Ce este facturarea medicală externalizată?
În calitate de medic independent cu o echipă internă de facturare, probabil că v-ați confruntat cu diverse complicații pe parcursul procesului de facturare. Plățile mici și întârziate, complexitatea administrativă și organizațională și dificultatea de a găsi persoane locale cu experiență pe care să le angajeze sunt plângeri comune pe care le raportează mulți practicieni. Procesul de facturare ca o legătură directă cu finanțele dvs. face ca abordarea acestor probleme să fie cu atât mai presantă.
Externalizarea facturării medicale este o modalitate de a face față acestor complexități. Prin externalizare, lăsați o terță parte dedicată să vă codifice și să vă factureze procedurile. Le trimiteți informațiile, echipa lor găsește cea mai bună modalitate de codificare și facturare a cererilor de rambursare, le trimit plătitorului, iar dumneavoastră sunteți plătit.
Nu este nevoie de angajați interni. Cel puțin, aceasta este ideea.
Pros Of Outsourcing Your Medical Billing
PRO #1
Încasări mai mari, încasate mai repede
Externalizarea are ca rezultat mai multe cereri plătite, plăți mai rapide și costuri generale mai mici.
Pentru majoritatea cabinetelor, externalizarea se reduce la venituri. În general, externalizarea facturării va duce la venituri mai mari.
În medie, o companie de facturare dedicată va trimite cererile de plată mai temeinic, mai fiabil și mai rapid decât o echipă de facturare internă. Acest lucru înseamnă că un procent mai mare va fi plătit la o sumă mai mare.
Deși multe echipe interne de facturare sunt funcționale, natura facturării medicale asigură faptul că majoritatea echipelor își vor pierde treptat acuratețea și viteza pe măsură ce reglementările se schimbă, toate acestea vă vor costa afacerea, fie în ore plătite pentru recalificare, fie în venituri pierdute.
Un exemplu de analiză a costurilor
Majoritatea cabinetelor cu echipe interne vor colecta aproximativ 60% din cererile de plată, spre deosebire de cel puțin 70% în cazul externalizării.
Ca o simplă analiză a costurilor, luați în considerare un caz în care cabinetul dumneavoastră trimite cereri de plată facturate în valoare de 2.000.000 de dolari într-un an. Acest lucru duce la încasări de 1.200.000 de dolari din partea echipei dvs. interne față de 1.400.000 de dolari încasări pe care le-ați obține prin externalizare. Întrebarea este, atunci, dacă externalizarea costă mai mult decât banii în plus pe care îi veți încasa? În afară de procentul de colectare, principalele diferențe care trebuie luate în considerare atunci când se face o analiză a costurilor sunt:
- Costul departamentului de facturare în sine (echipamente, salarii)
- Costurile de procesare a cererilor de rambursare
- Alte cheltuieli generale diverse, cum ar fi software-ul, hardware-ul și spațiul de birouri
Serviciile de facturare dedicate percep de obicei un procent din încasările dvs. ca și cost de procesare a cererilor de rambursare, media fiind de aproximativ 7%. Vă puteți aștepta ca o echipă internă de facturare care aduce încasări de 1.200.000 USD să coste cel puțin 100.000 USD pe an, deși există taxe suplimentare pe care le trecem cu vederea în această defalcare simplă. Având în vedere aceste cifre, avem următoarele valori pentru analiza noastră:
Contractat extern: 1.400.000 de dolari în încasări, minus 100.000 de dolari în costuri de procesare și alte taxe = 1.300.000 de dolari în încasări nete.
Inhouse: 1.200.000 $ în încasări, minus 100.000 $ în costuri ale departamentului de facturare = 1.100.000 $ în încasări nete.
În general, costul total pentru încasarea plății, indiferent dacă este externalizat sau intern, va fi destul de apropiat. Există și alte costuri care trebuie luate în considerare într-o analiză completă a costurilor, dar acestea aduc schimbări destul de mici în cifrele generale.
PRO #2
Menținerea mai ușoară a înregistrărilor pentru profesioniștii din domeniul medical ocupați
Departamentele de facturare sunt foarte complexe și greu de organizat; externalizarea pune această povară pe umerii unei terțe părți dedicate.
Un alt beneficiu semnificativ și concret al externalizării este ușurința cu care se păstrează și se arhivează înregistrările. Multe cabinete întâmpină dificultăți atunci când vine vorba de organizarea tuturor dosarelor lor, fie că este vorba de înregistrări financiare sau de formulare de rechizite. Adăugați lucruri mai complexe, cum ar fi digitizarea fișierelor, și puteți începe să aveți probleme mai serioase.
