Acest ghid pentru elaborarea unui plan în caz de dezastru a fost pregătit pentru a ajuta departamentele Universității din Missouri, precum și persoanele care gestionează arhivele, sistemele de informații și cei care sunt responsabili pentru protecția resurselor de informații ale departamentului lor.
Dezastrele vin în multe feluri. Din nefericire, nu putem să ne alegem aromele preferate și nici nu putem selecta momentul în care vom fi pregătiți să gustăm varietățile lor. Prin însăși natura lor, dezastrele sunt bruște, neașteptate și nedorite. Unele, cum ar fi cele care rezultă în urma unor cabluri defecte sau a unor scurgeri în instalații sanitare, pot fi evitate; altele, cum ar fi inundațiile, tornadele și furtunile de iarnă, nu pot fi evitate. Unul dintre scopurile acestui ghid este de a ajuta indivizii să prevină ca dezastrele să devină catastrofe – evenimente care au ca rezultat distrugeri mari sau pierderi de neînlocuit.
Principala premisă a acestui ghid este că nici un plan de dezastre nu poate fi transplantat intact de la un campus, program, sau chiar departament, la altul.
Managementul documentelor nu a pregătit un plan model care ar putea fi ușor de adaptat pentru uzul departamentului, deoarece o astfel de abordare încalcă principiile de bază ale unui bun management al documentelor și informațiilor. Suntem conștienți de faptul că nu există un sistem unic de clasificare a documentelor, un calendar de păstrare sau un program de evidență a documentelor vitale care să fie potrivit pentru toate departamentele, chiar și în cadrul unui singur sector. O abordare bazată pe un plan model ar ignora rolul important pe care resursele și condițiile locale, cum ar fi spațiul de congelare disponibil, protecția împotriva incendiilor și modelele meteorologice, îl joacă în planificarea informațiilor în caz de dezastru.
Acest ghid prezintă câteva presupoziții cheie, concepte, elemente, considerații practice, beneficii și etape care stau la baza planificării în caz de dezastru. Aplicarea ghidului și utilizarea judicioasă a conținutului său pot oferi cadrul necesar pentru ca un departament să pună în aplicare un plan cuprinzător de prevenire și recuperare în caz de dezastru.
Se subliniază, de asemenea, importanța unui plan scris de recuperare în caz de dezastru și a unui plan de evidență a documentelor vitale. Însuși procesul de redactare a planului este un exercițiu de bună gestionare a informațiilor.
- Introducere
- Partea A: Concepte de bază și condiții prealabile
- Partea B: Prevenirea dezastrelor: O abordare planificată
- Partea C: Recuperarea în caz de dezastru: O abordare planificată
- Partea D: Beneficii și concluzii
.