Cum să organizezi un mare hackathon

Dacă este condusă corespunzător, o serie de hackathons poate stabili un flux de idei valoroase. De asemenea, poate avea un efect cultural semnificativ în cadrul echipei dumneavoastră, trezind potențial o mentalitate de experimentare și inovare

Acest articol va explica diferite tipuri de hackathons. Va discuta despre obiective, criterii de succes și alte considerații importante.

Potrivit Wikipedia, un hackathon este definit ca ” … un eveniment de tip „design sprint” în care programatorii de calculator și alte persoane implicate în dezvoltarea de software, inclusiv graficieni, designeri de interfață, manageri de proiect și alții, adesea inclusiv experți în domeniu, colaborează intensiv la proiecte de software”

În practică, este frecvent utilizat pentru a descrie orice inițiativă de generare de idei, cu sau fără un livrabil software funcțional.

Definiția mea proprie ar fi:

O provocare intensivă de ideare, prototipare și prezentare, centrată pe software, privind probleme sau oportunități cunoscute sau necunoscute.

Intensiv în definiția de mai sus implică un proces încadrat în timp care cere participanților „imposibilul” – să vină cu soluții noi la anumite probleme sau cu idei inovatoare și prototipuri privind noi oportunități de afaceri.

Hackathons sunt axate pe tehnologie și se referă în primul rând la software – de aici și elementul centrat pe software din definiție. Un Hackathon este foarte solicitant pentru participanți – necesită nu numai abilități tehnice și de codare deosebite, ci și abilități de ideare și de prezentare.

Participanților li se cere să vină cu idei grozave, să formuleze un prototip și să stabilească cu înțelepciune prioritățile; apoi să se autoorganizeze și să execute – să facă cercetări rapide, să pregătească resurse, să scrie cod, să reutilizeze componente și sisteme existente și, în final, să pregătească o prezentare – toate acestea într-un scenariu cu limită de timp. Hackathon-ul se poate concentra pe probleme cunoscute sau pe oportunități de afaceri sau tehnologii (declarate în prealabil) sau poate fi deschis la orice idei fără constrângeri speciale.

Vezi și: Hackathon: Cum să devii un manager de produs excelent

Având o definiție clară a evenimentului hackathon (stil, procese, obiective, premii) este esențială pentru succesul acestuia. Principalele atribute care definesc hackathon-ul dvs. sunt:

1. Data, durata, timpul de desfășurare și locurile de desfășurare. În special lead-time-ul este important pentru a permite participanților să se pregătească prin discuții despre idei, echipe și scenarii de colaborare. În funcție de caz și de mărimea corporației/echipei implicate, ar trebui să existe un timp de așteptare de câteva săptămâni.
2. Reguli de participare: logica care definește cine este eligibil să participe (de exemplu, angajați cu normă întreagă din anumite echipe, locuri de desfășurare etc.)
3. Livrabil minim: tipul de livrabil necesar pentru o prezentare reușită – de exemplu, este vorba de un prototip funcțional + cod sursă? un model predictiv? un videoclip de prezentare? acestea sunt informații cheie care pot avea un impact semnificativ asupra ratelor de participare
4. Context: accentul evenimentului în ceea ce privește tehnologiile, problemele particulare de afaceri care urmează să fie rezolvate. De exemplu, ar putea fi un hackathon de date sau de robotică sau AR/VR; sau orice tehnologie, în timp ce se concentrează pe o anumită clasă de probleme.
5. Domeniul de aplicare: este un eveniment intern, la nivelul întregii companii sau public? Un hackathon privat ar putea viza anumite echipe sau întreaga corporație. Un hackathon public acceptă participanți din afara corporației.
6. Criterii și proces de evaluare: regulile, prioritățile și procesele în vederea evaluării propunerilor (există un proces de vot, un grup de experți? care sunt dimensiunile care trebuie utilizate atunci când se evaluează o idee?)
7. Premierea: numărul de câștigători și tipul de premiu

Stabilirea obiectivelor, definirea „Succesului”

În mod obișnuit, se așteaptă ca un eveniment Hackathon să livreze cel puțin un set de idei interesante, noi. În mod ideal, ar trebui să existe câteva concepte remarcabile, eventual cu un prototip și o dovadă rapidă a conceptului/tehnologiei implicate.