Acest lucru este cauzat de faptul că echipele de facturare nu sunt instruite în mod distinct în ceea ce privește sistemele adecvate de organizare a datelor, iar organizarea fișierelor este subdimensionată.
Auditările sunt semnificativ mai ușoare, fie că sunt externe sau interne. Companiile de facturare medicală funcționează conform unor principii organizatorice și orientări mult mai stricte decât majoritatea cabinetelor. În majoritatea cazurilor, puteți fi siguri că vor putea accesa toate informațiile necesare pentru un audit.
De asemenea, veți putea accesa cu ușurință orice alte informații de care ați putea avea nevoie pentru întocmirea rapoartelor sau pur și simplu date pe care le doriți pentru revizuire.
Timpurile de urmărire sunt, de asemenea, reduse și probabilitatea ca cererile de plată să fie depuse în mod necorespunzător este mai mică. Un alt mod în care acest lucru vă afectează în mod direct cabinetul este faptul că medicii și personalul medical pot avea un acces mai fiabil la informațiile despre pacienți atunci când acestea sunt necesare. În plus, informațiile despre pacienți care sunt relevante pentru facturare pot fi accesate mai regulat în întregul cabinet.
PRO #3
Costuri reduse de gestionare a biroului
Departamentele de facturare necesită multe resurse de birou și complică funcționarea generală a biroului. Externalizarea vă scapă de aceste complicații.
Ultimul beneficiu general la care vă puteți aștepta atunci când externalizați este că managementul biroului devine mult mai ușor. Cu facturarea medicală externalizată, obțineți următoarele beneficii:
- Mai puține persoane trebuie să fie contabilizate
- Mai puține date de salarizare trebuie să fie procesate
- Mai puțin spațiu și tehnologie trebuie să fie luate în considerare
- Mai puține personalități individuale trebuie să fie contabilizate în timpul procedurilor interdepartamentale
Acest lucru va tinde să vă afecteze cabinetul la toate nivelurile, de la managementul biroului la taxele de custodie și la resursele umane. Mai puțini oameni în grija dumneavoastră înseamnă mai puține lucruri care pot merge prost.
În special atunci când departamentele de facturare devin destul de mari, cantitatea de complexitate și supraveghere devine dificil de gestionat. Externalizarea scapă foarte direct de această complexitate și poate aduce o nouă ușurință și simplitate în viața de zi cu zi a cabinetului dumneavoastră.
Puteți îmbunătăți relațiile și raționaliza cabinetul la fiecare nivel. Deși acest efect pare marginal, nu ar trebui să fie trecut cu vederea și poate avea adesea un efect combinat asupra productivității cabinetului dumneavoastră.
Cons ale externalizării facturării medicale
Principalele contra ale externalizării sunt costurile irecuperabile și lipsa de control. Deși, există și alte câteva aspecte minore de luat în considerare.
CON #1
Costul pierdut în formarea personalului face ca externalizarea să fie ilogică
Costul de formare a echipei de facturare este efectiv „pierdut” dacă alegeți să externalizați.
Costul pierdut se referă la faptul că ați petrecut deja timp formând și plătind personalul de facturare pentru a-și face treaba. Acest cost este, de fapt, „scufundat” atunci când alegeți să externalizați, devine nul și irelevant pentru viitorul cabinetului dumneavoastră.
Acest lucru poate fi foarte frustrant și dificil atunci când vine vorba de a lua o decizie, dar îl puteți analiza într-un mod direct, analizând costul. Este util să luați în considerare cât de mult ați cheltuit pentru formarea și aducerea personalului dvs. la nivelul actual. De asemenea, notați nivelul lor actual de performanță.
Întrebați-vă – „Când va deveni necesară o reconversie profesională?”
Se poate ca în domeniul dumneavoastră să nu vă așteptați la noi tehnologii sau schimbări de facturare prea curând. Instruirea personalului dvs. a presupus o cheltuială semnificativă, dar a fost răsplătită prin încasări peste medie. Dacă este așa, s-ar putea să nu fie rentabil pentru dvs. să externalizați în acest moment. Cu toate acestea, puține cabinete se află într-o astfel de poziție norocoasă.
CON #2
Mai puțină supraveghere asupra operațiunilor zilnice înseamnă că aveți mai puțin control zilnic
Echipele interne permit o supraveghere ușoară a fiecărui aspect al procesului de facturare; externalizarea vă obligă să renunțați la o parte din supraveghere și control.
