Bună ziua tuturor,
După cum știți, există două scenarii de integrare importante în funcția financiară, unul este „Order to Cash” (Integrare financiară – Vânzări&Distribuție) și altul este „Procure to Pay” (Integrare financiară – Managementul materialelor).
Am prezentat ‘Order to Cash’ în ultima mea postare de pe blog (URL-ul poate fi găsit din partea de jos a acestei postări de pe blog). În această postare pe blog, voi trece în revistă procesul simplu ‘Procure to Pay’ în sistemul S/4 HANA. Vă rugăm să fiți conștienți de faptul că aceasta este doar o simplă introducere, ‘Procure to Pay’ are o mulțime de funcții utile care nu sunt acoperite în această postare pe blog.
Imaginați-vă un scenariu, există o companie de comerț alimentar și clientul lor tocmai i-a sunat pentru a cumpăra 50 de saci de orez. Dar societatea comercială constată că nu are suficient stoc. Așa că decide să cumpere 100 de saci de orez de la vânzătorul lor și va plăti banii vânzătorului după ce primește marfa.
Ca un ghid pas cu pas, voi menține de la început obiectele necesare pentru compania de comercializare a produselor alimentare și pentru vânzător și apoi voi rula procesul „Procure to Pay”. Vă rugăm să fiți conștienți de faptul că toate etapele și datele se bazează pe configurațiile existente ale sistemului, diferitele sisteme pot avea nevoie de lucrări/etape diferite.
Etapa 1: Definirea organizației de achiziție
O companie poate avea mai multe organizații de achiziție, diferite organizații de achiziție își asumă responsabilitatea de a achiziționa diferite materiale sau servicii.
Transaction Code: OX08
Puteți utiliza butonul „New Entries” (Noi intrări) pentru a crea o nouă organizație de achiziție.
În această postare pe blog, vom utiliza organizația de achiziție „ZJC0”.
Etapa 2: Definirea grupului de achiziție
„Grupul de achiziție” va fi utilizat în datele de bază ale materialelor.
Codul de tranzacție: OX08
Codul de tranzacție: OME4
Puteți utiliza butonul ‘New Entries’ pentru a crea un nou grup de achiziții.
În acest articol de blog, vom utiliza organizația de achiziții ‘ZJC’.
Etapa 3: Define Plant
Transaction Code: OX10
Potenim folosi butonul ‘New Entries’ pentru a crea o nouă fabrică.
În acest articol de blog, vom folosi fabrica ‘ZJP1’.
După ce creăm fabrica, trebuie să atribuim informațiile despre locația de depozitare a fabricii.
Transaction Code: OX09
Pasul 4: Menținerea datelor de bază FI pentru furnizor
Înainte de a putea crea un partener de afaceri cu roluri de furnizor, ar trebui să menținem datele de bază FI pentru noul furnizor.
a. Company
Path: SPRO-Enterprise Structure-Financial Accounting-Define company
Compania „ZJC3”
b. Company Code
Path: SPRO-Enterprise Structure-Financial Accounting-Edit, Copy, Delete, Check Company Code
Company Code ‘ZJC3’
c. Contul de reconciliere
Cod de tranzacție: FS00
Ar trebui să creăm un nou cont de reconciliere pentru furnizor sub codul societății.
În acest articol de blog, contul de reconciliere este „100100”. Ca un cont de reconciliere a furnizorului, contul ‘Recon. Account for Acct Type’ ar trebui să selecteze ‘Vendors’.
Pasul 5: Menținerea datelor furnizorului
După cum am menționat în ultima mea postare pe blog, nu există un cod de tranzacție separat (TCODE) pentru a menține datele clienților și furnizorilor în sistemul S/4 HANA, lucrurile au fost mutate la Business Partner (BP). Ar trebui să creăm un nou partener de afaceri cu roluri de vânzător (FLVN00, FLVN01) pentru acest furnizor.
Cod de tranzacție: BP
Pași simpli:
a. Creați o nouă organizație
b. Selectați rolul de client FLVN01 din lista de roluri.
Selectați butonul „Achiziții” din ecranul din dreapta-sus.
Mențineți datele „Organizația de achiziții” în ecranul apărut.
În testul meu, arată ca în captura de ecran de mai jos.
Datele din file trebuie menținute în funcție de cerințe. Salvați modificările după ce ați menținut datele.
c. Selectați rolul FI Customer FLVN00 din lista de roluri.
