Angajarea de contractori este un pas mare pentru orice afacere mică, deoarece aceștia joacă un rol crucial în a vă ajuta compania să crească. Antreprenorii vă pot ajuta afacerea dvs. să își crească productivitatea fără a adăuga povara financiară a angajării unui nou angajat cu normă întreagă.
Potrivit Biroului de Statistică a Muncii, beneficiile au reprezentat 30% din remunerarea angajaților din sectorul privat în 2018. Asta înseamnă că angajatorii pot economisi acele 30% prin angajarea unui contractor, deoarece nu vor trebui să plătească contractanților impozite pe salarii, indemnizații de șomaj, asigurări de sănătate, zile de concediu medical, concediu plătit, indemnizații pentru accidente de muncă și invaliditate și alte beneficii.
După ce ați decis să angajați un contractor, următorul pas este să determinați cum să îl plătiți în siguranță prin sistemul de salarizare al companiei. Având în vedere creșterea amenințărilor cibernetice la adresa întreprinderilor mici, este important să vă asigurați că folosiți un sistem de plată care poate trimite rapid și în siguranță compensații contractorilor, fără riscul unui atac cibernetic.
Pentru a configura contractorii din mica dvs. afacere în sistemul de salarizare, urmați acești cinci pași.
Pasul 1: Determinați dacă aveți nevoie de un antreprenor sau de un angajat
În timp ce poate fi mai accesibil să angajați un antreprenor decât un angajat cu normă întreagă, întreprinderile trebuie să se asigure că clasifică corect angajații în conformitate cu orientările IRS.
SIR precizează: „o persoană este un contractant independent dacă plătitorul are dreptul de a controla sau de a direcționa doar rezultatul muncii și nu ceea ce va fi făcut și cum va fi făcut.”
Clasificarea corectă a contractorilor este importantă pentru a se asigura că afacerea respectă regulile IRS pentru a evita penalitățile.
Pasul 2: Înscrieți-vă contractorul
Înscrierea unui contractor începe cu colectarea tuturor formularelor și informațiilor necesare. Actele necesare depind de afacerea și industria dumneavoastră, dar de obicei includ:
- CV: Chiar dacă un contractant nu candidează pentru un post cu normă întreagă, afacerea dvs. ar trebui să colecteze un CV formal și să efectueze un control pentru a verifica calificările acestuia.
- Cerere: Dacă întreprinderea dvs. are un proces formal de aplicare pentru toți angajații cu normă întreagă, contractantul ar trebui, de asemenea, să depună o cerere. Acest lucru va ajuta la colectarea de informații importante de la contractant, precum și la verificarea competențelor acestuia.
- Contract: Creați un contract scris, care să fie semnat de contractant, care să detalieze criteriile și termenii angajamentului. Acesta ar trebui să includă un limbaj specific care să sublinieze compensația, programele de plată și detaliile de distribuție.
- Formular W-9: Toți contractanții trebuie să completeze și să semneze un formular W-9 după ce sunt angajați, dar înainte de a fi plătiți. Acest formular de la IRS solicită numărul de identificare al contribuabilului și o certificare. Acesta oferă informațiile de care angajatorul are nevoie pentru a finaliza plățile și pentru a transmite informațiile către IRS.
Pasul 3: Stabiliți un program și o structură de plată
Când angajați un nou contractant, este important să stabiliți un program și o structură de plată clară. Acest lucru stabilește așteptările față de persoana respectivă și vă menține documentele de afaceri organizate pentru a vă asigura că plățile nu sunt ratate.
Stabilirea unei structuri de plată
Există de obicei două moduri de a plăti contractanții – pe oră sau pe proiect:
1. Pe oră: Întreprinderile mici pot fi de acord să plătească contractanții cu ora, dar există argumente pro și contra pentru această metodă. Poate ajuta mica afacere să plătească pentru un proiect mai mare în etape, dacă sunt de acord să plătească pe prezentări de fișe de pontaj, precum și să permită companiei dvs. să urmărească cheltuielile de lucru prin auditarea acestora oră cu oră.
Dezavantajul plății pe oră este că poate fi, de asemenea, mai scumpă pentru întreprinderile mici. Dacă orele nu sunt plafonate pentru o lucrare, contractantul poate prezenta mai multe ore decât a bugetat compania.
Alegeți plata pe oră dacă:
- Scopul proiectului este flexibil sau se poate schimba
- Aveți un buget mai flexibil pentru contractanți
- Locul de timp al unui proiect sau al unui set de sarcini este incert
2. Proiect: În loc să plătească cu ora, o întreprindere mică poate opta să plătească un contractant pe proiect. Acest lucru presupune plata la depunerea și acceptarea proiectului. Avantajul în acest caz este că veți ști exact cât de mult trebuie să bugetați pentru sprijinul contractorului.
Dezavantajul plății pe proiect este că contractorul ar putea adăuga taxe suplimentare la tariful fix pentru a ține cont de timpul său și de orice muncă suplimentară pe care ar putea să o întâlnească pentru a finaliza misiunea.
