Să fii eficient, nu eficace

Ați terminat vreodată o listă întreagă de sarcini, dar apoi v-ați dat seama la sfârșitul zilei că de fapt nu ați realizat mare lucru? Motivul este probabil că ați fost eficient, dar nu și eficace.

„A fi ocupat nu înseamnă întotdeauna muncă reală. Obiectul oricărei munci este producția sau realizarea și pentru oricare dintre aceste scopuri trebuie să existe previziune, sistem, planificare, inteligență și un scop onest, precum și transpirație.”

– Thomas A. Edison

Eficiența și eficacitatea sună asemănător, dar de fapt au semnificații foarte diferite. Eficiența este abilitatea de a face sarcini rapid, indiferent dacă acestea sunt sau nu importante, în timp ce eficacitatea este abilitatea de a alege și de a face cele mai relevante sarcini pentru obiectivul tău. Eficiența vă permite să faceți o sarcină rapid chiar dacă acea sarcină este irelevantă pentru obiectivele dvs. în timp ce eficacitatea vă ajută să vă atingeți obiectivele prin faptul că vă asigurați că timpul dvs. este investit doar în cele mai importante sarcini.

Pentru a folosi o analogie cu o mașină, viteza mașinii este ca și eficiența. Nu contează cât de repede se deplasează mașina dacă se deplasează în direcția greșită. Direcția mașinii este analogă cu eficiența. Călătorind în direcția corectă și fiind eficient se asigură că se pierde cât mai puțin timp posibil.

Eficacitatea este aproape întotdeauna mai bună decât eficiența. Arta eficacității constă în a evita munca inutilă care nu ar trebui făcută în primul rând. Atunci când evitați munca inutilă, ajungeți să petreceți zero timp pe ea cu o pierdere minimă, deoarece nu este importantă. Nici o creștere a eficienței nu poate reduce la zero timpul necesar pentru o sarcină. Acesta este motivul pentru care este mai bine să fii eficient decât eficace.

Aveți o listă de lucruri de nefăcut

Când vă planificați ziua, cel mai simplu mod de a vă asigura că lucrați la sarcini utile, evitând în același timp sarcinile inutile care par utile, este să vă întrebați care muncă este cu adevărat esențială și va avea cu adevărat un impact, în timp ce etichetați și notați munca care nu este cu adevărat productivă, cum ar fi verificarea excesivă a e-mailurilor.

În „The Four Hour Workweek” (Săptămâna de lucru de patru ore), Tim Ferriss recomandă crearea unei liste de nefăcut, precum și a unei liste de făcut. O listă Not To Do este utilă este pentru că vă face mai conștienți de sarcinile inutile. Cu o listă Not To Do, sunteți capabil să vedeți prin munca falsă care pare a fi muncă.

Măstrați-vă lista To Do cât mai scurtă posibil și ordonați-o de la cel mai important la cel mai puțin important, astfel încât să faceți mai întâi sarcinile cele mai importante.

Evitați perfecționismul și faceți-o pur și simplu

Este ușor să realizăm sarcinile pe care vrem să le facem. Provocarea este menținerea aceluiași nivel de productivitate pentru sarcinile mai puțin atractive. De obicei, știm ce trebuie să facem în fiecare zi, dar uneori evităm să o facem în favoarea unor sarcini mai puțin importante și mai ușoare. Ați putea numi acest lucru „workcrastination” – a face munca, dar a nu face de fapt munca care este cu adevărat importantă. Persoana care amână lucrul poate lucra incredibil de eficient și poate îndeplini sarcinile rapid, dar pentru că lucrează la lucrurile neimportante în timp ce le evită pe cele importante, în cele din urmă nu va face nici pe departe la fel de multe lucruri ca o persoană mai eficientă.

Cel mai bun mod de a evita această problemă este să evitați perfecționismul și pur și simplu să o faceți. Teama de eșec și faptul că nu știm ce să facem ne poate împiedica să începem sarcini importante. Știm că sarcinile sunt importante și nu vrem să o dăm în bară.

În primul rând, este important să ne dăm seama că a nu face o sarcină este adesea la fel de rău ca și a o face prost și, chiar dacă ajungeți să faceți greșeli, le puteți repara oricând.

Cel mai bun mod de a învinge amânarea muncii sau orice altă formă de amânare este să te apuci de treabă, să începi sarcina și să accepți că, probabil, vei face greșeli care pot fi reparate mai târziu.

