborare de succes la locul de muncă nu este bună doar pentru angajații lor – este bună și pentru clienții lor și pentru rezultatele lor.
O privire mai atentă asupra beneficiilor colaborării
Ar putea părea o chestie de la sine înțeleasă să vă asigurați că echipa dvs. colaborează eficient la locul de muncă. La urma urmei, după cum spune proverbul, „munca în echipă face ca visul să funcționeze”, nu-i așa?
Cu toate acestea, nu este ușor să aduci laolaltă oameni din medii diferite și, în funcție de mărimea și structura companiei tale, din fusuri orare diferite pentru a lucra la un obiectiv comun. Cu toate acestea, avantajele unei comunicări și colaborări eficiente la locul de muncă depășesc cu mult dezavantajele.
Mai multă inovație
În ultima vreme, din ce în ce mai multe companii au început să formeze echipe care reunesc oameni din întreaga organizație pentru a face brainstorming pe probleme pentru a veni cu idei noi care vor aduce beneficii afacerii.
De exemplu, firma de consultanță Protiviti organizează o provocare globală de inovare în cadrul căreia fiecare dintre birourile sale locale desfășoară o sesiune de lucru pentru a răspunde la o întrebare din partea echipei de conducere. Ideile generate sunt apoi înregistrate în platforma internă de partajare a ideilor a companiei și sunt analizate de către Grupul de lucru pentru inovare al companiei:
Nu numai că astfel de inițiative ajută companiile să valorifice perspectivele diverse ale talentelor lor, dar studiile arată, de asemenea, că grupurile tind să inoveze mai repede, să vadă mai repede greșelile și să găsească soluții mai bune la probleme decât oamenii care lucrează pe cont propriu2.
Echipe mai puternice
Ce au în comun unele dintre cele mai bune locuri de muncă din lume? Ele depun eforturi pentru a-și conecta angajații pentru a forma echipe și rețele sociale mai puternice. Nu numai că lucrul în vederea atingerii aceluiași obiectiv le insuflă membrilor echipei un sentiment puternic de scop, dar colaborarea le permite, de asemenea, membrilor echipei să umple lacunele de abilități ale celorlalți și să împartă munca pentru a juca în funcție de punctele forte ale fiecăruia.
Cazul concret: compania de tehnologie HR Workday a dezvoltat un program New Connections conceput special pentru noii angajați pentru a-i ajuta să stabilească legături puternice cu colegii lor. Prin acest program, angajații au ocazia să petreacă jumătate din zi învățând despre valoarea conexiunilor, iar a doua jumătate lucrând la un proiect comunitar pentru a-și aprofunda legăturile atât în interiorul, cât și în afara organizației.
Și rezultatele vorbesc de la sine. În cadrul ediției 2019 a Fortune 100 Best Companies to Work For, 86% dintre angajații organizațiilor câștigătoare au declarat că poți conta pe faptul că oamenii cooperează (față de 74% dintre angajații companiilor care nu sunt câștigătoare) și 91% au declarat că oamenilor le pasă unii de alții (față de 82% dintre angajații companiilor care nu sunt câștigătoare).
Angajați mai bine informați și mai calificați
Când echipele colaborează, au ocazia să învețe lucruri noi unii de la alții, ceea ce contribuie la dezvoltarea lor personală și profesională generală. De asemenea, colaborarea îi provoacă pe oameni să gândească, să articuleze și să învețe mai multe despre competențele lor, ceea ce îi poate ajuta să se autocunoască și să își înțeleagă mai bine punctele forte și punctele slabe.
De exemplu, conform unei cercetări publicate în Harvard Business Review3, echipele beneficiază adesea de pe urma unui amestec de membri cosmopoliți și locali. Aceștia sunt oameni care au trăit în mai multe țări și vorbesc mai multe limbi și oameni cu rădăcini adânci în zona în care lucrează.
