Frauda la punctul de vânzare – Furtul de încasări

Ce este frauda profesională?

Frauda profesională este o fraudă comisă de un angajat asupra unui angajator în cursul activității sale. Acestea sunt mai frecvente și cauzează mai multe pierderi financiare pentru întreprinderi decât fraudele comise de terți. Deoarece angajații vor continua să lucreze în cadrul afacerii, aceștia vor încerca, în general, să ascundă aceste fraude în permanență, ceea ce înseamnă că frauda profesională poate fi comisă pe o perioadă extinsă de timp.

Ce este frauda la punctul de vânzare?

Frauda la punctul de vânzare este atunci când un angajat fură bani de la angajatorul său în punctul din afacere în care se face o vânzare. Angajații pot fura bani în timp ce aceștia trec către sau de la un client (printr-o vânzare sau o returnare de bunuri de către client). Frauda la punctul de vânzare apare, de obicei, în afacerile cu amănuntul, unde există un număr mare de tranzacții de valoare mică și numeroși vânzători, ceea ce face ca frauda să fie mai ușor de ascuns.

Există două tipuri majore de fraudă la punctul de vânzare. Ambele au ca rezultat furtul de bani din afacere.

• Primul vizează tranzacțiile de vânzare în care clienții plătesc bani afacerii
• Cel de-al doilea vizează returnările de bunuri, în care banii trec de la afacere la client.

Capitole majore

Descrierea fraudei la punctul de vânzare

1. Vânzări anulate
2. Returnări false
3. Prelucrarea vânzărilor

Prevenirea și detectarea

Descrierea fraudei la punctul de vânzare

Există o diferență între furtul de la punctul de vânzare și frauda la punctul de vânzare, deși ambii termeni sunt, în general, utilizați în mod interschimbabil. Furtul din punctul de vânzare este furtul de bani fără nicio încercare de a-l ascunde. Pierderea ar trebui să fie descoperită pe termen scurt – atunci când chitanțele zilnice sunt comparate cu registrele de vânzări. Hoțul se bazează pe faptul că proprietarii afacerii nu sunt în măsură să arate ce vânzare a fost vizată și cine a făcut acea vânzare. În general, o fraudă la punctul de vânzare nu este menită să fie descoperită (cel puțin pe termen scurt), iar autorul fraudei va lua unele măsuri pentru a ascunde furtul.

Multe întreprinderi se așteaptă la anumite pierderi din cauza furtului și integrează acest cost în structura lor de prețuri. Unii proprietari de afaceri devin mulțumiți de aceste pierderi, crezând că ele vor rămâne în intervalul estimat și că nu pot sau nu ar trebui să facă nimic pentru a reduce aceste pierderi. Această abordare poate fi justificată din punct de vedere comercial pe termen scurt, dar nu face nimic pentru a-i descuraja pe angajații necinstiți să comită fraude.

Cum se realizează această fraudă?

Există două metode principale de comitere a fraudei la punctul de vânzare, care diferă prin faptul că un client real este implicat într-o tranzacție – este vizată o vânzare – sau dacă este folosit un client fictiv – se face o returnare falsă. Există, de asemenea, multe variații ale acestor două formate de bază.

Vânzări fără acoperire

Fraudele de vânzări fără acoperire vizează, în general, vânzările în numerar. Scopul fraudei este de a împiedica înregistrarea vânzării și de a fura încasările. Dacă vânzarea nu este înregistrată, banii nu vor lipsi din banca de chitanțe de vânzări.

Este necesară o vânzare reală de bunuri cu un client real, deoarece cineva trebuie să predea banii care sunt furați. Angajatul va vinde un articol unui client, va înmâna articolul clientului și va lua banii de la client, dar fie nu va înregistra o vânzare, fie va înregistra o vânzare nulă.

Aceasta înseamnă că o chitanță normală pentru banii primiți nu poate fi dată clientului, deoarece, potrivit afacerii, vânzarea nu a avut loc. Prin urmare, solicitarea eliberării unei chitanțe pentru toate vânzările poate limita oportunitatea de a efectua aceste fraude, în special atunci când chitanța este necesară în scopuri de garanție etc.

Clientul pleacă cu bunurile, dar, conform înregistrărilor întreprinderii, vânzarea nu a avut loc niciodată și banii nu au fost niciodată primiți. Poate dura ceva timp până când pierderea articolului din stoc este observată (dacă este vreodată observată) și apoi urmărirea acestuia până la un anumit angajat și o anumită vânzare poate fi imposibilă. Acesta este motivul pentru care afacerile de vânzare cu amănuntul cu o rotație mare a articolelor de stoc comune sunt cele mai frecvente victime.

Dacă furtul (reducerea stocului) trebuie să fie ascuns, escrocul va trebui să ajusteze registrele de stocuri pentru a înregistra o reducere a articolului de stoc. Acest lucru este explicat mai detaliat în lucrarea „Frauda cu stocuri – Fraudele din registrele de inventariere”.