Dincolo de obiectivul evident – de a genera idei de afaceri și concepte de produse de mare valoare acționabilă – există un alt aspect legat de dinamica echipei și de mentalitatea de inovare: un hackathon excelent ar trebui să stimuleze cultura de inovare și să stabilească în continuare schimbul de idei, colaborarea eficientă și creativitatea, impulsionate de entuziasmul față de un obiectiv comun.

Angajații au o mare oportunitate de a descoperi tehnologii, echipe și de a-și demonstra abilitățile și talentele în afara descrierii tipice a postului lor; corporațiile au ocazia de a identifica talentele, de a experimenta înființarea unor echipe puternice și de a capta feedback valoros.

Cum se definește succesul?

Criteriile de succes depind de contextul particular – afacere, industrie, mărimea corporației, momentul etc. În toate cazurile, totuși, KPI-urile pot fi definite cu privire la unele sau la toate următoarele:

1. Rata de participare: acesta este un indicator evident al unui aspect al succesului evenimentului – modul în care angajații au răspuns la „apelul la inovație”. Procentul față de numărul total de angajați depinde, bineînțeles, de natura hackathonului, de momentul ales, de accentul pus pe el etc. Ținta ar trebui stabilită după analizarea evenimentelor similare din cadrul aceleiași corporații.
2. Volumul de idei: volumul de idei generate este, de asemenea, semnificativ, în special atunci când este analizat în funcție de metadate suplimentare (verificați și: Principiile unei platforme de ideare excelente)
3. Procentul de idei care pot fi puse în aplicare: procentul de idei care pot fi puse în aplicare (cele care sunt promițătoare sau care merită investiții suplimentare din punct de vedere comercial) este un bun indicator al succesului.
4. Procentul de oportunități de afaceri: acele idei promițătoare care – după postprocesare – s-au dovedit a fi oportunități de afaceri valoroase care merită investiții ulterioare.
5. Procentul de proiecte generatoare de PI: acele proiecte care sunt eligibile și valoroase pentru protecția prin brevet.
6. Ratele de conversie: întregul lot de idei/concepte/proiecte generate ar trebui monitorizat ca o „cohortă” în timp. În acest fel, ideile care au luat naștere în urma unui anumit eveniment hackathon, dar care livrează valoare abia după o anumită perioadă de timp, vor fi, de asemenea, măsurate ca fiind un rezultat de succes.
7. Oportunități de publicitate: măsuri ale „atenției mediatice” ca rezultat al evenimentului hackathon
8. Impactul echipei: așa cum este captat din procesele formale de feedback – o mare sursă de informații este reprezentată de opiniile participanților și ale părților interesate. Acest lucru ar putea permite o analiză cantitativă și calitativă din mai multe unghiuri diferite, inclusiv efectul asupra dinamicii și moralului echipei.

Desfășurarea hackathonului

Hackathonurile au, de obicei, un timp de pregătire – o fază de pregătire, de la anunțarea evenimentului până la „timpul de hack” propriu-zis, după cum se explică mai jos:

„Timpul de proiectare”

Aceasta se referă la comunicarea evenimentului către angajați, la atragerea atenției și la permiterea înregistrării formale a interesului.