Membrii cosmopoliți aduc know-how tehnic și expertiză care se aplică în multe situații diferite, în timp ce localnicii aduc cunoștințe aprofundate și o perspectivă asupra politicii, culturii și gusturilor unei zone. Aducerea acestor două tipuri de membri le permite să împărtășească cunoștințe și să învețe unul de la celălalt, în timp ce abordează simultan proiectele în cauză.
O experiență mai bună pentru clienți
Am auzit cu toții de liniile de asamblare – și, deși uneori au o reputație proastă, acestea ne-au arătat că mai mulți oameni care lucrează împreună pot finaliza un proiect mai repede decât o singură persoană care lucrează pe cont propriu. În timp ce acest lucru are multe beneficii la nivel intern, poate avea, de asemenea, un impact uriaș asupra experienței clienților (și vă poate ajuta să mențineți o rată ridicată de retenție a clienților).
De exemplu, RingCentral este o platformă de colaborare care permite echipelor de la birou să comunice cu ușurință cu agenții din centrele de contact – nu doar pentru a lucra la proiecte interne, ci și pentru o colaborare ad-hoc pentru a rezolva problemele clienților pe măsură ce acestea apar în timp real:
Acest lucru împuternicește centrele de contact să rezolve problemele mai repede decât era posibil anterior, ceea ce face ca clienții să fie mulțumiți și vă aduce recenzii foarte bune din partea clienților.
6 principii ale unei colaborări eficiente
În timp ce abilitățile de mai sus vă pot pregăti pentru a colabora bine, a lucra cu succes cu ceilalți nu ține doar de ceea ce faceți, ci și de modul în care o faceți. Mentalitatea cu care abordați colaborarea poate face o diferență enormă. Data viitoare când trebuie să colaborați cu echipa dvs., păstrați aceste valori în minte.
Eficiență
Reuniunile sunt un element esențial pentru colaborare, dar, de-a lungul anilor, au căpătat o reputație proastă. La urma urmei, cine nu a participat la o întâlnire care a părut prea lungă sau inutilă? Există câteva lucruri pe care le puteți face pentru a vă transforma echipa într-o mașină de productivitate. Unul dintre ele este să organizați întâlniri în persoană doar atunci când sunt absolut necesare – dacă puteți face în schimb un apel video și să economisiți câteva minute de deplasare sau să eliberați o sală de ședințe, de ce nu?
Vreți să aveți întâlniri mai eficiente? Folosiți aceste modele gratuite de agende de ședință pentru a-i ține pe toți pe drumul cel bun. 👇
O altă modalitate este să vă asigurați că orice întâlnire sau convorbire are o agendă și obiective clare trasate pentru fiecare participant.
În cele din urmă, nu uitați să stabiliți la final elemente de acțiune pentru toți cei implicați în proiect. Dacă aveți un proiect care necesită un pic mai mult lucru în echipă din partea participanților la o ședință, de ce să nu creați un chat de echipă axat pe proiect pentru toată lumea? De exemplu, aplicația de videoconferință RingCentral vă permite să faceți exact acest lucru: nu numai că puteți avea întâlniri virtuale, dar puteți, de asemenea, să creați o conversație de grup pentru follow-up-uri după întâlnire – în aceeași aplicație:
Încredere
Oamenii trebuie să se simtă în siguranță pentru a da și a primi feedback cu adevărat constructiv, să fie inspirați de un obiectiv comun și să aibă instrumentele și oportunitățile de a se conecta. Acest lucru se poate întâmpla doar într-un mediu de încredere, în care angajații simt că colegii lor de echipă și liderii au la inimă interesele lor cele mai bune.
Empatrie
Care membru al echipei are un rol important de jucat. Cu toate acestea, colaborarea se poate destrăma atunci când una sau mai multe persoane simt că le este mai greu decât toți ceilalți sau simt că ceilalți membri ai echipei încearcă să îi doboare. Cu cât vă cunoașteți mai bine colegii și înțelegeți cum lucrează și cu ce provocări se confruntă, cu atât veți avea mai multe șanse să colaborați cu succes cu ei. (Aflați despre exerciții de empatie pe care le puteți încerca cu echipa dvs.)