Supravegherea poate fi o povară pentru unele cabinete din cauza resurselor pe care le necesită. Dar pentru unii, poate fi un beneficiu să poată supraveghea în mod clar departamentele lor de facturare.
Supravegherea strictă vă poate permite să obțineți un feedback rapid cu privire la întrebările legate de procesul de facturare și să înțelegeți exact unde vă aflați în fiecare etapă a procesului. Pentru unii, această supraveghere sporită poate avea o legătură directă cu venituri mai mari. Pentru alții, poate fi pur și simplu o preferință de a avea un control managerial de zi cu zi.
Dacă biroul dvs. este gestionat foarte eficient și aveți puține sau deloc fricțiuni atunci când vine vorba de funcționarea zilnică a departamentului dvs. de facturare, s-ar putea să vă fie mai ușor să vă păstrați echipa internă. Și, dacă pur și simplu aveți un stil managerial care favorizează o supraveghere mai amănunțită, este posibil ca externalizarea să nu vă ofere liniștea pe care o oferă altora.
În cele din urmă, decizia dvs. va trebui să se bazeze pe mai mult decât pe cifre pentru a determina ce este potrivit pentru dvs.
CON #3
Creșterea întârziată temporar a veniturilor afișată la încasările nete
Când externalizați, începeți să plătiți imediat, dar veniturile cresc în timp, ceea ce înseamnă că încasările nete pot fi mai mici pentru o perioadă de timp.
Când alegeți să externalizați, veți plăti pentru serviciile de facturare externalizate din prima zi. Acest lucru înseamnă că este probabil ca veniturile dvs. să scadă chiar și cu costurile generale mai mici.
Încasările dvs. brute vor ajunge, în marea majoritate a cazurilor, să fie mai mari în decurs de un an de la externalizare. Dar este posibil să aveți unele preocupări sensibile la timp care necesită un venit stabil pentru o anumită perioadă de timp. În aceste circumstanțe, externalizarea facturării dvs. ar cauza probleme în acel interval de timp și ar trebui amânată până când sunteți gata să vă luați acest angajament.
CON #4
Ar putea cauza probleme potențiale cu reglementările HIPAA
Informațiile care schimbă mâinile mai des înseamnă mai multe oportunități pentru încălcări ale HIPAA.
În teorie, dacă informațiile dvs. medicale ajung în mai multe locuri, există o probabilitate mai mare de încălcare a reglementărilor HIPAA.
În practică, acest lucru afectează un număr extraordinar de mic de cabinete, deoarece toate cabinetele de facturare medicală ar trebui să fie bine echipate pentru a gestiona informațiile medicale într-un mod care să respecte reglementările HIPAA. Cu toate acestea, acest aspect poate fi relevant pentru unele cabinete de luat în considerare.
Ce cabinete ar trebui să stea departe de externalizare?
Externalizarea va avea cel puțin unele beneficii pentru toate cabinetele. Și astfel are sens pentru orice cabinet să ia în considerare externalizarea la un moment dat sau altul. Cu toate acestea, există unele practici care ar trebui să aștepte neapărat să externalizeze. Printre acestea se numără în mod central:
Practicile cu constrângeri de timp pentru compararea opțiunilor
Să vă evaluați opțiunile necesită timp și nu toate serviciile de facturare sunt create în mod egal. Dacă nu aveți timp, cel mai bine este să așteptați.
Alegerea unui serviciu de externalizare necesită să cerneți diverse opțiuni, să le contactați și să le înțelegeți pe deplin serviciile, să comparați prețurile și așa mai departe. Dacă nu aveți mijloacele sau timpul necesar pentru a face acest lucru chiar acum, nu ar trebui să vă grăbiți să vă externalizați facturarea medicală fără a face cercetări.
Este important să vă externalizați facturarea către o companie care înțelege pe deplin caracteristicile unice ale cabinetului dumneavoastră. Externalizarea către un cabinet care este sub așteptări sau care pur și simplu nu se potrivește nevoilor dvs. poate sfârși prin a vă costa pe termen lung, așa că asigurați-vă că știți în ce vă băgați. Și dacă nu aveți timp să faceți acest lucru, este mai bine să așteptați.
Practicile care au deja o echipă de facturare excelentă și bine pregătită
Dacă veniturile dumneavoastră sunt deja satisfăcătoare și la un procent ridicat, externalizarea poate oferi randamente din ce în ce mai mici.
