Conturile de încasat (CA) se referă la facturile restante pe care le are o companie sau la banii care îi sunt datorați de clienții săi. În viața personală, un exemplu de Accounts Receivable ar fi cumpărarea unui bilet la un concert sau la un eveniment sportiv pentru un prieten, cu înțelegerea că acesta vă va plăti mai târziu. Este, în esență, un „IOU”. În afaceri, RA reprezintă o linie de credit acordată de o companie, scadentă într-un interval de timp relativ scurt, care poate varia de la câteva zile până la un an.
Ce este un Cont de încasat?
Dacă o companie are Conturi de încasat, înseamnă că a făcut o vânzare, dar nu a încasat încă banii de la cumpărător. Cele mai multe companii funcționează permițând ca o parte din vânzările lor să fie pe credit, oferindu-le clienților posibilitatea de a plăti după ce au primit serviciul.
De exemplu, companiile de utilități își facturează de obicei clienții după ce aceștia au primit energie electrică. În timp ce compania de utilități sau de energie așteaptă ca clienții săi să își plătească facturile, facturile neplătite sunt considerate Conturi de încasat.
Majoritatea întreprinderilor funcționează permițând clienților lor să cumpere bunuri pe credit. Costul vânzărilor pe credit este ceea ce se numește Conturi de încasat. În general, Conturile de încasat (CA), reprezintă suma de bani datorată companiei de către cumpărători pentru bunurile și serviciile prestate. Creanțele nu trebuie confundate cu conturile de plată (Accounts Payable – AP).
În timp ce AP este datoria pe care o companie o are față de furnizorii sau vânzătorii săi, conturile de încasat reprezintă datoria cumpărătorilor față de companie. Conturile de încasat sunt active importante pentru o firmă, în timp ce conturile de plătit sunt datorii care trebuie plătite în viitor de către companie. Practic, firmele aleg să ofere creanțe pentru a încuraja clienții să le aleagă produsele lor în detrimentul celor ale competitorilor.
Este recomandabil ca o companie să configureze un proces RA pentru a determina clienții care au plătit deja și pentru a identifica orice plăți care sunt restante. Procesul este o întorsătură simplă a evenimentelor care face ca creanțele să poată fi urmărite și gestionate.
Cele patru etape principale pentru un proces AR tipic:
- Stabilirea practicilor de creditare
- Facturarea clienților
- Dezvăluirea plăților primite și a plăților datorate
- Contabilizarea creanțelor
Cu toate acestea, folosind economiile de scară, procesul poate fi diferit pentru firmele mari și cele mici. Firmele mari au un flux de numerar mai mare, așa că, de obicei, investesc în echipe de gestionare a creditelor cu înaltă calificare și în sisteme IT pentru a ajuta la îmbunătățirea și gestionarea eficientă a procesului.
Pasul 1: Stabilirea practicilor de creditare
Primul pas este ca firma să dezvolte un proces de solicitare a creditelor.
Compania va decide apoi, pe baza bonității solicitantului, dacă va oferi bunuri pe credit. Compania ar putea alege să ofere creditul unor clienți individuali sau altor întreprinderi.
De asemenea, compania va stabili termenii și condițiile pentru vânzările prin credit. Documentul prezintă obligațiile și cerințele clientului. Firma trebuie să se asigure că respectă legile federale privind creditul, cum ar fi dezvăluirea completă a practicilor de creditare. De exemplu, firma trebuie să comunice în mod clar ratele dobânzii pentru credit.
Termenii și condițiile diferă pentru firmele mari și pentru cele mici.
Firmele mari pot opta să acorde unui client perioade mai lungi de timp.
Pe de altă parte, firmele mici nu-și pot permite să ofere bunuri pe credit pentru perioade mai lungi din cauza fluxului de numerar mai mic și a capitalului redus. Cât de repede sunt încasați banii pentru această datorie de la client va fi un factor care va contribui la stabilirea capitalului necesar companiei pentru funcționarea afacerii și a fluxului de numerar.