Positivitate
Doar pentru că un proiect de grup a mers prost în trecut nu înseamnă că același lucru se va întâmpla din nou. Încercați să vă scuturați de orice rețineri din trecut pe care le-ați putea avea și abordați fiecare situație de lucru în grup ca pe un nou început, cu o mentalitate deschisă și pozitivă.
Claritate
Este rar ca toată lumea dintr-o echipă să fie pe aceeași lungime de undă încă de la început. Este firesc ca oamenii să aibă propriile priorități sau interese. De aceea, este important să identificați de la început prioritățile și agendele tuturor pentru a găsi un numitor comun care să ducă proiectul mai departe.
Răspunderea
Cele mai de succes afaceri au sisteme și procese în care angajații pot face referire la programul și sarcinile unui proiect, astfel încât să înțeleagă clar modul în care contribuțiile lor afectează grupul. În acest fel, dacă termenele nu sunt respectate sau dacă cineva nu își face treaba, situația poate fi abordată rapid.
5 abilități esențiale pentru a colabora la locul de muncă
Dacă ați lucrat vreodată la un proiect de grup care nu a mers atât de bine pe cât ați crezut că va merge, atunci știți că promovarea colaborării la locul de muncă este adesea mai ușor de spus decât de făcut. Poate că coechipierii dvs. lucrează la distanță și sunt greu de contactat. Sau poate că organizația dvs. este prea silozată și departamentele nu doresc să facă schimb de informații.
Dacă vă confruntați cu provocări de colaborare la locul de muncă, unul dintre cele mai bune lucruri pe care le puteți face este să lucrați la dezvoltarea abilităților dvs. transversale. Credeți-ne – stăpânirea acestor cinci abilități de colaborare va face ca lucrul în echipă să fie mult mai ușor și mai eficient.
Stabilirea obiectivelor
Când lucrați cu o echipă, toată lumea trebuie să înțeleagă scopul și viziunea din spatele proiectului, precum și modul în care veți determina succesul. Stabilirea transparenței încă de la început creează încredere și ajută la asigurarea faptului că toată lumea este angajată pentru succes și aliniată la un scop comun.
Comunicare
Înainte de a începe să abordați o sarcină sau o misiune, asigurați-vă că stabiliți intenții clare. Anunțați-vă coechipierii ce faceți și stabiliți așteptări realiste cu privire la momentul în care veți termina – și asigurați-vă că veți continua până la capăt.
De asemenea, nu uitați să comunicați dacă trebuie să faceți modificări la planul pe care l-ați stabilit. Dacă se întâmplă ceva neașteptat și nu veți putea să livrați rezultatele conform așteptărilor, comunicați aceste schimbări.
Încă o dată, aici este cazul în care faptul de a avea un instrument de comunicare all-in-one este util – dacă echipa dvs. se poate apela video și își poate trimite mesaje instantanee din aceeași aplicație, există o șansă mai mare ca aceștia să comunice rapid între ei atunci când apare ceva:
Ascultare activă
Când lucrați îndeaproape cu alții, trebuie să ascultați cu atenție ideile, feedback-ul și sfaturile fiecărui membru al echipei – și să fiți atent și respectuos atunci când răspundeți. Aceasta este ideea din spatele ascultării active.
În timp ce puteți avea ideile dvs. despre cum ați dori să meargă proiectul sau cine ar trebui să facă ce, tot trebuie să țineți cont de opiniile colegilor dvs. S-ar putea să nu fiți întotdeauna de acord cu rezultatul, dar, până la urmă, trebuie să acordați prioritate nevoilor și responsabilităților grupului față de propriile dorințe.
Rezolvarea problemelor
Cîteodată, apar probleme și oamenii fac greșeli. Se întâmplă. Când apar probleme, nu uitați să analizați cu calm problema ca grup, fără să dați vina pe o singură persoană. În schimb, concentrați-vă energia pentru a lucra împreună pentru a găsi soluții. Acest lucru ajută la construirea încrederii între membrii echipei și se asigură că toată lumea se simte confortabil să comunice și să fie transparentă unii cu alții, chiar dacă fac ceva greșit.