Aduceți această mentalitate în fiecare zi și observați cât de mult mai mult veți reuși să faceți.

Motivația urmează acțiunea

Înțelepciunea convențională spune că motivația precede acțiunea. Ne spunem lucruri de genul: „Voi începe această sarcină atunci când mă voi simți motivat să o fac”. Adevărul este însă că motivația crește și scade în timp, așa că trebuie doar să acceptați că uneori va trebui să faceți sarcini chiar și atunci când nu sunteți motivat.

După ce începeți sarcina, totuși, veți descoperi adesea că nivelul de motivație crește pe măsură ce faceți progrese. Realitatea este că începerea sarcinii este principalul obstacol de depășit – începerea sarcinii este ca un obstacol care, odată depășit, este urmat de un teren plat. Odată ce ați început, de obicei ați trecut de cea mai mare parte a fricțiunii motivaționale și terminarea sarcinii nu va fi nici pe departe atât de dificilă pe cât ați crezut. Procrastinarea este adesea cauzată de incapacitatea de a începe sarcinile. Persoana care tergiversează va „începe” altceva decât sarcina, cum ar fi verificarea e-mailului și va avea impresia că face progrese. Ceea ce se întâmplă de fapt este că sarcinile care trebuie făcute încă nu au fost începute și nu se realizează cu adevărat nimic de valoare.

Când vă străduiți să începeți o sarcină, amintiți-vă că începerea este aproape întotdeauna cea mai grea parte. Puteți chiar să vă promiteți că vă puteți opri din lucru odată ce ați început o sarcină. Încercați acest lucru și veți descoperi că deseori sunteți dispus să continuați să lucrați la sarcină.

Nu vă așteptați să fie ușor

Multe sarcini (cum ar fi scrierea acestui articol) sunt o provocare chiar și după ce ați început. Uneori, munca necesară pentru a vă atinge obiectivele este ușoară, dar de obicei nu este.

Faptul că munca dumneavoastră este o provocare nu este neapărat rău. De fapt, dacă munca este provocatoare, acesta este de obicei un semn bun. Pentru a vă îmbunătăți și a progresa, trebuie să faceți lucruri noi, să ieșiți din zona de confort și, ocazional, să dați greș.

Problema nu este faptul că o activitate este provocatoare, ci atunci când vedem acest lucru ca pe un lucru negativ. Abordarea greșită este de a începe cu așteptarea că activitatea pe care o faceți va fi ușoară. Dacă aveți această mentalitate, veți fi surprinși și posibil descurajați de cât de provocatoare este.

O mentalitate mult mai bună este nu numai să vă așteptați ca sarcina să fie provocatoare, ci să savurați provocarea. În loc să vă gândiți: „Trebuie să fac această sarcină dificilă”, spuneți-vă: „Am ocazia să mă îmbunătățesc și să fac progrese”. Reîncadrarea activităților provocatoare în acest mod le face mai atractive. Iar atunci când o activitate vi se pare atractivă, aveți tendința de a o face mai des. Veți avea tendința de a petrece mai mult timp cu activitatea provocatoare, ceea ce va duce la mai multe îmbunătățiri și progrese. Este un câștig pentru ambele părți, sunteți mai fericiți acum datorită atitudinii pozitive față de provocări și veți fi mai fericiți mai târziu, pe măsură ce faceți mai multe progrese.

Rezumat

• Productivitatea este rezultatul eficacității, care implică filtrarea celor mai importante sarcini și realizarea lor. Eficiența (îndeplinirea rapidă a sarcinilor) nu duce neapărat la productivitate, deoarece s-ar putea să vă petreceți timpul cu sarcinile greșite.
• Măstrați-vă listele de lucruri de făcut cât mai scurte posibil și faceți mai întâi cele mai importante sarcini. Aveți o Listă de nefăcut pentru a evita munca care nu este cu adevărat importantă.
• Evitați perfecționismul. Doar faceți-o și fiți dispuși să faceți greșeli. Realizați că a face o muncă ușoară, falsă, pare productivă, dar în realitate nu este.
• Lucrați acum, și adesea motivația va urma. A începe este cea mai grea parte.
• Vezi provocările ca oportunități de a te îmbunătăți și de a progresa. Priviți-le în mod pozitiv.

.