Pasul 2: Facturarea clienților
O factură este un document furnizat cumpărătorului care detaliază produsele și serviciile care au fost prestate, costurile acestor produse și servicii, precum și data la care se așteaptă plata.
Care factură trebuie să aibă un număr unic de factură pentru a fi ușor de regăsit. Clientul are apoi posibilitatea de a alege dacă dorește să primească facturi electronice sau fizice. Firmele mari preferă să trimită atât facturile electronice, cât și pe hârtie.
În comparație cu facturile pe hârtie, facturile electronice sunt mai puțin costisitoare și mai convenabile. Ca atare, firmele mici optează de cele mai multe ori pentru a folosi poșta pentru a livra facturile.
Cu cât durează mai mult timp pentru ca o companie să trimită o factură, cu atât mai mult durează până când clientul face plățile. Factura trebuie trimisă cu promptitudine.
Etapa 3: Urmărirea conturilor de încasat
Acest pas este efectuat de un responsabil cu conturile de încasat (AR). Ofițerul tastează o plată depusă în contul bancar al furnizorului, o introduce în sistemul RAR și apoi o alocă unei facturi.
Ofițerul reconciliază, de asemenea, registrul RAR pentru a se asigura că toate plățile sunt contabilizate și înregistrate în mod corespunzător, iar apoi emite extrase de cont lunare către clienți. Extrasul de cont oferă detalii pentru clienți cu privire la sumele datorate conform facturilor trimise anterior.
Procesul de urmărire diferă în companiile mari și în cele mici. Este posibil ca întreprinderile mai mici să nu dispună de un sistem avansat de urmărire a plăților și să utilizeze urmărirea manuală a RA prin utilizarea unor instrumente, cum ar fi Excel. Într-un proces manual, companiile folosesc foi de calcul pentru a înregistra când trimit facturile și când primesc plățile. De asemenea, este posibil ca întreprinderile mici să nu aibă suficient personal pentru a numi un ofițer RAR, caz în care compania poate angaja un contabil profesionist pentru a îndeplini această funcție.
Companii mai mari investesc de obicei într-o echipă de ofițeri RAR pentru a efectua procesul de urmărire și folosesc o anumită formă de sistem software de urmărire a conturilor pentru a ajuta la asigurarea acurateței. Sistemul îl ajută pe ofițerul AR să fie mai eficient, deoarece îl alertează automat pe ofițerul AR cu privire la datoriile restante.
Pasul 4: Contabilitatea conturilor de încasat
Ofițerul de încasări stabilește data scadentă pentru plăți. După identificarea datoriilor neplătite, departamentul de contabilitate face înregistrări în jurnal pentru a înregistra vânzările. Procesul implică atât contabilizarea creanțelor neperformante, sau a datoriilor neplătite, cât și identificarea reducerilor pentru plata anticipată.
O „zi din viața” unui profesionist în domeniul conturilor de încasat
Ofițerii de conturi de încasat sunt cel mai important personal implicat în dezvoltarea și implementarea procesului de conturi de încasat. Activitățile lor de zi cu zi includ, de obicei, supravegherea sumelor de bani datorate afacerii de către clienții săi.
O zi tipică pentru un ofițer AR ar implica activități precum verificarea datelor de creditare, clasificarea datoriilor și efectuarea de înregistrări în jurnal pentru tranzacții. Ofițerul AR supraveghează, de asemenea, o echipă de funcționari, analiști și contabili, pe lângă recuperatorii de creanțe.
În fiecare zi, ofițerul se asigură că echipa lucrează în colaborare pentru a asigura succesul procesului AR stabilit.
De exemplu, un client poate solicita să cumpere bunuri pe credit. Managerul AR ar cere analiștilor de credite să identifice solvabilitatea clientului.
Managerul s-ar asigura că, odată ce clientul a fost identificat ca fiind solvabil, facturile vor fi pregătite de către funcționarii AR și emise la timp.
În continuare, contabilii ar determina totalul vânzărilor pe credit pentru ziua respectivă. Informația este apoi transmisă recuperatorilor de creanțe, inclusiv data scadentă pentru încasarea banilor.