Selectați butonul „Company Code” din partea dreaptă-sus a ecranului.
Utilizați codul companiei și contul de reconciliere pe care l-am creat la pasul 4 în ecranul apărut.
Etapa 6: Menținerea fișei de materiale
După cum am menționat, societatea comercială de produse alimentare va cumpăra 10 saci de orez de la furnizor. Ar trebui să creăm datele de bază ale materialului pentru orez.
Codul tranzacției: MM01
Întreținerea datelor de bază materiale poate fi o muncă mare. Există o mulțime de câmpuri care pot fi utilizate în MM01 pentru a satisface cerințele de afaceri. În această postare pe blog, voi folosi cele mai de bază funcții pentru a menține datele de bază ale materialelor.
a. Selectați sectorul industrial și tipul de material
b. Selectați vizualizările
c. Introduceți datele la nivel de organizație, folosind datele pe care le-am creat în etapele anterioare.
d. Mențineți datele de bază în fila „Basic Data 1”.
Unitatea de măsură a întreprinderii: BAG
Informații privind greutatea:
e. Actualizați datele de achiziție în fila „Achiziții”
f. Mențineți informațiile despre prețuri în fila ‘Contabilitate 1’.
Acesta este doar un exemplu.
După ce facem clic pe butonul ‘Save’, sistemul ne poate cere să menținem valorile altor câmpuri, acest lucru se bazează pe configurațiile existente în sistem.
Etapa 7: Link The Objects
După ce obiectele sunt create, trebuie să menținem relația dintre ele. Vă rugăm să verificați cu atenție atribuțiile și să vă asigurați că toate obiectele care tocmai au fost create au fost legate corect înainte de a începe procesul „Procure-to-Pay”. Diferite mesaje de eroare vor apărea în procesul ‘Order to Cash’ dacă legăturile nu sunt menținute corect.
Asigurările se pot face în traseu: SPRO-Enterprise Structure-Assignment
a. Atribuiți codul întreprinderii la întreprindere
b. Atribuiți fabrica la societate
c. Atribuiți organizația de achiziție la societatea comercială
d. Atribuiți organizația de achiziție la uzină
Pasul 8: Crearea cererii de cumpărare
Puteți crea o comandă de cumpărare pe baza unei cereri de cumpărare sau puteți crea direct o comandă de cumpărare. Acest lucru depinde de diferite cerințe.
Cod de tranzacție: ME51N
Introducem câmpurile necesare (articol, material, cantitate, grup de achiziție, fabrică, etc.)și salvăm modificarea. După aceea, va fi creată o nouă cerere de achiziție.
Strategia de eliberare a articolului poate fi găsită din fila „Release strategy”. Vă rugăm să fiți atenți, diferitele sisteme pot avea strategii de eliberare diferite.
Un exemplu:
Înainte de a putea utiliza cererea de cumpărare pentru a crea o comandă de achiziție, trebuie să ne asigurăm că articolul a fost eliberat.
Cod de tranzacție: ME55
Etapa 9: Crearea comenzii de achiziție
Codul de tranzacție: ME21N
După cum am menționat, vom crea o comandă de achiziție din cererea de achiziție pe care am creat-o în etapa 8.
a. Faceți clic pe butonul „Document Overview On” (Prezentare generală a documentelor activată) din partea stângă sus a ecranului (dacă apare butonul „Document Overview Off” (Prezentare generală a documentelor dezactivată), atunci ignorați acest pas)
b. Selectați ‘Purchase Requisitions’ (Cereri de achiziție) din listă
Introduceți numărul documentului de cerere de achiziție în noul ecran și faceți clic pe butonul ‘Execute’ (Executare).
Trageți numărul cererii de achiziție către eticheta ‘Shopping Cart’ (Coș de cumpărături).
c. Date la nivel de antet
Introduceți numărul furnizorului și alte date despre organizație pe care le-am creat în etapele anterioare.
d. Date la nivel de articol
De asemenea, trebuie completat câmpul ‘Plant’.