De îndată ce Hackathon-ul este anunțat, angajații ar trebui să dispună de un timp de pregătire suficient – de obicei câteva săptămâni – pentru a explora idei, tehnologii, echipe și resurse. Aceasta este o fază de pregătire informală care ar trebui să fie susținută de instrumente adecvate (sisteme care să le permită angajaților să își structureze ideile, proiectele, echipele; să își comunice efortul, să ceară sfaturi sau ajutor). În toate cazurile ar trebui:

1. Anunțați hackathon-ul cu mesaje clare și cu o sponsorizare puternică din partea conducerii
2. Comunicați frecvent și constant actualizări privind calendarul evenimentului, numărul de participanți, disponibilitatea resurselor
3. Furnizați instrumente de autoservire pentru ca angajații să se înregistreze, să creeze proiecte, să exploreze proiecte, să formeze echipe, să exploreze tehnologii, etc.
4. Asemnați o echipă mică pentru a sprijini procesul

„Timpul de execuție”

Acesta este momentul în care se întâmplă magia – echipele lucrează intensiv pentru a-și alinia ideile, a defini „produsul”, a executa, a revizui, a itera; partea cea mai interesantă și creativă a hackathonului în care angajații uită de rolurile și titlurile formale și se auto-organizează concentrându-se pe misiunea lor: de a crea ceva nou și cu impact. În funcție de definiția fiecărui eveniment, ar putea exista o cerință de prezentare video, prezentarea live a ideii sau o demonstrație live a produsului/ prototipului. În toate cazurile, importanța prezentării eficiente a muncii depuse este esențială. Ar trebui, de asemenea:

1. Asigurați-vă că participanții au timp dedicat pentru a lucra la proiectele lor
2. Asigurați-vă că spațiul fizic și echipamentele adecvate sunt disponibile pentru toate echipele

„Timpul de evaluare”

Lucrările valide prezentate de echipe sunt evaluate pe baza protocolului evenimentului respectiv. Acest lucru ar putea implica un proces de vot în întreaga corporație, un grup de experți care analizează anumite aspecte ale fiecărui proiect sau o combinație a celor două. În anumite cazuri, ar putea fi implicați și clienții reali, care ar putea oferi feedback cu privire la proiecte. Fiți atenți la următoarele:

1. Salegerea câștigătorilor pe baza popularității în cadrul corporației este de obicei părtinitoare și probabil înșelătoare
2. Panelul de experți ar trebui să utilizeze dimensiuni predefinite, cum ar fi, de exemplu, fezabilitatea, nivelul de inovare, impactul preconizat asupra afacerii, oportunitatea de proprietate intelectuală și potențialul de diferențiere.

Câștigători & Premii

În funcție de structura evenimentului respectiv, ar putea exista o singură echipă câștigătoare sau pot fi desemnați mai mulți câștigători în diferite categorii. Selectarea premiului pentru fiecare caz în parte este, de asemenea, un aspect foarte important al Hackathonului – de obicei, premiile sunt monetare (de exemplu, un bonus), simbolice (plachete, cuburi, titlu) sau o bucată de tehnologie/dispozitiv.

Cel mai important totuși, din punctul de vedere al unui dezvoltator, sunt resursele și sponsorizarea pentru a duce produsul/ideea în etapa următoare. Acesta ar putea fi cel mai inspirat premiu dintre toate – capacitatea echipei câștigătoare de a utiliza resurse specializate (dezvoltatori, echipamente, software, servicii) – conform unui plan adecvat – și de a se pregăti pentru o prezentare oficială a rezultatului în fața părților interesate, a liderilor și a factorilor de decizie de rang înalt. Acest tip de premiu poate impulsiona povești de succes impresionante de „proiecte de hackathon care trec în producție” și poate atașa un scop suplimentar evenimentului.

Analiza rezultatelor: Valoarea de afaceri

Se așteaptă ca hackatonul să genereze idei acționabile (de exemplu, caracteristici pentru un produs existent), concepte strategice de produs (un nou produs care să fie luat în considerare și experimentat în continuare) și îmbunătățiri ale proceselor (modalități noi și mai eficiente de a face lucrurile).

La nivel de echipă, hackatonul oferă o modalitate excelentă de a inspira echipele și de a promova creativitatea, colaborarea și gândirea inovatoare. Programate în mod corect, hackathons pot determina o schimbare culturală importantă în cadrul echipei: mentalitatea de experimentare & inovare.

Un strat de gamificare peste hackathons poate motiva și mai mult angajații și îi poate recompensa pentru că sunt inovatori, rămânând în același timp aliniați cu strategia corporației.

.