Efectul pe care îl are automatizarea asupra procesului de încasare a creanțelor
Achiziții:
Departamentul Achiziții plasează comanda și transmite o copie a comenzii de achiziție (PO) către departamentul AP. Organizația primește bunurile sau serviciile – fie prin intermediul departamentului de recepție, fie prin intermediul angajatului care le-a comandat – iar furnizorul trimite factura către AP. Puteți afla mai multe despre întregul proces de la achiziție la plată aici.
Procesarea facturilor:
Un funcționar AP introduce manual datele facturii într-un sistem contabil înainte de a stoca fizic documentul pe hârtie într-un dulap de arhivare. Informațiile noilor furnizori sunt introduse folosind convențiile de denumire ale organizației pentru a evita duplicarea. Atât informațiile despre furnizorii noi, cât și cele existente, sunt verificate pentru acuratețe în raport cu surse interne, cum ar fi fișierul principal al furnizorilor, și cu surse externe, cum ar fi serviciul de potrivire a numerelor de identificare a furnizorului (IRS TIN) și lista de organizații care nu au voie să desfășoare activități comerciale în Statele Unite a Departamentului Trezoreriei SUA (Office of Foreign Control (OFAC)). Puteți afla mai multe despre facturarea electronică aici.
Aprobare factură:
Un funcționar AP efectuează o potrivire în trei direcții. O potrivire în trei direcții compară OP, chitanța și factura pentru a identifica orice inexactitate sau date necorespunzătoare. Un manager AP pregătește și aprobă documentația pentru orice excepții pentru livrare scurtă, articole deteriorate, articole expediate greșit sau alte probleme.
Payment:
Echipa AP pregătește plata, fie prin scrierea unui cec, fie prin configurarea unei tranzacții prin intermediul Automated Clearing House (ACH) sau prin transfer electronic de fonduri (EFT). Un manager AP, un controlor sau un director financiar (în funcție de procesul de aprobare al companiei) aprobă plata, autorizând departamentul să ia o reducere de plată anticipată pentru un furnizor dacă plata se face în intervalul de date specificat în termeni. Plata este trimisă prin poșta americană, transfer bancar, ACH/EFT, companie de transport sau curier.
Gestiunea furnizorului:
Furnizorul sună departamentul AP pentru a întreba în ce stadiu se află plata. Un funcționar AP cercetează întrebarea și stabilește dacă factura este încă în procesul de aprobare sau dacă plata este în poștă.
Actualizări de sistem:
Departamentul de tehnologie a informației (IT) monitorizează sistemul de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) al companiei și orice hardware și software pe care îl folosește departamentul AP. Echipa IT aprobă și instalează noi versiuni de software, după cum este necesar. Echipa CTO ia în considerare orice propunere din partea departamentului AP pentru o nouă tehnologie și stabilește cum să o integreze cu sistemele tradiționale ale companiei.
Raportare și analiză:
Departamentul AP pregătește și studiază foi de calcul pe care le-a construit în Excel, sau un instrument similar, analizând toate tranzacțiile, monitorizând performanța și indicatorii departamentului, inclusiv zilele de plată restante (DPO). Directorul financiar supraveghează fluxul de numerar al organizației prin conversații cu directorul AP. Directorul general primește rapoarte scrise și verbale de la directorul financiar cu privire la performanța organizației.
Evoluția continuă a proceselor de conturi de încasat
Ca și în cazul conturilor de plătit, procesele manuale din departamentele de conturi de încasat creează ineficiențe majore și cheltuieli generale excesive, făcând ravagii asupra fluxului de numerar al unei companii.
Procesele învechite, bazate pe hârtie, sporesc anularea creanțelor neperformante și împiedică companiile să acceseze numerarul de care au nevoie pentru a susține obiectivele de creștere. În medie, o companie va anula 4% din conturile de recuperat ca datorie neperformantă. Pentru o companie de 10 milioane de dolari, asta înseamnă 400.000 de dolari în fiecare an pe care îi pierde.
Prin implementarea unei soluții de automatizare, companiile pot vedea o reducere de 10-20% a creanțelor neperformante, punând economiile înapoi în afacerea lor.