În această postare pe blog folosesc valoarea ‘K’ (Cost Center) în câmpul ‘Account Assignment Cat.’ (Cat. de atribuire a contului), această valoare trebuie modificată în funcție de diferite cerințe.
e. Date de detaliu ale articolului
După ce creăm un nou articol, ar trebui să menținem și datele de detaliu ale articolului pentru articolul respectiv.
fila ‘Account Assignment’:
Dacă folosim ‘K’ (Centrul de cost) ca ‘Account Assignment Cat.’ pentru articolul, câmpurile de sub această filă trebuie completate. Controlul configurației aferente nu face obiectul acestui articol de blog, îl voi prezenta într-un alt articol de blog.
fila ‘Confirmations’ (Confirmări):
Înainte de a putea crea documentul de livrare de intrare, articolul trebuie să fie confirmat în comanda de achiziție. Controlul confirmărilor se bazează pe personalizare.
După ce am terminat modificările, putem face clic pe butonul ‘Save’ (Salvează) și o nouă comandă de achiziție va fi creată.
Etapa 10: Controlul confirmărilor: Crearea livrării de intrare
Codul tranzacției: VL31N
După cum am menționat în etapa 9, articolul din comanda de achiziție trebuie confirmat înainte de a putea crea livrarea de intrare pe baza comenzii de achiziție.
a. Introduceți informațiile „Vendor” și „Purchase Order” și verificați valoarea „Delivery Date”. Faceți clic pe butonul ‘Continue’ (Continuare) pentru următorul ecran.
b. Completați câmpul ‘Cantitatea de livrare’, verificați celelalte câmpuri și salvați modificarea.
Pasul 11: Crearea unei chitanțe bune
În acest test, înainte de a putea crea o chitanță bună pentru comanda de achiziție, trebuie să menținem articolul comenzii de achiziție la livrare completă.
Codul tranzacției: ME22N
Selectați caseta de selectare „Deilv Compl.” și salvați modificarea.
Codul tranzacției: „Deilv Compl: MIGO
Selectând „Goods Receipt” și „Purchase Order” din listele derulante. Completați câmpul gol din partea dreaptă cu numărul comenzii de achiziție pe care am creat-o la pasul 9.
Verificați informațiile despre material în fila ‘Material’.
Introduceți valoarea cantității în fila ‘Cantitate’.
Verificați valoarea fabricii în fila ‘Unde’.
Voi folosi tipul de mișcare ‘101’ în această postare pe blog.
După ce completăm/verificăm datele, faceți clic pe caseta de verificare ‘Item Ok’ și faceți clic pe butonul ‘Post’.
Pasul 12: Verificarea facturii FI
Documentele FI vor fi create atunci când vom crea o chitanță bună pentru comanda de achiziție.
Codul de tranzacție: MIGO
Se selectează „Display” și „Material Document” din listele derulante. Introduceți numărul documentului material creat la pasul 11 în câmpul gol.
Clicând pe butonul ‘FI Documents’ (Documente FI).
Informațiile documentelor FI pot fi găsite din fereastra pop-up.
Potem face dublu clic pe numărul documentului pentru a vizualiza documentul.
Pasul 13: Crearea chitanței facturii
Codul de tranzacție: MIRO
Introduceți „Data facturii” și numărul comenzii de achiziție pe care am creat-o la pasul 9.
Verificați valorile și faceți clic pe butonul „Post”.
Documentele (document MM și factură A/P) vor fi create dacă nu apare nicio problemă la înregistrare.
Documentul poate fi afișat prin codul de tranzacție MIR4.
Click pe butonul ‘Follow-On Documents’, factura A/P corespondentă va fi afișată.
În cazul în care factura A/P nu este compensată (plata automată nu este configurată), atunci factura trebuie compensată prin codul de tranzacție F-53 (‘Post Outgoing Payment’).
După finalizarea cu succes a înregistrării, fila ‘Purchase Order History’ (Istoric comandă de achiziție) va apărea în comanda de achiziție aferentă, o putem verifica prin codul de tranzacție ME23N.
Concluzie
În postarea de pe blog, parcurgem procesul simplu de ‘Procurement to Pay’ de la construirea datelor de bază (‘Purchase Organization’, ‘Purchase Group’, ‘Plant’, ‘Company’, ‘Company Code’, ‘Business Partner’) și a datelor de tranzacție (documente) de la început. Vă sfătuiesc să faceți singuri configurările și înregistrările, acest lucru vă va ajuta să înțelegeți mai bine procesarea ‘Procure to Pay’.
Postul meu de pe blog pentru introducerea procesului simplu ‘Order to Cash’ poate fi găsit la adresa URL de mai jos:
https://blogs.sap.com/2020/03/02/step-by-step-to-run-a-simple-order-to-cash-process/#
.