Managementul timpului
Colaborarea cu alții înseamnă că trebuie să fiți responsabil nu numai față de dumneavoastră, ci și față de membrii grupului care depind de dumneavoastră. Aici intervin abilitățile de gestionare a timpului. Capacitatea de a vă prioritiza sarcinile și de a le planifica în mod corespunzător este esențială pentru a vă asigura că puteți respecta termenele limită și că puteți finaliza munca pe care echipa dvs. contează să o livrați.
Instrumente care ajută la colaborarea la locul de muncă
Echipele nu pot colabora dacă nu pot comunica. Vestea bună este că există multe instrumente digitale disponibile pentru a vă ajuta să colaborați cu colegii în mod virtual – dincolo de e-mail, pentru că, după cum știm, e-mailul nu este întotdeauna cel mai bun mod de a lua legătura cu cineva:
Iată câteva dintre cele mai bune instrumente de colaborare pe care dvs. și echipa dvs. ar trebui să le aveți în vizor.
RingCentral
Aplicația desktop și mobilă a RingCentral este un instrument de comunicare all-in-one care face ca munca în echipă prin fiecare canal să fie perfectă. Aceasta include funcții de apelare video, mesagerie, partajare de fișiere și gestionare a sarcinilor și se poate integra chiar și cu aplicații precum Google Drive și Google Calendar:
Puteți să o utilizați pentru a începe conversații cu clienții și colegii de echipă prin mai multe puncte de contact și să le răspundeți mai rapid la întrebări, lucrând împreună în timp real între departamente printr-un apel, mesaj sau conferință video – toate în aceeași aplicație:
🕹️ Aruncați o privire practică asupra modului în care funcționează RingCentral prin rezervarea unui tur al produsului:
Alegeți o oră
💰 De asemenea, puteți utiliza acest calculator pentru a vedea aproximativ cât de mult ar putea economisi afacerea dvs. folosind RingCentral pentru a sprijini comunicarea echipei dvs. între ele – și cu clienții.
Asana
Unul dintre cele mai populare instrumente de gestionare a proiectelor de pe piață, Asana vă permite să atribuiți sarcini altor coechipieri, să adăugați adepți la proiecte și să monitorizați termenele limită. La modul cel mai elementar, Asana funcționează ca o listă robustă de lucruri de făcut sau ca un calendar de proiect, dar versiunea sa premium are caracteristici utile, cum ar fi Formulare pentru a aduna informații și Cronologie pentru a urmări datele de început și dependențele.
Trello
Ca Asana, Trello este un instrument de gestionare a proiectelor. Are o interfață ușor de utilizat, care organizează proiectele și sarcinile în carduri care pot fi glisate și aruncate în diferite coloane. Este rapid de configurat și funcționează bine pentru monitorizarea proiectelor, atribuirea de sarcini și pentru a vedea rapid, dintr-o privire, starea proiectelor echipei dvs.
Google Workspace
Suita de instrumente de colaborare de la Google este greu de bătut și o veți găsi în stiva tehnologică de marketing a majorității echipelor. De la Drive la Sheets și până la Calendar, instrumentele Google Workspace sunt concepute pentru a permite echipelor să editeze fișiere în același timp și să salveze toate modificările în mod automat.
Celele unei colaborări eficiente
Colaborarea eficientă înseamnă mult mai mult decât agendele de ședință și calendarele de lucru înapoi.
De la provocările de inovare la nivelul întregii companii la programele de îmbarcare a noilor angajați, cele mai bune locuri de muncă folosesc multe practici și programe diferite care promovează colaborarea. Ceea ce au toate acestea în comun este faptul că înțeleg puterea de a se uni pentru a realiza lucruri mărețe.
Când aduceți abilitățile potrivite la masă, adoptați mentalitatea potrivită și încorporați instrumentele digitale potrivite în combinație, se poate întâmpla magia.
.