Alegeți plata pe proiect dacă:
- Structura și calendarul proiectului sunt bine definite
- Dispuneți doar de un buget limitat pentru contractori
- Aveți un plan de urgență pentru orice modificări majore ale proiectului
Stabilirea unui grafic de plată
După ce a fost stabilită structura de plată, afacerea dumneavoastră trebuie să stabilească un grafic de plată pentru contractori. Mulți proprietari de afaceri aleg să sincronizeze plățile contractorilor cu programul angajaților cu normă întreagă, deoarece acest lucru poate menține lucrurile raționalizate și simple.
Contractorii pot fi, de asemenea, plătiți săptămânal, bisăptămânal, lunar, trimestrial sau la punctul culminant al unui proiect. Frecvența ar trebui să fie detaliată în contract și convenită de către companie și antreprenor.
Dacă afacerea dvs. lucrează doar cu un singur antreprenor, veți avea mai multă flexibilitate în ceea ce privește programul de plată. Frecvența poate fi stabilită în funcție de disponibilitatea fondurilor, de metodele de salarizare ale companiei și de preferințele antreprenorului. Din motive de contabilitate, poate fi mai ușor să plătiți la depunerea lucrării, a fișei de pontaj sau a facturii contractorului, sau să o sincronizați cu programul general de salarizare al companiei.
Dacă afacerea dvs. lucrează cu mai mulți contractori, atunci este important să aveți un program de plată stabilit pentru toată lumea. Acest lucru menține toți contractanții pe aceeași frecvență de plată și permite afacerii dvs. să urmărească cine a fost plătit și când.
Pasul 4: Selectați metoda de plată
După ce structura și programul de plată sunt stabilite, următorul pas este ca afacerea dvs. să determine ce metodă va folosi pentru a plăti contractanții. Există mai multe opțiuni din care companiile pot alege. Alegerea dvs. depinde de metoda care funcționează cel mai bine și este cea mai sigură atât pentru compania dvs. cât și pentru contractori.
- Emailable eChecks: O altă opțiune este de a trimite plata prin eChecks, așa cum este oferit de Deluxe. Această metodă permite contractorilor să fie plătiți rapid și convenabil, păstrând în același timp informațiile lor financiare în siguranță. Companiile au nevoie doar de adresa de e-mail a antreprenorului, eliminând necesitatea de a stoca informațiile financiare sau bancare ale acestuia.
- Card de credit: Întreprinderile mici pot plăti contractanții cu un card de credit dacă sunt configurate cu un cont comercial. Dacă antreprenorul este, aceasta poate fi o metodă de plată rapidă și convenabilă – dar va necesita un portal sau un sistem de facturare din partea antreprenorului.
- Depozit direct: Depunerea directă este o metodă convenabilă pentru contractori și economisește timp pentru întreprinderi, nefiind nevoite să trimită cecuri pe hârtie. Pentru a plăti contractanții prin depunere directă, întreprinderile trebuie să dobândească informațiile bancare și de cont curent necesare de la contractant pentru a se asigura că banii pot fi depuși corect.
- Imprimarea cecurilor: Cecurile tipărite permit companiilor să plătească contractanții fără a avea nevoie de toate informațiile contului de cecuri, dar poate necesita mai mult timp și bani. Trimiterea de cecuri pe hârtie necesită ca întreprinderile mici să adreseze plicuri, să cumpere timbre și să trimită cecurile prin poștă în timp util. Trimiterea unui cec pe hârtie poate reprezenta un risc de securitate dacă acesta este pierdut în poștă sau chiar rătăcit la birou înainte de a fi trimis.
Pasul 5: Completați un formular 1099-MISC
Pasul final pentru plata contractorilor este ca aceștia să completeze un formular 1099-MISC. Formularul 1099-MISC este utilizat pentru a urmări veniturile diverse, sau veniturile care nu provin de la un angajator obișnuit. IRS cere întreprinderilor să completeze acest formular dacă plătesc un contractant mai mult de 600 de dolari pe an. Formularul este apoi trimis contractorilor la sfârșitul anului pentru a fi inclus cu declarațiile lor anuale de impozit pe venit.
Dacă contractorul dvs. s-a organizat ca o corporație, este posibil să nu trebuiască să furnizați un formular 1099-MISC, deși există unele excepții de la această cerință, inclusiv cele pentru avocați.
Pătiți antreprenorii dvs. rapid și sigur cu Deluxe
Angajarea de antreprenori pentru a efectua lucrări pentru afacerea dvs. este un pas interesant în creșterea companiei dvs. – dar menținerea antreprenorilor dvs. mulțumiți și lucrând bine depinde de capacitatea dvs. de a-i plăti rapid și sigur.
Furnizarea de plăți sigure și convenabile prin intermediul eChecks by Deluxe asigură că antreprenorii primesc plata fără a pune în pericol informațiile lor personale și financiare. În plus, din moment ce eChecks necesită doar să aveți adresa de e-mail a contractorului dvs., acest lucru poate reduce semnificativ timpul administrativ necesar pentru a configura un contractor pentru depunere directă sau alte forme de plată digitală.
.