Externalizarea poate fi irelevantă pentru dvs. dacă echipa dvs. de facturare este foarte bine pregătită, este la curent cu noutățile din domeniu și are un istoric dovedit de randamente ridicate, cu 70% sau mai mult din cereri plătite.
Acest lucru este valabil mai ales dacă randamentele dvs. sunt semnificativ peste 70%. Deși chiar și în acest caz, ar fi bine să luați în considerare externalizarea cândva în viitor. Practicile aflate în această situație ar putea fi în punctul de randament descrescător.
Practicile care necesită o supraveghere directă a proceselor lor de facturare
Din cauza preferințelor personale sau a unei situații specifice în care vă aflați, dacă aveți nevoie de o supraveghere directă, externalizarea va fi o problemă.
Dacă sunteți implicat în managementul de birou sau sunteți un practician medical, unele persoane preferă supravegherea directă a cât mai multor procese posibile. Deși majoritatea oamenilor tind să se preocupe mai mult de venituri decât de inconveniente minore ca acestea, cine suntem noi să vă spunem că nu vă puteți conduce cabinetul așa cum doriți?
Deși externalizarea va avea tendința de a crește veniturile, asta nu înseamnă că este potrivită pentru toată lumea.
Ce practici ar trebui neapărat să externalizeze?
Practicile care au timp pentru a se gândi la opțiunile lor
Dacă știți că externalizarea vă va aduce beneficii, timpul este cel mai mare obstacol. Dacă aveți timp să vă cântăriți opțiunile, începeți să căutați încă de astăzi.
Căutarea cuiva cu care să externalizați poate fi un proces complex, cu multiple fațete, și sunt multe lucruri de luat în considerare. Dacă cunoașteți alți practicieni care externalizează, discutați cu ei despre experiențele lor de până acum. Colectați informații despre cu cine lucrează, ce funcționează și ce nu funcționează. Este important să aveți o bună înțelegere a ceea ce căutați atunci când externalizați, astfel încât să nu vă confruntați cu surprize în timpul procesului.
În general, poate fi util să abordați discuțiile cu companiile de facturare medicală în același mod în care abordați interviurile de angajare: aflați ce pot face pentru dumneavoastră, puneți în balanță avantajele și dezavantajele lor și aflați cine iese învingător. Toate acestea necesită timp, dar dacă dispuneți de acest timp, vă puteți aștepta la îmbunătățiri semnificative.
Aveți nevoie de o creștere a veniturilor pentru cabinetul dumneavoastră
Externalizarea este aproape garantată pentru a crește veniturile. Dacă aveți probleme cu veniturile, externalizarea poate fi cea mai bună alegere.
Din păcate, nu este neobișnuit ca practicienii să experimenteze venituri foarte mici pentru munca lor din cauza dificultăților în procesul de facturare.
În general, este bine să încercați să diagnosticați de ce pierdeți venituri. Luați în considerare ce proceduri și ce plătitori nu sunt profitabile și ce puteți face pentru a schimba acest lucru.
Care ar fi motivele, majoritatea cauzelor de venituri scăzute pot fi corectate prin externalizare. Dacă constatați că veniturile dvs. sunt scăzute din cauza cererilor de rambursare depuse greșit, a erorilor de birou, a depunerii intempestive sau a erorilor rezultate din actualizările CPT și ICD-10, vă puteți aștepta ca externalizarea să vă crească veniturile.
Să luați o decizie între facturarea medicală internă și externalizată
Externalizarea facturării medicale este potrivită pentru dvs. dacă doriți să vă creșteți veniturile, să reduceți aglomerația din biroul dvs. și să vă raționalizați depunerea. Dimpotrivă, dacă considerați că prosperați într-un mediu în care aveți mult control și cunoștințe asupra procesului de facturare sau dacă pur și simplu nu aveți timp să vă analizați opțiunile în acest moment, ar trebui fie să amânați decizia de externalizare, fie să continuați să vă gestionați cabinetul așa cum este în prezent.
Alegerea externalizării este complexă și ar trebui să luați în considerare toate opțiunile dvs. Beneficiile externalizării sunt clare și dezirabile, dar cu siguranță nu ar trebui să vă grăbiți să treceți prin acest proces fără a verifica diverse practici și fără a înțelege exact ce doriți să obțineți din procesul de externalizare.
Dacă sunteți interesat să aflați mai multe despre modul în care ne ocupăm de procesul de externalizare sau dacă aveți întrebări pentru noi, sunați la 1-888-783-7818 pentru a vorbi astăzi cu un profesionist în facturare medicală.