O alternativă care înlătură necesitatea de a ascunde reducerea stocului este de a procesa o vânzare reală în registre, dar la un preț redus. Prețul real este încasat de la client, prețul redus este înregistrat și soldul este furat. Acest lucru va fi evident dacă clientului i se înmânează o chitanță, dar elimină necesitatea de a ascunde reducerea stocului.

Falsificări de retururi

Obiectivul unei fraude cu retururi false este de a procesa o returnare falsă de bunuri și de a fura banii presupus a fi plătiți înapoi clientului (fals). În cele mai multe întreprinderi de vânzare cu amănuntul, unii angajați vor avea autoritatea de a procesa retururile de bunuri în anumite circumstanțe.

În cazul unui retur real de bunuri, clientul va dori banii sau un credit după returnarea bunurilor, astfel încât utilizarea retururilor reale pentru această fraudă poate fi dificilă. O returnare falsă trebuie creată, procesată și banii luați.

Înregistrarea returnării actualizează înregistrările bancare pentru plata către clientul fals, astfel încât reducerea banilor nu trebuie să fie ascunsă. Problema este că niciun bun fizic nu a fost primit de la clientul fals. Acest lucru poate fi sau nu o problemă, în funcție de procedurile în vigoare care se ocupă de articolele returnate de clienți. Cele mai multe întreprinderi vor dori să aplice o procedură standard pentru a verifica returnarea oricăror bunuri, fie și numai pentru a descoperi motivul și pentru a rezolva orice problemă cu articolul. Angajatul poate folosi un alt articol de inventar ca articol returnat, chiar deteriorând articolul pentru a oferi un motiv pentru care a fost returnat.

O variantă a fraudei este de a folosi o returnare reală de bunuri către un client real și de a procesa o rambursare excesivă de bani în registre, de a înmâna suma corectă (mai mică) clientului și de a fura restul. Ideea este de a face ca plata sumei mai mari să pară legitimă în registre. Acest lucru oferă, de asemenea, bunurile fizice returnate, depășind potențiala problemă de mai sus.

O altă alternativă este de a procesa un credit pe un card de credit. Acest lucru lasă o probă, dar elimină riscul de a fi văzut luând fizic sume de bani din registru. Angajatul va procesa, de obicei, creditul de pe propriul card de credit sau de pe cel al unui complice. Dar acest lucru are și problema de a nu avea obiectele fizice returnate.

Procesarea vânzărilor

Multe afaceri cu amănuntul au acum case de marcat la punctul de vânzare care citesc coduri de bare. Aceste sisteme actualizează, de asemenea, lista de stocuri pentru articolul vândut și la valoarea vânzărilor și valoarea de cost în registrele comerciale. Ceea ce nu face este să se asigure că codul de bare se potrivește cu articolul care trece peste tejghea. Vânzătorul este menit să facă acest lucru.

Nu contează ce sistem este folosit, un angajat necinstit poate procesa o vânzare către un complice, dar înregistrând prețul de vânzare pentru un articol mai ieftin decât cel luat de fapt de către complice. În general, complicele va selecta articolul scump dorit și o etichetă de vânzare (inclusiv codul de bare, dacă se folosește acel sistem) și va lua articolul scump și fila mai ieftină pentru a fi procesate. Angajatul necinstit va procesa vânzarea.

Desigur, această fraudă poate fi făcută fără ca vânzătorul să fie implicat în mod conștient. Aceștia pot pur și simplu să nu observe că eticheta de preț nu se potrivește cu articolul – și aceasta va fi apărarea lor chiar dacă sunt implicați.

Prevenire și detectare

Câteva lucruri care trebuie căutate

(i) O creștere a numărului de retururi înregistrate sau a tranzacțiilor anulate, în special cu un singur angajat sau într-un singur departament.(ii) Rambursări pentru sume mari, repetate sau egale.

(iii) Hârtii de rambursare care sunt procesate fără ca bunurile returnate să fie atașate sau identificate,

(iv) Casete de marcat incomplete (Casele de marcat electronice elimină nevoia de casete fizice.)

(v) Reducerile inexplicabile ale stocului pot indica faptul că articolul este trecut la clienți, fără ca vânzarea să fie procesată și înregistrată în bancă.

Totul retur care este procesat fără documentele necesare.

Câteva controale de bază

(i) Tehnologia sporește controalele pe măsură ce casele de marcat inteligente sunt conectate la alte sisteme de afaceri (în special la stoc). Utilizarea tehnologiei poate instala controale cu o întrerupere redusă a serviciilor pentru clienți.(ii) Solicitarea aprobării conducerii sau a două semnături pentru a procesa retururile.

(iii) Toate retururile procesate fără ca bunurile fizice să fie atașate sau identificate ar trebui examinate.

(iv) Încurajarea clienților să se asigure că primesc o chitanță de la fiecare vânzare, sau ca procesul de vânzare să depindă de scanarea sau identificarea articolului – înregistrând astfel vânzarea la prețul corect.

(v) Punerea fiecărui angajat să semneze pe casele de marcat pentru a procesa tranzacțiile, permițând urmărirea tranzacțiilor până la un anumit angajat.

(vi) Raportarea numerelor de carduri de credit care primesc credite de rambursare pentru a evidenția cardurile pe care au fost creditate numeroase rambursări.

.